Was sind die wichtigsten Funktionen von Zeiterfassungssoftware?

Zeiterfassungs-Apps verwenden Automatisierung, um die Zeit sowohl am Arbeitsplatz als auch in der persönlichen Umgebung zu überwachen. Wenn es um die Überwachung der Zeit mit dedizierter Software geht, ist die erste Frage, die Sie sich wahrscheinlich stellen möchten, die folgende: „Woher kenne ich die wesentlichen Merkmale eines guten Zeiterfassungstools, und welche Software hat diese grundlegenden Eigenschaften?“

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die wichtigsten Bestandteile einer zuverlässigen Zeiterfassung und schlagen Ihnen dann das ideale Tool vor, das Sie verwenden können.

Was sind die Vorteile von Zeiterfassungssoftware?

Zunächst sollten Sie verstehen, dass die Verwendung von Zeiterfassungssoftware Ihrem Unternehmen von großem Nutzen ist. Einige der Vorteile umfassen Folgendes:

1. Verbesserte Produktivität

Indem Sie die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter verfolgen, werden Sie schnell negative Einstellungen eindämmen, die die Produktivität am Arbeitsplatz beeinträchtigen können. Außerdem wird es Ihnen leichter fallen, Ihre Mitarbeiter dazu zu bringen, sich darauf zu konzentrieren, ihr wahres Potenzial auszuschöpfen. Wenn Menschen ihre Aktivitäten messen und auch ihre produktiven Stunden überwachen können, können sie leicht die Dinge identifizieren, die ihre Produktivität beeinträchtigen, und sie beheben.

2. Nahtlose Zeiterfassung

So sehr Sie sich wünschen, die Aktivitäten der Mitarbeiter genau zu überwachen, gibt es andere wichtige Dinge, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Außerdem werden Sie ermüden, wenn Sie versuchen, Zeit zu erfassen, abrechenbare Stunden zu erfassen, die Löhne der Arbeiter zu berechnen und Kundenrechnungen manuell zu erstellen.

Wenn Sie eine Zeiterfassung verwenden, müssen Sie nur einmalig Ihre Zeiterfassungseinstellungen konfigurieren und Ihre Abrechnungsbedingungen angeben. Das Tool kümmert sich danach automatisch um alles Weitere.

3. Erhöhte Transparenz

Wenn sich Ihre Mitarbeiter betrogen fühlen, wenn Sie auf ihre Nachlässigkeit bei der Arbeit hinweisen, sorgen die genauen Aufzeichnungen der Zeiterfassung für eine friedliche Lösung. Sie können die Informationen verwenden, um die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu beurteilen und Grauzonen zu identifizieren, die angegangen werden müssen – und Sie werden dabei nicht unvernünftig aussehen.

4. Besseres Fristenbewusstsein und Zeitmanagement

Durch die Beobachtung der Mitarbeiteraktivitäten in Echtzeit ist es einfach, die Fertigstellungszeiten für Aufgaben und Aufgaben vorherzusagen. Außerdem können Sie wichtige Verzögerungsfaktoren schnell identifizieren. Die negativen Auswirkungen kurz- oder langfristiger Anpassungen sind nicht ohne weiteres offensichtlich, da Sie bereits über ein robustes Zeitmanagementsystem verfügen.

5. Eine solide Arbeitsplatzkultur

Indem Sie einen strengen Schwerpunkt auf eine effektive Zeiterfassung legen, bauen Sie nach und nach eine Arbeitsplatzkultur der Disziplin und Verantwortlichkeit auf. Das heißt, Ihre Mitarbeiter werden zielorientierter. Außerdem werden sie lernen, Ihnen mehr zu vertrauen und sich immer motiviert fühlen, gemäß den KPIs des Unternehmens zu arbeiten.

Was sind die wesentlichen Merkmale einer guten Zeiterfassung?

Zeiterfassungssoftware sammelt typischerweise Daten in Bezug auf die Zeit, die Mitarbeiter verwenden, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu erledigen. Es ist bequemer und effizienter als herkömmliche Arbeitszeittabellen wie Excel, die eine manuelle Eingabe für jede gearbeitete Sekunde oder Minute erfordern.

Die meisten Geschäftsinhaber erkennen allmählich die Notwendigkeit, solche Arbeitszeitanalysen für Erkenntnisse zu nutzen und die verschiedenen Seiten ihrer Abläufe zu rationalisieren. Um beispielsweise die Anzahl der produktiven Arbeitsstunden eines Mitarbeiters genau zu berechnen und die wöchentlichen oder monatlichen Zahlungen des Mitarbeiters zu verwalten, können Sie eine Zeiterfassungslösung mit integrierter Rechnungsstellung verwenden.

Abgesehen von seiner grundlegenden Funktion, die für Projekte aufgewendete Zeit zu überwachen, sollte ein guter Zeittracker die folgenden Hauptmerkmale haben:

1. Ganzheitliche Zeiterfassung

Zeitüberwachung allein reicht nicht aus. Sehr wichtig ist, dass die bei der Präsentation der Ergebnisse verwendeten Formate die Informationen aussagekräftiger machen können. Heutzutage geben einige der besten Zeiterfassungsprogramme die aufgezeichneten Informationen so wieder, dass es Managern leicht gemacht wird, die Zeitdaten nach Projekten, Kunden, Einheiten und einzelnen Aufgaben zu filtern. Darüber hinaus ist es ein Bonus, wenn die Software eine einfache Schnittstelle hat, die sie für mehrere Zwecke geeignet macht.

2. Automatisierte Arbeitszeittabellen

Arbeitszeittabellen helfen dabei, die Abwesenheit von Mitarbeitern, Pausenzeiten, Feiertage und die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden zu überwachen. Die Funktion verwendet diese Informationen, um abrechenbare Stunden und damit monatlich/wöchentlich zu zahlende Beträge für jeden Mitarbeiter zu berechnen, was sie für die Gehaltsabrechnung und Rechnungsverarbeitung nützlich macht.

Einigen Zeiterfassungssystemen fehlt diese Funktion. Diejenigen, die damit ausgestattet sind, verfügen jedoch über eine integrierte Vorlage zum Generieren von Arbeitszeittabellen im PDF-, CSV- oder DOC-Format. Außerdem können Sie die Ergebnisse per E-Mail exportieren.

3. Integrierte Tools für Berichte und Analysen

Zuverlässige Zeiterfassungssoftware ermöglicht es Ihnen, Zusammenfassungen der Arbeit jedes Mitarbeiters zu erstellen. Dazu gehören in der Regel die folgenden:

• Aktivitätsbezogene Details, wie z. B. die Gesamtzahl der von Ihrem Mitarbeiter geleisteten Stunden, die Gesamtleerlaufzeit, die Gesamtproduktivzeit und das Aktivitätsniveau des Benutzers für jeden Zeitraum.
• Details zur Mitarbeiterleistung, insbesondere in Bezug auf Teamprojekte, damit Sie den Beitrag jedes Mitglieds messen können.
• Aufgabenbezogene Berichte jedes Teammitglieds, um die Art der durchgeführten Aufgabe anzuzeigen. Einige Mitarbeiter können große Zahlen erfassen, während sie nicht mit arbeitsbezogenen Aktivitäten beschäftigt sind.

Mit der Berichts- und Analysefunktion der Zeiterfassung können Sie diese Daten in wenigen Schritten generieren.

Es ist auch ideal, wenn die Zusammenfassungen in diagrammähnlichen Formaten oder Grafiken zum einfachen Nachschlagen angezeigt werden. Anpassbare Vorlagen sind jedoch weitaus nützlicher.

4. One-Size-Fits-All-Projektmanagement-Funktionen

Zeiterfassungssoftware ist im Wesentlichen im Projektmanagement nützlich. Während die meisten Zeiterfassungs-Apps auf dem Markt dazu neigen, einfache Module zu enthalten, die sie für die meisten kleinen Projekte geeignet machen, werden Sie möglicherweise feststellen, dass die folgenden Projektmanagementfunktionen in vielen beliebten Zeiterfassungs-Apps fehlen:

• Gruppierung von Aufgaben unter Unterabteilungen eines Teams
• Fristsetzung für Projekte und Einzelaufgaben
• Fortschrittsüberwachung für laufende Jobs
• Finanzmanagement

Der Punkt ist, dass das Obige für ein kleines Unternehmen möglicherweise nicht erforderlich ist. Dennoch können Sie diese Funktionen nicht ignorieren, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Projekte pünktlich, innerhalb des Budgets und mit der gewünschten Qualität abgeschlossen werden.

5. Eine Benachrichtigungsfunktion für rechtzeitige Erinnerungen

Eine Zeiterfassung kann den Unterschied zwischen einer Verzögerung und einer rechtzeitigen Reaktion auf ein Problem ausmachen. Einige Mitarbeiter könnten beispielsweise vergessen, sich abzumelden. In diesem Fall sendet ihnen die Software eine Benachrichtigung, bevor sie das Gebäude vollständig verlassen. Außerdem sollte die App in der Lage sein, Sie zu warnen, wenn sich eine Frist schnell nähert und Sie im Rückstand sind. Ebenso sollte es möglich sein, Ihren Teammitgliedern die Erlaubnis zu erteilen, solche Benachrichtigungen für anstehende Aufgaben zu erhalten. Einige Zeitmanagement-Apps versenden solche Benachrichtigungen automatisch per E-Mail, SMS und Chatroom (falls integriert).

6. Rechnungsverwaltung

Während Arbeitszeittabellen dazu beitragen, die Erfassung abrechenbarer Stunden zu vereinfachen, müssen Sie den Rechnungsstellungsprozess möglicherweise selbst manuell erledigen. Das ist jedoch kaum ideal, wenn Sie Ihre Kunden auf Stunden- oder Tagesbasis abrechnen. Außerdem können die Dinge komplizierter werden, wenn Ihr Unternehmen expandiert.

Daher muss in der Zeiterfassung eine separate Rechnungsverwaltung zur Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden und zur automatischen Generierung von Abrechnungsbelegen zu den vereinbarten Konditionen vorhanden sein. Das Tool nimmt Ihnen nicht nur die Arbeit ab, sondern stellt auch sicher, dass Sie Ihren Kunden konsistent genaue Rechnungsdetails senden können. Das schafft langfristig Vertrauen.

7. Integration mit anderer Software

Das Mischen zwischen verschiedenen Plattformen und Anwendungen von Drittanbietern ist heutzutage ein unvermeidlicher Aspekt der meisten Projekte. Darüber hinaus bieten die Tools möglicherweise Dienste, die sie für funktionsübergreifende Teams unverzichtbar machen.

Einige Beispiele sind wie folgt:

• Asana
• Zwangsversteigerung
• PayPal
• Grammatik
• Trello
• Locker

Zeiterfassungssoftware, die sich nahtlos in Anwendungen von Drittanbietern integrieren lässt, erleichtert Ihnen die Verwaltung Ihrer Projekte. Die Notwendigkeit eines solchen Mehrzweck-Zeiterfassungssystems ist jedoch möglicherweise nicht sofort erkennbar, bis Sie Ihren Arbeitsplatzbetrieb rationalisieren. Indem Sie nützliche Apps für Ihr Projekt an einem Ort zentralisieren, können Sie lang- und kurzfristige Leistungsstrategien effektiv umsetzen. Wählen Sie einfach einen kostenpflichtigen oder kostenlosen Zeit-Tracker aus, der sich lohnt.

8. Eine mobile App

Zeiterfassungssoftware, auf die auf Smartphones zugegriffen werden kann, kann zur Geschäftskontinuität beitragen. Einige Marken haben mobile Apps, mit denen Benutzer auf fast alle Funktionen der Desktop-Versionen ihrer Zeiterfassungsgeräte zugreifen können.

Mit der mobilen Version Ihrer Zeiterfassungs-App können Sie Ihr Geschäft rund um die Uhr am Laufen halten. Darüber hinaus erhalten Sie Echtzeit-Updates zu Fortschritten bei noch nicht abgeschlossenen Projekten. Außerdem können Sie das Leistungsniveau Ihrer Mitarbeiter einsehen. Darüber hinaus können Sie durch die Verwendung einer Zeiterfassung auf Ihrem Telefon dem Zeitplan voraus sein.

Es ist ein zusätzlicher Vorteil, wenn die App in den Cloud-Speicher integriert ist.

Welche Zeiterfassung hat alle notwendigen Funktionen?

Einige ausgezeichnete Optionen sind da draußen verfügbar. Obwohl einige gut darin sind, Ihnen einen gründlichen Überblick über die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter zu geben, eignen sie sich möglicherweise nicht für eine effektive Aufgabengruppierung, und einige wenige erstklassige sind eher auf Nischen beschränkt.

Glücklicherweise gibt es eine leistungsstarke Zeiterfassung, die über alle gewünschten Funktionen verfügt. Dieses Tool heißt Traqq Time tracker. Es kommt mit diesen und einigen anderen aufregenden Funktionen und kann kostenlos vollständig genutzt werden.

Wir empfehlen die Verwendung von Traqq, wenn Sie eine Zeiterfassung mit einer vollständigen Suite von Funktionen zur Überwachung der Aktivität und Leistung Ihres Teams wünschen.

Fazit

Der Einsatz von Zeiterfassung ist mehr als nur ein Trend. Allerdings sind nicht alle Zeiterfassungen Ihre Zeit wert. Dieser Artikel behandelt die wichtigsten Punkte, die bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware zu berücksichtigen sind.

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