より生産的な会議のための5つのヒント
公開: 2022-01-29なぜ会議がまったく必要ないのか、何が不必要に長くなるのかなど、誰もが会議について意見を持っています。 会議を改善することは難しくありません。 最小限の準備と先見の明があれば、会議は誰にとってもより生産的な経験になる可能性があります。
より良い会議を開催するための1つの鍵は、最初にどのような種類の会議を開催するのかを理解し、それに応じて準備することです。 最も一般的な4種類の会議を見て、何が違うのかを理解しましょう。
4種類の会議
最も一般的な会議は、情報提供、ディスカッションとコラボレーション、チェックイン、および作業会議の4つのタイプに分類されます。
1.説明会
情報会議はまさにそれであり、情報を広めるために使用される会議です。 半年に一度のタウンホールミーティングは通常、情報提供です。 PRブリーフィングも通常は情報提供です。 通常、共有する情報を持っているのは1つのパーティだけです。 出席者はそれを吸収するためにそこにいます。
2.ディスカッションおよびコラボレーションミーティング
ブレーンストーミング会議は、ディスカッションまたはコラボレーション会議の例です。 情報は複数の人からのものです。 共同会議は、問題解決の会議にもなり得ます。 この種の会議では、関係者の1人以上が議題を設定する場合があります。
3.チェックインミーティング
チェックインは定期的にスケジュールされた会議であり、通常は特定のプロジェクトを中心に行われ、進行中または完了予定日が設定されている可能性があります。 毎日のスクラムは、チェックインミーティングの一例です。 チェックインは、ある種の作業またはプロジェクトに関係するすべての関係者が、問題、解決策、変更、進捗状況などについて最新の状態に保たれていることを確認するのに適しています。 定期的なチェックインミーティングは非常に短い場合があります（ただし、そうである必要はありません）。 前回の会議以降の変更がほとんどないかまったくない場合は、全員が知ったらすぐに会議を終了できます。
4.ワーキングミーティング
作業会議では、人々が集まって、実行する必要のある作業を完了します。 それはそれと同じくらい簡単です。 作業会議の例は、さまざまなチームリーダーが集まってプロジェクトスケジュールを定義する会議です。 彼らは一緒になって、すべての重要な日付を記録しながら、スケジュールがどうあるべきかについて話し合います。 もう1つの例は、プログラマーと利害関係者が集まってコードの変更を実装することです（たとえば、Webサイトやその他のインタラクティブな製品）。これは、2つの当事者がお互いの存在下でのみ正確に検証できるものです。 ワーキングミーティングは先延ばしをつぼみに挟みます。 彼らはしばしば協力的です。
会議をより生産的にするための5つのヒント
1.カレンダーの会議を適切な時間前もって取得します
一部の会議は、開催される数週間前に開催する必要があります。 たとえば、会社の株主総会や四半期ごとの株主総会など、多数の出席者との会議は、できるだけ多くの人がスケジュールをクリアできるように、事前に十分に設定する必要があります。
他の会議、特に社内会議は、実際にはあまり前にスケジュールするべきではありません。 ほとんどの場合、1〜2週間で十分です。 会議の目的が、すでに開始されているディスカッションまたはプロジェクトを継続または解決することである場合は、最新のディスカッションと会議の間にあまり時間がかからないようにする必要があります。 人々はまだ頭の中で新鮮なアイデアを持って会議に来る必要があります。
すべての人に役立つ会議の日時を探すときは、会議スケジューラツールを使用します。 彼らはスケジューリングの苦痛を取り除き、プロセスをスピードアップします。
2.明確な件名を使用する
カレンダーの招待状、単純な電子メール、Slackメッセージのいずれで会議をスケジュールする場合でも、明確な件名を使用してください。 それはすべての人の生産性の鍵です。 件名には、会議のトピックだけでなく、その目的も簡単に示す必要があります。 明確な会議の件名は、そもそもなぜ会議に招待されているのかを誰もが理解するのに役立ちます。 また、事前にどのように準備するかについてもアドバイスします。
3.議題と目的の両方を持っている
議事議は、会議で発生することのリストであり、通常は順番に表示されます。 討論会は議事議を持っていることから本当に恩恵を受けます。 それが会議のスケジュールです。
議事だけでは、会議の結果として何が起こる必要があるかを人々に伝えることはできません。 したがって、議題を持つことに加えて、目標を達成する必要があります。
会議の終わりまでにどのような決定を下す必要がありますか？ この会議の終わりにどのような結果が起こりますか？ 新しい連絡先との会議に招待された場合は、「この会議から何を得たいですか」と尋ねるのは完全に合理的です。
会議の複雑さによっては、議題と目的を明確にする必要がない場合があります。 たとえば、チェックイン会議の目的は常に同じです。チェックインし、進捗状況を確認し、懸念を提起することです。 この種の会議では、明確な議題は必要ないでしょう。 場合によっては、目的が件名に暗黙的に含まれていることがあります。 例として「雑誌8月号のラインナップを設定」があります。 目的は、作業会議でそのタスクを完了することです。
編集者からの推薦
4.ミーティングリーダーを定義する
すべての会議には、リーダーまたは共同リーダーが必要です。 ほとんどの場合、会議を呼び出したのはその人です。 決定する際には明確にしてください。
私がこれまでに参加した絶対最悪の会議にはリーダーがいませんでした。 それは方向性がなく、誰も私たちを軌道に乗せる方法を知りませんでした。 途中で、自分が主導権を握っていると思われる政党がいくつかあることに気づきました。 誰が会話をしているのかはっきりしないまま、スケジュールを立てた人に完全に屈辱と怒りを感じました。 何よりも悪いことに、会議は誰にとっても完全に非生産的でした。 別の無謀なシーンでは、私はかつて会議を呼び出し、それをスケジュールし、それを実行することを完全に意図していましたが、別の同僚に完全に引き継がせました。 あれは腹立たしかった。
5.テクノロジーを失うが、デモを行う
スライドショーデッキの作成に時間を費やす前に、「プレゼンテーションが必要ですか？」と自問してください。
答えが「はい」の場合は、スライドを使用して、人々の関心を維持し、ポイントを強化する必要があることを忘れないでください。 スターワイプに感銘を受けたり、あなたが話したり話し合ったりするのを聞いたときにビデオを見たがる人は誰もいません。
自慢できる製品やサービスがある場合は、それがどのように機能するかを示してください。 その写真やビデオを表示しないでください。 あなたの聴衆に本当のマッコイを与えてください。
すべての参加者と情報を共有したい場合は、会議後ではなく、会議前に情報を送信してください。 人々が事前にそれをレビューするかどうかは別の問題ですが、彼らにオプションを与えてください。 そうすれば、問題の核心にたどり着くために時間を費やすことができ、場合によっては時間を短縮することもできます。
誰もがより良い会議から利益を得る
会議にはさまざまな形と規模があり、独自のニーズがあります。 それでも、少しの準備は、出席する時間をあきらめるすべての人にとって会議を生産的にするのに大いに役立ちます。 開催する予定の会議の種類を知ることは、それに対する期待を形作り、洗練するのにも役立ちます。