Arbeitsübergänge meistern: Ein umfassender Leitfaden für effektive Übergaben

Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, wie sich die Tage vor einem Urlaub zu verkürzen scheinen und schnell voller dringender Aufgaben und Fristen werden? Um das Ganze abzurunden, müssen Sie sich inmitten des Chaos Zeit nehmen, eine sorgfältige Übergabe vorzubereiten, die sicherstellt, dass während Ihrer Abwesenheit alles reibungslos abläuft.

Ganz gleich, ob es sich um Urlaub, Elternzeit oder eine längere Beurlaubung handelt: Menschen müssen sich immer eine Auszeit von der Arbeit nehmen – und das zu Recht! Doch trotz der Regelmäßigkeit, in der Menschen sich frei nehmen, scheint die Kunst einer effektiven Übergabe schwer zu fassen und gestaltet sich oft komplexer als nötig.

Aber keine Angst! Mit unserem Leitfaden in sieben Schritten statten wir Sie mit allem aus, was Sie für eine reibungslosere und effizientere Übergabe benötigen, damit Sie Ihre freie Zeit wirklich genießen können und wissen, dass Ihre Projekte und Verantwortlichkeiten in guten Händen sind.

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1. Erstellen Sie eine Dokumentation und einen effektiven Wissensaustausch

Gewöhnen Sie sich an, wiederkehrende Abläufe und Prozesse regelmäßig (und akribisch) zu dokumentieren. Eine solche detaillierte Dokumentation kann von unschätzbarem Wert sein, wenn Sie Aufgaben auch kurzfristig an Kollegen delegieren müssen.

Ebenso ist die Aufrechterhaltung eines organisierten Ablagesystems für Dokumente, Akten und andere Informationen unerlässlich, insbesondere bei der Vorbereitung einer Übergabe.

Auch wenn Ihr Unternehmen noch kein einheitliches Ablagesystem implementiert hat, sollten Sie Ihre Dateien logisch organisiert und leicht auffindbar halten. Dadurch werden selbst die kompliziertesten Aufgaben für jeden, der Ihre Rolle übernimmt, einfacher.

Wenn Sie eine umfassende Übergabe erstellen, sollten Sie auch darüber nachdenken, Videos und Bildschirmaufzeichnungen bereitzustellen, die Ihre Textführung ergänzen. Beispielsweise können Videoinhalte oft viel mehr leisten als nur Text, wenn es darum geht, zu erklären, wie bestimmte Prozesse ausgeführt und bestimmte Tools verwendet werden.

Wenn es viel zu besprechen gilt, ist es in der Regel besser, kurze Videos bereitzustellen, als ein wirklich langes Video zu erstellen. Allerdings kann es chaotisch und überwältigend sein, jemandem viele verschiedene Videolinks zu senden. Hier kommt Screencast Collections ins Spiel.

Mit Screencast Collections können Sie schnell eine Reihe von Medien mit nur einem Link teilen. Sie können auch eine Sammlung einrichten, damit Mitglieder Ihres Teams Inhalte beisteuern und hochladen können. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, den Wissensaustausch zu fördern und die Inhalte auf dem neuesten Stand zu halten, wenn jemand das nächste Mal abwesend ist.

2. Verschaffen Sie sich einen Vorsprung

Wenn Sie planen, Ihre gesamte Arbeit am letzten Tag vor Ihrem Urlaub zu delegieren, bevor Sie nach Hause eilen, um zu packen, dann können wir leider nicht sagen, dass dies nicht die effektivste Übergabestrategie ist.

Um sicherzustellen, dass die Übergabe so erfolgreich und reibungslos wie möglich verläuft, ist es von entscheidender Bedeutung, ausreichend Zeit für die Durchführung einer Übergabe einzuplanen. Wie viel Zeit benötigen Sie für die Vorbereitung? Nun, das wird von ein paar Dingen abhängen, darunter:

• Die Dauer Ihrer Abwesenheit
• Die Vertrautheit Ihres Nachfolgers mit Ihrer Rolle
• Die während Ihrer Abwesenheit anstehenden Projekte und Aufgaben

Da Urlaub und geplante Abwesenheiten in der Regel weit im Voraus geplant werden, sollte immer genügend Zeit vorhanden sein, um einen reibungslosen, wenn nicht sogar reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Während Sie am Tag der Bewilligung Ihres Freistellungsantrags mit der Planung oder zumindest Überlegung über Ihre Übergabe beginnen sollten, sollten Sie dies auch mindestens zwei Wochen vor Ihrem Urlaub mit Ihrem Team oder Ihrem designierten Stellvertreter besprechen. So stellen Sie sicher, dass alle auf Ihre Auszeit vorbereitet sind.

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3. Implementieren Sie ein Übergabeprotokoll

Ein Übergabeprotokoll wird Ihr neuer bester Freund für Sie und die Person sein, die in Ihre Fußstapfen tritt. Dieses relativ einfache Dokument sollte die wichtigsten Elemente beschreiben, die Sie übergeben, darunter:

• Laufende Projekte
• Ausstehende Fristen
• Wichtige Kontakte
• Zugriff auf wichtige Dokumente und Handbücher

Hierbei handelt es sich um eine Art Checkliste für den Arbeitsfortschritt, die Sie auf dem Laufenden halten können, wenn Ihr Urlaub näher rückt. Es ist ein einfaches Konzept, aber eines, das Gold wert ist, da es dafür sorgt, dass nichts übersehen oder vergessen wird.

4. Verwenden Sie Screenshots und Aufzeichnungen

Man sagt, ein Bild sagt mehr als tausend Worte, aber bei Übergaben sagen sie mehr als tausend Stunden!

Anstatt Zeit damit zu verbringen, lange Beschreibungen zu schreiben, um Aufgaben und Prozesse zu erklären, sollten Sie Screenshots und kurze Bildschirmaufzeichnungen verwenden. Visuelle Anweisungen können Ihnen und Ihrem Stellvertreter viel Zeit und Mühe ersparen.

Visuelle Elemente verleihen Ihren Anweisungen außerdem zusätzlichen Kontext und Nuancen, die in einem textbasierten Dokument möglicherweise übersehen werden. Während sich Bildschirmaufnahmen hervorragend dazu eignen, die Bedienung einer Software oder die Navigation auf einer Website zu erklären, eignen sich Screenshots hervorragend als Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Mit einem Bildschirmrekorder wie Snagit von TechSmith können Sie Screenshots mit Anmerkungen, Aufzählungspunkten und Grafiken aufwerten. Mit Snagit können Sie sogar informelle Bildschirmaufzeichnungen erstellen und so typische Arbeitsabläufe und Prozesse demonstrieren.

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5. Entscheiden Sie sich für eine persönliche Übergabe (und protokollieren Sie diese!)

Unabhängig davon, ob Sie im Büro oder aus der Ferne arbeiten, streben Sie bei der Übergabe einen direkten Austausch mit Ihrem Stellvertreter an. Ein persönliches Gespräch, entweder per Videoanruf oder im Büro, sorgt für eine viel effektivere Übergabe als bei einer ausschließlich digitalen Anleitung und Dokumentation.

Sie könnten sogar darüber nachdenken, statt einer längeren Sitzung mehrere kurze Termine zu vereinbaren. So vermeiden Sie Ermüdungserscheinungen (bei Ihnen und Ihrem Stellvertreter), die sonst dazu führen könnten, dass wichtige Details übersehen werden.

Wenn Sie mit besonders komplizierten Arbeiten zu tun haben, empfehlen wir Ihnen auf jeden Fall, die Übergabe in überschaubare Abschnitte aufzuteilen, damit Sie Zeit für die Beantwortung von Fragen und die Klärung etwaiger Unklarheiten haben.

Wenn Sie Ihre Übergabe am Ende doch per Zoom-Anruf durchführen, dann zeichnen Sie sie unbedingt auf! Dies wird sich als wertvolle Ressource erweisen, auf die Ihr Stellvertreter auch während Ihrer Abwesenheit bei Bedarf zurückgreifen kann.

6. Benachrichtigen Sie wichtige Kunden und Stakeholder im Voraus über Ihre Abwesenheit

Bevor Sie mit dem Packen Ihrer Koffer beginnen, teilen Sie Ihren Kunden (und wichtigen Stakeholdern) unbedingt mit, dass Sie sich eine Auszeit gönnen, und nutzen Sie diese Gelegenheit, um ihnen Ihren Stellvertreter vorzustellen.

Dies ist nicht nur eine professionelle Höflichkeit, die Rücksicht auf Ihre Kunden und die Menschen, mit denen Sie zusammenarbeiten, zeigt, sondern verhindert auch unwillkommene Überraschungen oder Verwirrung auf Seiten des Kunden.

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7. Richten Sie Abwesenheitsbenachrichtigungen für E-Mails und Telefon ein

Sie müssen nicht nur andere darüber informieren, dass Sie abwesend sind, sondern auch Ihre Abwesenheitsnachricht (Out-of-Office, OOO) planen.

Wir empfehlen Ihnen, dies ebenfalls im Voraus schriftlich zu vereinbaren und zu planen. Denn wenn Sie es bis zur letzten Minute aufschieben, könnten Sie es ganz vergessen! Und wer könnte es dir verdenken? Der letzte Tag im Büro ist immer ein turbulenter Tag, deshalb ist es am besten, diese Aufgabe frühzeitig abzuhaken.

Es gibt auch einige wichtige Informationen, die sowohl in Ihrer Abwesenheits-E-Mail als auch in Ihrer Voicemail enthalten sein sollten, darunter:

• Dauer Ihrer Abwesenheit
• Kontaktinformationen für Ihren Ersatz

Lesen Sie Ihre Nachricht unbedingt auch Korrektur, bevor sie versendet wird. Jeder Tippfehler oder Fehler, den Sie übersehen, kann dazu führen, dass Sie für jeden, der es bemerkt, unprofessionell wirken.

Anstatt eine OOO-Voicemail einzurichten, ist es möglicherweise sinnvoller, Ihre Nummer entweder an Ihren Ersatz oder an eine Zentrale umzuleiten. An wen auch immer Sie Ihre Anrufe weiterleiten, informieren Sie ihn unbedingt im Voraus!

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Primäre Ziele einer Arbeitsübergabe

Es gibt viele Menschen, die von einer gut durchgeführten Übergabe profitieren werden, darunter Sie, Ihre Kollegen, Ihr Unternehmen und Ihre Kunden.

Da Ihre Aufgaben und Projekte in sicheren und kompetenten Händen sind, können Sie sich in Ihrer hart verdienten Auszeit entspannt zurücklehnen. Im Idealfall werden Ihre Kunden Ihre Abwesenheit kaum bemerken!

Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie nach Ihrem Urlaub an einen aufgeräumten Arbeitsplatz zurückkehren, ohne dass Termine verpasst oder Projekte ins Stocken geraten. Schließlich kann ein chaotischer und stressiger erster Tag nach der Rückkehr die erholsame Wirkung eines Urlaubs schnell zunichte machen – und wer braucht das schon?