Text, Bild oder Video in Ihrer Technischen Kommunikation?
Veröffentlicht: 2017-06-06Das Unternehmen, für das Sie arbeiten, versucht, seinem Publikum das beste Produkterlebnis der Welt zu bieten. Als technischer Redakteur möchten Sie dazu beitragen, indem Sie eine hervorragende Benutzerunterstützung für dieses Produkt erstellen.
Es gibt viele großartige Tools, die Ihnen dabei helfen können, dies zu erreichen. Zu diesen Tools gehören Texteditoren sowie Grafik- und Videotools. Aber wie entscheiden Sie, wann Sie Text, Bilder oder Videos für Ihre Produktunterstützung verwenden?
In diesem Beitrag gebe ich Ihnen 15 Fragen, die Sie stellen können, um Ihnen bei der Auswahl des richtigen Mediums zu helfen.
15 Fragen, die Sie sich stellen sollten, um das richtige Medium auszuwählen
1. Ist die Verwendung von Bildern oder Videos gesetzlich verboten?
Die meisten Vorschriften sagen nicht, ob die Verwendung von Videos und/oder Bildern legal ist oder nicht, aber die Verwendung dieser Medien kann aufgrund geltender Gesetze manchmal schwierig sein, was zu Problemen führen kann.
Abhängig von der Art des Produkts, an dem Sie arbeiten und in welchem Land es verkauft wird, ist es manchmal obligatorisch, die Anweisungen für dieses Produkt in gedruckter Form zu liefern. Dies macht die Verwendung von Video als primäres Medium ziemlich schwierig, aber die Verwendung von Bildern ist möglicherweise auch nicht immer die beste Lösung.
Nach amerikanischen Produktsicherheitsgesetzen besteht die Pflicht, vor möglichen Risiken im Zusammenhang mit der Verwendung des Produkts zu warnen. Ein Warnmangel (verursacht durch unzureichende, unklare oder unvollständige Warnhinweise) kann den Hersteller im Rahmen eines strengen Produkthaftungsanspruchs für Schäden haftbar machen, die durch ein fehlerhaftes Produkt verursacht wurden.
Auch innerhalb der Europäischen Union erfordern Produktsicherheitsrichtlinien klare Anweisungen. Beispielsweise heißt es in der Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU: „Diese Anweisungen und Sicherheitsinformationen sowie alle Kennzeichnungen müssen klar, verständlich und verständlich sein.“
Als Hersteller haften Sie, wenn Sie den Käufer nicht warnen.
Nicht alle Anweisungen oder Warnungen können in Form von Bildern klar erklärt werden, daher müssen Anweisungen manchmal gedruckt werden.
Fotos können sich elegant verschlechtern, selbst wenn Sie in Schwarzweiß drucken, aber Videoinformationen gehen vollständig verloren. Das bedeutet, dass Sie narrensichere Anweisungen in einem Format benötigen, das sich nicht verschlechtert. Sie sollten Text verwenden, wenn dies rechtliche Konsequenzen haben könnte. Verwenden Sie Bilder oder Videos nur zur Unterstützung des Textes.
2. Hat Ihr Benutzer Zugang zum Internet?
Das Abspielen eines Videos erfordert normalerweise eine Hochgeschwindigkeitsinternetverbindung. Benutzer haben nicht immer Zugriff auf das Internet, wenn sie nach bestimmten Produktinformationen suchen.
Ein Benutzer wird YouTube nach einem „How To“-Video durchsuchen, wenn er oder sie Zeit hat und das Internet verfügbar ist. Der Informationsbedarf ist in diesem Fall weniger dringend als beispielsweise wenn ein Zug in einem Tunnel stecken bleibt. In diesem Fall möchten Sie die Informationen auf jeden Fall offline verfügbar haben! Verwenden Sie am besten Text (unterstützt durch Bilder), wenn die Informationen offline verfügbar gemacht werden.
3. Werden die Inhalte regelmäßig aktualisiert?
Produkte, die überarbeitet, aktualisiert oder weiterentwickelt werden, sind möglicherweise weniger für die Videodokumentation geeignet. Das Aktualisieren von Videos für neue Überarbeitungen ist umständlicher und teurer als das Aktualisieren von Bildern und Text. Verwenden Sie Text, ggf. in Kombination mit Bildern, wenn Sie davon ausgehen, dass sich die Benutzeroberfläche oder das physische Produktdesign häufig ändern.
4. Können Bilder den Text unterstützen, ersetzen oder ergänzen?
Bilder in der Benutzerhilfe können Fotos, Illustrationen, Tabellen, Screenshots, Diagramme und schematische Darstellungen enthalten. Abbildungen und Diagramme sind eine gute Möglichkeit, Ihrem Publikum einen allgemeinen Überblick über Geräte, Teile und Komponenten zu geben.
Die Installation eines Produktes lässt sich ganz einfach anhand von Illustrationen erklären. Die Illustrationen können den Text unterstützen oder sogar vollständig ersetzen.
Technische Spezifikationen oder Daten sind besser lesbar, wenn sie in einer Tabelle verwendet werden. In einigen Fällen kann die Tabelle Text ersetzen.
Eine Beschreibung der Verwendung eines Softwaretools könnte besser durch das Hinzufügen von Screenshots erklärt werden.
Je mehr Bilder Sie einfügen, desto weniger Wörter müssen Sie verwenden. Bilder können jedoch nicht immer Text ersetzen. Warnhinweise können beispielsweise visuell schwer zu erklären sein, was zu gefährlichen Situationen führen kann.
Verwenden Sie Bilder nur dann, wenn sie den Text besser unterstützen, ersetzen oder ergänzen, als wenn Sie nur Text verwenden würden.
5. Könnten durch die Verwendung von Bildern oder Videos Lokalisierungskosten eingespart werden?
Obwohl der Hauptgrund für die Verwendung von Bildmaterial darin bestehen sollte, ein besseres Verständnis für den Benutzer zu schaffen, könnte die Entscheidung für die Verwendung von Bildern in einigen Fällen auf Kosten basieren. Die Installationshandbücher von IKEA zum Beispiel verwenden meistens keinen Text. Dies spart eine Menge Übersetzungskosten, da IKEA seine Produkte in 28 Ländern (mit 17 verschiedenen Sprachen) verkauft.
Das Erstellen einiger Bilder für ein globales Publikum kann einige Stunden dauern, aber die Übersetzung desselben Textes in 17 verschiedene Sprachen wäre viel teurer. Wenn Sie Benutzerhilfen für ein globales Publikum erstellen, ziehen Sie die Verwendung von Illustrationen oder Videos ohne Text in Betracht, wenn Sie Lokalisierungskosten sparen könnten.
6. Wie sieht der Lokalisierungsprozess Ihrer Benutzerunterstützung aus?
Dies kann wiederum eine kostenbasierte Entscheidung sein, aber wir müssen realistisch sein. Obwohl sie sich schnell verändert, ist die Technische Kommunikation in den meisten Fällen noch nicht der Ort, an dem das Geld ausgegeben wird.
Bevor Sie also mit der Erstellung Ihrer Benutzerhilfe beginnen, beschränken Sie den Lokalisierungsprozess auf Bilder und Videos.
Benötigen Sie Text in Ihren Illustrationen? Liefern Sie in 28 Länder?
Es ist eine gängige Meinung, dass das Übersetzen von Bildern ein teurer Prozess sein kann.
Obwohl es fortgeschrittene Funktionen/Tools gibt, um Text in Bildern zu lokalisieren (z. B. durch die Übersetzungsfunktion in Snagit), möchten Sie nicht alle Ihre Illustrator-Dateien in 28 verschiedenen Sprachen bearbeiten.
Als Faustregel gilt, dass nur die Verwendung von Text allein einfacher zu übersetzen ist als eine Kombination aus Text und Bildern.
Verwenden Sie keine visuelle Dokumentation, wenn die Lokalisierungskosten Ihr Budget überschreiten oder die zusätzlichen Kosten nicht wert sind.
Achten Sie bei der Suche nach Tools, die Sie beim Lokalisierungsprozess unterstützen können, darauf, dass diese auch Daten wie den Text aus Bildern, Variablen, Metadaten, Inhaltsverzeichnisse und Texte in Bildern (Ebenen) zur Übersetzung senden.
7. Haben Sie die Ressourcen, um Bilder oder Videos zu erstellen?
Das Erstellen von Videos und Bildern erfordert viel mehr Fähigkeiten als für die technische Redaktion.
Viele technische Redakteure können großartige Textanweisungen erstellen, aber das bedeutet nicht unbedingt, dass sie erfahrene Bild- oder Videomacher sind.
Und ein schlecht gemachtes Bild oder Video wird höchstwahrscheinlich sein Ziel verfehlen.
Fotos können eine günstige Alternative für Illustrationen sein. Aber oft sind sie nicht so informativ, weil sie zu viele Informationen enthalten. Pfeile selbst hinzuzufügen macht das Foto nicht immer verständlicher.
Wenn Sie eine qualitativ hochwertige visuelle Dokumentation verwenden möchten, sollten Sie sich die Fähigkeiten aneignen, die erforderlich sind, um klare und hilfreiche visuelle Darstellungen zu erstellen. Es gibt großartige Tools, die Nicht-Experten bei ihrer visuellen Kommunikation helfen können.
Auf diese Weise ist es technischen Redakteuren möglich, ansprechende visuelle Elemente in ihre Arbeit einzubeziehen, ohne eine steile Lernkurve durchlaufen zu müssen.
8. Muss ich etwas vorführen?
Verfahrensinformationen zum Erlernen einer Aufgabe sollten die allgemeinen Schritte enthalten, die zum Ausführen einer Aufgabe erforderlich sind.
Untersuchungen haben gezeigt, dass das Hinzufügen einer Demonstration zu Verfahrensinformationen, die zeigt, wie eine Aufgabe ausgeführt wird, die Effektivität des Lernens unterstützt.
Video könnte verwendet werden, um Verfahrensinformationen durch Demonstrationen von Schlüsselfunktionen und Arbeitsabläufen zu ergänzen.
Eine Faustregel, um festzustellen, ob eine Demonstration erforderlich ist, besteht darin, mit einer Verfahrensbeschreibung zu beginnen (falls erforderlich, ergänzt durch Fotos). Wenn Sie bestimmte Verfahren finden, die nur mit Text oder Bildern zu schwer zu erklären sind, kann ein Video von zusätzlichem Wert sein.
9. Muss ich Bewegung demonstrieren?
Die Benutzerunterstützung umfasst häufig Bewegung.
Dies kann die Bewegung einer Maus sein, wenn Sie das Polygonal-Lasso-Werkzeug von Photoshop verwenden, die Drehung eines Umgehungsventils, das Einfädeln einer Nähmaschine oder das Knacken eines Schlosses.
Bewegung ist nur schwer in Text oder Fotos zu erklären.
Verwenden Sie Video, wenn Sie Bewegung demonstrieren möchten.
10. Muss ich einen Staat nachweisen?
Der Zustand von etwas ist mit Bildern, Fotos oder Text allein schwer zu übersetzen.
Die visuelle Signalisierung durch LED-Leuchten, die Identifizierung, welches Geräusch ein Motor erzeugt, die Bestimmung, ob der gemischte Beton flüssig genug ist, oder sogar das Testen, ob der von Ihnen hergestellte Pudding „wackelig“ genug ist, sind gute Beispiele dafür, was wir unter „Zustand“ verstehen " von etwas.
Das Hinzufügen von Videos hilft Ihnen zu erklären, wie der Zustand von etwas aussehen muss.
11. Muss ich eine Kraft demonstrieren?
Auch das Aufbringen von Kräften ist in Bildern oder Texten schwer zu erklären.
Hier finden Sie Anweisungen dazu, wie Sie beim Anziehen von Schrauben die richtige Kraft auf einen Schraubenschlüssel anwenden, wie Sie eine Baugruppe „vorsichtig“ in eine „handfeste“ Situation drehen oder wie fest Sie an einer iMac-Abdeckung ziehen müssen, bevor sie tatsächlich abspringt alles gute beispiele.
Wenn Sie zeigen müssen, wie viel Kraft Sie aufwenden müssen, ist Video Ihre Lösung.
12. Wie viele Personen möchte ich erreichen?
Das einzige, was den Leuten besser gefällt als ein Bild, ist ein bewegtes Bild.
Und die Menschen fühlen sich zu Lehrvideos hingezogen.
Wenn Sie auf YouTube nach einer Anleitung suchen, erhalten Sie 439 Millionen Treffer! Ein YouTube-Tutorial zum Falten eines T-Shirts wurde fast 9 Millionen Mal aufgerufen!
Die Chance, dass sich jemand ein Video anschaut, ist 75 % höher als das Lesen eines Textes (Quelle). Video-Tutorials werden angesehen; Text wird übersprungen.
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Benutzerunterstützung das größtmögliche Publikum erreicht, sollten Sie sich für Videos entscheiden.
13. Benötigt mein Benutzer sehr spezifische Informationen?
Videos können ziemlich frustrierend sein, wenn Ihr Publikum nach sehr spezifischen Informationen sucht.
Sie möchten sich kein 20-minütiges Video ansehen, wenn Sie nur daran interessiert sind, eine bestimmte Schraube zu finden. In der elektronischen Version funktioniert es besser, durch die Seiten einer Bedienungsanleitung zu blättern oder einfach Strg + F zu verwenden.
Das Scannen eines Videos nach dieser Art von spezifischen Informationen ist schwieriger als das Scannen von Text oder Bildern.
Sie können Ihre Videos besser durchsuchbar machen, indem Sie sie kurz halten, Beschriftungen oder Untertitel hinzufügen und den Text durchsuchbar machen.
Verwenden Sie andernfalls kein Video, wenn Ihr Benutzer häufig auf bestimmte Informationen verweisen muss. Verwenden Sie stattdessen Text.
14. Wie hoch ist mein Budget?
Geld! Professionell erstellte Videos und Bilder können teuer sein. Wenn sie nicht professionell hergestellt werden, können sie schrecklich aussehen.
Abhängig von Ihrer Zielgruppe (z. B. interne vs. externe Nutzung) und Ihrem Aufwand, ein gutes Video zu erstellen, ist ein Amateurvideo möglicherweise gerade noch akzeptabel.
Die meisten Programme lassen sich durch kostengünstige Screencasting-Videos erklären.
15. Ist es wichtig, dass der Benutzer sich daran erinnern muss
Informationen zu einem späteren Zeitpunkt?
Benutzer benötigen möglicherweise einmalige Referenzinformationen, oder sie müssen möglicherweise Informationen lernen, an die sie sich oft oder viel später erinnern können.
Video ist bei sorgfältiger Erstellung ein effizienteres und effektiveres Medium für Lern- und Schulungszwecke (Quelle), was bedeutet, dass es später leichter ist, sich an das Gelernte zu erinnern.
Wenn sich Benutzer später Informationen merken und wiedergeben müssen, wäre Video das richtige Medium.
Fazit
Bilder und Videos können Ihnen helfen, eine bessere Dokumentation zu erstellen. Es gibt jedoch ein paar Dinge zu beachten:
- Lediglich aufgrund gesetzlicher Bestimmungen kann es zu Einschränkungen bei der Verwendung von Illustrationen und Videos kommen
- Die Nutzung von Video erfordert meist einen Internetzugang
- Das Aktualisieren von Videos kann ein teurer Prozess sein
- Abhängig von Ihrem Lokalisierungsprozess kann das Übersetzen von Illustrationen oder Videos teuer sein
Meistens reicht Text, angereichert mit Bildern, aus, um eine klarere Dokumentation zu erstellen. Erwägen Sie die Verwendung von Video in den folgenden Situationen:
- Wenn Sie etwas demonstrieren müssen
- Wenn die Effektivität des Lernens eine wichtige Rolle spielt
- Wenn Sie nur Benutzer von Mobilgeräten ansprechen und Ihre Zielgruppe immer Zugriff auf das Internet hat
- Wenn Sie über die Ressourcen verfügen, um qualitativ hochwertige Videos zu erstellen
- Wenn Sie ein großes Publikum erreichen möchten
Genau wie das Schreiben klarer und eindeutiger Anweisungen erfordert das Erstellen professioneller Bilder und Videos spezifische Fähigkeiten. Tools und Tutorials können Sie dabei unterstützen.
Am wichtigsten ist, dass Ihr Benutzer in jeder Phase der Customer Journey ein großartiges Benutzererlebnis wünscht.
Es liegt in Ihrer Verantwortung, dies zu liefern!
Nachdem Sie all die Zeit für ein großartiges Produkt aufgewendet haben, möchten Sie Ihrem Benutzer auch eine gute Erfahrung bieten, wenn Sie die Benutzerhilfe konsultieren.
Stellen Sie sich vor, ein Benutzer könnte Ihr Produkt ohne Hilfe des Kundensupports installieren oder verwenden.
Stellen Sie sich eine Benutzerunterstützung vor, die zu einer noch besseren Benutzererfahrung beiträgt.
Das können Sie erreichen!
Stellen Sie sich dazu die Fragen aus diesem Beitrag und Ihre Nutzer werden begeistert sein, wenn Sie Ihr Produkt installieren, verwenden oder Probleme lösen.