整理する：仕事用ファイルと個人用ファイルを別々に保つ方法

公開: 2022-01-29

私のようなインフォメーションワーカーは、週末に仕事用のメールをよくチェックします。または、自宅から深夜に重要なプレゼンテーションを進める場合があります。それが最も生産的な時間帯である場合（または、プロジェクトに遅れをとっている場合）です。仕事中やオフィスのコピー機で住宅保険の書類をスキャンしているときにも、個人的なメッセージに答える傾向があります。知識労働者は一般にこの種の柔軟性を好みますが、作業と個人ファイルの分離方法に注意しないと、自分自身とデータに問題が発生する可能性があります。

仕事と生活の間の灰色の領域での危険な行動は、機密データを危険にさらす可能性があります。たとえば、多くの人がオフィスのあちこちで個人のドキュメントをスキャンする可能性がありますが、ITの責任者でない限り、多機能プリンターがどこに保存されるかわからないため、機密性の高いものはスキャンしたくないでしょう。スキャンするファイルのコピー。それらはおそらくスキャナー自体のハードドライブ上にあり、セキュリティで保護されていない共有サーバーにも保存される可能性があります。

組織するさらに、仕事と生活のバランスの類似性を維持するために、ある種類の仕事をしているときに他の時計にいるときに思い出させる手がかりがあると便利です。家族での休暇の3日後にいくつかのメールに追いついているとしましょう。緊急の問題を柔軟に捉える機会があることを理解するかもしれませんが、子供たちと一緒にスプラッシュマウンテンを楽しむことに戻りたいと思うかもしれません。個人用ファイルと作業用ファイルを分離するためのいくつかの簡単な戦略を使用すると、個人的な時間を楽しんでいるときに長時間作業に夢中になることはありません。その逆も同様です。

ファイルをコンパートメント化する

仕事用ファイルと個人用ファイルを分離する主な秘訣は、それらを区分化することです。特定のものを専用の場所に保管することは、秩序だけでなく確実性も生み出します。物理的な世界とデジタルの世界の両方で機能します。いつも右のポケットに鍵を入れ、左のポケットに携帯電話を入れておけば、ジャケットでこれらのアイテムを探すことは決してありません。

デジタルファイルの場合、原則は同じですが、現実は少し異なります。すべての作業ファイルを1つのフォルダーに保存し、個人ファイルを別のフォルダーに保存することもできますが、それらは同じサーバー、コンピューター、アプリ、またはモバイルデバイスに存在しますか？あなたは彼らにしたいですか？

家族や友人と時間を過ごす必要があるときに仕事に巻き込まれないように、または税金の申告を終えたくないように、境界を維持するために仕事用ファイルを個人用ファイルから分離することがあります。私たちは時間になっています。

何年にもわたって、私は自分の仕事と個人のファイルをこれらの条件を満たすように区分化するのに役立ついくつかの戦略を開発してきました。

それらは常に分離しています
私がどこにいてもアクセスできますが
ホームモードのときに作業ファイルにアクセスし、作業モードのときにホームファイルにアクセスするのは少し不便です。

さまざまなものにさまざまなインターフェースを使用する

まず、ワープロドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、PDF、画像などのデジタルドキュメントについて説明します。

ドキュメントを分離してアクセスできるようにする最も簡単な方法は、ドキュメントをオンライン同期サービスに保存し、さまざまな種類の情報にさまざまなサービスを使用することです。私はDropbox（Dropboxで月額$ 9.99）を使用して個人ファイルを保存、バックアップ、同期し、仕事はGoogleドライブ（Dropboxで月額$ 9.99）に依存しています。これらの2つのサービス以外にも、PCMagの最高のオンラインストレージサービスのリストで読むことができるオプションがたくさんあります。ただし、重要なのは、ファイルを2つの異なるサービスに分割することから始めることです。

2つの異なるサービスを使用する代わりに、お気に入りのストレージサービスを選択して、2つの異なるアカウントを作成しないのはなぜですか？別のインターフェイスを使用すると、仕事用ファイルと個人用ファイルの間に必要な境界を維持するのに役立ちます。

GoogleドライブのWebインターフェイスを見ると、作業しているように感じます。しかし、休暇中にGoogleドライブを見つめると、頭の中でベルが鳴り、プールサイドでのんびりする必要があるときに仕事をしていることを思い出します。しかし、週末にDropboxを使って個人的な写真を整理していると、私の脳は同じ「あなたが働いている」という合図を私に与えません。時が経つにつれて、私は各インターフェースとそのインターフェースで行うこととの間に強い関連性を築いてきました。私にとっては、ホームオフィスで仕事をしているので、仕事と生活の境界を明確にすることがさらに重要です。私がオフィスビルでフルタイムで働いていたとき、私は同じ効果のために同様の戦略を使用しました。

OSとテーマで視覚的な手がかりを作成する

オペレーティングシステムと緊密に統合されているストレージサービスなど、一部のストレージサービスは、（Webアプリを使用しない限り）まったく何のようにも見えません。それらは必ずしも明確なインターフェースを持っているわけではありません。気付かないうちにコンパートメント化できるもう1つの方法は、職場と自宅で異なるオペレーティングシステムを使用することです。オフィスにWindowsマシンがあり、自宅にMacがある場合、自宅でMacを使用してオフィスで仕事をしているときに、ハイパーアウェアであるという感覚をすでに経験している可能性があります。

もう1つの問題は、仕事と私生活で同じツールを気に入っているために使用していることです。 2つの異なるツールまたはインターフェースを選択する必要はありません。どちらにも一番好きなものを使いたい。たとえば、私の友人の中には、個人的なコミュニケーションにSlack（Dropboxで月額$ 9.99）を使用している人もいれば、職場でもSlackを使用している人がいます。そのような状況では、2つのSlackアカウントのテーマ（つまり、配色）を変更して、物理的に異なって見えるようにすることをお勧めします。 1つの配色を仕事に、もう1つを個人的なおしゃべりにすばやく関連付けます。

ブラウザで区分化

作業を区分し、実行している作業の種類を思い出させる視覚的な手がかりを作成するためのもう1つのオプションは、職場のある種類のブラウザーと自宅の別の種類のブラウザーに固執することです。視覚的な手がかりはもっと微妙かもしれませんが、それでも、たとえば、仕事用のChromeと個人用のもののFirefoxを起動する習慣があります。

Web履歴を別々に保つために、2つの別々のブラウザーを使用することも有益です。たとえば、会社の機密情報が含まれているため、作業ファイルのブラウザキャッシュをクリアすることに注意を払う必要があるかもしれませんが、実際には個人のWeb履歴を保持して、数日前にアクセスしたサイト（またはその逆）をすばやく検索できるようにすることができます。逆）。

メールクライアントアプリを活用する

携帯電話では、Gmailの使用など、職場と自宅の両方で同じメールサービスを使用しているかどうかに関係なく、仕事用のメールと個人用のメールを簡単に区別できます。解決策：別の電子メールクライアントを使用します。

Gmailにはスタンドアロンアプリがありますが、Gmailへのアクセスに使用するアプリとして必ずしも選択する必要はありません。 iPhoneでは、ストックメールアプリを使用できます。または、どのタイプの電話でも、Boxer（Dropboxで月額$ 9.99）やInboxcube（Dropboxで月額$ 9.99）などのGmailで動作するサードパーティのメールクライアントアプリをインストールできます。

仕事用と個人用のメールに別々のアプリを使うのが好きです。 2つの異なるインターフェイスを持つことで同じメリットが得られます。さらに、仕事に夢中にならないようにしようとしているときは、個人の電子メールに簡単にアクセスできるようにしながら、仕事の電子メールを終了して閉じることができます。その逆も可能です。

1つのメールクライアントアプリが本当に好きで、仕事用と個人用の両方のメールに使用したい場合があります。多くのアプリでは、複数のアカウントを認証して、自由に切り替えることができます。ただし、実際には望まないかもしれない使いやすさを提供します。 2つの異なるインターフェースを持つことのメリットが失われ、現時点で魅力を減らしたいアカウントでアプリを終了することができなくなります。たぶん、あなたはあなた自身の心理学のためにあなたの技術を少し使い勝手が悪くしたいと思うでしょう。

より良いワークライフバランスのためにコンパートメント化

仕事と個人の生活の境界を明確にする必要がある場合は、データをさまざまなアプリ、サービス、オペレーティングシステム、ブラウザに区分することが非常に役立ちます。

ファイルにアクセスする2つの異なる仮想空間があると、手がかり、関連付け、および参入障壁が作成され、仕事中にオフタイムでの作業や個人的な雑用を最小限に抑えながら、仕事中にそれらを実行できるようになります。必要。