So erstellen Sie visuelle Prozessdokumentationen und Leitfäden

Sie sehen sich wahrscheinlich nicht als Trainer, aber fast jeder von uns muss irgendwann einen Prozess erklären oder jemanden schulen, um etwas Neues zu tun. Wenn es etwas ist, das viele Leute wissen müssen, möchten Sie wahrscheinlich eine Art Dokumentation erstellen, die Sie teilen können. Auf diese Weise müssen Sie es nicht immer wieder erklären.

Wenn es darum geht, einen Prozess oder die Schritte zu erklären, die notwendig sind, um etwas zu tun, geht nichts über Visuals. Mit Bildern und Videos können Sie die Schritte, die zum Ausführen einer Aufgabe erforderlich sind, tatsächlich zeigen, anstatt sie nur mit Worten zu erklären.

Hier hilft die visuelle Prozessdokumentation.

Die visuelle Prozessdokumentation ist nur eine schicke Art, Anleitungen, Tutorials oder Schulungsinhalte zu sagen, die Bilder oder Videos enthalten.

Wir alle kennen das alte Sprichwort „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“. Es stellt sich heraus, dass es wahr ist!

Tatsächlich haben Untersuchungen von TechSmith herausgefunden, dass Menschen es nicht nur bevorzugen, wenn Anweisungen visuell dargestellt werden, sondern dass sie tatsächlich schneller lernen, bessere Leistungen erbringen und die Informationen länger behalten.

Das bedeutet, dass viel weniger Wechselgeld erforderlich ist, da jemand kommen und Sie immer wieder nach den gleichen Anweisungen fragen muss!

Doch wie erstellt man eine visuelle Prozessdokumentation – gerade wenn man kein Grafiker ist?

Glücklicherweise ist das Erstellen von professionell aussehenden visuellen und Videoinhalten mit den richtigen Tools und ein wenig Know-how unglaublich einfach.

Hier ist, was Sie lernen werden:

• Was ist Prozessdokumentation und warum ist sie wichtig?
• Gängige Arten der Prozessdokumentation.
• Werkzeuge zur Erstellung visueller Prozessdokumentationen.
• Wie Sie auf einfache Weise visuelle Inhalte – einschließlich Videos – erstellen, um eine hochwirksame visuelle Dokumentation zu erstellen.
• Best Practices, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumentation höchst effektiv ist.
• So stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentation länger haltbar ist.

Was ist Prozessdokumentation?

Prozessdokumentation ist jedes Dokument, das die Schritte zeigt, die zum Abschließen einer Aufgabe oder eines Projekts erforderlich sind. Sie können je nach Zielgruppe und Zweck formell oder informell sein.

Wozu dient die Prozessdokumentation?

Wie Sie der obigen Definition entnehmen können, ist Prozessdokumentation ein ziemlich weit gefasster Begriff. Es kann etwas so Einfaches wie ein kurzer Screenshot sein, der die Schritte zum Anmelden bei einem E-Mail-Client zeigt, oder so komplex wie ein mehrseitiges Dokument.

Genau genommen ist ein Rezept ein Prozessdokument. Daher kann es hilfreich sein, sich ein Prozessdokument als Rezept für die Erledigung einer Aufgabe vorzustellen. Einige Rezepte sind komplex und erfordern unzählige Schritte und Materialien, während andere einfach sind und möglicherweise nur wenige Zutaten enthalten.

Hier sind nur einige Möglichkeiten, wie die Prozessdokumentation hilfreich sein kann:

Schulen Sie neue Mitarbeiter

Die Prozessdokumentation ist äußerst hilfreich, wenn Sie neue Mitarbeiter schulen müssen. Wenn Sie es Ihren neuen Teamkollegen zur Verfügung stellen, können sie sich selbst durch ihren Onboarding-Prozess helfen, anstatt sich vollständig auf ihren Trainer zu verlassen, der ihnen alles beibringt, was sie wissen müssen.

Wenn ein neuer Mitarbeiter dem Team beitritt, besetzen sie oft eine freie Stelle. Und wenn es in einem Team freie Stellen gibt, hat jedes Mitglied tendenziell eine größere Arbeitsbelastung.

Das Dokumentieren von Prozessen, bevor Sie das Gefühl haben, dass dies erforderlich ist, bedeutet also weniger Stress und Druck, wenn die Mitarbeiter möglicherweise bereits überlastet sind. Natürlich können Sie auch dann noch eine Prozessdokumentation erstellen, wenn Sie einen Kollegen dringend schulen müssen!

Die Prozessdokumentation befähigt Menschen, bei Bedarf selbstständig auf Informationen zuzugreifen, und erleichtert so die Fähigkeit zur Selbsthilfe.

Bereiten Sie sich auf das Unerwartete vor

Es hilft, einen Prozess in Ihrer Organisation zu dokumentieren, auch wenn kein unmittelbarer Bedarf dafür besteht.

Dies kann einen zukünftigen Mitarbeiter zum Erfolg führen. Ähnlich wie bei der Schulung neuer Mitarbeiter können Sie die Informationen bei Bedarf verfügbar machen, und wenn die Person, die normalerweise eine bestimmte Aufgabe ausführen würde, krank oder unerwartet nicht verfügbar ist, kann jemand anderes diese leicht übernehmen.

Schaffen Sie Prozesstransparenz

Darüber hinaus trägt die Dokumentation eines Prozesses zur Transparenz innerhalb einer Organisation bei. Es ermöglicht Mitarbeitern, die einem bestimmten Bereich des Unternehmens nicht nahe stehen, einen Einblick in Aufgaben außerhalb ihres unmittelbaren Teams und/oder ihrer Abteilung.

Dies kann wiederum zu Workflow-Verbesserungen führen, z. B. zum Entfernen doppelter Schritte oder Aufgaben. Es kann auch Schmerzpunkte hervorheben, die zu Aktionselementen führen können. Das Bewusstsein für Knackpunkte in einem Prozess kann ausreichen, um Ressourcen für schrittweise Verbesserungen zuzuweisen.

Einige gängige Arten von Prozessdokumenten sind:

• Onboarding-Materialien wie Anleitungen zum Einloggen in die HR-Software.
• Software-Anleitungen.
• Produkt-Bedienungsanleitungen.
• Lebensmittelrezepte.
• Anleitungsvideos.

Was sind einige der Vorteile der visuellen Prozessdokumentation?

Die visuelle Prozessdokumentation hilft, den Prozess besser zu verstehen. Wenn die Leute sehen können, was sie tun sollen, verstehen sie es eher und sind erfolgreicher.

Das obige Bild zeigt den Vorgang zum Importieren eines YouTube-Links in TechSmith Knowmia. Auf einen Blick weiß ein Benutzer genau, wo er klicken und wo er seinen Link eingeben muss, um sein YouTube-Video hinzuzufügen.

Die schriftlichen Anweisungen dafür würden mehr Zeit in Anspruch nehmen, um sie zu verstehen, und würden die Benutzer dazu zwingen, visuell zu suchen, wo sie für jeden Schritt klicken müssen. Auf diese Weise können sie alles sehen.

Bietet eine Referenzanleitung für die Erwartungen an Prozessergebnisse

Die visuelle Prozessdokumentation hilft, die erwarteten Ergebnisse zu zeigen. Die Dokumentation zeigt einen möglichen Weg, der auf diese Ziele ausgerichtet ist. Das bedeutet jedoch nicht, dass der dokumentierte Prozess der einzige Weg zum gewünschten Ergebnis ist.

Eine visuelle Prozessdokumentation, die die Verfahren für einen Prozess darlegt, macht es einfacher, Bereiche zu erkennen, in denen unsere Zeit oder Werkzeuge in Zukunft effizienter genutzt werden könnten.

Bietet Kontext für Projekte und Prozesse

Ein Prozess kann Schritte und Verfahren enthalten, die nur für ein einzelnes Projekt gelten. Während zukünftige Projekte viele der gleichen Verfahren verwenden könnten, könnten viele Dinge auch anders gelten. Einige dieser Unterschiede sind möglicherweise sogar von außen kaum zu erkennen.

Die visuelle Prozessdokumentation erleichtert den Vergleich der Umstände, die in einen Prozess mit denen eines anderen Prozesses eingeflossen sind. Auf diese Weise können Fehler vermieden werden, die durch die Anwendung eines Verfahrens auf einen Prozess entstehen können, zu dem es nicht passt.

Ermöglicht eine einfachere Schulung für neue Teilnehmer an einem Prozess

Die visuelle Prozessdokumentation hilft, viele der Fragen zu beseitigen, die ein neuer Teilnehmer an einem Prozess möglicherweise hat, da die meisten dieser Verfahren direkt in der Dokumentation behandelt werden. Dies ermöglicht zusätzliche Zeit, die für die Schulung anderer Personen aufgewendet werden würde, um sich auf andere Bereiche zu konzentrieren, in denen möglicherweise Aufmerksamkeit erforderlich ist. Es geht um klügere Arbeit, nicht um härtere Arbeit.

Und was passiert, wenn die ursprünglichen Projektbeteiligten eine andere Rolle übernehmen? Die visuelle Prozessdokumentation stellt sicher, dass das Projekt auch ohne Anwesenheit der Person abgeschlossen werden kann, die den ursprünglichen Prozess dokumentiert hat.

Klingt ziemlich gut, oder? Diese und viele andere Vorteile der visuellen Prozessdokumentation zeigen, wie sie ein leistungsstarkes Werkzeug sein kann, das auf viele dynamische Arten verwendet werden kann. Angesichts dieser Vorteile ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um einige Best Practices vorzustellen, mit denen Sie Ihre Dokumentation optimal nutzen können.

Werkzeuge zur Erstellung visueller Prozessdokumentationen

Eines der Haupthindernisse bei der Erstellung visueller Dokumentation ist der Glaube, dass Sie nicht über die Fähigkeiten, die Zeit oder das Wissen verfügen, um es richtig zu machen.

Ich bin hier, um Ihnen zu sagen, dass Sie keine professionellen Fähigkeiten benötigen, um Ergebnisse in professioneller Qualität zu erzielen. Tatsächlich können Sie in vielen Fällen mit nur wenigen Klicks das bekommen, was Sie brauchen!

Snagit

Snagit ist die beste Wahl zum Erstellen umfassender, professionell aussehender Prozessdokumente, Anleitungen, Tutorials und mehr.

Snagit ist weit mehr als ein einfaches Screenshot- und Markup-Tool und enthält eine Reihe von Funktionen, die die Dokumentation so einfach wie Klicken und Ziehen machen.

Vorlagen

Egal, ob Sie ein oder 1.000 Prozessdokumente erstellen müssen, Snagit-Vorlagen sind gerade Ihr neuer bester Freund geworden. Snagit wird mit einer Reihe kostenloser, professionell gestalteter Vorlagen geliefert, oder Sie können TechSmith Assets für Snagit abonnieren, um Zugriff auf jede Menge mehr zu erhalten.

Mit Vorlagen können Sie Ihre Screenshots machen, sie in die Vorlage einfügen, alle erforderlichen Textbeschreibungen hinzufügen und fertig. Es ist wirklich so einfach.

Und Sie können auch über Screenshots hinausgehen. Haben Sie Produktfotos oder Illustrationen, die Sie teilen möchten? Snagit kann auch damit umgehen. Fügen Sie sie einfach an geeigneter Stelle hinzu und lassen Sie Snagit den Rest erledigen.

Schritt-Werkzeug

Snagit hat tatsächlich ein Tool, das Ihnen hilft, die Schritte zu zeigen, die zum Abschließen einer Aufgabe erforderlich sind. Das ist Prozessdokumentation auf den Punkt gebracht!

Werkzeug vereinfachen

Mit dem Simplify Tool können Sie überflüssige oder irrelevante Informationen entfernen, um das Wichtigste hervorzuheben. Und natürlich geht das mit Snagit mit nur wenigen Klicks!

Außerdem sind Ihre Inhalte durch das Entfernen von unnötigem Text und anderen Elementen weniger anfällig für geringfügige Änderungen in der Benutzeroberfläche, Formulierung usw. Das bedeutet, dass Ihre Inhalte eine viel längere wertvolle Haltbarkeit haben könnten – und das bedeutet weniger Aktualisierungen und mehr Zeit für Sie konzentrier dich auf andere dinge!

Video von Bildern

Manchmal ist die beste Prozessdokumentation gar kein Dokument, sondern ein Video! Schnappen Sie sich einfach Ihre Screenshots oder andere Bilder und verwandeln Sie sie in ein Video, das den genauen Vorgang zeigt. Sie können nach Bedarf Anmerkungen und Kommentare hinzufügen.

Leinwand

Canva ist eine der einfachsten Möglichkeiten, benutzerdefinierte Grafiken zu erstellen. Tatsächlich wurden viele der Grafiken, die Sie hier in diesem Blog sehen, in Canva erstellt.

TechSmith-Assets für Snagit

Ich habe vor allem die in TechSmith Assets für Snagit verfügbaren Vorlagen erwähnt, aber damit endet es nicht. Es gibt buchstäblich Tausende von Bildern, Illustrationen, Symbolen, Stempeln und mehr, die Sie kostenlos in Ihrem Projekt verwenden können. Snagit wird mit vielen Assets kostenlos geliefert, aber Sie können sich für den Zugriff auf mehr abonnieren.

Empfohlene Vorgehensweise

• Formulieren Sie die Verfahren in Ihrer Dokumentation genau, damit Sie Ihre Botschaft genau kommunizieren.
• Dokumentieren Sie jeden Schritt, der zum Abschließen eines Prozesses erforderlich ist. Fügen Sie nicht mehr und nicht weniger hinzu.
• Stellen Sie sicher, dass Sie alle Richtlinien oder Regeln angeben, die Sie während des Prozesses befolgen müssen.
• Stellen Sie sicher, dass sowohl der Text als auch die visuellen Teile Ihrer Dokumentation konsistent angeordnet sind, damit die Reihenfolge Ihres Prozesses leicht nachzuvollziehen ist.
• Notieren Sie unbedingt das Datum der Erstellung der Originaldokumentation sowie alle Aktualisierungen.
• Verwenden Sie Screenshot-Tools wie Snagit oder andere, um aussagekräftige visuelle Elemente (Screenshots, Videos, Flussdiagramme usw.) zu erstellen. Dadurch kann der Text Ihrer Verfahren klar strukturiert werden.
• Bewahren Sie die Dokumentation aus Sicherheitsgründen an einem Ort auf, an dem kontrolliert werden kann, wer Zugriff darauf hat.
• Sichern Sie alle Dateien, die zu Ihrer Visual Process Documentation gehören.

Vorgeschlagene Literatur

• So erstellen Sie ein Schulungshandbuch: Schritte und Tools, die es einfach machen
• So erstellen Sie Arbeitshilfen, die die Leistung Ihres Teams in die Höhe schnellen lassen
• So erstellen Sie eine großartige Kurzanleitung
• Dies ist der schnellste Weg, um visuelle Anleitungen zu erstellen
• So dokumentieren Sie einen Prozess mit nur wenigen Klicks

FAQ

Hinweis: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Jahr 2017 veröffentlicht, aber im September 2020 mit neuen Informationen aktualisiert.