Was ist eine SOP? Schreiben von Standardarbeitsanweisungen

Was klingt trockener und langweiliger als Standardarbeitsanweisungen ? Selbst das Akronym SOP trägt nicht zur Attraktivität bei.

Die Realität ist jedoch, dass relevante, gut geschriebene SOPs die Grundlage für das Unternehmenswachstum sind.

Intelligente, wachstumsorientierte Unternehmen haben das erkannt. Allein in den letzten fünf Jahren ist die Suche nach Standardarbeitsanweisungen um fast 40 % gestiegen. Da Unternehmen einen neuen Fokus auf die Steigerung der betrieblichen Effizienz legen, erweisen sich SOPs als entscheidender Teil des Puzzles.

Vergessen Sie also den staubigen Ordner, der auf einem mit Spinnweben bedeckten Regal liegt.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie Standardarbeitsanweisungen erstellen, die für Ihr Unternehmen einen echten Unterschied machen. Und dass Ihre Leute es tatsächlich schätzen und nutzen werden.

Wir befassen uns mit dem Was, Warum und Wie – und geben nebenbei sogar Tipps, wie Sie Ihre SOPs mit Bildern und Videos verbessern können (was mit Camtasia und Snagit einfacher ist, als Sie vielleicht denken).

Was ist eine SOP (Standard Operating Procedure) mit Beispielen?

Standardarbeitsanweisungen haben viele Namen und können sogar unterschiedliche Formen annehmen. Manche kennen sie als Prozessdokumente, Business-Playbooks oder sogar als altmodische Schulungshandbücher. Personen, die eine SOP verwenden, nennen sie jedoch möglicherweise ihren Spickzettel, ihre Arbeitshilfe oder ihre Kurzreferenzkarte.

In Branchen mit vielen regulatorischen Anforderungen oder in Umgebungen mit hohen Risiken kann die SOP detaillierte Schritte enthalten. In vielen Geschäftsumgebungen handelt es sich bei der SOP jedoch eher um eine Schritt-für-Schritt-Anleitung als um ein Skript, was Raum für Interpretation – und sogar Innovation – lässt, um den Prozess zu verbessern.

Beispiele für Standardarbeitsanweisungen, die Sie möglicherweise in verschiedenen Abteilungen finden:

• HR: Stellen Sie ein neues Teammitglied ein und integrieren Sie es
• Buchhaltung: Richten Sie in der Abrechnungsplattform einen neuen Lieferanten ein
• IT: Reagieren Sie auf einen Systemausfall
• Marketing: Veröffentlichen Sie einen Blogbeitrag
• Kundenservice: Rückerstattung durchführen
• Vertrieb: Pflegen Sie einen Lead von der Erstellung bis zum Abschluss
• Kundenbefragung: Führen Sie eine Reihe von Kundeninterviews durch und fassen Sie diese zusammen
• Technik: Führen Sie ein Sicherheitsaudit durch

Warum sind Standardarbeitsanweisungen für den Geschäftsbetrieb wichtig?

Viele Teams und Organisationen stellen in Krisenzeiten fest, dass sie Standardarbeitsanweisungen benötigen. Ein langjähriges Teammitglied kündigt und schon sind jahrelange Prozesskenntnisse an der Reihe. Die Organisation erlebt ein Hyperwachstum, was zu Engpässen rund um das ursprüngliche Team führt. Investoren fordern kurzfristiges Gewinnwachstum, weshalb es zwingend erforderlich ist, Verschwendung und Redundanz zu vermeiden.

SOPs können ein Schmerzmittel sein, um einem Unternehmen dabei zu helfen, den Betrieb zu vergrößern oder zu verkleinern. Als Vitamin sind sie jedoch besser geeignet, wenn sie vor einer Krise eingesetzt werden und den Geschäftsbetrieb mit der Zeit und bei wiederholter Anwendung verbessern.

Wenn SOPs als Vitamin eingesetzt werden, profitieren Unternehmen jeden Tag von mehr:

• Konsistenz : was die Qualität und das Kundenerlebnis verbessert
• Effizienz : Dadurch werden Verschwendung und Nacharbeit reduziert
• Compliance : Dadurch wird das Risiko von Verstößen gegen Vorschriften verringert
• Personalflexibilität : Dies reduziert die Kosten für Fluktuation oder Outsourcing

Kurz gesagt: Die Organisation ist stärker und agiler, wenn die nächste Krise kommt.

Schlüsselelemente einer Standardarbeitsanweisung (SOP)

Die Komponenten variieren, aber einige der häufigsten Elemente einer SOP sind:

• Kontext und Metainformationen zur SOP :
  • Wozu dient dieses Dokument?
  • Was ist nicht beabsichtigt?
  • Welche Abschnitte sind im Dokument enthalten (Inhaltsverzeichnis)?
• Rollen und Verantwortlichkeiten :
  • Wer macht was?
  • Wie oft werden sie die Schritte durchführen?
  • Was ist das beabsichtigte Ergebnis?
• Schritt-für-Schritt-Anleitung:
  • Wie machen sie das?
  • Welche Schritte sollten sie befolgen?
• Tools und Ressourcen:
  • Welche Werkzeuge und anderen Materialien werden sie verwenden?

So schreiben Sie eine effektive SOP

Schritt 1: Kennen Sie Ihr Publikum

Es ist unmöglich, in Ihrer SOP den richtigen Detaillierungsgrad festzulegen, wenn Sie nicht wissen, was Ihr Publikum bereits weiß und was es nicht weiß.

Gehen Sie davon aus, dass sie zu viel wissen, und Sie riskieren, wichtige Schritte zu überspringen. Gehen Sie davon aus, dass sie zu wenig wissen, und Sie riskieren, einen langwierigen, 100-seitigen Leitfaden zu verfassen, auf den sie nie zurückgreifen, weil sie „dieses Zeug bereits wissen“.

Der Fluch des Wissens beschreibt eine universelle menschliche Erfahrung: Sobald einem etwas vertraut wird, ist es schwierig, sich daran zu erinnern, wie es war, bevor man es wusste.

Das Konzept lässt sich auf humorvolle Weise durch die Exact-Instructions-Challenge veranschaulichen, bei der eine Person aufgefordert wird, eine Reihe von Schritten zu dokumentieren, die von einer anderen Person, die scheinbar nichts über die Aufgabe zu wissen scheint, im wahrsten Sinne des Wortes befolgt wird.

Nutzen Sie Recherchemethoden wie Gespräche, Beobachtungen und Befragungen, um sich in die Lage Ihres Publikums zu versetzen. Brechen Sie den Fluch des Wissens so weit wie möglich und geben Sie Anweisungen mit dem richtigen Detaillierungsgrad.

Profi-Tipp: Überlegen Sie auch, wo der Eingriff stattfinden könnte. In Branchen wie dem verarbeitenden Gewerbe oder dem Gesundheitswesen kann es von entscheidender Bedeutung sein, potenzielle Gesundheits- und Sicherheitsbedenken in Ihrer SOP zu berücksichtigen.

Schritt 2: Identifizieren Sie die Aufgabe oder den Prozess

Definieren Sie die vorrangigen Aufgaben oder Prozesse, die Sie abdecken möchten.

Ein einfacher Weg, dies zu tun: Sprechen Sie mit einem Manager oder Stakeholder, der für den Geschäftsbetrieb verantwortlich ist. Oder sprechen Sie mit einzelnen Mitwirkenden, die für die Erledigung der Aufgaben verantwortlich sind. Im Idealfall sollten Sie beide zu Rate ziehen. Aufgaben mit einer hohen Fehler-/Misserfolgsquote und Aufgaben, die nur selten ausgeführt (und daher leicht vergessen) werden, sind oft Ausgangspunkte mit hohem ROI.

Auch wenn Ihnen eine Liste mit zu dokumentierenden Aufgaben ausgehändigt wird, ist es ratsam, genügend Fragen zu stellen, um die Gewissheit zu gewinnen, dass diese Aufgaben als diejenigen bestätigt wurden, die am dringendsten benötigt werden. Und verstehen Sie den Kontext, in dem die SOP verwendet wird, vollständig.

Schritt 3: Sammeln Sie Input von Teammitgliedern

Wenn Sie mit dem zu dokumentierenden Verfahren vertraut sind, erstellen Sie auf der Grundlage Ihres Wissens eine grobe Gliederung und validieren Sie diese mit Teammitgliedern, die dieses Verfahren regelmäßig durchführen. Erkenntnisse dieser Fachexperten (KMU) können dabei helfen, sicherzustellen, dass Ihre SOP alle notwendigen Schritte abdeckt, nicht viele überflüssige Details enthält und die Sprache übernimmt, die tatsächlich in diesem Funktionsbereich verwendet wird.

Wenn Sie mit der Aufgabe nicht vertraut sind, beobachten Sie ein KMU bei der Ausführung der Aufgabe und halten Sie sie mit einer Smartphone-Kamera oder einem Bildschirmrekorder fest. Erstellen Sie Ihre Gliederung, indem Sie die Aufzeichnung überprüfen und die vom KMU unternommenen Schritte zusammenfassen.

Achtung: Verwechseln Sie das KMU nicht mit Ihrer Zielgruppe – denken Sie daran, dass das KMU unter dem Fluch des Wissens leidet und möglicherweise sogar Dinge sagt wie „Wir alle ignorieren die offiziellen Anweisungen und erledigen die Aufgabe stattdessen auf diese Weise.“

Vergleichen Sie also das, was KMU Ihnen sagen, mit dem, was Sie in Schritt 1 über Ihre Zielgruppe und in Schritt 2 über Managementprioritäten gelernt haben. Teilen Sie Ihre Gliederung frühzeitig und häufig mit den Stakeholdern, während sie leicht zu bearbeiten ist.

Manchmal bringt bereits die Dokumentation von Standardarbeitsanweisungen ans Licht, wie unstandardmäßig Ihre Abläufe tatsächlich sind!

Schritt 4: Erstellen Sie ein klares, umsetzbares Format

Standardarbeitsanweisungen gibt es in vielen Formaten. Am häufigsten sind jedoch:

• Checkliste : am besten für Aufgaben, die nicht in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden müssen
• Nummerierte Schritte : am besten, wenn die Reihenfolge der Schritte wichtig ist
• Flussdiagramm : am besten für verzweigte (Wenn/Dann)-Szenarien geeignet

Verwenden Sie Formatierungen wie Einzüge, Aufzählungszeichen und Fettdruck, um die Struktur der Aufgabe hervorzuheben und das Verfolgen des Inhalts zu erleichtern. Unteraufgaben sollten durch Einrücken innerhalb der übergeordneten Aufgabe verschachtelt werden. Mit Aufzählungszeichen und Nummern versehene Listen helfen dem Leser, den Überblick zu behalten, wo sie sich in einer Reihenfolge befinden. Bolding legt den Schwerpunkt auf wichtige Informationen.

Schritt 5: Fügen Sie zur Verdeutlichung Bilder hinzu

Auch wenn es verlockend sein mag, Ihre SOP als Textwand zu erstellen, zeigen Untersuchungen, dass visuelle Elemente ein entscheidender Bestandteil sind. Zwei von drei Mitarbeitern erledigen ihre Aufgaben besser, wenn sie visuell kommuniziert werden, als wenn sie nicht visuell kommuniziert werden, und sie nehmen Informationen mit visuellen Mitteln 7 % schneller auf als ohne.

Eine einfache Möglichkeit, visuelle Elemente in technische SOPs einzubinden, besteht darin, mit Snagit Screenshots von Softwareschnittstellen oder Prozessschritten zu erfassen. Sie können in Schritt 3 sogar Teile der Aufzeichnungen Ihrer SMEs für andere Zwecke verwenden.

Mit Snagit können Sie Screenshots (oder mit Ihrem Smartphone aufgenommene Fotos) zuschneiden, vertrauliche Informationen entfernen, markieren und anderweitig bearbeiten und sie dann an die Autorenplattform oder den Dokumenteneditor Ihrer Wahl senden.

Oder gehen Sie noch einen Schritt weiter und nutzen Sie die integrierten Layout-Tools und Vorlagen von Snagit, um einfache SOPs in verschiedenen Formaten zu erstellen, ohne das Tool zu verlassen. Diese von einem professionellen Informationsentwickler entworfenen SOP-Vorlagen können digital geteilt oder gedruckt und veröffentlicht werden.

An manchen Arbeitsplätzen, beispielsweise in einer Werkstatt, müssen SOPs möglicherweise gedruckt und als physisches Objekt referenziert werden. Aber in Büroumgebungen, in denen der Bediener bereits an einem Computer sitzt, sind Video-Tutorials ein praktisches Format.

Videos sind für Arbeitnehmer im Allgemeinen zu einem äußerst bevorzugten Medium geworden, um Anleitungsinhalte zu konsumieren. Untersuchungen haben ergeben, dass 83 % der Menschen Lehr- oder Informationsinhalte lieber per Video als nur per Text oder Audio lernen.

Video-Tutorials erfreuen sich nicht nur großer Beliebtheit, sie können auch einen Prozess in seiner Gesamtheit visuell darstellen und so weniger Raum für Verwirrung oder Sprachbarrieren lassen. Wir empfehlen Snagit zum Konvertieren einer Reihe von Screenshots in eine Video-Anleitung und Camtasia für die leistungsstarke, flexible Erstellung von Schulungsvideos.

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Lassen Sie sich nicht von ungeschickten integrierten Tools zurückhalten. Erstellen und bearbeiten Sie Screenshots mit Snagit!

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Schritt 6: Entwerfen Sie die SOP zur Überprüfung

Konkretisieren Sie die Gliederung zu einem groben Textentwurf, plus Bildern für Ihr Standardarbeitsanweisungsdokument. Streben Sie nach einer klaren, einfachen und direkten Sprache ohne Fachjargon. Verwenden Sie das Aktiv (z. B. „ Öffne das Fenster“ ) anstelle des Passivs (z. B. „ Das Fenster sollte geöffnet werden “).

Wenn Sie ein Video erstellen, entwickeln Sie zunächst ein einfaches Storyboard, das drei Spalten enthält:

1. Ein Skript der Erzählung, das der Zuschauer gesprochen hören wird
2. Statische Screenshots oder Fotos, die das Bildmaterial darstellen Der Betrachter wird in jeder Szene etwas sehen (auch hier eignet sich Snagit hervorragend zum Sammeln dieser Platzhalterbilder).
3. Eine kurze Beschreibung der Aktion auf dem Bildschirm Der Betrachter wird sehen, wie sich jede Szene entfaltet

Erhalten Sie Input zu diesem Entwurf oder Storyboard von Ihren wichtigsten Stakeholdern, sowohl vom Management als auch von KMU. Seien Sie in Ihrer Feedback-Anfrage genau: Welches Feedback benötigen Sie zu diesem Zeitpunkt bzw. welches nicht, wo und bis zu welchem ​​Datum können Sie es abgeben?

Lassen Sie im Idealfall alle Beteiligten denselben Entwurf an einem gemeinsamen Ort überprüfen, wo sie die Kommentare der anderen sehen und darauf reagieren und hoffentlich widersprüchliche Rückmeldungen lösen können (damit Sie nicht beim Versuch stecken bleiben, alles alleine zu lösen). Sobald Sie sicher sind, dass der Entwurf zu mindestens 90 % geliert ist, erstellen Sie Ihr Ergebnis.

Schritt 7: Testen Sie die SOP und wiederholen Sie sie

An dieser Stelle ist es verlockend, aufatmen zu können und das Projekt als erledigt zu markieren. Aber wie bei allem ist es sehr unwahrscheinlich, dass die erste Version die beste ist. Außerdem wird sich das Verfahren im Laufe der Zeit wahrscheinlich ändern!

Setzen Sie also einige Mechanismen ein vorhanden, um die Wirksamkeit Ihrer SOP zu bewerten und zusätzliche Informationen zu sammeln, die Ihnen bei der Verfeinerung und Aktualisierung helfen. Regelmäßige Audits helfen dabei, Bereiche zu identifizieren, in denen möglicherweise Korrekturmaßnahmen erforderlich sind, und stellen so die kontinuierliche Einhaltung der SOPs sicher.

Das könnte bedeuten, einen zukünftigen Kontrollpunkt mit dem Manager und den Teamleitern festzulegen, die die SOP verwenden, einschließlich einer URL oder eines QR-Codes, um Feedback auf Ihre Weise weiterzuleiten, oder sogar die SOP für das Team, das sie verwendet, bearbeitbar zu machen.

Best Practices für die SOP-Dokumentation

Wenn Sie mit dem Prozess, den Sie dokumentieren, bereits vertraut sind, kann es sehr verlockend sein, direkt einzusteigen und mit dem Schreiben der SOP zu beginnen. Aber es ist wirklich besser, innezuhalten und darüber nachzudenken, wo man am besten anfangen kann und wie man einem effizienten, skalierbaren Prozess folgt, der Ihnen das Beste für Ihr Geld bietet.

Wenn Ihre Organisation über die Praxis verfügt, SOPs zu dokumentieren, beginnen Sie mit der Prüfung dessen, was Sie bereits haben. Bitten Sie die Teammitglieder, Ihnen die SOPs mitzuteilen, auf die sie sich derzeit beziehen, oder sie an einen neuen Mitarbeiter oder Auftragnehmer zu senden. Überprüfen und aktualisieren Sie diese Dokumente bei Bedarf. Behandeln Sie sie als eine Grundlage, auf der Sie aufbauen können, sodass neue SOPs mit dem bestehenden Satz, der bereits verwendet wird, konsistent sind.

Wenn Sie bei Null anfangen, gibt es zwei Hauptmethoden für die Entscheidung, wo Sie anfangen sollen: strategisch und opportunistisch.

Strategische Methode

Katalogisieren Sie Aufgaben innerhalb eines Funktionsbereichs nach Häufigkeit, Schwierigkeit und Kritikalität (Risikograd bei nicht ordnungsgemäßer Ausführung).

Wenn es sich bei den für diese Aufgaben verantwortlichen Personen überwiegend um erfahrene Teammitglieder mit geringer erwarteter Fluktuation handelt, beginnen Sie nicht mit den einfachen, häufigen Aufgaben. Die Teammitglieder sollten diese bereits im Griff haben! Konzentrieren Sie Ihre SOP-Dokumentationsbemühungen stattdessen auf alle zeitweiligen, relativ schwierigen und risikoreichen Aufgaben, die sie ausführen. Diese Aufgaben werden höchstwahrscheinlich jedes Mal eine Herausforderung darstellen, und Ihre SOPs können einen großen Wert bei der Sicherstellung einer konsistenten und genauen Ausführung bieten.

Wenn in einem Funktionsbereich hingegen eine hohe Fluktuation oder Auslagerung herrscht, kann es sich sehr lohnen, selbst einfache, alltägliche Aufgaben zu dokumentieren, um die Einarbeitung neuer Vollzeit- oder Vertragsmitarbeiter deutlich zu beschleunigen Ich muss mit den Grundlagen beginnen.

Opportunistische Methode

In vielen Organisationen ist die Dokumentation von SOPs niemandes Aufgabe. In diesem Fall könnte „die Kuhwege ebnen“ der praktischste Ansatz sein.

Wenn Sie die nächste „Wie mache ich“-Frage beantworten, das nächste Teammitglied an Bord holen, das nächste Feuer löschen oder die nächste Technologie einführen, lassen Sie diese dringenden Anforderungen zur Priorität Ihrer SOP-Dokumentationsbemühungen werden. Formulieren Sie jede eingehende „Anfrage“ neu und übernehmen Sie statt einer 1:1/Wegwerf-Denkweise eine 1:viele/immergrüne Denkweise. Schreiben Sie SOPs nicht nur für den einen Fall, der Ihnen vorliegt, sondern auch für diesen und den nächsten.

Machen Sie diese Methode skalierbar, indem Sie Teammitglieder dazu verpflichten, denselben Ansatz zu verfolgen. Um dies gut zu machen, benötigen Sie leicht zugängliche Erstellungstools, SOP-Vorlagen, etablierte Verteilungsmethoden und die Zustimmung des Managements. Es dauert pro Anfrage etwas länger, eine einmalige Antwort in eine dauerhafte SOP umzuwandeln, aber diese kleinen Investitionen zahlen sich auf lange Sicht aus.

SOP-Vorlagen: Ein zeitsparendes Tool

Vorteile von SOP-Vorlagen

Standardarbeitsanweisung Vorlagen reduzieren die Zeit zum Erstellen der Dokumentation. Im Laufe der Zeit Arbeitskosten einsparen. Vorlagen sorgen außerdem für Konsistenz in der Präsentation, dem Format und dem Speicherort von Dokumenten, wodurch sie leichter zu finden und zu verfolgen sind.

Wo finden Sie SOP-Vorlagen?

Im Snagit Asset-Dienst finden Sie Dutzende kostenloser und Premium-SOP-Vorlagen. Diese Visual-First-Vorlagen können direkt in Snagit heruntergeladen und mit Screenshots, Fotos sowie Texttiteln und Bildunterschriften gefüllt werden. Vorlagen bieten eine Reihe von Inhaltslayouts, die auf Best Practices für das Informationsdesign basieren. Sie enthalten auch wichtige Metadaten wie Autor und Datum der letzten Überarbeitung.

Einige Branchen haben Standardvorlagen für SOPs übernommen (wäre das dann SSOP?), mit denen Sie beginnen und die Sie nach Bedarf anpassen können. Es lohnt sich auch, schreibgeschützte Vorlagendateien für Microsoft Word oder Google Docs zu erstellen, die von Teammitgliedern dupliziert und bearbeitet werden können, um das Format konsistent zu halten.

So passen Sie eine Vorlage an

Passen Sie die Vorlage so an, dass sie das Branding Ihres Unternehmens widerspiegelt: Logo, Schriftart und alle Designelemente. Überlegen Sie darüber hinaus, welche spezifischen Elemente angepasst werden müssen, z. B. Abteilungen, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie Namenskonventionen für Dokumente. Und natürlich sind die Schritt-für-Schritt-Anleitungen speziell auf Ihr Team und Ihre Organisation zugeschnitten.

Implementierung und Überprüfung Ihrer SOPs

Erinnern Sie sich an das visuelle Bild eines Ordners, der auf einem Regal verstaubt? Das will niemand, vor allem nach all der Zeit, die man investiert hat, um so weit zu kommen. Um sicherzustellen, dass Ihre SOPs einen Mehrwert schaffen und staubfrei bleiben, sollten Sie unbedingt die Zeit einplanen, um neue SOPs gezielt auf den Markt zu bringen und die Erstakzeptanz voranzutreiben, bevor Sie mit dem nächsten Projekt fortfahren.

Schritt 1: Teilen Sie die SOP mit Ihrem Team

Schaffen Sie ein grundlegendes Bewusstsein dafür, dass die neue SOP existiert, wo sie zu finden ist und wann und wie sie anzuwenden ist. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine einzige Mitteilung darüber ausreicht. Sie müssen die Botschaft verstärken, indem Sie sie wiederholen und Manager und/oder Leiter innerhalb des Teams dazu auffordern, die Aufmerksamkeit auf die neuen Dokumente zu lenken.

Schritt 2: Mitarbeiter schulen

Nutzen Sie bestehende Teambesprechungen oder eine spezielle Sitzung, um Teammitglieder durch die Anwendung der SOP zu führen. Beginnen Sie bei Punkt eins: Wenn [Ereignis auslöst], rufen Sie die SOP von [Standort] auf und befolgen Sie [die Schritte] .

Möglicherweise ist es effizienter, diese Schulung asynchron durchzuführen, und zwar über ein mit Camtasia erstelltes Video, das alles abdeckt, was Sie in einer Besprechung besprechen würden, das aber bei Bedarf angezeigt und erneut angezeigt werden kann.

Erstellen Sie tolle Schulungsvideos

Camtasia ist die beste Möglichkeit, Schulungs- und Lehrvideos zu erstellen, die Ihre Zuschauer fesseln.

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Schritt 3: Überprüfen und aktualisieren Sie die SOP zur Trittfrequenz

Geschäftsprozesse, Rollen und Plattformen entwickeln sich weiter … und das gilt auch für Ihre SOPs. Nehmen Sie sich mindestens einmal im Quartal Zeit, um die SOP-Dokumentation zu überprüfen und mit allen erforderlichen Änderungen oder Iterationen zu aktualisieren. Bitten Sie Manager und einzelne Mitwirkende, SOPs zu kennzeichnen, die überarbeitet oder neu geschrieben werden müssen.

Tipp: Snagit ist sehr hilfreich, um neue Screenshots oder Bildschirmaufzeichnungen zu erstellen, wenn sich ein Verfahren ändert.

So stellen Sie sicher, dass SOPs konsequent befolgt werden

Weisen Sie Verantwortung zu

Bestimmen Sie im Rahmen der Übergabe einen designierten Eigentümer für jede SOP, der dafür verantwortlich ist, dass sie befolgt und bei Bedarf aktualisiert wird. Geben Sie im Idealfall den Namen dieser Person auf dem Dokument an, um spätere Verwirrung zu vermeiden.

Überwachen und messen

Verfolgen Sie Leistungskennzahlen, um sicherzustellen, dass die SOP ihre Ziele erreicht. Abhängig vom Betriebsansatz Ihrer Organisation können dies quantitative Kennzahlen wie Qualitätssicherungsmaßnahmen oder Aufgabenerledigungsquoten sein, oder es könnten qualitative Eingaben wie das Feedback von Managern, Teamleitern und einzelnen Mitwirkenden sein.

Reagieren Sie auf Feedback

Das Versäumnis, SOPs zu aktualisieren, führt dazu, dass sie irrelevant werden und nicht mehr verwendet werden. Wenn Teammitglieder merken, dass es niemandem wichtig genug ist, die SOP zu aktualisieren, hören sie auf, darauf zu verweisen.

Wenn ein SOP-Eigentümer Feedback anerkennt und darauf reagiert (auch wenn das Feedback nicht zu einer Änderung der SOP führt, was manchmal vorkommt), sendet dies ein starkes Signal an die Teams, dass die SOP immer noch wichtig ist.

Die Bedeutung einer gut geschriebenen SOP

Eine gut ausgearbeitete Standardarbeitsanweisung (Standard Operating Procedure, SOP) stellt sicher, dass Teammitglieder Aufgaben effizient erledigen, Qualitätsstandards einhalten und konsistente Ergebnisse liefern können. Indem Sie Prozesse klar und visuell dokumentieren, erstellen Sie SOPs, die leicht zu befolgen und zu pflegen sind.

Hören Sie auf, wiederholte Fragen zu stellen

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FAQs zu Standardarbeitsanweisungen (SOPs)