3 Techniken, die Sie kennen müssen, um das Beste aus Ihrer BI-Investition herauszuholen
Veröffentlicht: 2022-01-29Wenn Sie vor einem Jahrzehnt einen typischen Unternehmensleiter nach seiner dringendsten Herausforderung gefragt hätten, hätte er Ihnen wahrscheinlich gesagt, es sei ein Mangel an Informationen. Viele Unternehmen handelten im Wesentlichen nach Instinkt, weil ihnen fundierte Einblicke in die Funktionsweise ihres Geschäfts fehlten.
Heutzutage stehen wir vor dem gegenteiligen Problem. Cloud-Service-Anwendungen bewerfen selbst kleine Unternehmen mit Datenbergen. Von Ihrer virtuellen Serverfarm über den Erfolg Ihrer E-Mail-Marketingkampagne bis hin zu all dem Inventar, das Sie in Ihrem Lager haben, fließen Zahlen aus allen Richtungen in Ihr Unternehmen ein. Glücklicherweise haben zugängliche Business-Intelligence-Tools (BI) das Potenzial, selbst kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) diese Daten zu diesem Einhorn des analytischen Erfolgs, den umsetzbaren Erkenntnissen, analysieren zu lassen. Die Schwierigkeit besteht darin, Ihre Arme um die Zahlen zu bekommen.
Hier kommt die Geschäftsanalyse ins Spiel. Wie wir in diesem Artikel erklären werden, sind Geschäftsanalysetechniken nicht die farbenfrohen Dashboards, die Sie mit Ihrem BI-Tool schließlich erstellen können. Sie ermöglichen es Ihnen, Ihre Rohdaten zu nehmen und daraus eine Karte zu erstellen, die direkt zu realen Aktionen führt. Das BI-Tool ist der Packesel, der Ihnen hilft, dorthin zu gelangen.
Viele Manager kleinerer Unternehmen schrecken vor BI-Tools zurück, weil sie der Meinung sind, dass ihre Verwendung zu schwierig ist, aber eigentlich sind sie nicht so schwierig, wenn Sie wissen, was sie Ihnen sagen sollen. Mit den folgenden Techniken können Sie verstehen, was diese Fragen sein müssen und wie Sie sie beantwortet haben möchten.
Was die Analyse wichtig macht
Die Geschäftsanalyse muss beginnen, bevor Sie Ihr BI-Tool starten. Ein BI-Service allein ist nicht viel wert. Um von einem zu profitieren, müssen Sie es befähigen, Ihnen, Ihren Managern und Ihren Mitarbeitern die Informationen mitzuteilen, die sie wissen müssen. Daten, mit denen sie ihre Arbeit besser erledigen können, mit entsprechenden Vorteilen für den Rest des Unternehmens.
Das sollte Daten enthalten, die sie regelmäßig benötigen, und es sollte auch einfacher sein, an sie heranzukommen, als mit welcher Methode sie sie zuvor gefunden haben. Das Sahnehäubchen sollte die Fähigkeit sein, neue Erkenntnisse hinzuzufügen. Ideen, die sie vorher vielleicht nicht hatten und die ihre Arbeit hoffentlich einfacher und effektiver machen. Das ist gut für langfristige und wiederholbare Geschäftsprobleme, kann aber auch für kurzfristige Herausforderungen großartig sein.
Ein gutes Beispiel ist die Pandemie. COVID-19 zwingt Unternehmen, alles vom Betrieb auf Finanzstrategien umzustellen, damit alles in der neuen Normalität funktioniert. Das bedeutet, dass neue Einblicke in aktuelle Daten jetzt entscheidend sind. Laut einer Umfrage des Kommunikations- und Forschungsteams von Freshbooks gaben nur 21 % der Unternehmen an, über genügend Personal oder Ressourcen zu verfügen, um die Herausforderungen der Pandemie zu bewältigen.
Obwohl es sich bei beiden um leistungsstarke Plattformen handelt, können weder Tableau noch Microsoft Power BI diese Ressourcenneuzuweisung für Sie verwalten. Business-Analyse ist das, was Sie vorher tun müssen, damit Sie diese Tools auf die genauen Probleme richten können, die Sie beheben müssen.
Drei Top-BI-Techniken
Für Anfänger mag es seltsam aussehen, aber die meisten gängigen BI-Techniken werden mit einem Akronym bezeichnet. Diese kürzen im Allgemeinen die Schritte ab, die die Technik verwendet, um ihre Funktion auszuführen. Die drei unten beschriebenen Techniken sind sicherlich nicht die einzigen verfügbaren Techniken, aber sie können alle auf Unternehmen jeder Größe angewendet werden, sodass sie ein guter Ausgangspunkt sind.
1. SWOT
Die SWOT-Analyse ist wahrscheinlich die bekannteste Technik, weshalb sie an erster Stelle auf unserer Liste steht. SWOT steht für Stärke, Schwäche, Chancen und Bedrohungen. Da es so breit anwendbar ist, ist es wohl die beliebteste Technik, die heute verwendet wird. Das liegt daran, dass die SWOT-Analyse in Ihrer gesamten Organisation durchgeführt werden kann – und sollte – und nicht nur in einer Abteilung oder einem Workload.
Dies verrät viel darüber, wie verschiedene Teams die Position Ihres Unternehmens und die Ihnen zur Verfügung stehenden Möglichkeiten sehen. Indem Sie diese Antworten zusammenführen, können Sie sich ein ganzheitlicheres Bild davon machen, wie Ihr Unternehmen funktioniert und wie es sich entwickelt.
Ein Beispiel dafür könnte die Einstellung Ihrer Teammitglieder zu neuen Technologien sein. Abhängig von Ihrem Marktsegment kann es sein, dass Ihre Marketingteams vom Internet der Dinge sehr begeistert sind oder dass Ihre Kundendienstteams eine Chance in KI-gesteuerten Chatbots sehen. Umgekehrt betrachten Ihre IT-Teams möglicherweise genau diese Technologien als die größte Bedrohung, der Sie ausgesetzt sind. Die Anwendung von SWOT würde Marketing- oder Helpdesk-Anforderungen gegenüber Ihrer IT-Mission priorisieren. Es würde auch genau abdecken, wie diese Entscheidungen zu treffen sind, indem Daten bereitgestellt werden, die für diese Entscheidung relevant sind.
Das könnte Dinge wie die Meinung Ihrer Kunden zu KI-Chatbots aus einer Umfrage umfassen, die Sie ihnen gegeben haben, oder aus Antworten, die Ihre Helpdesk-Techniker in ihre Customer Relationship Management (CRM)- oder Ticketmanagement-Anwendungen eingegeben haben. Diese Daten würden dann mit relevanten IT-Daten korreliert, z. B. wie viel die Installation, Verwaltung und Fehlerbehebung eines KI-Chatbot-Systems kosten würde, und vor allem, wie Sie eine solche neue Technologie testen würden, bevor Sie sie tatsächlich kaufen.
Da es sich auf vier klar definierte Bereiche konzentriert, werden anfängliche Fragen und die endgültigen Ergebnisse einer SWOT-Analyse normalerweise in einem einfachen Vier-Punkte-Raster angezeigt. Nehmen wir als stark vereinfachtes Beispiel an, Sie betreiben ein Klempnergeschäft und möchten expandieren. Ihre ersten SWOT-Fragen könnten so aussehen:
Die Beantwortung dieser Fragen betrifft verschiedene Bereiche des Unternehmens, einschließlich Marketing, Vertrieb, Finanzen und Betrieb. Jeder Bereich muss sich mit diesen Fragen im Hinblick darauf befassen, welche Informationen benötigt werden, um eine Antwort zu erhalten und einen Plan für das weitere Vorgehen zu erstellen.
Die SWOT-Analyse ermöglicht es Ihnen, die konkurrierenden Perspektiven und Bedürfnisse all Ihrer Teams auszugleichen und sicherzustellen, dass Sie keinen wichtigen Teil des Bildes verpassen. Ein häufiges Missverständnis über SWOT (und mehrere andere BI-Techniken) ist, dass sie „Plug-and-Play“ sind, was bedeutet, dass Sie eine Reihe von Abfragen einmal erstellen und sie dann regelmäßig ausführen, um Wachstum/Rückgang oder Erfolg/Misserfolg im Laufe der Zeit aufzuzeichnen.
Sie können dafür Elemente von SWOT verwenden, aber beim SWOT-Konzept geht es darum, wie Sie eine BI-Initiative strategisch angehen. Ihr Abfrageansatz kommt nach Ihrem SWOT-Prozess, nicht während. Und Sie können und sollten den SWOT-Prozess so oft wie möglich auf so viele Aspekte Ihres Unternehmens wie möglich anwenden, insbesondere auf diejenigen, die sich ständig ändern.
Für ein praktisches und tieferes Verständnis der Verwendung von SWOT in der realen Welt sehen Sie sich eine Online-Grundlage wie diese von Udemy an.
2. DIE MEISTEN
Während Sie SWOT auf ein bestimmtes Problem anwenden können, zielt es wirklich auf eine umfassendere Analyse Ihrer gesamten Organisation oder Abteilung ab. Um kleinere oder einzelne Probleme zu lösen, ist ein besserer Ansatz namens MOST, was für Mission, Objective, Strategy und Tactics steht. In gewisser Weise ähnelt diese Technik SWOT, aber der Unterschied besteht hier darin, dass die MOST-Analyse hierarchischer arbeitet.
Sie beginnen mit einem einzigen Problem auf der höchsten Ebene. Dann ist jeder Schritt darunter so konzipiert, dass er spezifischer ist. Wenn Sie mit MOST breit aufgestellt sind, könnten Sie Ihr Unternehmen anhand Ihrer Führungsebenen definieren. Sie können diese Hierarchie dann verwenden, um die umfassendsten verfügbaren Metriken zu sammeln und zu messen. Zum Beispiel Rohumsätze oder Marktanteilswachstum. Diese Daten werden dann von leitenden Managern verwendet, um Ziele zu erstellen, d. h. die Ziele, die sie in Zukunft erreichen wollen. Insbesondere, wie sehr sie glauben, den Umsatz steigern zu können. Oder wie viel größer sie erwarten, dass ihr Marktanteil wächst, und, sehr wichtig, wie genau sie das messen werden. Strategien sind Ihre Pläne, um diese zu erreichen, und Taktiken sind, wie einzelne Mitarbeiter dazu beitragen werden.
Die letzten beiden Schritte von MOST sind am besten geeignet, wenn Sie fortlaufende Metriken entwerfen und wie Sie sie mit Ihrer BI-Plattform analysieren. Aber bevor Sie dort ankommen, müssen Sie auch herausfinden, wie Sie diese Daten sammeln werden.
Wenn Ihr Ziel darin besteht, Ihr Community-Publikum in zwei Quartalen um 15 % zu vergrößern, welche Kennzahlen müssen Sie kennen, wenn Sie erfolgreich waren? Auf jeden Fall die Besucher der Social-Media-Website insgesamt, aber auch Dinge wie Webinar-Teilnehmer, Antworten auf Veranstaltungen oder Website-Besuche, die aus Community- und E-Mail-Kontakten stammen. Mit all diesen Kanälen, die Ihnen zur Verfügung stehen, müssen Sie Datenerfassungsmethoden festlegen, bevor Sie mit dem Abfragedesign beginnen, da die Fragen, die Sie stellen können, von den Daten bestimmt werden, die Sie haben.
Im obigen Beispiel wären dies Kennzahlen wie Website-Besuchszähler, E-Mail-Zustellung, Öffnungs- und Click-Thru-Statistiken und ein genauer Zähler der Webinar-Teilnehmer über mehrere Veranstaltungen. Sobald diese Daten ein bestimmtes Erfassungstool und einen etablierten Pfad zu Ihrem BI-System haben, können Sie damit beginnen, die Abfragen herauszufinden, die Sie benötigen, um alles zu verfolgen.
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MOST kann bei diesen beiden Schritten eine große Hilfe sein, da es eine unkomplizierte und visuelle Möglichkeit darstellt, Ihre Anforderungen, verfügbaren Daten und Ziele zu organisieren, sodass alles leicht verdaulich und für das gesamte Team verständlich ist, nicht nur für einen Datenwissenschaftler.
Wenn Sie tiefer in die Möglichkeiten von MOST eintauchen möchten, macht Texavi, ein in Großbritannien ansässiges Startup für Soziales und Verhalten, gute Arbeit und erklärt es in diesem Youtube-Video auf seinem Texavi AnalystZone-Kanal.
3. Prozessdesign
Sowohl SWOT als auch insbesondere MOST können von Unternehmen jeder Größe mit guten Ergebnissen eingesetzt werden. Aber für das KMU-Segment ist es die größte Herausforderung, konstant wettbewerbsfähig, effizient und profitabel zu bleiben. Dafür könnte ein direkterer und praktischerer Ansatz für Business Intelligence effektiver sein. Hier kommt das Prozessdesign ins Spiel. Der Kerngedanke ist, dass einige der Tools, die normalerweise zur Planung und Steuerung von Projekten verwendet werden, auch auf laufende Geschäftsprozesse angewendet werden können.
Der Trick besteht darin, zu verstehen, wie Ihr Unternehmen funktioniert. Wenn Sie ein E-Commerce-Fulfillment-Lager betreiben, wissen Sie, dass Sie Geld verdienen, indem Sie die Waren Ihrer Kunden lagern, ihren Bestand messen, ihre Bestellungen ausführen und versenden und die Daten sammeln, die sie benötigen, um ihren Betrieb am Laufen zu halten. Wenn Sie diese Prozesse im Hinterkopf behalten, können Sie wahrscheinlich abschätzen, wie viel Geld Sie für diese Dienste ausgeben und wie viel sie einbringen. Oder können Sie das?
Wie wird Ihr Lager genau verwaltet? Um dies zu beantworten, müssen Sie sich den Prozess ansehen, der die Ankunft, die Lagerorganisation und die Versandeigenschaften eines neuen Produkts regelt. Außerdem sollten Sie genau wissen, wie Bestellungen eingehen, wie sie abgewickelt werden und wie der Geld- und Datenaustausch funktioniert. Beim Prozessdesign bohren Sie nach Details. Je detaillierter Sie werden können, desto besser funktioniert es.
Das bedeutet, jede dieser Aufgabenketten zu identifizieren, sie zu kategorisieren und jeden Schritt im Prozess abzubilden. Mit diesen Informationen können Sie den Prozess für neue Effizienz, bessere Kosten-/Gewinnzahlen oder eine andere Optimierung anpassen, die Ihnen am wichtigsten ist. Daher gibt es für diese Analysemethode keine festgelegten Schritte. Jedes Unternehmen bestimmt seinen Ansatz. Der wahrscheinlich beliebteste Weg ist, den MOST-Ansatz der absteigenden Granularität zu stehlen und ihn auf Ihre Geschäftsmechanismen anzuwenden.
Beginnen Sie mit der breitesten Definition dessen, was Ihr Unternehmen tut. Brechen Sie das in seine Teile auf, die wahrscheinlich die gleichen sein werden wie die Abteilungen, in denen Sie es organisiert haben. Durch Treffen mit diesen Abteilungsleitern, ihren Managern der zweiten Ebene und sogar den Leuten an der Front können Sie schließlich ein detailliertes Kompendium darüber erstellen, wie Ihr Unternehmen funktioniert. Sie wollen alles, einschließlich der klugen Erfolge, chronischen Hürden und peinlichen Warzen. Ihr erstes Mal wird ein langer und mühsamer Prozess sein, aber die Informationen sind Gold wert.
Sobald Sie die Realität kennen, können Sie sie mit hypothetischen Fragen vergleichen – indem Sie Manager bitten, sich vorzustellen, wie Prozesse „in einer perfekten Welt“ funktionieren würden. Sie gleichen diese Antworten mit dem ab, was vor sich geht, wodurch Sie herausfinden können, warum es so läuft, wie es ist, und was Sie tun müssen, um es zu verbessern. Keine Organisation arbeitet perfekt, was bedeutet, dass Sie ein Prozessdesign-Projekt regelmäßig durchführen und immer neue Erkenntnisse gewinnen können. Für KMU ist dies eine fantastische Möglichkeit, nicht nur besser zu arbeiten, sondern auch die Geschäftsleitung, selbst wenn es sich nur um eine kleine Gruppe von Eigentümern oder Partnern handelt, in engem Kontakt mit allen Aspekten der Funktionsweise ihres Unternehmens zu halten.
Die Anwendung eines BI-Tools auf diesen Prozess funktioniert am besten, wenn Sie das Prozessdesign in regelmäßigen Abständen durchführen. Ein einmaliger Ansatz wird wirklich nicht viel von einem Tool wie Tableau profitieren. Aber dann hat ein einmaliges Prozessdesign-Projekt ohnehin nur begrenzte Erfolgschancen. Aber machen Sie zum Beispiel einmal jährlich, und Sie können ein ganzes Jahr damit verbringen, Daten zu sammeln, die für jeden Prozess relevant sind, der Ihr Unternehmen voranbringt. Wenn Sie diese Daten jedes Mal visualisieren, wenn Sie eine Sitzung zum Prozessdesign starten, erhalten Sie ein sehr detailliertes Bild davon, wie Sie in Ihrem Markt und im Vergleich zu Ihrer Konkurrenz abschneiden.
Eine Größe passt nicht allen
Datenerfassung ohne ausdrücklichen Zweck ist eine Verschwendung von Speicherplatz. Es lohnt sich nur, wenn Sie damit Veränderungen planen und umsetzen, egal ob strategisch oder taktisch.
Ein gutes Business-Intelligence-Tool versetzt Sie in die Lage, Daten zu verwenden, um diese Änderungen vorzunehmen. Dieses Ziel sollte auch bestimmen, welches BI-Tool Sie schließlich verwenden. Es kann eine teure Investition sein, daher sollte der Abgleich der Daten, die Sie haben, und der Fragen, die Sie stellen werden, mit den Fähigkeiten der BI-Plattform die Grundlage dafür bilden, ob ein bestimmtes Tool für Sie geeignet ist.
Für jedes KMU ist die Anwendung mindestens einer der oben beschriebenen Techniken der richtige Weg, dies zu tun.