職場での最大の生産性キラーであるコンテキスト スイッチングについて

私たちのほとんどは、メールをチェックしたり、Slack のメッセージを確認したり、タスク リストを確認したりするために、電話やコンピューターを起動することから 1 日を始めます。 さまざまなアプリを開いたり、複数のツールを切り替えたりすることがたくさんあります。

このようにさまざまなツール、タスク、リソースの間を行き来することはすべてコンテキスト スイッチングと呼ばれ、多くの作業時間を私たちの知らないうちに占めています。 私たちはコンテキストの切り替えに慣れすぎて、当たり前のように思えるかもしれませんが、それには高い代償が伴います。

この記事では、次のことを見ていきます。

• コンテキスト切り替えとは何か、なぜそれを行うのか
• コンテキスト切り替えのコスト
• コンテキスト切り替えを防ぐ方法

コンテキスト切り替えとは？

最近まで、コンテキスト切り替えという用語は、コンピューターが 1 つのプロセスの状態を保存して、後でそのプロセスに戻ることができるようにするプロセスのみを指していました。 これにより、あるアプリまたはプログラムから別のアプリまたはプログラムにかなりシームレスに切り替えることができます。

コンテキスト切り替えは、あるタスクから別の無関係なタスクにシフトする傾向を参照して、人間の行動を記述する言語に組み込まれています。

メールの受信トレイを確認したり、カレンダーを確認したり、クライアントからの電話に応答したりするとき、コンテキストの切り替えを行っています。 マルチタスクは、コンテキスト切り替えを説明するために使用する傾向がある別の言葉ですが、2 つの用語には違いがあります。

最終的にコンピューターについて学んだことは、タスクを切り替えるときに苦労したということです。 コンテキストの切り替えは人間の行動にも当てはまるため、実際にコストがかかることが明らかになりつつあります。

なぜ私たちは常に「コンテキストスイッチ」を行うのでしょうか?

コンテキストの切り替えが最も効率的な作業方法ではないことはわかっていますが、それでも常に行っています。

これは、現代の労働力において、コンテキストの切り替えが暗黙の了解となっているためです。 絶え間ない緊急性の認識と、私たちの邪魔をし続ける通知の集中砲火、そして散発的な会議の蔓延により、私たちはコンテキストを切り替える習慣を身につけています。

私たちは誤った切迫感を持っています

意図的であろうとなかろうと、職場では迅速な対応がしばしば報われます。 これにより、成功するためには切迫感を身につけなければならないという感覚が生まれます。

この認識された緊急性の多くは、Slack や Teams などのメッセージング アプリによって送信されるコミュニケーションに集中しています。 新しいメッセージを示す通知が来ると、すぐに応答が必要な感覚が揺るぎません。

自分で期待を設定するか、他の人が期待を設定するかに関係なく、迅速な応答の価値が、習慣的なコンテキストの切り替えにつながる切迫感にどのように役立つかを簡単に理解できます.

私たちは常に通知を受け取ります

調査によると、アメリカ人の 70% が通知を受け取ってから 5 分以内に携帯電話をチェックしており、平均的な人は毎日 65 ～ 80 件の通知を受け取っています。

通知自体は本質的に悪いものではありませんが、問題は中毒性があることです。 通知を受け取ったときに私たちの心が受け取るドーパミンのラッシュは、私たちが追いかけるように条件付けられているものです.

受け取ったすべての通知にすぐに応答するわけではありませんが、通知ごとに適切なアクションを認識、処理、および決定することも、一種のコンテキスト スイッチングです。

不要な会議に出席しすぎる

The Future of Meetings Report 2021 では、従業員が非生産的な会議に毎月 31 時間を費やし、平均して毎週 11 ～ 15 回の会議に出席していることがわかります。

このペースで会議を飛び回るということは、深く集中した仕事に必要な、途切れることのない長時間の時間を見つけるのが難しいことを意味します。

毎週、集中した仕事だけに専念する「会議のない日」を開始することで、集中した時間に対するこの障害と戦うことができます.

時間を確保する方法の 1 つは、毎週「会議のない日」を設けることです。 もう 1 つは、定期的な会議が本当に必要かどうかを再考することです。

コンテキスト切り替えのコストはいくらですか?

コンテキスト切り替えの高コストは非常に現実的ですが、私たちは定期的にそれを続けています。 あまりにも慣れすぎて、自分がやっていることにさえ気づかないことがよくあります。

表面的には、それはとても無害に思えます。あなたが書いているブログ投稿を公開する前に、その電子メールにすばやく返信することの何が悪いのでしょうか? その会議中に Slack で Sally の質問に答えることは、おそらく大したことではないでしょう。 それはあなたがあなたの睡眠中に答えることができる非常に簡単です!

ただし、実際には、コンテキスト切り替えのコストはかなりのものです。 大したことではないように見えるこれらすべての小さな変化は、実際には合計されます。 もちろん、コンテキストの切り替えは生産性に悪影響を及ぼしますが、コンテキストの切り替えが人間の脳に及ぼす影響は、実際にはそれよりもはるかに深刻です。

カリフォルニア大学アーバイン校で行われた研究で証明されているように、職場での私たちの感じ方は、この行動によって悪影響を受けます。 この研究では、私たちが職場でどのように感じているかを調査し、わずか 20 分間の中断を繰り返すだけで、ストレス、フラストレーション、仕事量、努力、およびプレッシャーが大幅に高まるという報告を発見しました。

私たちは日常生活の中で常に中断されているため、これは問題です。 The Anatomy of Work Index によると、従業員の 3 分の 1 以上が、通知の継続的な ping に圧倒されていると感じています。

また、コンテキストの切り替えが私たちの生活の中でどれほど一般的であるかを説明する驚くべき統計も示しています。 メールとビデオ通話に関しては、1 年前よりもそれぞれ 42% と 40% の人がより多くの時間を費やしています。 回答者の 52% は、1 年以上前に仮想会議中にマルチタスクを行っていると述べており、50% は通知にすぐに対応する必要があると感じています。

世代間の違いを見ると、これらのコンテキスト切り替えの統計はさらに顕著になります。 ミレニアル世代と Z 世代は、労働者全体よりも圧倒的に圧倒されていると報告しています。

コンテキスト切り替えのコストには、生産性の低下、注意力の低下、時間の浪費、燃え尽き症候群などがあります。

生産性の低下

タスクを行ったり来たりすると生産性が低下するのは当然のことです。おそらく、非常に多くのタスクに触れ、1 日の終わりまでに 1 つのタスクを完全に完了していない日を経験したことがあるでしょう。

人間の脳は、私たちが強いる大量のコンテキスト切り替えに対処するように配線されていません – The Workgeist Report '21 によると、労働者の 45% がコンテキスト切り替えによって生産性が低下すると述べており、43% がアプリやツールを頻繁に切り替えると生産性が低下すると述べています。すごくつかれる。

短い注意スパン

コンテキストの切り替えに従事しているときに、完全な注意があなたについてきません。 あるタスクから次のタスクに切り替えるとき、注意の一部は元のタスクに残り、残りは次のタスクに続きます。

ご想像のとおり、より多くの切り替えが行われるにつれて、あなたに残された注意の量は大幅に減少します.

これが、最新のアクティビティに取り組んでいるときに、まだ完了していない前のタスクのリマインダーを挿入していることに気付く理由です。

目の前のタスクに集中するのではなく、触れたすべてのタスクに注意が分散されます。 コンテキストの切り替えは、人間の脳が設計されたものではなく、生産性にとって理想的ではありません。

時間の無駄

カリフォルニア大学アーバイン校の研究者による 2005 年の研究では、中断から完全に仕事に戻るまでに平均で 25 分 26 秒かかることが示されました。

その数を典型的な勤務日に発生する中断の数に当てはめると、毎日何時間もの無駄な時間が残ります。 生産的なことを何もせずに、中断したところから再開しようとしている時間。

また、コンテキストの切り替えには時間のコストがかかります。これは、動作に起因するストレスや疲労に関連し、非効率ややり直しの原因となります。

コンテキストの切り替えは、あまりにも多くのタスクと中断の悪循環を生み出し、作業量によるストレスとパフォーマンスの低下をもたらします。 このループにとらわれていると、時間を浪費し続けます。

極端な場合：燃え尽き症候群

作業記憶は、仕事を成し遂げるために必要な要素ですが、限界があります。 私たちは一度に頭の前にたくさんの情報しか保持できず、コンテキストの切り替えに日々を費やすとき、その限界を常にテストしています。

メールに含まれる情報を把握するために、同じメールを何度も読み返したことがある場合は、ブレイン フォグの現象を経験したことがあるでしょう。 これは、コンテキストの切り替えが不健康なレベルに達したときに人間の脳が経験する精神的疲労を指す方法です。

頭痛、やる気の喪失、疲労感などはすべて燃え尽き症候群のサインです。 これらの症状は、日常生活でコンテキストの切り替えが頻繁に行われるようになると、簡単に忍び込み始める可能性があります。

職場でのコンテキスト切り替えを防ぐには?

コンテキストの切り替えは本質的に悪いことではありません。 実際には、ある程度のコンテキスト切り替えが発生するのは良いことです。これは、私たちの生活からそれを根絶することはほとんど不可能であるため、安心です.

良いニュースは、実行するコンテキスト切り替えが必要であり、誤った緊急性やその他の一般的な原因に基づいて実行されないようにするための戦略を実装できることです。 ここにいくつか試してみてください！

その日の「フォーカス境界」を作成する

タイムブロックの練習

集中時間は、中断のない最低作業時間で 2 時間です。 定期的にポップアップする通知や中断の中で、この時間を取得するのは難しい場合があります.

良い戦略は、時間をブロックすることです。 カレンダーを調べて、すべてに専念する時間を特定します。 メールのチェックや会議への出席などの浅いタスクをブロックにまとめ、より深く、より集中した作業が必要なタスクをまとめます。 それは「すべての場所とその場所にあるすべての場所」のカレンダー バージョンです。

一部の電子メール クライアントや職場のカレンダーでは、カレンダーに集中する時間のブロックを自動的にスケジュールすることもできます。

「テーマデー」の設定

あなたがマネージャであるか、複数のチームにまたがって作業する必要がある役割を担っている場合、そのような特定の方法で時間をブロックするのは気が引けるように思えるかもしれません。 もしそうなら、コンテキストの切り替えを管理するのに役立つテーマの日が良い選択かもしれません.

テーマのある日のアプローチでは、機能、目的、または焦点を週の各日に割り当てます。 特定のニーズに合わせて適切に機能するようにこれらを設定することが重要です。万能の答えがここにあるとは限りません。

チームワークに 2 日、クリエイティブなソロ プロジェクトに 1 日、管理に 1 日を当てたら、1 週間はうまくいきますか?

おそらく、Dan Sullivan の Free Days、Focus Days、Buffer Days モデルのようなテーマが適しているでしょう。 いくつかの方法を試して、独自の状況に最適な方法を見つけてください。

一日を通してシングルタスクを練習する

コンテキスト切り替えのコストを削減するためにスケジュールを設定することは、集中した作業の期間に入るのに十分な時間、1 つのタスクに固執するように自分自身を訓練できる場合にのみ機能します。 確かに可能ですが、意図的な習慣構築が必要です。

シングルタスクであなたをサポートできる習慣のいくつかは次のとおりです。

• 気を散らすものを取り除く
• タイマーを設定する（そして小さく始める）
• エネルギーの消耗と「ほぼ完了」したタスクを最初に取り除く

不必要なコンテキストの切り替えなどの悪い習慣を一晩で完全に元に戻すことは期待できませんが、新しい支援的な習慣を作成することで改善するための措置を講じることはできます。

「注意残留物」を取り除く

新しいタスクに完全に注意を向けるには、最後のタスクを実際に完了する必要があります。 もしそうでなければ、あなたの注意の一部は未完成のタスクに留まるでしょう。

その残った粘着性のある部分は「注意残留物」と呼ばれるものであり、新しいタスクを開始する際の障害になることが証明されています.

では、どうすれば「注意残留物」を取り除くことができるでしょうか。 似たようなタスクをまとめてバッチ処理することもできます。人間の脳は、似たようなタスク間でコンテキストを切り替えることにあまり苦労しません。

タスクを切り替えるときに使用するルーチンや儀式を組み込むことも役立ちます。これらは脳のバッファーとして機能し、ギアを切り替える時が来たという明確な信号を与えることができ、「注意の残留」を減らすことができます.

定期的に休憩して充電する

私たちは皆、一日を通してエネルギーが高い時と低い時があります。エネルギーが低い時は、心がさまよっていることに気付くかもしれません。 これにより、意図しないコンテキストの切り替えの危険にさらされますが、回避することができます!

一日を通して短い休憩を取ることは、エネルギーを高め、仕事に集中するのに役立ちます。

標準的なランチとコーヒーの休憩に加えて、1 日を通して小休憩を取ることは、エネルギーを維持し、仕事に集中するための優れた方法です。

マイクロブレイクは、ストレッチ、ブロックの周りの散歩、面白いビデオや心温まるビデオの視聴のようなものです。

ただし、休憩を組み込むことは、エネルギーを維持し、不必要なコンテキスト切り替えの誘惑から心を遠ざけるための優れた方法です.

一日の終わりに仕事から離れる

コンテキストの切り替え、およびその人間の脳への影響は、1 日の勤務時間内だけに存在するわけではありません。

一日の終わりに仕事からうまく切り離せないと、脳は、起こった活動、やり残したこと、明日あなたを待っているタスクにとどまるように誘惑されます. これにより、疲れ果てて、翌日に必要な集中力を達成できなくなる可能性があります.

1 日の終わりに仕事をきちんと休み、明日の仕事に備えて休息と回復ができるようにするために、いくつかのルーティンとヒントを試してみてください。

カレンダーや To Do リストに関連する次のステップを追加することで、1 日の終わりに完了していない作業を整理することは、一貫して実行される To Do リストがオフに頭の中に留まるのを防ぐのに役立つ方法であると考える人もいます。時間。

他の人は、今後数日と割り当てられた仕事を見て、準備ができていると感じ、1日の終わりに効果的に仕事を終わらせることができると感じています. それでも、他の人は、仕事が終わったことを単に認め、それが非常に効果的であることに気づきました.

自分に合った方法を見つけて、習慣になるまで練習してください。

通知を管理する

不要な通知を取り除く

携帯電話やデスクトップから送信されるすべての通知が本当に必要ですか? おそらくそうではありません – そしておそらく、この時点で単純に無視するものがいくつかあります.

使用している各アプリを調べて、通知をオンのままにするか、完全にオフにするか、通知のスタイルを調整して気を散らさないようにするかを評価することをお勧めします.

この例として、Slack を使用してみましょう。 アプリのすべての通知をオフにすることはおそらく良い考えではありませんが、プッシュ通知が不要なチャネルがいくつかあることは確かです.

より多くのソーシャル チャネルで通知を停止し、ダイレクト メッセージやプロジェクト固有のチャネルでは通知をオンにしておくことで、中断を減らすことができると同時に、リアルタイムで受信する必要がある詳細を常に把握できるようになります。

すべてのアプリでこの演習を完了すると、1 日に多くの美しい静寂が生まれ、不要なコンテキストの切り替えが大幅に削減されます。

「おやすみモード」を活用する

通知を完全にオフにすると少し不安になるが、それでもコンテキスト切り替えのコストが高くなることは避けたい場合は、「邪魔しない」モードが役立ちます。

この機能 (Android と iPhone の両方で利用可能) を使用すると、特定のアプリからの通知を全体的にサイレントにするのではなく、一定期間すべての通知をサイレントにすることができます。

前に説明した時間ブロック戦略を試みている場合は、深く集中的な作業が必要なブロック中に「邪魔しない」モードを使用することを選択できます。あなたは一日中。

通知を確認する時間を計画する

メールをチェックする時間をスケジュールするのと同じように、通知をチェックする時間をスケジュールすると役立つ場合があります。 このアプローチにより、通知を確認するための専用の時間枠が確保されていることがわかっているため、通知による即時の注意散漫が軽減されます。 この時間を実際にカレンダーに入れることが重要です。

また、通知を確認した結果、フォローアップする必要があること、またはすぐに対処する必要があることをメモしておくことをお勧めします。

記憶に頼ることはもちろん間違っている可能性がありますが、記憶を心配することに注意を払う必要もあります。私たちの全体的な目的は、コンテキストの切り替えに伴う注意の分散を最小限に抑えることであるため、これらの新しいタスクを書き留めないのは逆効果です。

コンテキスト切り替えに関するよくある質問