より良いリモートワークのための5つの非同期通信の例

リモートワーク環境でのコミュニケーションは難しい場合があります。特に、あなたやあなたの組織が最近、対面での作業からリモートワークに切り替えた場合はなおさらです。

同僚のオフィスに頭を突っ込むことができることに慣れているときに、長い1日のWebカメラ会議に適応することは、多くの場合、疲れ果てているように見え、つながりが少ないと感じます。

救助への非同期通信！

非同期通信とは何ですか？ これは、リアルタイムで行われる必要のないコミュニケーションの素晴らしい言い方です。

非同期通信により、他の人が利用できるようになるのを待たずに、自分のスケジュールを設定し、自分の時間にメッセージに応答することができます。

リモートワークには多くの新しい課題がありますが、非同期通信方式を使用すると、同僚との接続を維持し、場所、タイムゾーン、または自宅の気晴らしに関係なく、すべてがスムーズに実行されていることを確認できます。

これは、リモートオフィスを成功に導く非同期通信の5つの例です。

1.情報または説明ビデオ

電子メールである可能性のある会議に参加したことがありますか？ もちろん。 私たちは皆持っています。 しかし、電子メールには独自の制限があります！ 人々は長いテキストブロックをスキャンする傾向があるため、重要な情報が失われる可能性があります。 また、プレーンテキストから口調や意図を引き出すのは難しい場合が多く、メールを送信するときに対面で会話することは不可能です。

長いメールを送信したり、ビデオハングアウトで新しい情報を中継するために従業員が同時にオンラインになることを要求したりする代わりに、別の形式のコミュニケーションを検討してください。 情報と教育のビデオを作成し、チームメートが自分の時間に視聴できるように共有することをお勧めします。

この方法は柔軟性を高めるだけでなく、従業員が資料を理解するために必要な回数だけコンテンツを視聴できるようにします。 また、戻って後で参照することもできます。

さらに、ビデオは本質的にテキストよりも魅力的です。 あなたの従業員はおそらくそれを好むでしょう（そして彼らは情報をよりよく保持します）。

これらのビデオは、高度に制作する必要はありません。ナレーション付きの画面録画でさえ、道順を記載した長いメールを送信するよりもはるかに効果的です。

Snagitのようなツールは基本的な画面の記録に最適ですが、Camtasiaのようなより高度なツールは、ウォークスルーの作成をはるかに簡単にする便利なビデオテンプレートも提供します。

あなたが思うかもしれないことに反して、あなたは本当に素晴らしいビデオを作るためにビデオプロである必要はありません。

インスピレーションが必要ですか？ これがあなたが今作ることができる11種類のビデオです。

2.クイックリファレンスガイド

たぶん、あなたの同僚はあなたがタスクを複数回説明する必要があるでしょう。 同時にオンラインでない場合、タスクが遅れる可能性があります。 タスクを説明し、ポップアップする可能性のある基本的な質問に答えるためのクイックリファレンスガイドを作成すると、対象者の柔軟性が高まり、情報が理解しやすくなります。

さらに、復習が必要な場合は、いつでも便利なガイドに戻って確認できます。

これにより、メッセージを明確にする必要性が減り、ホールの向こう側のオフィスに同僚がいないときに発生する可能性のある前後のメッセージがなくなります。

Snagitには、リファレンスガイドやジョブエイドを作成するためのすばらしいテンプレートがいくつか用意されています。

Snagitを使用してクイックリファレンスガイドを作成するための優れたウォークスルーについては、以下のビデオをご覧ください。

3.マークアップ付きのスクリーンショット

プロジェクトまたはコンテンツの一部に非同期でフィードバックを提供するための迅速かつ簡単な方法が必要ですか？ スクリーンショットを撮り、注釈またはマークアップを追加します。

たとえば、ある日会社のWebサイトを閲覧していて、製品ページの1つに古い情報または古い情報が含まれていることを発見したとします。

もちろん、誰かにメールを送信して、どのページ、ページのどこ、どの要素を変更する必要があるかを説明することはできますが、1つのスクリーンショットで、そのすべての情報をわかりやすく簡単に表示できます。

会議、言葉の多い電子メール、またはテキストチャットの必要はありません。

上の画像でフィードバックがどのようにはっきりと見えるか見てみましょう。

同僚は何を変更する必要があるかを確認できるだけでなく、スクリーンショットにはページのアドレスとページのどこに古いコンテンツがあるかが示されています。

4.プロジェクト管理ツール

チームのタスクを整理して表示し続けるのに役立つさまざまなオンラインツールがあります。 AsanaやTrelloなどの製品は、タスクをボードに表示することで混乱を解消するのに役立ちます。そのため、何十ものメッセージをやり取りしなくても、何が停止、進行中、または完了したかを誰もが知ることができます。

これらのツールには、特定のプロジェクトへの割り当てをグループ化するのに役立つタグやサブタスクなどの機能もあります。

チームメイトが誰が何に取り組んでいるかを正確に視覚的に表示できる場合は、非同期で作業する方がはるかに簡単です。

5.組織のwikiまたはSharepointサイト

よく整理された最新のWikiまたはSharepointサイトがあると、特に大規模なチームや組織がある場合に、コミュニケーションがはるかに簡単になります。 重要なドキュメント、会社のガイドライン、ディレクトリなどのハブとして使用してください。

チームメイトがオンラインでなくても、従業員は他の人の電子メールやメッセージを待たずに、最も一般的な質問への回答を見つけたり、作業を完了するために必要なドキュメントを見つけたりできるため、これは非同期作業では特に重要です。

同様に、あなたがその知識の伝統的な管理者である場合、受信トレイに同じ質問が何度も何度も殺到することはありません。

あります！

非同期通信のためのいくつかの優れたツールとアイデアを備えており、リモートチームメンバーと対話するために書面による通信に依存する必要はありません。

同期方式またはハイブリッド方式としても機能するものもあります。 たとえば、ダイレクトメッセージとテキストメッセージはリアルタイムで実行できますが、同僚の質問にすぐに答えることができない場合があります。

Slackやメールなどのツールに残されたメッセージについても同じことが言えます。 人々はすぐに答えるか、利用可能になるまで待つかを選択できます。

これらの非同期通信のヒントを念頭に置いて、あなたとあなたの組織は、リモートワークをこれまで以上に簡単かつ柔軟にします。

よくある質問