Warum eine Arbeitshilfe das Beste sein könnte, was Sie brauchen mit Dawn Mahoney

Könnte eine Arbeitshilfe die Lernlösung sein, die Ihrem Unternehmen hilft?

Ihre Mitarbeiter mit den Informationen auszustatten, die sie zum Aufsteigen benötigen, ist ein wesentlicher Bestandteil des Personalmanagements und der Führung eines erfolgreichen Unternehmens. Wenn Sie Problembereiche oder Wissenslücken identifizieren, genügt eine schnelle Google-Suche, um die vielfältigen Möglichkeiten zu entdecken, die zur Verfügung stehen, um Ihre Mitarbeiter zu schulen.

Online-Kurse und eLearning sind beliebte Schulungsmethoden. Aber sind sie am besten geeignet, um die Informationen zu vermitteln, die Ihre Mitarbeiter wissen müssen?

Schulungen und eLearning-Lösungen sind nicht immer der Königsweg. Dies sind oft kostspielige, zeitaufwändige Antworten auf ein Problem, und je nachdem, was Ihre Mitarbeiter wissen müssen, kann dies Zeit- und Geldverschwendung sein.

Bevor Sie in eine Lernlösung investieren, überlegen Sie, was Ihre Mitarbeiter wissen müssen. Könnte es mit etwas Anschauungsmaterial vermittelt werden? Benötigen Benutzer häufigen Zugriff auf leicht lesbare Materialien, anstatt etwas, das sie sich merken müssen?

Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen ja lautet, benötigen Sie möglicherweise eine Arbeitshilfe.

Arbeitshilfen können hilfreich sein, um Menschen dabei zu helfen, zu lernen, wie man Aufgaben erledigt. In diesem Beitrag teilt Dawn Mahoney ihre Ratschläge für die Erstellung von Arbeitshilfen, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind.

Sie können sich das Video zu diesem Thema oben in diesem Beitrag ansehen, um sich die Podcast-Folge anzuhören, unten auf „Play“ klicken oder weiterlesen …

Dawn ist die Gründerin von Learning In The White Space und eine der führenden Autoritäten in den Bereichen Schulungserleichterung und Unterrichtsgestaltung. Sie weiß so viel über Arbeitshilfen, dass sie einen Kurs entwickelt hat, der Ihnen hilft, sie für Ihr Unternehmen zu nutzen: „ Nicht alles muss ein Kurs sein: Arbeitshilfen “.

Was ist eine Arbeitshilfe?

Eine Arbeitshilfe, auch bekannt als „Spickzettel“, ist jedes Material, das Ihnen hilft, eine Aufgabe zu erledigen.

Dawn glaubt, dass Arbeitshilfen wesentliche Werkzeuge sind, um Menschen mit nützlichen Informationen zu befähigen, Aufgaben unabhängig auszuführen. Sie müssen nicht formal sein oder mit einer speziellen Software erstellt werden. Sie müssen den Benutzer nur erfolgreich und auf möglichst einfache Weise durch einen Prozess führen.

Vermutlich nutzen Sie bereits Arbeitshilfen und wissen es noch nicht einmal. Eine Arbeitshilfe kann in Form einer virtuellen Haftnotiz auf Ihrem Computerbildschirm erscheinen, die Sie daran erinnert, wie Ihr Computer-Login-Passwort lautet. Es könnte die Bauanleitung aus Papier sein, die beschreibt, wie Sie diesen neuen Schreibtisch für Ihr Heimbüro bauen. Das kann eine Checkliste sein, eine Infografik, eine App, ein Ausdruck, eine auf ein Blatt Papier gekritzelte Notiz – all das hat das Potenzial, als effektive Arbeitshilfe zu fungieren.

Arbeitshilfen werden immer wieder verwendet und bieten einem wiederkehrenden Benutzer einen Mehrwert. Bewusst leicht verständlich und schnell bedienbar. Dawn betont, dass Arbeitshilfen vor allem bei Bedarf bequem zugänglich sein sollten.

Wenn Sie Arbeitshilfen benötigen (keine Schulung)

Die Art des Lernmaterials, das Sie benötigen, hängt ganz davon ab, was Sie Ihren Benutzern vermitteln möchten.

Arbeitshilfen sind besser für:

• Prozesse, die schwer oder unnötig zu merken sind
• Eigenständige Informationen
• Informationen, die Sie nicht oft brauchen

Die Leute denken oft, dass ein Kurs die Wissenslücken ihrer Mitarbeiter überbrücken wird, aber Sie sollten die Anwendung der Informationen berücksichtigen, bevor Sie nach einer Lösung suchen. Wenn Sie Benutzern helfen müssen, einem Prozess zu folgen, um sich bei einem Computerprogramm anzumelden, ist es dann notwendig, sie durch einen zeitaufwändigen Schulungskurs zu führen? Oder würde eine Anleitung mit entsprechenden, beschrifteten Screenshots ausreichen?

Arbeitshilfen müssen nicht immer unabhängig von Ausbildungen sein – sie können eine sinnvolle Ergänzung sein. Dawn rät jedoch, dass Arbeitshilfen auch außerhalb des Kurses zugänglich sein sollten. Es sollten herunterladbare Dokumente oder Merkblätter sein, auf die Benutzer bei Bedarf zurückgreifen können.

Was macht eine effektive Arbeitshilfe aus?

Dawn betont, dass eine erfolgreiche Arbeitshilfe klar und prägnant sein und der Qualität der Informationen Vorrang vor der Quantität einräumen sollte.

Während es nicht unbedingt darauf ankommt, wie lang Ihre Arbeitshilfe ist (einige Handbücher umfassen beispielsweise über tausend Seiten), spielt es eine Rolle, wie sie strukturiert ist. Die Hauptanforderung einer Arbeitshilfe besteht darin, Informationen schnell bereitzustellen, also indizieren Sie längere Materialien und unterteilen Sie den Text in leicht zu findende Abschnitte.

Der Text sollte einfach dargestellt werden, zum Beispiel in Aufzählungszeichen, nummerierten Listen oder kurzen Sätzen, die auf einen Blick konsumierbar sind.

Effektive Arbeitshilfen enthalten oft relevante Bilder, um die Anweisungen klarer zu machen. Dawn empfiehlt, wo immer möglich, qualitativ hochwertige Fotos oder Screenshots in Ihre Arbeitshilfen aufzunehmen.

Dawn schlägt außerdem vor, ein visuell geführtes Format wie ein PDF oder PowerPoint als Grundlage für Ihre Arbeitshilfe zu verwenden, da diese sowohl Text als auch visuelle Elemente enthalten können. Sie rät, sich von Formaten wie Excel fernzuhalten, die die Präsentation überkomplizieren und die Aufnahme von Informationen erschweren können.

Sie können Videos als Arbeitshilfe verwenden, aber beachten Sie, dass die Verwendung zeitaufwändig sein kann. Benutzer müssen möglicherweise mehr von dem Video ansehen, als sie benötigen, um die relevanten Informationen zu finden, und können sich daher in Zukunft möglicherweise nicht mehr auf die Arbeitshilfe verlassen.

So erstellen Sie eine erfolgreiche Arbeitshilfe

Die Erstellung von Arbeitshilfen muss nicht kompliziert sein, erfordert jedoch einen gründlichen Ansatz. Dawn teilte ihren Prozess zur Schaffung einer effektiven Arbeitshilfe in diesen vier Schritten mit.

1. Erfahren Sie, was Benutzer wissen müssen

Dawn empfiehlt, den Erstellungsprozess für Arbeitshilfen zu beginnen, indem Sie mit den Personen sprechen, die die betreffenden Aufgaben ausführen. Welchen Verfahren folgen sie? Welche Arbeitshilfen nutzen sie ggf. bereits? Wo liegt das Problem, wo liegen Wissenslücken?

Machen Sie sich mit dem Problem vertraut, auf das sich die Arbeitshilfe konzentrieren wird, und Sie haben eine bessere Vorstellung davon, welche Informationen enthalten sein müssen. Andererseits wissen Sie, was Sie ausschließen müssen, indem Sie herausfinden, welches Wissen die Benutzer bereits haben.

Andere Möglichkeiten, Wissenslücken zu entdecken, sind das Auffinden veralteter Informationen, die aktualisiert werden müssen, oder das Betrachten von Schulungsmaterialien, um zu sehen, was in den bestehenden Prozessen fehlt.

2. Entscheiden Sie, welche Art von Arbeitshilfe Sie erstellen möchten

Sobald Sie wissen, welche Informationen Sie aufnehmen möchten, müssen Sie entscheiden, welche Art von Arbeitshilfe Sie erstellen möchten.

Es gibt viele verschiedene Arten, und Sie müssen entscheiden, welche für die Benutzer am besten geeignet ist. Dawn erstellte ihr Tool „Job Aid Selection“ als Ausgangspunkt, um einige typische Geschäftsanforderungen und die Arbeitshilfen hervorzuheben, die eine geeignete Lösung sein könnten.

Wenn Sie diese Liste überfordert, überlegen Sie sich doch zunächst, welche Arten von Arbeitshilfen Sie bereits in Ihrem Unternehmen haben und die am besten für Ihr Team geeignet sind.

Sie können immer mit neuen Typen experimentieren, aber wenn Sie sich an den Typ halten, mit dem Ihre Benutzer bereits gut arbeiten, wird die Arbeitshilfe schneller erfolgreich sein.

3. Bereiten Sie Ihre Materialien vor und erstellen Sie Ihre Arbeitshilfe

Nachdem Sie sich für eine Art von Arbeitshilfe entschieden haben, können Sie damit beginnen, die Materialien zu sammeln, die Sie für die Erstellung benötigen. Dies kann das Vorbereiten von Bildern wie Screenshots oder das Aufnehmen von Fotos umfassen.

Denken Sie beim Schreiben daran, Ihren Text klar und prägnant zu halten, und wenn Sie mit speziellem Material arbeiten, stellen Sie sicher, dass ein KMU die Prozessschritte oder Terminologien definiert.

Es stehen viele digitale Tools zur Verfügung, mit denen Sie eine hervorragende Arbeitshilfe erstellen können. Dawn lobte die kostenlose Arbeitshilfevorlage von Snagit als einen ihrer Favoriten, aber es ist wichtig zu beachten, dass Sie fast jede Software zur Inhaltserstellung verwenden können, um Ihre Arbeitshilfe zu erstellen, von einem Word-Dokument bis hin zu etwas Komplexerem.

4. Machen Sie die Arbeitshilfe leicht auffindbar

Schließlich müssen Sie darauf achten, dass die fertige Arbeitshilfe leicht zugänglich ist. Dawn glaubt, dass die Schwierigkeit, Lernmaterialien zu finden, eines der größten Hindernisse für den Erfolg ist.

Überlegen Sie, wann und wo Ihre Benutzer diese Arbeitshilfe benötigen, und platzieren Sie sie entsprechend. Wenn Ihre Benutzer Büroangestellte sind, die die Informationen benötigen, wenn sie an ihrem Computer sitzen, möchten Sie ihnen vielleicht ein Dokument geben, das sie auf ihren Desktop herunterladen können. Wenn Ihr Benutzer jedoch ein Verkäufer ist, der Hilfe bei den weniger genutzten Prozessen einer Registrierkasse benötigt, ist ein Ausdruck, der an die Theke geklebt wird, möglicherweise besser geeignet.

Eine gute Möglichkeit, Arbeitshilfen zugänglich zu machen, besteht darin, einen Bereich für sie zu schaffen (digital oder auf andere Weise) und alle wissen zu lassen, wo sie sich befinden. Der wichtigste Tipp von Dawn ist, nur einen Link zu haben, der Benutzer zu einer Seite Ihres internen Systems oder zu einem Google-Dokument führt, das die Links zu all Ihren Arbeitshilfen enthält, damit sie immer verfügbar sind.

Nachdem Ihre Mitarbeiter einige Zeit hatten, die Arbeitshilfen zu verwenden, nehmen Sie sich etwas Zeit, um ihre Wirksamkeit zu überprüfen. Werden sie benutzt? Gibt es Informationen oder Schritte, die Sie übersehen haben oder die verfeinert werden müssen? Sie haben die Arbeitshilfe erstellt, um zu helfen, also überprüfen Sie, ob sie ihre Aufgabe erfüllt.

Dawn glaubt, dass der beste Weg, um zu überwachen, ob Arbeitshilfen effektiv sind, darin besteht, festzustellen, ob sie hilfreich und in Gebrauch sind. Wenn dies nicht der Fall ist, finden Sie den Grund dafür heraus und passen Sie sie entsprechend an. Wenn dies jedoch der Fall ist, können Sie feststellen, dass Sie noch mehr erstellen, um Ihrem Unternehmen zu helfen.

Wenn Sie mehr über Dawns Verfahren zur Erstellung effektiver Arbeitshilfen erfahren möchten, besuchen Sie ihren Kurs an der TechSmith Academy, „ Not Everything Needs To Be A Course: Job Aids “.

Sehen Sie sich weitere großartige Inhalte auf der kostenlosen Online-Lernplattform von TechSmith an: https://bit.ly/2QUvHeV

Besuchen Sie für weitere Ratschläge und Tipps von Experten die TechSmith Academy auf YouTube oder hören Sie sich den Podcast an.