Verschwenden Sie mit diesen 4 einfachen Tipps weniger Zeit in Meetings
Veröffentlicht: 2022-01-29Diese Meetings sind kostspielig, nicht nur in Bezug auf die Gehälter der Menschen, sondern auch in Bezug auf die kognitive Belastung, Energie und Moral. Besprechungen sind störend und lenken die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter von der Kernarbeit ab, die oft eine hohe Konzentration erfordert. Neben E-Mail werden Meetings seit Jahrzehnten von Mitarbeitern als größter Schmerzpunkt eingestuft.
Im Kontext von Remote Work während einer Pandemie, wenn Stress und Ängste für so viele Menschen bereits hoch sind, ist es sinnvoll, die Zeit, die wir in Meetings verbringen, aktiv zu reduzieren.
Abhängig von Ihrer beruflichen Rolle können Sie möglicherweise aus einigen Meetings einfach herauskommen, indem Sie sie absagen oder absagen. Es gibt auch die Frage "Sollte dieses Treffen eine E-Mail gewesen sein?" Wenn der Inhalt eines Meetings auf andere Weise effizienter kommuniziert werden könnte, halten Sie, ich wiederhole , kein Meeting ab.
Was ist mit den Meetings, die Sie einfach nicht überspringen können? Schließlich sind manche Meetings wirklich wertvoll und wichtig. Meetings ermöglichen ein gegenseitiges Kennenlernen, was Kameradschaft schafft. Gerade in der Remote-Arbeit helfen Meetings dabei, Vertrauen aufzubauen. Wenn es um eine dringende Angelegenheit geht und es auf Schnelligkeit ankommt, sind Besprechungen in der Regel der schnellste Weg, um Probleme zu erkennen und Entscheidungen zu treffen. Einige Besprechungen bieten Klarheit auf eine Weise, die andere Kommunikationsmethoden nicht können.
Die meisten Menschen wissen, dass, wenn Sie unbedingt ein Meeting haben müssen, das Meeting eine Agenda mit Zielen haben sollte, dass die Agenda im Voraus verteilt werden sollte oder dass Sie Apps verwenden können, um bessere Meetings abzuhalten, bla, bla, bla. Nur wenige Menschen stören sich an diesen Schritten. Warum suchen Sie nicht nach anderen Möglichkeiten, Meetings effizienter zu gestalten und die Zeit, die Sie in Meetings verbringen, zu reduzieren? Hier sind vier Strategien, wie es geht.
1. Halten Sie die Hälfte des Meetings vor dem Meeting ab
Anstatt ein einstündiges Meeting abzuhalten, planen Sie ein 30-minütiges (oder besser 20-minütiges) Meeting und geben Sie allen Meeting-Teilnehmern die Möglichkeit, sich vor dem eigentlichen Meeting an Inhalt oder Zweck zu beteiligen. Diese Strategie ist nicht nur hilfreich, um die Besprechungszeit zu verkürzen, sondern ermöglicht es auch Introvertierten und anderen, sich auf eine Weise zu beteiligen, die möglicherweise einfacher und bequemer ist, als sich in einer Besprechung zu äußern
Wie machst du das? Verwenden Sie ein asynchrones Kollaborationstool, wie z. B. ein freigegebenes Dokument oder ein Online-Whiteboard, auf dem die Teilnehmer die Tagesordnung lesen, Fragen aufschreiben, Ideen sammeln oder alles tun können, was sie sonst noch tun sollen, um an der Besprechung „teilzunehmen“. Wenn Sie den Menschen einen Ort zum Lesen, Verdauen, Kommentieren, Brainstorming und asynchronen Denken geben, können sie sich Zeit nehmen, wenn sie nicht auf der Stelle stehen. Sie können es auch zu einem Zeitpunkt tun, der für sie am besten ist und ihre Kernarbeit nicht unterbricht.
Einige Apps, die Sie verwenden könnten, sind Miro, Mural, Conceptboard (abgebildet), Google Workspace-Apps wie Google Docs und sogar Apps für gemeinsame Notizen wie Microsoft OneNote.
Indem Sie den Leuten einen Ort geben, an dem sie ihre Ideen vor dem eigentlichen Meeting aufzeichnen können, erhalten Sie eine bessere Beteiligung von allen, die sich sonst vielleicht nicht zu Wort melden würden. Noch wichtiger ist, dass Sie in der Lage sein sollten, die tatsächliche Besprechungszeit erheblich zu verkürzen, möglicherweise um die Hälfte, da im Voraus so viel Arbeit geleistet wurde.
Diese Strategie funktioniert nicht bei jeder Art von Meetings, ist aber ideal für Meetings, bei denen alle Teilnehmer einen Beitrag leisten sollen, wie z. B. ein Brainstorming-Meeting oder ein Kickoff-Meeting für ein neues Produkt.
2. Weisen Sie einen Zeitnehmer zu
Weisen Sie einen Zeitnehmer zu und stellen Sie sicher, dass Sie diese Person als Zeitnehmer für das Meeting vorstellen. Der Zeitnehmer ist dafür verantwortlich, dass das Meeting pünktlich beginnt und endet und dass alle Segmente, die eingehalten werden sollen, zeitlich begrenzt sind.
Um pünktlich zu starten, ist das einfache Einführen des Zeitnehmers eine großartige Möglichkeit, dies zu tun. „Phil wird bei der heutigen Besprechung der Zeitnehmer sein. Lasst uns Phils Job erleichtern und sofort loslegen.“
Für ein pünktliches Ende kann der Zeitnehmer je nach Stimmung und Wichtigkeit des Meetings ankündigen, wann noch fünf, zwei oder eine Minute verbleiben.
Für die Verwaltung von Segmenten ist es am einfachsten, ein Beispiel zu geben. Angenommen, Sie planen ein Meeting, bei dem sich die Teilnehmer vorstellen müssen. Sie könnten sagen: „Bitte stellen Sie sich vor und erklären Sie in etwa 15 Sekunden, warum Sie in diesem Meeting sind. Jill ist heute unsere Zeitnehmerin. Auf diese Weise muss Jill sich nicht schlecht fühlen, wenn sie jemanden unterbricht und ihm sagt, er solle es beenden. Die Glocke erledigt die Arbeit.
Sie können ähnliche Formulierungen verwenden, wenn Sie Segmente eines Meetings haben, in denen verschiedene Personen ihre Ideen oder Informationen präsentieren können.
Timer-Apps, Websites und Plugins gibt es wie Sand am Meer. Verwenden Sie die Standard-App auf Ihrem Telefon oder eine kostenlose Website wie vclock.com (siehe Abbildung).
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3. Bitten Sie um Feedback zu wiederkehrenden Meetings
Hier ist eine Strategie, die Ihnen hilft, die Dauer wiederkehrender Meetings zu verkürzen: Bitten Sie die Teilnehmer um Feedback. Am effektivsten ist es bei wiederkehrenden Meetings, wie z. B. ständigen Teammeetings und wöchentlichen oder monatlichen Check-Ins, da das Format und einige der Themen in der Regel jedes Mal gleich sind.
Bitten Sie nach einem Meeting um spezifisches Feedback, wie zum Beispiel:
War das Treffen länger als nötig? War es zu kurz? Haben wir etwas nicht abgedeckt, das Sie besprechen wollten?
Wofür mussten wir nicht so viel Zeit aufwenden?
Gab es Teile des Meetings, die besser gewesen wären, wenn wir sie auf andere Weise durchgeführt hätten, z. B. durch Brainstorming in einem gemeinsamen Dokument?
Die Teilnehmer Ihrer Meetings haben möglicherweise hervorragende Ideen, wie Sie das Meeting verbessern können, sei es, dass Sie es verkürzen, das Format ändern oder beides.
4. Passen Sie Ihre One-on-Ones an
Ihre Organisation hat möglicherweise eine Norm für Einzelgespräche, d. h. wiederkehrende Treffen zwischen einem Mitarbeiter und einem Vorgesetzten. Sie finden oft einmal pro Woche statt, normalerweise zwischen einer halben Stunde und 45 Minuten. Aber wer sagt, dass dieser Zeitplan ideal für Sie ist?
Bei Einzelgesprächen können und sollten die beiden Parteien einen offenen Dialog darüber führen, ob die Häufigkeit und Dauer der Treffen hilfreich und effektiv ist. Ein halbstündiges Treffen alle zwei Wochen kann alles sein, was Sie brauchen. Ein 15-minütiger wöchentlicher Check-in könnte für Sie besser sein.
Es gibt keinen Grund, warum Einzelgespräche länger oder häufiger sein sollten, als es für eine der Parteien erforderlich ist. Versuchen Sie, dieses Thema in Ihrem nächsten Einzelgespräch anzusprechen, und sehen Sie, ob Sie und Ihr Gegenüber sich über die ideale Zeit für die gemeinsame Zeit einigen können.
Kürzere, effizientere Meetings
Nicht jedes Meeting kann abgesagt werden. Je nach Zweck und gewünschtem Ergebnis sollte auch nicht jedes Meeting kürzer sein als ursprünglich erwartet. Aber sicherlich könnten die meisten Meetings, an denen Wissensarbeiter teilnehmen, weniger Zeit in Anspruch nehmen und effizienter sein. Indem Sie sich aktiv darauf konzentrieren, die Zeit zu verkürzen, die Ihre Meetings in Anspruch nehmen, werden Sie einen Großteil der durch Meetings verursachten Schmerzen lindern. Noch wichtiger ist, Ihre Kollegen werden es Ihnen danken.