オフィスに戻る：従業員ガイド
公開: 2022-01-29多くの企業は、孤立のストレスを軽減するため、または単に経済的に浮かんでいるために、従業員をオフィスに戻す準備をしています。 理由が何であれ、従業員の安全を維持するということは、雇用主がさまざまなハードルを克服する必要があることを意味します。これには、コンタクトトレーシングや、スペース管理ツールを使用した従業員の適切な距離の維持など、まったく新しい考慮事項が含まれる可能性のある新しい安全衛生規制の順守が含まれます。
確立されたビジネスプロセス、特に人材（HR）のような人を中心としたベクトルでさえ、リモートの労働力管理ツールを使用してハイブリッド人員配置モデルを構築するなど、新しいソリューションを適応させる必要があります。 これはほとんどの雇用主にとってかなりの課題ですが、それだけが課題ではありません。 従業員も、オフィスへの復帰を検討する際には、慎重に視点を調整する必要があります。 つまり、毎日の通勤を再開することから、新しい種類のオフィス人口でどこでどのように仕事をするつもりかまで、仕事のすべての部分を詳しく調べることを意味します。
オフィスについて考える前に、最初に仕事に戻るかどうかが最適な場所であると考えてください。 自宅で仕事をすることが自分に合っている場合、このシフトを雇用主に売り込むための最良の方法は、ただ尋ねるだけでなく、計画を立てて尋ねることです。 HRと協力して、完全に自宅で仕事をすることへの移行がどのように機能するかを正確に把握し、利用可能なツールやテクノロジーを調べて、新しい支援方法を見つけます。 ほとんどの雇用主は、これまで以上にこの概念を受け入れています。特に、従業員が一部は自宅で、一部はオフィスで働く「ハイブリッド」な作業シナリオを受け入れています。
仕事への復帰が、たとえ部分的な復帰であっても、近い将来にある場合は、雇用主の計画プロセスに可能な限り関与することが最善の利益になります。 誰がオフィスの再開を計画しているのかを調べ、次の問題について必ず話し合ってください。
ドアに入る
Statistaが引用したPricewaterhouseCoopersの調査（上の図を参照）によると、パンデミック時にオフィススペースを再開する場合、81％の企業が職場の安全対策と要件を変更することを計画しており、78％は職場を再構成して身体を促進することを目指しています。距離を置く。 さらに、企業の54％は、リモートワークをそれを可能にする役割の永続的なオプションにすることを計画しており、53％の企業は、エクスポージャーを減らすためにシフトまたは代替クルーの変更を検討しています。
つまり、職場復帰（RTW）戦略は、復帰後の現在の職場環境に劇的な影響を与えるだけでなく、対策はさまざまな考慮事項に依存するため、組織ごとにその影響が大きく異なることを意味します。行われている作業の種類、スペースの特性、従業員人口の規模、および州や自治体に適用される新しいCOVID-19健康規制などが含まれます。
どのオフィスの場所にアクセスできるか、いつでも現場で許可される従業員の数、および新しいスタッフと、コンタクトトレーシングやシフト間の消毒作業などの新しい手段を可能にする手順に関する厳しい制約が予想されます。 事務所はまた、マスク、フェイスシールド、手袋などの個人用保護具（PPE）を従業員に提供し、消毒剤と手指消毒剤を安定的に供給する必要があります。 従業員は、どの対策が適用されているか、それらを実施するための手順は何か、安全のために必要な新しい機器をどこでどのように収集するかを確実に理解する必要があります。
アクセス制御は、準備ができていない従業員にとって特に厄介な問題になります。 これは、このプロセスが従業員のスクリーニングと職場への入室を許可する方法であるためです。これはおそらく、オンライン予約システムやある種のスマートトークンさえも含む複数のステップのプロセスになる可能性があります。 これは複雑に聞こえますが、アクセス制御は、伝染性の従業員をスクリーニングし、いつでも誰が現場にいるかを判断する上で重要です。 そのため、雇用主だけでなく、地元のCOVID-19当局や地方自治体の規制も、このプロセスに特に重点を置いています。
ほとんどのアクセスプロセスは次のようになります。従業員は、家を出る前に、ウェルネスチェック（モバイルアプリなど）またはZoho BackToWorkなどの職場復帰ツールを使用して、症状がないことを確認する必要があります。 その後、到着時にスクリーニングエリアに進むことが期待されます。スクリーニングエリアでは、作業エリアへのアクセスを許可する前に温度が測定されます。 そのアクセスは、従業員がシステムで待機している有効な予約を持っている場合にのみ許可されます。 それが問題でない場合、従業員は、入退場の時刻と、その従業員が1日のほとんどの時間をどこで過ごすかを確認するために使用されるスマートカードまたは同様のトークンを使用して、オフィスにアクセスできます。
特に最初は、これらの要件のいずれかを満たさないと帰宅する可能性が高いため、雇用主のRTWチームと協力して、プロセスを完全に理解し、必要なすべてのアプリとトークンを用意することが重要です。
通勤の懸念
皮肉なことに、従業員にとって最も問題となるRTWの懸念の1つは、オフィスではなく、オフィスに到着することです。 自家用車で通勤することも一つのことですが、多くの場所で避けられない公共交通機関を利用することで、多くの従業員が非常に心配しています。 1年近く一般的に孤立した後、多くの従業員が毎日の電車、バス、または地下鉄の通勤に戻るには、ある程度の説得力が必要になります。
「雇用主は、オフィスが安全であり、その状態を維持するためのプロトコルで消毒されていることを確認するために良い仕事をしました。しかし、公共交通機関は依然として従業員をオフィスに連れて行く主要なモードであるため、安全性はまったく新しい課題です」と副社長のデイブブライアントは述べています。ベイエリアの大手商業用インテリア会社であるOneWorkplaceの社長。 「会社のバスや、清掃プロトコルを備えたライドシェアリングサービスなど、従業員に代替手段とより安全な通勤方法を提供することは、雇用主が労働者を安全に出入りさせることを検討する必要があるオプションです。」
「サービスとしてのスペース（SPaaS）は、多くの企業が従業員の住む場所の近くにある小さなオフィススペースをカスタマイズできるようにする傾向が高まっています」とブライアント氏は言います。 ブライアント氏によると、これらの従業員ハブの近くに新しいスペースを配置すると、通勤時間が短縮されるだけでなく、通勤要件が変更され、従業員がそこにいる必要がない場合に、より大きなオフィスから離れた安全な場所が提供されます。
繰り返しになりますが、職場復帰を検討している場合は、雇用主とこの問題に対処し、これらのソリューションのいずれかが会社で機能するかどうかを確認してください。
新しいテクノロジーを期待する
上記で新しいアクセス制御テクノロジーについて説明しましたが、多くの従業員にとって、パンデミックの際にオフィスに戻ったときに遭遇する新しいテクノロジーはそれだけではありません。 たとえば、シスコは、オフィスの従業員にとって職場復帰が何を意味するかを慎重に検討したと述べています。
シスコのセキュリティおよびアプリケーション部門のSVPおよびGMであるJeetuPatelは、次のように述べています。 同社は会議ソリューションハードウェアにさまざまなセンサーを追加しており、「部屋の参加者数を検知し、温度と湿度のレベルを測定し、さらには空気の質を測定することもできる」と語った。 シスコとそのような雇用主は、この種の施設データを新しい方法で収集し、特に従業員がオンサイトで安全を維持できるようにすることを目的としています。
シスコのWebexルームナビゲータは、ビデオ会議、ルームコントロール、コンテンツ共有、およびルーム予約への即時接続を提供するオフィスタッチパネルであり、音声でアクティブ化されるようになりました。 「部屋に入って、「Hey Webex、会議に参加します」と言うことができます。 このシステムには、超音波を使用してスマートフォンを介して参加者を識別できる近接制御機能があります」とPatel氏は述べています。
彼は、オフィスで音声アシスタントに移行することで、物理的に触れる必要のある表面が少なくなるため、より衛生的なソリューションになるという追加のメリットがあると付け加えています。 そしてもちろん、インテリジェントな部屋の予約、照明、ブラインドの調整、スマートスクリーンやその他の会議テクノロジーへの自動アクセスなど、パンデミック後も労働者を支援し続ける多くの追加のメリットがあります。
従業員の福利厚生を再考する
従業員の福利厚生は、ある仕事や職場を別の仕事や職場よりも検討する従業員にとって重要な要素です。 COVID以前の時代には、無料の食事や軽食、オープンコンセプトのラウンジ、ジムのメンバーシップ、会社の幸せな時間や外出などの特典はすべて、従業員を引き付け、さらにはオフィスに長くとどまらせるのに役立ちました。 これらの福利厚生は、リモートワーカーやオフィスに戻ってくる従業員にとって、魅力的ではなく、意味をなさない場合があります。
「実際の職場に戻ることで、雇用主が人々に提供する福利厚生の種類についていくつかの大きな考慮事項がもたらされます」と、ライフスタイル福利厚生会社であるフリンジの共同創設者兼CEOであるジョーダンピースは述べています。
「何ヶ月にもわたる在宅勤務により、企業は従業員に提供する福利厚生の種類を再考する必要がありました。ジムの会員資格、卓球台、ケータリングランチなど、多くの社内特典は基本的に一夜にして時代遅れになりました」とピース氏は言います。 その代わりに、ライフスタイル特典の1つである新しいカテゴリが登場しました。 この種の特典は、多くの従業員が在宅勤務の結果として直面する問題を軽減することを目的としています。 それらは一般に、従業員が仮想家庭教師や食品配達などの差し迫ったニーズを満たすアプリやサービスから選択できる、ある種のデジタルマーケットプレイスの形をとります。
Peaceによると、Fringeユーザーの調査によると、従業員の80％が、リモートワーク時代がメリットの見方を恒久的に変えたと感じています。 84％が、COVID後の世界では、オフィスに戻った後でも、オフィス内の特典やアメニティよりもライフスタイルの特典の方が価値があると考えていると述べています。
Fringeは、企業がこの種のプログラムをサービスとして実装するのを支援しますが、多くの企業は、この種のパンデミック特典を従業員に提供する方法に挑戦します。 会社のRTWの取り組みに参加するための優れた方法は、HRや他の従業員と協力して、お住まいの地域の効果的な福利厚生ソリューションを特定し、それらを提供する方法の計画を立てることです。
コミュニケーションが鍵
ほとんどのRTWソフトウェアツールとプラットフォームは、従業員のコミュニケーションに重点を置いています。 結局のところ、仕事に復帰する企業は、ビジネスのやり方のほぼすべての側面に大きな変化に直面しています。 これは、メモを送るだけでは実現できません。 雇用主は、この移行を成功させ、安全にするために、マネージャーと従業員の間で活発な議論を促進する必要があります。 しかし、それはまた、従業員からの新たなレベルの関与を意味します。
新しいオンライン会議やチームメッセージングアプリなど、複数の新しいコミュニケーションチャネルが開かれている場合でも、多くの従業員は、周囲の議論に参加せずに、ただ腰を下ろして新しい情報を「収集」します。 あなたがあなたのオフィスに戻るためのショートリストに載っているなら、これらの話し合いに参加することは報われます。 つまり、話すだけでなく、以前は避けていたかもしれないトピックについて話すことがよくあります。 重要な例はメンタルヘルスです。
「ビジネスリーダーは、この危機から新しい文化的規範が生まれることを受け入れる必要があります。これまでの調整の多くは、変化に適応するための労働者と組織の回復力を示しています。しかし、私たちがまだ答える必要がある1つの難しい質問は、これらの変化をどのように行うかです。私たちの職場環境は従業員のメンタルヘルスに影響を与えますか？彼らは人々としてどのように行動していますか？そしてそれは実際のフォローアップとつながりを必要とします」とシーメンスUSAの副社長兼人事部長のマイクボキナは言います。 「私たちは、経済的側面だけでなく、この危機の人間的側面にも取り組み続ける必要があります。従業員は何を必要としていますか？文化的規範は変化しており、従業員の声もその一部である必要があります。」
不確実な時期は従業員とのコミュニケーションをこれまで以上に重要にしますが、その議論は双方向に進む必要があります。 定期的な全員参加の会議や仮想のタウンホールに加えて、分散した従業員との1対1の接続を維持することで、このリモートワークの時代に衰退した従業員の関与を維持することができます。
「5万人の従業員を抱えるシーメンスUSAの私たちにとって、それは従業員の健康、組織とビジネスの健康からシーメンスが活動するコミュニティの健康に至るまでのトピックの透明性を意味しました」とボキナは言いました。
このような話し合いを促進することは、たとえ他の従業員とだけであっても、安全に仕事に復帰するための重要な新しい要素です。 組織内でこれらの話し合いを行うのに適切なフォーラムを見つけるのが難しい場合は、HRと協力してフォーラムを作成することを検討してください。 あなたの雇用主とあなたの同僚の両方が恩恵を受けるでしょう。