So ersetzen Sie Besprechungen durch Video

Verbringen Sie einen alarmierenden Teil Ihres Tages oder Ihrer Woche mit Besprechungen am Arbeitsplatz?

Wir fühlen diesen Schmerz!

Die Kommunikation am heutigen Arbeitsplatz findet auf viele verschiedene Arten statt. Einige der gebräuchlichsten Methoden sind:

• Begegnungen von Angesicht zu Angesicht
• Virtuelle Treffen
• Email
• Chat-Tools

Während jeder einen Zweck erfüllt, hat jeder auch Nachteile, je nachdem, was Sie teilen müssen.

Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass die Mehrheit der Mitarbeiter das Gefühl hat, dass ihre Unternehmenskommunikation keine klare Botschaft aussendet und dass Führungskräfte nicht so kommunizieren, wie es für die Mitarbeiter am besten ist. Das kann enorme Auswirkungen auf die Produktivität, das Engagement der Mitarbeiter und sogar die Arbeitsleistung haben.

Ein großer Übeltäter? Zu viele Treffen.

Wie Meetings die Arbeit stören

Das soll nicht heißen, dass Meetings grundsätzlich schlecht oder unproduktiv sind. Manchmal ist ein persönliches Treffen die beste Art der Kommunikation. Sich hinzusetzen, Ideen zu besprechen und Entscheidungen zu treffen, funktioniert in einer Reihe von Situationen hervorragend.

Da es manchmal funktioniert, neigen viele Unternehmen leider dazu, es die ganze Zeit zu verwenden.

Diese Vorgehensweise ist nicht immer möglich. Selbst bei virtuellen Besprechungsoptionen kann es aufgrund von Zeitzonenbeschränkungen und begrenzter Verfügbarkeit in den bereits vollen Kalendern der Menschen schwierig sein, sie zu planen.

Manchmal kann es sogar länger dauern, ein Meeting mit einer vielbeschäftigten Gruppe von Stakeholdern zu planen, als das Meeting selbst.

Meetings bringen auch einige andere, weniger offensichtliche Herausforderungen mit sich, wie zum Beispiel:

• Leute, die durcheinander reden
• Ruhige Menschen melden sich nicht immer zu Wort
• Menschen, die Multitasking betreiben oder nicht engagiert sind
• Zu hören: „Tut mir leid, ich muss zu einem anderen Meeting rennen“

Wie oft waren Sie schon in einer Besprechung, in der zwei oder drei Personen das Gespräch dominierten und alle anderen darum kämpfen mussten, dass ihre Stimme gehört wurde? Nicht jeder hat eine Persönlichkeit, die sich zum Unterbrechen und Reden eignet, insbesondere in Gruppensituationen oder mit Führung.

Manche Menschen brauchen auch mehr Zeit, um Informationen zu verarbeiten, bevor sie Ideen oder Kontrapunkte anbieten. Sie haben vielleicht großartige Dinge zu teilen, aber ein Meeting ist vielleicht nicht der beste Ort dafür.

Außerdem haben wir alle an Besprechungen teilgenommen, bei denen zumindest einige der Teilnehmer ihre Telefone überprüft oder an etwas anderem gearbeitet haben.

Vielleicht mussten sie nicht wirklich in der Besprechung sein. Oder vielleicht war nur ein kleiner Teil des einstündigen Treffens für sie wirklich relevant. Wie auch immer, es war wahrscheinlich keine effektive Nutzung ihrer Zeit.

Ironischerweise tritt ein weiterer Nachteil bei Besprechungen auf, wenn sie gut laufen. Waren Sie schon einmal mitten in einer guten Diskussion, nur um sie abzubrechen, weil die Zeit abgelaufen ist? Sie brauchen vielleicht nur 10-20 Minuten länger, aber stattdessen müssen Sie aufhören und versuchen, dort weiterzumachen, wo Sie zu einem anderen Zeitpunkt aufgehört haben, weil die Leute andere Verpflichtungen haben.

Zwischen dem Versuch, wieder Zeit im Kalender aller zu finden, und dem Versuch, alle wieder auf die gleiche Seite zu bringen, ist es fast unmöglich, wieder in den Fluss zu kommen. Viele großartige Ideen sind möglicherweise in der Zeit zwischen den Meetings verloren gegangen.

Verzichten Sie auf unnötige Meetings mit Video

Trotz all dieser Nachteile planen die meisten Organisationen weiterhin unnötige Besprechungen.

Es muss nicht so sein. Sie und Ihr Team können diese Besprechungen mit Video über Bord werfen. Sie steigern das Engagement und die Produktivität – und reduzieren Zeitverschwendung. Die Forschung bestätigt dies. Tatsächlich haben wir festgestellt, dass 48 % der Mitarbeiter Video als die ansprechendste Form der Kommunikation betrachten .

Aber sind Videos nicht viel Arbeit?

Ich weiß, was Sie vielleicht denken … wenn ich noch nie ein Video gemacht habe, wie kann es dann mehr Zeit sparen, das zu lernen, als das Meeting tatsächlich abzuhalten? Das ist eine normale Reaktion, und Sie sind nicht allein. Diese Ängste können aus der Überzeugung stammen, dass:

• Videos müssen perfekt aussehen, um effektiv zu sein
• Die Erstellung von Videos nimmt immer viel Zeit in Anspruch
• Videos werden im Laufe der Zeit schwer zu überwachen und auf dem neuesten Stand zu halten sein
• Videos erfordern viel Vorbereitung, wie Scripting und Storyboards

Während in einigen Fällen alle oben genannten Punkte zutreffen können, müssen Sie sich in den meisten Kommunikationssituationen am Arbeitsplatz nicht mehr auf die Erstellung eines Videos vorbereiten als auf ein Meeting.

Snagit ist ein fantastisches All-in-One-Capture-Tool, mit dem Sie ganz einfach Ihren Bildschirm erfassen oder aufzeichnen und einfache Bearbeitungen vornehmen können.

Darüber hinaus bietet Ihnen Snagit eine einfache Möglichkeit, Ihre Stimme und Ihren Bildschirm (oder Ihre Webcam) gleichzeitig aufzuzeichnen, wodurch das Erstellen von großartig aussehenden Informationsvideos zum Kinderspiel wird.

Und denken Sie daran, Sie machen nicht den nächsten Hollywood-Blockbuster. Es muss nicht perfekt sein. Diese Art von Videos ist normalerweise für eine kleine Gruppe von Menschen gedacht und hat eine relativ kurze Haltbarkeit.

Oft kann es so einfach sein, einen Foliensatz oder eine Tabelle zu öffnen und während der Aufnahme einfach darüber zu sprechen. Wenn Sie einen Fehler machen, machen Sie einfach weiter. Sie können die wirklich ungeheuerlichen einfach ausschneiden, wenn Sie fertig sind.

Vorteile der Verwendung von Video als Ersatz für Besprechungen

Schauen wir uns ein kurzes Beispiel an, wie dieses Konzept tatsächlich funktioniert.

Ziemlich einfach, oder? Wir denken auch. Aus diesem Grund haben sich unsere Teams bei TechSmith auf dieses Modell gestützt und eine Menge Meetings eliminiert, die unsere Kalender überladen.

Manchmal möchten Sie nach der ersten webbasierten Diskussion vielleicht noch ein Meeting haben. Wenn das der Fall ist, können Sie jetzt direkt in den Entscheidungsmodus springen, anstatt die erste Hälfte des Meetings damit zu verbringen, dass jemand Informationen oder Daten präsentiert und Fragen beantwortet.

Wenn das passiert, weißt du was? Sie haben gerade ein „umgedrehtes Meeting“ gemacht. Dies ist eine weitere großartige Technik für effektivere Besprechungen, was einfach bedeutet, Informationen im Voraus zu teilen, damit alle besser vorbereitet zu einer Besprechung kommen.

Oft werden Sie jedoch feststellen, dass Sie alles, was Sie brauchen, durch eine webbasierte Videodiskussion erreichen und das Meeting ganz überspringen können!

7 Vorteile von videobasierten Diskussionen

Nachdem wir diese Technik bei TechSmith immer häufiger für Dinge wie Statusaktualisierungen, Forschungsergebnisse und Strategievorschläge eingesetzt haben, sind hier die sieben wichtigsten Vorteile, die wir gesehen haben:

1. Jeder bekommt die gleiche Stimme

Eine videobasierte Diskussion ermöglicht es selbst den leisesten Kollegen, sich einzuschalten, wann immer sie etwas beizutragen haben. Da niemand sonst in Echtzeit mit Inhalten zu tun hat, können alle Zuschauer bei Bedarf Kommentare hinterlassen.

2. Jeder kann den Inhalt anzeigen, wann und wo es ihm passt

Sie müssen nicht mehr nach einem Besprechungsraum suchen oder sich abmühen, einen Kalenderplatz zu finden, der für alle funktioniert. Mit Video kann sich jedes Teammitglied die Informationen ansehen, wenn es für sie am bequemsten ist, und sie müssen sich nicht unvorbereitet auf ein persönliches Treffen fühlen, wenn ihr Terminkalender voll ist.

3. Es gibt den Leuten Zeit, den Inhalt zu verdauen, bevor sie antworten

Manchmal kann es schwierig sein, während eines Meetings sofort Feedback zu geben. Möglicherweise brauchen Sie Zeit, um den Inhalt sacken zu lassen und ihn vielleicht zu überprüfen, bevor Sie Ihre Meinung äußern. Asynchrones Video löst dieses Problem!

4. Es dokumentiert und archiviert das Gespräch an einem einzigen Ort

Wünschen Sie sich nicht manchmal, Sie könnten zurückgehen und eine Aufzeichnung von allem sehen, was in einem persönlichen Treffen gesagt wurde? Wenn Sie stattdessen ein Video teilen, leben die Informationen dauerhaft in einem leicht zugänglichen Format.

5. Es ermöglicht jedem, einen gemeinsamen Kontext zu haben

Wenn Sie ein Folgetreffen planen, sind Videos eine großartige Möglichkeit, allen Beteiligten die Zeit und Informationen zu geben, die sie brauchen, um sich darauf vorbereitet zu fühlen. Außerdem werden diese Informationen einheitlich übermittelt.

6. Wir können die persönliche Zeit besser nutzen (falls sie noch benötigt wird)

Wenn Kollegen ein Video mit großartigen Informationen haben, können wir alle unsere persönlichen Meetings besser nutzen und verschwenden keine Zeit damit, zum ersten Mal Statistiken weiterzugeben. Das heißt, wenn nach einer Videoverteilung sogar ein persönliches Treffen erforderlich ist!

7. Wir können manchmal ein ganzes Meeting ersetzen

Wenn ein großartiges Video alle Informationen vermitteln kann, die ein persönliches Treffen haben würde, warum sich dann überhaupt treffen? Videos können jedem Zeit sparen und die Produktivität steigern.

Zusammenfassung

Unnötige Besprechungen können verheerende Auswirkungen auf Produktivität und Moral haben. Auch E-Mail und andere Kommunikationsformen bringen ihre eigenen Herausforderungen mit sich.

Video bietet jedoch eine großartige Alternative zum traditionellen Meeting.