エグゼクティブ インサイト: これは会議である必要がありましたか?

記事上で：

• リモート ワークとハイブリッド ワークへの移行に伴い、企業はどのように適応し、成長しているか
• より健康的な職場文化を作る方法
• TechSmith のような企業が非同期ワークフローを実験している理由

ピュー リサーチ センターによる 2022 年の調査によると、COVID-19 パンデミックの初期段階以来、リモートで行うことができる仕事をしている米国の労働者の 10 人に 6 人は、今日も在宅勤務を続けています。 デラウェア州ウィルミントンに本拠を置く法令順守コンサルティング会社である CSC は、パンデミックの開始以来、オフィスへの復帰を拒否している多くの企業の 1 つです。

CSC のエンタープライズ テクノロジーのシニア ユーザー エクスペリエンス エンジニアである Mark Tarone 氏が、定期的に予定されているステータス更新中に空白の凝視でいっぱいの画面に気付いたのは、リモート ワークのピボットに入って間もなくのことでした。

「この会議では、議論も討論も、決定を下さなければならなかったこともありませんでした」とタローネは言いました。 「私たちはそこに30分間座っていましたが、人々がゾーニングするのを見ることができました。」

ソリューション？ プロジェクト マネージャーにビデオとスクリーンショットを作成してもらい、チーム メンバーがライブ アップデートの前に、自分の時間に 10 分以内に表示できるようにします。 これにより、一部のチーム全員がリモートで会議を行うことがなくなり、より非同期の作業スケジュールへの移行が始まりました。

「人々は大喜びしています。これは大きな勝利です」とタローネは言いました。 4 月に発表された Accenture の Future of Work 調査で調査された 9,000 人を超える世界の労働者の 83% という驚異的な数字が、少なくとも一部の時間はリモートで仕事をする能力を好むと述べています。

タローネと、リモート ワーク コミュニケーションに関する知見を持つその他の幹部は、2022 年 6 月にオンラインで会合を開き、職場のコミュニケーションの進化するダイナミクスについて思慮深い議論を行いました。 この会話は、Crain's Detroit Business のマーケティング ストーリーテリング部門である Crain's Content Studio が、ミシガン州に本拠を置く、スクリーン キャプチャおよびスクリーン レコーディング ソフトウェアの世界的リーダーである TechSmith と提携して主催しました。

仮想会話の中で、エグゼクティブは、生産的なハイブリッド ワーク モデルには、企業の全体的なコミュニケーション戦略を意図的に変更する必要があることに同意しました。

TechSmith は次のように述べています。 CEOのウェンディ・ハミルトン。

座談会参加者

デジタル ツールボックスの構築

Netflix の開発者教育責任者である Matthew Dyer は、1 年余り前に入社して以来、リモートで働いています。

彼は、チームのコミュニケーションのベスト プラクティスが、同期ツールと非同期ツールの組み合わせによってサポートされていることを特徴としています。

「Netflix での重労働のほとんどは、Google ドキュメントのコメント セクションで行われます。 「多くの場合、私が最初に行うことはコメントを閲覧することです。実際の会話はすべてここで行われていることがわかっているからです。」

Google ドキュメントの使用などの非同期ワークフローにより、従業員は都合のよいときに接続できます。 あるいは、同期プラットフォームでは、チーム メンバーが特定の時間にログインして参加する必要があります。

デジタル サービス プロバイダーのラーニング エクスペリエンス担当シニア ディレクターであるエリザベス ピアース (Elizabeth Pierce) 氏は、次のように述べています。 TaskUs。 「200 人の会社を経営している場合、あなたにとってうまくいくことは、200 万人の従業員を抱える会社ではうまくいきません。」

Workforce Communication の共同設立者であり戦略的パートナーである Jesse Lahey は、非同期通話を可能にするボイス メッセージ アプリ Voxer を頻繁に使用しています。

「私たちの多くにとって、電話の重さは 100 ポンドのように感じます」と Lahey 氏は言います。 「それを手に取ったり、誰かに電話したりすると、30 分間の会話に詰まってしまうかもしれません。 しかし、ボタンを押して音声メッセージを残して、都合の良いときに応答を得ることができれば、多くの会話がスピードアップします。」

Mutual Trust Life Insurance Company の新規ビジネスおよび金融サービス オペレーションのディレクターである Francine Dubicki 氏は、彼女のチームは、クラウドベースのコンテンツ管理およびファイル共有ツールである Box を使用して、Mutual Trust のグローバルな従業員を接続し、「同じページに」いると述べました。異なるタイムゾーンにいること。 Dubicki 氏は、詳細なスクリーンショットを含むユーザー ドキュメントを作成したり、吹き出しや楽しいグラフィックを特徴とする感動的なメールを作成したりするために、定期的に Snagit に依存していると述べています。

「私たちは必要に応じてこれらの非同期ツールを利用することを大いに気に入っており、新しいソフトウェアであろうと、既存のソフトウェアについてさらに学ぶことであろうと、コラボレーションの機会を探し続けています」と Dubicki 氏は述べています。

技術ツールボックスのヒント

• Google ドキュメント:単語ベースの共同ドキュメント
• Box:クラウドベースのコンテンツ管理とファイル共有
• Snagit : スクリーン キャプチャおよび記録ツール。 画像、GIF、ビデオを通じて視覚的なコミュニケーションを作成します
• Voxer:ボイス メッセージ、プッシュツートーク通信
• Camtasia:ビデオを作成、編集、共有するためのオールインワンのビデオ編集と画面録画

会議の再考

Reclaim.ai による 2021 年の調査によると、平均的なプロフェッショナルは、週の労働時間の半分以上 (21.5 時間) を会議に費やしています。 Covid以前は、専門家は毎週約14.2時間の会議に費やしていました. パンデミックが始まって以来、1 対 1 のチェックインだけでも 500% 増加しました。

ハーバード ビジネス レビューの「ハイブリッド ワークプレース」インサイト レポートによると、仮想会議の急増の根底にある要因の 1 つは、「仕事が進んでいると感じるために、人々を監視して見る必要がある」ことです。 著者は最終的に、この「必要性」は、時代遅れの 9 時 5 時、仕事が同期的に行われるオフィス内思考と、各従業員の自分のスケジュールで仕事が行われるリモート ワークフォースの増加との間の衝突にあると考えています。

電子メール、ビデオ メッセージ、共同で共有されたドキュメントなどの会議はいくつあったでしょうか?

「これは会議である必要があるのか​​?」 会議の招待状を送る前に」と、クリーブランドに本拠を置く保険会社オズワルド・カンパニーズのマネジング・ディレクター兼シニア・バイス・プレジデントであるキャサリン・コシンは語った。 「その考えを強化したいと考えている方法の 1 つは、ユーザーが予定表のリクエストを送信するときに、予想される会議の結果を含む議題を含めることをユーザーに要求する、Outlook の自動既定値です。」

Kosin 氏と彼女のチームは、主に社内会議のために、全社的な「金曜日は会議なし」ポリシーを実施しました。

TechSmith は、チーム メンバーに 7 月の非同期作業を優先するように依頼することで、会議の量を減らすための措置を講じました。 ハミルトン氏によると、同社は過去数日または数週間にわたって「会議なし」をテストしましたが、多くの従業員が予定を翌日に延期しました。

「私たちは、その『非同期ファースト』の焦点が、会議が必要なときに私たちとチーム メンバーがより適切に評価するのに役立つかどうかを確認しようとしています」と彼女は言いました。

Walker-Miller Energy Services のピープル アンド カルチャー オフィサーである Kimika Garrett 氏は、不要な会議をキャンセルすることがよくあると述べています。

「2月にウォーカーミラーに入社したとき、毎週金曜日にブロックしました」とギャレットは言いました。 ただし、金曜日の会議のいくつかは、ケースバイケースで彼女のスケジュールに組み込まれている、と彼女は付け加えた.

Netflixは、2021年に定期的な会議をキャンセルすることを意味する「遅い8月」を開始することにより、すべての従業員に遅い夏休みを与えようとしました.Dyerによると、影響は均一ではありませんでした.

「開発者のような他の人々が頭を下げていたため、ツールのサポートを行っていたコーポレート エンジニアリングの担当者は、より多くの作業を行う必要がありました」と Dyer 氏は説明します。 「これは、企業レベルで必ずしも義務付けられるものではないかもしれません。」

コミュニケーション、コミュニケーション、コミュニケーション

明確なコミュニケーションは充実した職場文化を構築するための基盤ですが、これらの専門家は、さまざまなコミュニケーションの好みに対応するには、同期ツールと非同期ツールの両方を使用することが重要であると考えています。

「現在、従業員には 6 世代がおり、それぞれが異なる方法でデータを受け取ります」と Kosin 氏は述べています。 「すべてをビデオにすることも、すべてをメールにすることもできません。」

たとえば、Oswald Companies のリーダーが従業員に伝えるためにタウンホールの Web キャストを計画している場合、ニュースレターでフォローアップする可能性があると Kosin 氏は説明しました。 」

Pierce 氏は、情報を 3 回配信することの重要性を信じており、毎回異なる方法で配信していると述べています。 たとえば、全チーム ミーティングの後に、要約メールと短いビデオを送信することができます。

「私たちの職場にはさまざまな世代がおり、学習スタイルもさまざまです」と Lahey 氏は言います。 一部の人々は読者です。 視覚的に物事を必要とする人もいれば、聴覚学習者もいます。」

Garrett はまた、チーム全体、特にオフサイトで働く人々のコミュニケーションを改善するのに役立つ非同期ツールの力を強調しました。

「昼食と学習に参加できない、またはコンピューターの前にいることができない現場スタッフがいます。そのため、効果的な方法でコミュニケーションを調整、作成、および提供していることを確認する必要があります」と Garrett 氏は言います。言った。

さまざまなコミュニケーション手法やツールを試すことは、職場のコミュニケーション戦略を構築する上で重要な部分である、と Pierce 氏は付け加えました。 離職率が高い、または会社のイベントへの参加者がまばらである場合は、バーチャルであろうとなかろうと、多くの場合、コミュニケーションが途絶えている兆候であると彼女は言います。

進行中の作業

人々は自宅で仕事をすることに慣れており、5 日間の通勤に苦労していません。 柔軟性の向上は、リモートおよびハイブリッド ワークの機会が世界的に拡大している今日の人材争奪戦における競争上の優位性です。

ウォーカー ミラーでは、ギャレットは、ウォーカー ミラーの主要拠点以外の特定のポジションについて、チームの検索範囲を広げています。 彼女はまた、性別や人種の多様性を超えて、退役軍人や退職者を含む、より広い人材プールの検索にも焦点を当てている.

HR の観点から、Garrett は採用慣行に関する既存の考えを変え、才能を見つけて創造的になることに焦点を当てています。

「私たちはすでに、顔を合わせずに、または同時に利用できる状態になくてもコミュニケーションとコラボレーションができる能力が、人材の採用と維持、そして率直に言って生産性にどれほど大きな影響を与えるかを目の当たりにしています」と Dubicki 氏は説明します。 「働き方は進化しています。私たちがチームを作り続けたいのであれば、私たちの考え方もそうしなければなりません。」