整理整頓：より多くのメールでメールとの戦いをやめましょう

公開: 2022-01-29

電子メールの過負荷は、職場での大きな生産性の問題です。私はいつもメールについて不平を言う人々に会い、彼らを圧倒していると言って、彼らの受信箱に注がれるすべての新しいメッセージのためのオフスイッチがあったことを望みます。

ただし、これらの同じ人々の多くは、問題を悪化させるような方法で電子メールに固執しています。私が見ているのは、より多くの電子メールで電子メールと戦おうとする人々であり、その結果、さらに多くの電子メールが生成されます。彼らは電子メールの悲惨さに悩まされているため、通常、何が起こっているのかをはっきりと見ることができず、それが悪化していることを彼らは知りません。

電子メールの過負荷に対処しようとしているときに人々が自分の足を撃つことに気付いたいくつかの方法があります。

受信トレイをToDoリストとして使用しないでください

電子メールの問題を悪化させる最初の例は、私が彼らと呼んでいるように、やることリスターです。 To Doリスターは、メッセージにタスクが含まれている場合、または割り当てられたタスクのメモリをトリガーする場合に、受信ボックスに電子メールを残します。言い換えれば、彼らは受信トレイをやることリストとして使用します。組織する

人々が通常どのように電子メールを介してタスクを割り当てるかを考えてください。件名に明確に記載されているタスクはめったにありません。受信者は、タスクの詳細を知るために電子メールを開いて読む必要があります。ただし、メッセージには、期限やタスクに関するその他の詳細など、受信者が必要とするすべての情報が含まれていない可能性があります。メッセージをやり取りすることでタスクが明確になり、発生するたびに新しい電子メールが作成されることになります。要するに、電子メールの受信箱は非常に貧弱なやることリストです。

もう1つの問題は、To Doリスターが各受信メールを常にチェックして、タスクが含まれているかどうかを確認する必要があることです。含まれていない場合は、メールをすぐに削除します。やることリスターは、絶え間なく除草することになります。

さらに悪いことに、やることリスト作成者は、受信トレイで日常のタスクをチェックすることに慣れており、多くの場合、やりたいことの他のことを思い出させるメールを自分自身に送信することになります。

電子メールが問題になる場合、なぜこの方法でより多くの電子メールを作成したいのですか？

しかし、その真っ只中で、やることのあるリスターは、彼らのシステムがどのように問題を悪化させているのかを知ることができません。彼らはしばしば、自分の受信トレイをやることリストとして使用することが機能する唯一のものであると主張します。しかし、この同じ人が電子メールに圧倒されていると感じた場合、明らかにそれは機能していません。いくつかの解決策がありますが、すぐにそれらに到達します。

ナッジメールの送信を停止する

最近、企業のリトリートでメール管理について話しました。講演の準備として、何人かの従業員と話をしましたが、多くの従業員がNudgemailを使用して大量の電子メール（1日あたり1,000通のメッセージ）を管理していることを知りました。彼らは、これがフローを管理するための完全に正しい方法であると考えました。

Nudgemailは、メールが新しいメッセージとして受信トレイに再表示される時間を設定することで、基本的にメールをスヌーズできるフリーミアムツールです。「本質的に」はここで非常に重要な言葉です。

SaneBoxやいくつかの最高のメールアプリのようなほとんどのスヌーズ機能は、元のメッセージを受信トレイから隠し、選択したときに新しい未読メールとして再表示するようにします。 Nudgemailの動作は少し異なります。これを使用してメールをスヌーズすると、元のメールは受信トレイに残り、新しいメッセージが受信トレイの上部に表示され、元のメッセージのスレッド全体が引用されます。

誤解しないでください。 Nudgemailは優れたツールであり、状況によっては優れたソリューションです。受信トレイを、処理する必要のある通信の収集ポイントではなく、情報のストリームと見なす人は、それを使用するとよいでしょう。しかし、受信トレイ内のメッセージの数が非常に多いために仕事ができなくなっており、メッセージの20％がナッジメール形式の繰り返しメッセージであると労働者が言った場合、それは問題です。

To Doリスターは、システムが壊れているという事実を否定する可能性があるのと同じように、一部のNudgemailユーザーはそれを松葉杖に変えます。彼らは現在の習慣にとらわれているので、より良い解決策を想像することはできません。

そんなに早く返信しないでください

多くの場合、電子メールに返信することは、実際に会話を進めることなく、他の誰かのメッセージを確認する方法です。同僚がプレゼンテーションについて意見を求めるメールを想像してみてください。あなたはまだプレゼンテーションを見ていません。職場によっては、見て意見が出るまで2時間待つよりも、「わからない。まだ見ていない」とすぐに返事をする方がいいかもしれません。すぐに返信するためにジャンプすると、メッセージが実質的でなくても、過剰な電子メールが生成されます。企業文化があなたをその行動に向かわせるのであれば、他の人もあなたにそれをしていると信じたほうがいいでしょう。

電子メールへの返信が遅い人は、電子メールへの返信を待つことがはるかに論理的で生産的な方法であるとしても、怠惰であるか、チームプレーヤーではないと見なされる可能性があります。しかし、それは完全に逆行しており、電子メールが殺到していると感じた場合は、それから抜け出す必要があります。

結局のところ、人々はお金を渡すためだけにメッセージに返信するということです。ラージがサラの意見を聞いて、彼女が「わからない。どう思いますか」と答えたとしましょう。これでボールはラジのコートに戻り、サラが今度は実際に答えることを思い出させる新しい未読メッセージを受信トレイに入れるためにのみ、彼に返信する責任があります。

ITなどのサポート部門の人々によく見られるもう1つの例は、従業員が[電子メールで保護]のようにヘルプチケットを提出するための一般的な電子メールアドレスを設定することです。彼女はすぐに助けを得る必要があります。彼女は一般的な電子メールを忘れて、代わりにITで知っている人に電子メールを送信する可能性があります。そのIT担当者が問題を処理する必要がありますか？メールを無視しますか？返信して、正しいITヘルプアドレスを使用する必要があることを従業員に伝えますか？彼女の上司をCCしますか？正しいことは何ですか？

多くの場合、パニックや欲求不満に刺激された応答は、より多くの電子メールを生成します（そして緊張を生み出します）。繰り返しになりますが、これは根本的な問題である迅速な対応への期待を生み出す企業文化の例です。しかし、平和を乱すことなくこのパターンから脱却し、結果として生成される電子メールの数を減らすことができます。

過剰な電子メールの解決策

過剰な電子メールの生成を停止するにはどうすればよいですか？一部のソリューションはシンプルで迅速であり、個人は会社のサポートなしでそれらを行うことができます。

前の例では、ITスタッフは、電子メールで返信するのではなく、対面で会話する（またはリモートの従業員と電話をかける）ことで、問題を解決できる可能性があります。 IT担当者が電子メールで返信した場合、困っている同僚はおそらくそれをあまり詳しく読んでいないでしょう。彼女はすでにコンピューターの問題についてストレスを感じていることを忘れないでください。非常にローテクに聞こえるかもしれませんが、同僚と顔を合わせて冷静に専門的に対峙することで、特にIT担当者が他の仕事が優先されていることを説明する場合は、将来的にヘルプチケットを提出するための正しいプロトコルを思い出すのに役立ちます。一瞬。直接説明することは大いに役立ちます。

自分で過剰な電子メールを生成するのを防ぐもう1つの方法は、Nudgemailのように電子メールを伝播するのではなく、受信トレイ内の電子メールを削減するのに役立つ優れた電子メールアシスタントツールを見つけることです。 SaneBox（月額約$ 7）は私がお勧めするソリューションです。 Mailbirdは、スヌーズオプションやその他の役立つ機能を備えたメールクライアントアプリです。

個人的なタスクと仕事関連のタスクの両方で、受信トレイをToDoリストとして使用するのをやめます。現在、タスクの割り当て、追跡、詳細の更新など、電子メールに依存しない優れたツールが数多くあります。私はTodoistが好きですが、Wunderlistも素晴らしいアプリです。

作業チームまたは部門に、タスクの割り当てに適したツールを選択するように説得できれば、実際にははるかに良い状態になります。フルフォースのプロジェクト管理アプリの他に、軽量で使いやすく、セットアップが迅速なコラボレーションアプリがあり、チームの課題に対するより良いソリューションになる可能性があります。

詳細については、オフィスの電子メールの過負荷を減らす方法に関する他のヒントを参照してください。