Die Zukunft der Kommunikation ist visuell. Hier sind 6 Möglichkeiten, wie Ihr Team innovativ sein kann.

Die meisten Menschen verstehen Informationen schneller und besser, wenn sie visuell dargestellt werden.

Aus diesem Grund haben Emojis, GIFs, Screenshots und Videos unsere tägliche Kommunikation überflutet. Und das gilt auch bei der Arbeit.

Das galt, als die meisten von uns in traditionellen Büroumgebungen arbeiteten, und es stimmt jetzt, dass so viele von uns remote arbeiten und möglicherweise die echte Verbindung zu Kollegen vermissen.

Das bedeutet, dass es für Unternehmen noch wichtiger ist, Bilder und Videos zu nutzen.

Warum also verlassen sich so viele Unternehmen auf lange E-Mails und endlose Zoom-Anrufe für ihre Fernkommunikation?

Für die meisten Organisationen, CEOs und Manager ist die Antwort so einfach wie: „Das haben wir schon immer so gemacht, und es funktioniert gut!“

Aber hier ist die Sache: Was gestern funktioniert hat, garantiert heute nicht unbedingt Erfolg – ​​besonders wenn es effektivere Optionen gibt.

Unternehmen, die mit Innovationen oder der Aktualisierung von Verfahren zu langsam sind, werden im Staub zurückgelassen.

[Webinar] Der Wert von Visuals und 6 Möglichkeiten, wie Sie sofort damit beginnen können

Remote-Arbeit erfordert das Finden neuer und besserer Wege, um online mit Kollegen in Kontakt zu treten – und Bilder und Videos sind der Schlüssel zu einer effektiven Kommunikation am Arbeitsplatz (ob remote oder persönlich).

Wir kapieren es. Veränderung ist schwer. Sie sind beschäftigt. Ihr Team ist beschäftigt. Und die Vorstellung, das Erstellen von Bildern und Videos zu lernen, ist entmutigend (insbesondere, wenn Sie dies noch nie zuvor getan haben).

Aber was wäre, wenn das Erstellen von visuellen Bildern und Videos in professioneller Qualität für die Kommunikation – in vielen Fällen – tatsächlich einfacher wäre, als eine lange und langweilige E-Mail abzutippen?

Es ist!

Und das Beste ist, dass die Fernkommunikation nicht nur besser für Ihre Mitarbeiter ist, sondern auch besser für Ihr Unternehmen. Sie steigern die Produktivität, machen weniger Fehler und eliminieren Feedback-Schleifen.

Außerdem werden Ihre Mitarbeiter engagierter denn je sein.

Keine Sorge, wir bitten Sie nicht, vollständig auf E-Mails zu verzichten. Wir schlagen nur einen besseren Weg vor.

Und der Einstieg ist unglaublich einfach.

Wir zeigen Ihnen wie.

Hier ist, was Sie lernen werden:

• Warum die ausschließliche Verwendung von Klartextkommunikation (z. B. E-Mail) Sie tatsächlich Zeit und Geld kostet.
• Wie Visuals und Videos die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter steigern.
• Sechs Möglichkeiten, wie Sie und Ihr Team ganz einfach mit der Verwendung von Bildern und Videos für die Kommunikation am Arbeitsplatz beginnen können – keine Profikenntnisse erforderlich.
• Die drei Mythen der visuellen Kommunikation und warum sie falsch sind.

Wie Visuals besser für die Remote-Kommunikation (und Ihr Unternehmen) sind

Das haben wir alle schon durchgemacht. Sie hören das kleine „Ding“ aus Ihrem E-Mail-Postfach. Sie klicken darauf, um es zu überprüfen, und genau dort starrt Sie eine riesige Textwand an. Fünf Absätze, jeweils sechs Sätze. Keine Persönlichkeit. Keine Pausen. Keine Bilder.

Nein Danke.

Spoiler-Alarm: Ihre E-Mail hat mich NICHT gut gefunden.

Aber lassen Sie uns etwas klarstellen. Wir sagen nicht, dass E-Mail veraltet ist. E-Mail ist und bleibt eines der Rückgrate der Geschäftskommunikation.

Es ist großartig, wenn es richtig verwendet wird. Leider verlassen wir uns mittlerweile auf E-Mails als das A und O der Kommunikation am Arbeitsplatz.

E-Mail ist perfekt für schnelle Updates oder Notizen, die ein paar Sätze lang sind. Müssen Sie eine Anfrage nachverfolgen oder den Status eines Projekts überprüfen? E-Mail ist Ihre Anlaufstelle.

Müssen Sie Anweisungen geben oder viele Informationen auf einmal übermitteln? Das ist nicht wirklich die Stärke von E-Mail.

Chat-Anwendungen wie Slack und Microsoft Teams sind zumindest teilweise deshalb so beliebt geworden, weil wir E-Mails missbraucht haben.

Wenn es um textbasierte Kommunikation geht, wollen die Leute sie kurz und bündig.

Aber nehmen Sie uns nicht beim Wort. Wir haben recherchiert!

Was ist der wahre Wert von Visuals?

Vor ein paar Jahren haben wir ein ziemlich großes Forschungsprojekt namens The Value of Visuals durchgeführt. Wir wollten wissen, ob die Kommunikation mit Bildern und Videos tatsächlich besser ist als mit reinem Text, aber wir wollten auch herausfinden, ob die visuelle Kommunikation einen wirtschaftlichen Nutzen hat.

Wir haben 125 Personen getestet, die reale Büroaufgaben ausführen, wie z. B. das Aktualisieren einer Webseite, das Ausfüllen einer Spesenabrechnung und das Herunterladen und Installieren neuer Software. Für jede Person wurden die Anweisungen für jede Aufgabe zufällig als einfacher Text, Text mit markierten Screenshots/Bildern oder Video gegeben.

Dann haben wir ihre Leistung gemessen, während sie ihre Aufgaben erledigten.

Die Ergebnisse waren erstaunlich.

Insgesamt erledigten 67 % der Getesteten Aufgaben besser, wenn die Anweisungen als Bild oder Video bereitgestellt wurden. Im Durchschnitt nahmen sie die Informationen 7 % schneller auf und erinnerten sich bei späterer Nachfrage nach den Aufgaben besser und länger an die Informationen.

Tatsächlich schätzen unsere Untersuchungen, dass jeder Mitarbeiter fast sieben Minuten an Produktivität pro Tag gewinnen könnte, wenn Unternehmen mehr Bilder und Videos in der Kommunikation am Arbeitsplatz verwenden.

Das sind fast 34 Minuten pro Fünf-Tage-Arbeitswoche und 2,25 Stunden pro Monat – für jeden Mitarbeiter.

Das heißt, wenn Ihr Unternehmen 100 Mitarbeiter hat, könnten Sie jeden Monat 225 Stunden Produktivität zurückerhalten. Wenn Ihr Unternehmen 500 Mitarbeiter hat, sind das 1.100 Stunden Produktivitätsgewinn.

In Geld ausgedrückt sind das ungefähr 1.200 US-Dollar Produktivitätsgewinn pro Jahr für jeden Mitarbeiter – allein durch den Einsatz von mehr Bildmaterial in der Kommunikation am Arbeitsplatz.

Mitarbeiter wollen mehr Visuals

Wenn die rein wirtschaftlichen Vorteile nicht ausreichen, sehnen sich Ihre Mitarbeiter nach mehr visueller Kommunikation am Arbeitsplatz.

Unsere Studie ergab, dass 48 % der Mitarbeiter Video als die ansprechendste Form der Kommunikation ansehen. 37 % halten Text mit Bildern für am ansprechendsten.

Nur 15 % gaben an, dass E-Mails am ansprechendsten waren.

Und doch erhöhen fast 50 % der Unternehmen ihre Nutzung von E-Mails.

Mitarbeiter, die weniger engagiert sind, fühlen sich ihrer Arbeit, ihrem Unternehmen und ihren Kollegen weniger verbunden. Hinzu kommt das Gefühl der Trennung, das bereits bei der Fernarbeit auftreten kann.

Aber wirklich engagierte Mitarbeiter fühlen sich als Teil von etwas Größerem als sie selbst. Sie haben Motivation, bessere Arbeit zu leisten.

Wenn sie das Gefühl haben, dass sich ihr Unternehmen um sie kümmert, kümmern sie sich mehr um ihr Unternehmen.

Sechs einfache Möglichkeiten, wie Sie sofort mit der Verwendung von Visuals bei der Arbeit beginnen können – keine Profi-Kenntnisse erforderlich

1. Ersetzen Sie Meetings durch Video

Reine Informationstreffen sollten nicht erfordern, dass alle zur gleichen Zeit am selben Ort sind – selbst wenn dieser Ort virtuell ist.

Wenn Sie Informationen mit Ihrem Team teilen möchten, die kein sofortiges Feedback oder Brainstorming erfordern, versuchen Sie, dieses Meeting durch ein Video zu ersetzen.

Sie können genau das aufschreiben, was Sie sagen möchten, und die Informationen ohne Unterbrechung teilen oder ohne dass die Gespräche abschweifen oder wild vom Kurs abweichen.

Wenn Sie Folien zeigen möchten, verwenden Sie Snagit, um Ihren Bildschirm aufzuzeichnen, während Sie kommentieren. Keine Folien? Kein Problem. Snagit kann Ihre Webcam aufzeichnen, um Ihrem Video eine persönlichere Note zu verleihen.

Diese Art der Bereitstellung ist respektvoller gegenüber der Zeit Ihres Teams. Wenn es nicht dringend ist, dass sie die Informationen in dieser Sekunde kennen, können sie sich das Video in ihrer eigenen Zeit ansehen. Und wenn sie eine Auffrischung brauchen, können sie jederzeit zurückgehen und erneut zusehen.

Außerdem können sie, wenn Sie Feedback benötigen oder Fragen haben, individuell zu Ihnen kommen.

Unserer Erfahrung nach können Besprechungen, die normalerweise für eine Stunde geplant gewesen wären, auf ein 20-minütiges (oder weniger) Video reduziert werden. Das ist eine Menge Zeit gespart!

2. Geben Sie visuelles Feedback

Dies ist eine der besten Möglichkeiten, um mit der Verwendung von Visuals in der Arbeitsplatz- und Fernkommunikation zu beginnen, da Sie wahrscheinlich bereits etwas Ähnliches tun.

Fast alle von uns mussten schon einmal ein Dokument Korrektur lesen und bearbeiten, das jemand anderes erstellt hat. Wir drucken es aus, greifen zum Rotstift und notieren auf den gedruckten Seiten, wo wir die gewünschten Änderungen vornehmen müssen.

Leider funktioniert das in einer Remote-Umgebung nicht wirklich, es sei denn, Sie möchten Ihre Seiten anschließend scannen und per E-Mail versenden.

Snagit kann helfen!

In diesem Beispiel habe ich Snagit verwendet, um Screenshots bestimmter Seiten in einem E-Book zu erstellen und zu notieren, wo Änderungen erforderlich waren. Genau wie bei der traditionellen Dokumentenbearbeitung kann der Empfänger genau sehen, was ich will und wo ich es will.

Dies dauerte fast keine Zeit.

Außerdem funktioniert es für fast jede Art von ähnlichem Feedback. Sie müssen Änderungen an einer Website vornehmen? Schnappen Sie sich einfach Ihre Screenshots, notieren Sie die notwendigen Änderungen und senden Sie sie an Ihr Webteam.

Sie können dies auch tun, indem Sie Bilder und Videos kombinieren. Snagit-Kunde Referral Rock – dessen Team seit dem ersten Tag remote arbeitet – sagte uns, dass er regelmäßig die benötigten Screenshots erstellt und das Markup hinzufügt. Dann erstellt er ein kurzes Screencast-Video, in dem er sein Team durch die Änderungen führt, damit er bei Bedarf Kontext hinzufügen kann.

Jetzt verstehen sie, was geändert werden muss UND warum.

Es ist schneller als Schreiben und E-Mail – und viel ansprechender und sympathischer.

3. Erstellen Sie immergrüne Onboarding- und fokussierte Schulungsinhalte

Ein hervorragendes Onboarding gibt neuen Mitarbeitern die Tools und Informationen, die sie benötigen, um in ihren neuen Rollen erfolgreich zu sein. In einer Remote-Umgebung ist es keine Option, persönliche Zeit für Schulungen zu bekommen, aber die Erstellung von Video- und visuellen Schulungsinhalten kann einen großen Beitrag dazu leisten, sie auf den Weg zum Erfolg zu bringen.

Ganz gleich, ob es sich um Schulungen am ersten Tag oder um kontinuierliche Schulungen zur Verbesserung der Mitarbeiter handelt, visuelle und Videoinhalte machen so viel Sinn.

Es eignet sich hervorragend für Dinge wie die Verwendung von HR-Systemen oder die Anmeldung beim Netzwerk. Sie können sogar ein kurzes Video erstellen, in dem Sie die vier (oder sechs oder 10) am häufigsten gestellten Fragen von Neueinstellungen beantworten.

Und es ist leicht skalierbar. Ihre Anleitungen, Arbeitshilfen oder kurzen Schulungsvideos funktionieren für eine, 100 oder 1.000 Personen oder mehr.

Auch für kleinere Organisationen ist dies sinnvoller. Ihre Trainingsinhalte können auch dann für Sie arbeiten, wenn Sie andere Dinge tun. Sie verbringen weniger Zeit außerhalb Ihrer Arbeit und mehr Zeit mit anderen Aufgaben.

Ganz gleich, ob Sie Arbeitshilfen, Mikrovideos für Softwareschulungen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen oder mehr erstellen müssen, Snagit ist das perfekte Tool zum Erstellen interner Schulungsinhalte.

4. Führen Sie effizientere Software-Rollouts durch

Nahezu jedes Unternehmen muss irgendwann neue Software einführen. Es kann für Ihre Mitarbeiter unglaublich frustrierend und störend sein – besonders wenn es nicht gut kommuniziert wird.

Verwenden Sie Screenshots und Screencasts, um zu zeigen, wie Sie Softwarefunktionen während eines internen Rollouts präsentieren können. Nehmen Sie einen schnellen Screencast auf, der einfach mit Teammitgliedern oder dem gesamten Unternehmen geteilt werden kann.

Kurze Schulungssitzungen können Benutzern dabei helfen, ihre Fähigkeiten zu erhalten und gleichzeitig neue Funktionen zu erlernen. Mitarbeiterschulungen für Software-Rollouts können dazu beitragen, Produktivitätsverluste zu vermeiden.

Wir haben kürzlich bei TechSmith eine große Software-Einführung durchgeführt. Unser IT-Team verwendete eine Kombination aus Screenshots, kurzen Videos und sogar E-Mails, um uns auf das Kommende vorzubereiten, uns durch den Rollout-Prozess zu führen und nach der Installation der Software mit uns in Kontakt zu bleiben.

Anstatt uns durch Textabsätze zu pflügen (was die meisten Leute nur überfliegen werden), konnten wir sehen, was auf uns zukam, was wir tun mussten, und wie gewünscht Feedback geben.

5. Bieten Sie Peer-to-Peer-Training/Hilfe an (auch bekannt als soziales Lernen oder informelles Training)

Die meisten von uns sehen sich wahrscheinlich nicht als Trainer, aber wenn Sie mit anderen Menschen zusammenarbeiten, müssen Sie wahrscheinlich schon einmal jemandem zeigen, wie man etwas macht.

Das kann alles sein, von einem Kollegen zeigen, wie er eine Abwesenheitsnachricht zu seiner E-Mail hinzufügt, bis hin zum Anpassen der Mikrofoneinstellungen in seiner Anwendung für virtuelle Besprechungen.

Anstatt jedes Mal in ein Meeting zu springen, wenn jemand Hilfe braucht, erstellen Sie ein schnelles Screencast-Video, das den Vorgang zeigt. Oder machen Sie ein paar Screenshots und verwenden Sie das Step-Tool von Snagit, um eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu erstellen.

Sie sparen täglich Zeit und geben Ihren Kollegen eine nette Referenz, wenn sie eine Auffrischung benötigen.

6. Technische Fragen schneller beantworten

Ihre IT-Mitarbeiter können viel Zeit und Mühe sparen, indem sie Anleitungen und Arbeitshilfen für die am häufigsten gestellten Fragen erstellen. Wenn dann eine Anfrage eintrifft, haben sie die Antwort parat.

Auch komplexere oder weniger häufig gestellte Fragen profitieren von Bildmaterial und Videos. Wenn einer Ihrer Benutzer ein Problem oder eine Anfrage hat, kann Ihr IT-Team Screenshots erstellen, die genau zeigen, wohin Sie gehen und was zu tun ist, um das Problem zu beheben. Oder erstellen Sie ein Screencast-Video, in dem Sie verschiedene Optionen oder mögliche Korrekturen durchgehen.

Das funktioniert auch für Ihre Benutzer! Hat jemand plötzlich eine seltsame neue Fehlermeldung erhalten? Machen Sie einen Screenshot und senden Sie ihn an Ihr IT-Team. Sie können das Problem diagnostizieren und Sie wieder an die Arbeit bringen.

Wenn eine Softwareanwendung wiederholt abstürzt, erstellen Sie eine Bildschirmaufzeichnung der Schritte, die Sie vor dem Absturz unternommen haben, um Ihren IT-Mitarbeitern zu helfen, das Problem zu identifizieren und zu beheben.

Drei Mythen über das Erstellen visueller Inhalte (und warum sie nicht wahr sind)

Sie wissen also, dass Sie mehr visuelle Inhalte in der Arbeitsplatzkommunikation verwenden sollten, aber ist es nicht viel schwieriger? Es ist einfach so viel einfacher, eine E-Mail zu schreiben, oder?

Schauen wir uns das an.

Mythos 1. Das Erstellen von Visuals und Videos dauert zu lange

Video und Visuals KÖNNEN lange dauern. Aber das müssen sie nicht.

Denken Sie daran, dass das Perfekte der Feind des Guten ist. Während viele von uns keine Bedenken haben, eine schnelle E-Mail zu versenden, ohne Korrektur zu lesen oder sicherzustellen, dass unsere gesamte Grammatik und Zeichensetzung perfekt sind, denken wir aus irgendeinem Grund, dass Bilder und Videos perfekt sein müssen, bevor sie geteilt werden.

Nicht so.

Umarmen Sie den Schlamassel. Setzen Sie sich für den One-Take-Screencast ein. Feiern Sie und verwenden Sie den schnellen Screenshot mit Markup.

Wenn Sie sich in einem Kreislauf der Perfektion befinden, treten Sie einen Schritt zurück und denken Sie über das Ziel und die Zielgruppe nach. Anhand dieser beiden Faktoren können Sie bestimmen, wie ausgefeilt Ihr Video sein muss.

Stärken Sie als Manager oder CEO das Selbstvertrauen Ihres Teams, indem Sie explizit darlegen, welche Inhalte eine höhere Priorität haben und mehr Feinschliff benötigen. Die meiste interne Kommunikation muss wahrscheinlich nicht perfekt sein, um effektiv zu sein.

Mythos Nr. 2: Sie brauchen spezielle Fähigkeiten

Der Wechsel zu etwas Neuem kann bei manchen Menschen ein unangenehmes Gefühl hervorrufen. Ob es nun die Nervosität ist, ein erstmaliger Entwickler zu sein, oder die Unsicherheit bei der Ausführung, viele Menschen haben keine Ahnung, wie einfach es ist, Visuals zu erstellen.

Die Technologie hat viele Möglichkeiten geschaffen, um einfach wirklich unglaubliche Bilder und Videos zu erstellen, ohne dass professionelle Fähigkeiten erforderlich sind.

Visuelle Kommunikationssoftware wie TechSmith Snagit macht es einfach, qualitativ hochwertige Bilder und Videos zu erstellen und zu teilen, die Nachrichten schneller vermitteln als Text allein.

In vielen Fällen ist es viel einfacher und schneller, als eine lange und komplizierte E-Mail zu schreiben.

Mythos Nr. 3: Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen

Neue Wege zu finden, um visuelle Inhalte in Ihr Unternehmen zu integrieren, muss nicht übermäßig aufwändig oder kompliziert sein – es soll vereinfachen. Es gibt viele Möglichkeiten, visuelle Elemente zu verwenden, um die Kommunikation zu vereinfachen und das Wesentliche zu vermitteln.

Legen Sie zunächst fest, was Sie erreichen möchten und wie Visualisierungen dabei helfen können. Befähigen Sie dann Ihre Mitarbeiter und leiten Sie sie an, um sicherzustellen, dass es tatsächlich erledigt wird.

Es kann einige Zeit dauern, bis Sie von der E-Mail-Gewohnheit abgekommen sind, aber Sie und Ihre Mitarbeiter werden glücklicher sein, wenn Sie dies tun.

Denken Sie genau wie beim Schreiben einer E-Mail oder beim Zusammenstellen einer Besprechungsagenda über den Zweck des Videos oder Bildes nach und dann darüber, was Sie damit erreichen möchten. Erstellen Sie dann etwas, das das tut.

Wenn Sie dennoch eine helfende Hand benötigen, bietet Snagit professionell gestaltete, einfach zu verwendende Vorlagen für Zeiten, in denen es einfach zu viel erscheint, bei Null anzufangen. Und mit einem Abonnement von TechSmith Assets für Snagit erhalten Sie Zugriff auf noch mehr.

Bringen Sie Ihre Fernkommunikation mit Bildern und Videos auf die nächste Stufe

Unternehmen, die mehr visuelle und Videoinhalte für die interne Kommunikation verwenden, können ihre Produktivität steigern, Fehler reduzieren, Feedbackschleifen beseitigen und zufriedenere, engagiertere Mitarbeiter haben.

Und mit Software-Tools wie TechSmith Snagit war es noch nie einfacher, mit nur wenigen Klicks hochwirksame Inhalte in professioneller Qualität zu erstellen – selbst wenn Sie noch nie in Ihrem Leben ein Bild oder Video erstellt haben.

Töten Sie das unnötige E-Mail-Monster und machen Sie sich auf den Weg zu ansprechender, effektiver Kommunikation.