Welche Informationen sollten Sie in eine E-Mail-Signatur einfügen?

Sie haben wahrscheinlich schon einmal eine E-Mail-Signatur gesehen, die einfach aus einem Namen bestand, und eine andere, die Zeilen mit Details, Links und Bildern enthält. Welches ist besser? Was ist effektiver? Wir helfen Ihnen bei der Entscheidung, welche Informationen Sie in eine E-Mail-Signatur aufnehmen sollten.

Es hängt davon ab, wofür Sie die Signatur verwenden

Fragen Sie sich zunächst, wofür Sie die Signatur verwenden werden. Handelt es sich um eine professionelle Unterschrift für Ihr Unternehmen oder um eine persönliche Unterschrift? Werden Sie die Signatur standardmäßig für jede E-Mail verwenden oder nur für bestimmte? Planen Sie, die Signatur sowohl in interne als auch in externe E-Mails aufzunehmen?

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Die meisten Menschen, die eine E-Mail-Signatur erstellen und verwenden, tun dies aus beruflichen Gründen. Sie können auch eine Unterschrift verwenden, wenn Sie Student oder Arbeitssuchender sind. Vor diesem Hintergrund können die Details, die Sie angeben, von Ihrer Branche, Ihrem Beruf oder Ihrer Absicht abhängen.

Wenn Sie beabsichtigen, eine Signatur für alle von Ihnen gesendeten E-Mails zu verwenden, können sich die von Ihnen aufgenommenen Details für externe und interne Nachrichten (innerhalb Ihrer Organisation) unterscheiden. In diesem Fall sollten Sie erwägen, mehrere Signaturen einzurichten und diejenige zu verwenden, die Sie gerade benötigen.

Werfen wir einen Blick auf die Grundlagen, die jede Signatur enthalten sollte, optionale Elemente, die Sie hinzufügen können, und Details, die Sie in Ihrer E-Mail-Signatur weglassen sollten.

Was Sie in eine Signatur aufnehmen sollten

Dies sind die wesentlichen Details, die Sie in Ihre Unterschrift aufnehmen sollten.

Vollständiger Name : Sie sollten zumindest Ihren vollständigen Namen (Vor- und Nachname) in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen. Während Sie Ihren Vornamen wahrscheinlich nur für private E-Mails verwenden, sollten Sie für berufliche E-Mails Ihren vollständigen Namen verwenden.

Titel oder Position : Wenn Sie jemandem eine E-Mail schicken, gehen Sie davon aus, dass er nichts über Sie weiß. Sie kennen Ihren Namen und Ihr Unternehmen (unten), möchten aber wahrscheinlich Ihre Position im Unternehmen wissen.

Firmenname : Da die meisten Unterschriften für geschäftliche Zwecke verwendet werden, sollten Sie den Namen Ihres Unternehmens unter oder in derselben Zeile wie Ihren Titel oder Ihre Position angeben.

Tipp: Wenn Sie Student sind, können Sie Ihr Hauptfach, z. B. „Student der Informatik“, und den Namen Ihrer Schule angeben.

Telefonnummer : Während E-Mail eine solide Form der Kommunikation ist, ist oft ein Telefonanruf erforderlich. Wenn Ihr E-Mail-Empfänger das Thema mündlich besprechen möchte, sollten Sie ihm Ihre Telefonnummer und ggf. Ihre Landesvorwahl und Durchwahl mitteilen.

Wenn Sie eine separate E-Mail-Signatur für die interne und externe Kommunikation erstellen, können Sie anstelle einer vollständigen Telefonnummer einfach Ihre Durchwahl angeben. Dies ist besonders akzeptabel, wenn alle Anrufe über dieselbe Hauptleitung geleitet werden.

Was Sie in eine Signatur aufnehmen können

Abhängig von Ihrem Beruf, Ihrer Organisation oder der Absicht Ihrer Unterschrift sind hier einige Details, die Sie möglicherweise angeben möchten.

Unternehmenswebsite : Viele halten dies für eine Grundvoraussetzung, die alle Unterschriften enthalten sollten. Es ist jedoch nur eine Option, die Sie möglicherweise hinzufügen möchten. Wenn ja, verlinken Sie die URL, damit Ihr Empfänger sie mit einem Klick besuchen kann.

Postanschrift oder physische Adresse des Unternehmens : Wenn Sie für eine Organisation mit verschiedenen Standorten arbeiten, z. B. in mehreren Bundesstaaten, Regionen oder Ländern, möchten Sie möglicherweise die Adresse des Unternehmens als Referenz des Empfängers angeben.

E-Mail-Adresse : Viele schlagen vor, dass Ihre E-Mail-Adresse in der Signatur nicht erforderlich ist, da sie sich in der Kopfzeile der E-Mail befindet. Es gibt jedoch E-Mail-Anwendungen, die nur den Namen anzeigen, insbesondere beim Antworten.

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Foto : Wenn Sie eine persönliche Note hinzufügen möchten, können Sie ein Foto von sich hinzufügen. Wenn Sie sich entscheiden, ein Foto einzufügen, stellen Sie sicher, dass es sich um einen professionellen Headshot handelt und nicht um ein einfaches Selfie oder eine Karikatur.

Firmenlogo : Um die Marke Ihres Unternehmens darzustellen, sollten Sie Ihr Logo zur Signatur hinzufügen. Es kann für Ihren Empfänger von Vorteil sein, das Design zu sehen, sodass es sich auf einen Blick leicht merken lässt. Denken Sie an einige der bekanntesten Logos, die diese Marken schnell identifizierbar machen.

Farbe : Wenn Sie sich entscheiden, Ihr Firmenlogo nicht einzufügen, ziehen Sie stattdessen einen kleinen Farbtupfer mit den Farben Ihres Unternehmens in Betracht. Sie können Farbe einfach für Akzente, Verbindungen oder Linien verwenden, aber beschränken Sie sich auf mindestens eine oder zwei Farben.

Social-Media-Links : Damit Ihr Empfänger schnell eine Verbindung herstellen kann, können Sie Links oder verknüpfte Symbole zu Social-Media-Websites wie Facebook, Twitter oder Instagram einfügen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie die Signatur für sich selbst als Freiberufler, Auftragnehmer oder Arbeitssuchender und nicht für ein Unternehmen verwenden.

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Haftungsausschluss : Viele Unternehmen verlangen einen Haftungsausschluss bezüglich Vertraulichkeit und Freigabe am Ende einer E-Mail-Signatur für externe Nachrichten. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Vorgesetzten oder Manager nach der Wortwahl, wenn Sie glauben, dass dies der Fall sein könnte.

Was Sie nicht in eine Signatur aufnehmen sollten

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie etwas, das oben nicht aufgeführt ist, in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen sollten, finden Sie hier einige Punkte, die Sie vermeiden sollten.

Personenbezogene Daten : Geben Sie keine personenbezogenen Daten in eine Unternehmenssignatur ein. Vermeiden Sie es beispielsweise, Ihre persönliche Handynummer oder Privatadresse anzugeben, es sei denn, Sie möchten, dass Ihr Empfänger sie hat und möglicherweise verwendet.

Inspirierende Zitate : Während Zitate für persönliche E-Mail-Signaturen geeignet sein können, sind sie in professionellen E-Mail-Signaturen unnötige Ablenkungen, die einfach Platz einnehmen.

Bildsignatur : Möglicherweise finden Sie attraktive E-Mail-Signaturen, die eher Bilder als Text sind. Diese sehen normalerweise hübsch aus, sind aber unpraktisch für Benutzer mit Bildschirmlesegeräten oder mit einer Vorlesefunktion. Wenn Sie sich entscheiden, ein Bild für Ihre Signatur zu verwenden, achten Sie darauf, Alt-Text einzufügen.

Weitere Tipps zur E-Mail-Signatur

Wenn es um das Design von E-Mail-Signaturen geht, finden Sie zahlreiche Beispiele, Signaturgeneratoren und Vorlagen, die Ihnen helfen. Sehen Sie sich auch unsere Anleitungen für die E-Mail-Signaturvorlagen von Outlook an.

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Halte es kurz. Es wird empfohlen, dass Ihre E-Mail-Signatur nicht länger als vier oder fünf Zeilen ist. Bei zu vielen Details dauert es einige Zeit, bis Ihr Empfänger die benötigten Informationen findet. Außerdem kann es auf dem Handy ein Weltraumschwein sein, wie unten gezeigt.

Verwenden Sie außerdem gut lesbare Schriftarten und übertreiben Sie es nicht mit zu vielen verschiedenen Schriftarten oder -größen, Farben, Bildern oder Social-Media-Links. Sehen Sie sich den ersten Screenshot im Abschnitt „Was nicht enthalten sein“ oben an.

Unabhängig davon, ob Sie eine einzelne E-Mail-Signatur oder mehrere für verschiedene Arten von Nachrichten erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie zuerst die wichtigsten Informationen hinzufügen und dann mit nützlichen Details fortfahren.

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