トレーニングマニュアルの作成方法：簡単にする手順とツール

遅かれ早かれ、すべての企業または組織はトレーニングマニュアルを作成する必要があります。 多くの場合、社内外のトレーニングニーズをカバーするために、複数のマニュアルを作成する必要があります。

内部的には、トレーニングマニュアルは、すべての従業員が仕事をする過程で効率的で生産性を維持するのに役立ちます。

外部的には、トレーニングマニュアルは、顧客の教育、トレーニング、そして最も重要なこととして、満足のための重要なコンテンツです。

しかし、あなたが私のようであるならば、「トレーニングマニュアル」という用語は、単調な精神的な絵を思い起こさせます。 当たり障りのない表紙に綴じられた、厚くて企業風の小冊子。 たぶんそれはそれにいくつかのストック画像を持っているか、あるいはそれはしっかりした表紙のタイトルだけかもしれません。

それで、最初に、私たちの心からその絵を消しましょう。 古い小冊子の形式はまだ世界でその場所を持っています（たとえば、あなたの車のグローブボックス）が、今ではもっとたくさんのオプションがあります。 今日のトレーニングマニュアルは、以前のトレーニングマニュアルのように見えたり機能したりしません。 誰でも作成することも可能です。

この投稿では、優れたトレーニングマニュアルを作成する方法と、作成時に使用できるいくつかのオプションについて説明します。

トレーニングマニュアルの目的は何ですか？

従来のトレーニングマニュアルのパッケージは変更されましたが、その高貴な目的は一貫しています。

トレーニングマニュアルは、ジョブ、プロセス、またはタスクの実行品質を向上させる一連の指示です。 企業は、対面、リモート、オンデマンド、およびジャストインタイムのトレーニングでトレーニングマニュアルを使用します。 いくつかの一般的なアプリケーションは次のとおりです。

• 新人研修
• 新しいソフトウェアとシステムの展開
• 新しいプロトコルまたはプロセスのドキュメント
• 標準的な操作手順の共有
• 顧客のトレーニングと教育
• 製品の説明と情報

企業は、組織の生産性を高め、すべての人が自分の仕事で優れているために必要なツールと情報を確実に入手できるように、従業員トレーニングマニュアルを作成します。

反対に、企業や組織は、顧客をサポートするトレーニングマニュアルも作成しています。 彼らは、特定の機能が役立つときに製品の使用方法を教え、主要なワークフローを示します。

顧客教育用のトレーニングマニュアルは、ユーザーが購入を最大限に活用するのに役立ちます。 それらは重要なリソースであり、成功するすべての企業がそれらを提供します。

最高のトレーニングマニュアルは、わかりやすい情報ガイドです。 関連する例と画像を使用して、概念を明確な言葉でレイアウトします。 正しく行われると、優れたトレーニングマニュアルは、従業員とマネージャー、または顧客とクライアントにとって信頼できるリソースになります。

トレーニングマニュアルの書き方

優れたトレーニングマニュアルを作成することは恐ろしいことですが、そうである必要はありません。 適切なアプローチを使用すると、アウトラインから制作にすばやく移行し、同僚や顧客に、聴衆が誰であれ、役立つ、使いやすいリソースを提供できます。

方法は次のとおりです。

ステップ1：オーディエンスを定義する

トレーニングマニュアルの作成を開始するときに最初に行うことは、誰のために書いているのかを知ることです。 これを行うには、人々がいつ、どこで、どのようにトレーニングコンテンツにアクセスするかについての図を作成します。

あなたの聴衆を理解するために、あなたは次のような質問をしたり答えたりするかもしれません：

• 何がそれらをあなたのトレーニングマニュアルにもたらしますか？
• 彼らの専門知識のレベルはどれくらいですか？
• 彼らはどの業界で働いていますか？
• 彼らにはどれくらいの時間がありますか？
• 彼らは書かれたまたは視覚的なコンテンツを好みますか？
• 知っておく必要のある言語や文化の参照はありますか？

これらの質問に答えることで、コンテンツのサイズを適切に設定できます。 視聴者のスキルレベル、コンテキスト、コンテンツの好みなどを理解することで、視聴者の期待やニーズに合わせてコンテンツを構築できます。

このステップをスキップして、オーディエンスを暗黙的に理解していることを自覚するのは簡単です。 そして、おそらくそうですが、それを具体化し、画像に明確な焦点を合わせるために時間を費やすことは、視聴者の問題を真に解決するトレーニングコンテンツを作成するのに役立ちます。

ステップ2：コンテンツを計画する

優れたトレーニングマニュアルはナビゲートが簡単です。 初めて遭遇した人は、必要な情報を見つけて安心し、リピーターは特定のコンテンツやトピックをすばやく見つけることができます。

コンテンツを戦略的に計画することで、これがトレーニングマニュアルの場合であることを確認できます。 簡単に言えば、これはすべてのトレーニング資料をレイアウトし、論理的に整理することを意味します。

トレーニングマニュアルのトピックを整理および分類するために使用できるさまざまなテーマがあります。 次の方法で整理できます。

• 初心者から上級者向けトピック
• やるべき仕事
• 製品の特徴
• 使用頻度
• 観客の間で人気

これは、短い1回限りのトレーニングコンテンツの迅速なプロセスである場合があります。または、包括的なガイドを作成している場合は、さらに時間がかかる場合があります。

トピックがたくさんある場合は、それらをグループに分け、見出しとサブセクションを使用して、マニュアル内に論理的なフローと構成を作成することを検討してください。 この構造を使用して、最終マニュアルの目次を作成します。

ステップ3：コンテンツの表示形式を決定する

あなたはあなたの聴衆を知っていて、あなたがカバーしたいものを知っているので、今度はあなたがあなたのコンテンツをどのように提示するかを決める時が来ました。

多くの場合、コンテンツを配信するための理想的な方法があります。 それがどれであるかを理解するには、視聴者とコンテンツの両方について考える必要があります。 配達にはいくつかのオプションがあります。 トレーニングマニュアルの一般的な配信媒体は次のとおりです。

• ナレッジベースの記事
• ビデオチュートリアル
• オンラインコース
• PDFガイド
• 印刷されたガイドブックまたはパンフレット

あなたの聴衆に関しては、彼らの文脈を考慮してください。

• 彼らはこのトレーニングマニュアルをどこで消費していますか？
• 彼らが自由に使えるツールとリソースは何ですか？
• 彼らは何にアクセスできませんか？
• 彼らにはどれくらいの時間がありますか？

このような質問は、ビデオ、双方向性、特定の評価戦略などがトレーニング資料に含めることができる実行可能な手法であるかどうかを示します。

同時に、一部のトピックはビデオに適していますが、他のトピックはテキストや画像に適しています。 実際に見る必要のある複雑なプロセスを示している場合は、ビデオの使用を検討してください。 多数の個別の単純なシーケンスで作業している場合は、画像でサポートされている書き込み形式を使用するのが理想的です。

良い点の1つは、今日のトレーニングマニュアルがオンラインで配信されることが多いことです。 さまざまなフォーマットを1つに組み合わせて、メディアでサポートされるリッチなコンテンツを提供できます。

ステップ4：コンテンツを開発する

この時点で、コンテンツの開発を開始する準備が整いました。

ビデオベースのトレーニングマニュアルの場合

トレーニングマニュアル用のビデオを作成している場合は、ここからストーリーボード、スクリプト、録画、およびビデオの編集を開始できます。

これまでに動画を作成したことがない場合は、このアプローチを採用することを躊躇しないでください。 TechSmith Camtasiaは、プロのビデオクリエーターが使用する優れたツールですが、初心者でも簡単に使い始めることができます。 すぐに作成できるすばらしいチュートリアルもたくさんあります。

さらに、TechSmith Academyを提供しています。これは、意欲的なクリエイターから高度なクリエイターまで、誰もが開始してスキルをレベルアップするために必要なすべてのリソースを見つけることができる無料のリソースです。 トレーニング、ビデオ作成などに関する多数のトピックに関するコンテンツを検索します。

テキストおよび画像ベースのトレーニングマニュアル用

書かれたテキストと画像を使用して作成されるトレーニングマニュアルは時代遅れに見えるかもしれませんが、そうではありません。 多くの場合、これは視聴者とコンテンツに最適です。

マニュアルがコンピュータベースのプロセスをカバーしている場合は、各ステップのスクリーンショットをキャプチャします。 あるいは、実際のプロセスでは、プロセスを示す写真または図解が理想的です。

わかりやすくするために画像に注釈を付ける

スクリーンショットと画像は、多くの場合、それらのポイントを真に伝えるためにいくつかの調整が必要です。 通常、これは、矢印、図形、その他のコールアウトなどの注釈を追加することを意味します。 もう1つの優れた方法は、機密情報や不要な情報を削除または非表示にすることです。

Snagitの描画および編集ツールを使用して画像を編集し、画像が正しいメッセージを伝え、不要な情報や機密情報がぼやけたり削除されたりするようにします。

すべての画像を編集して、トレーニングマニュアルに含める準備をします。

ステップ5：マニュアルを組み立てて納品する

今は、トレーニングマニュアルの作成が通常退屈になるときです。 テンプレート、ドキュメント、または別のソースに画像を追加するプロセスには、フォーマットの不満、画像のサイズ設定の問題、およびその他の同様の予期しない課題が含まれます。

この場合、簡単な解決策はSnagitのテンプレートから作成することです。 これにより、マニュアルに含める画像の選択、テキストの追加、順序の調整、外観の選択を1つの簡単なプロセスで行うことができます。

Snagitには、選択可能な多数のプロフェッショナルテンプレートが付属しており、TechSmith Assets forSnagitでより多くの無料およびプレミアムテンプレートやその他のリソースを見つけることができます。

これは、カバーする必要のある各プロセスまたはタスクを引き受けて、マニュアルの個別のセクションを作成できるため、使用するのに最適な方法です。

次に、それぞれをPDFまたは画像として保存して、共有したり、完全なガイドにまとめたり、会社のイントラネットに個別に投稿したりできます。

もちろん、個々のスタンドアロンドキュメントを作成することは正しいアプローチではないかもしれません。 この場合、ZendeskやMadCap Flareなどのツールを使用して、ナレッジベースサポートセンターまたはヘルプファイルドキュメントを作成することを検討してください。

オンラインナレッジベースを作成している場合は、ビデオ、画像、および書かれたコンテンツをすべて同時に使用できる必要があります。 だから、創造性を発揮して、視聴者が必要とする可能性のあるすべてをカバーするコンテンツを作成してください。

ステップ6：フィードバックを追跡し、コンテンツを最新の状態に保つ

トレーニングマニュアルを作成するための最後のステップは、フィードバックを引き出して最新の状態に保つことです。

あなたがあなたの聴衆と対話するならば、あなたが提供する援助についての彼らのフィードバックに耳を傾けてください。 彼らの言うことに基づいて、拡張する必要のあるトピックやまだカバーされていないトピックがあるかどうかを確認します。

いつものように、システムは変更され、製品と機能は更新され、コンテンツは関連性と有用性を維持するために更新する必要があります。 簡単に戻って更新できるように、すべての作業のソースファイルを保持してください。

結論

トレーニングマニュアルは、かつてのような厚くて退屈な書物である必要はなくなりました。 人々はオンラインで学ぶことに慣れており、アナログの情報源よりもオンラインで学ぶことを好むことがよくあります。

オンライントレーニングマニュアルは、紙の先祖よりも簡単にアクセスしてナビゲートできます。 それらは検索可能であり、ユーザーが特定のページをブックマークして、頻繁に使用されるコンテンツに簡単かつ迅速にアクセスできるようにします。

ここで共有されている適切なツールとプロセスを使用すると、同僚や顧客向けの優れたトレーニングマニュアルを作成できます。

編集者注：この投稿は元々2019年7月に公開され、正確さと包括性のために2020年9月に更新されました。