So lösen Sie 10 häufige Trainingsprobleme mit Videos

Die meisten Trainer, sowohl formell als auch informell, haben das gleiche Ziel: Lernen, das bleibt.

Das Problem dabei ist, nun ja, Probleme. Es gibt Unmengen von Hindernissen, die auftauchen, wenn Sie versuchen, andere Leute dazu zu bringen, Informationen aufzunehmen, insbesondere wenn Sie nicht der Fachexperte sind.

In diesem Beitrag untersuchen wir zehn Schmerzpunkte, die Videotraining anspricht – der erste davon ist die Zeit und das Geld, die für das Lernen von Angesicht zu Angesicht für sich wiederholende Aufgaben aufgewendet werden.

Problem Nr. 1: Präsenzschulungen sind zeitaufwändig und teuer

Eine gründliche Schulung der Mitarbeiter ist für die Förderung von Produktivität und Sicherheit unbedingt erforderlich, kann jedoch schnell zeitaufwändig und teuer werden. US-Unternehmen gaben im Jahr 2016 schätzungsweise 70,65 Milliarden US-Dollar für Schulungen aus und verloren durchschnittlich 53,8 Produktivitätsstunden pro Mitarbeiter bei der Eingewöhnung, so der „Training Industry Report“ 2016 des Training Magazine.

In den meisten Fällen ist eine Reduzierung der Ausbildung nicht praktikabel, insbesondere im Gesundheitswesen, im Finanzwesen, in der Regierung und in anderen streng regulierten Branchen. Aber eine qualitativ hochwertige Ausbildung in kürzerer Zeit ist eine reale Möglichkeit und notwendig für Unternehmen, die Kosten und Unannehmlichkeiten im Zusammenhang mit der persönlichen Arbeitsvorbereitung eindämmen möchten.

Schritt eins ist, bestimmte Präsenzorientierungen und -trainings durch videobasierte Lerninhalte zu ersetzen. Persönliche Schulungen nehmen zu jedem Zeitpunkt den Zeitplan von mindestens zwei Personen ein – dem Auszubildenden und dem Mitarbeiter, der diese Schulung durchführt.

Während nuancierte Funktionen zwangsläufig physische Demonstrationen erfordern, können universellere Aufgaben wie das Ausfüllen von Zeitkarten oder grundlegende, sich wiederholende Wissensarbeit mit einer gut produzierten Reihe von Bildschirmdemonstrationen und Vorträgen kompetent vermittelt werden.

Die Umstellung von angemessenem Präsenztraining auf videobasiertes Training kann Zeit und damit Geld sparen. Nehmen Sie es einmal auf und teilen Sie es so oft wie Sie möchten.

Problem Nr. 2: Zeitpläne zu koordinieren kann ein Albtraum sein

Der Zeit, die in Präsenzschulungen verbracht wird, geht oft ein harter Kampf um die Koordinierung von Zeitplänen voraus. Darüber hinaus stehen Schulungskoordinatoren oft unter dem Druck, Schulungen innerhalb eines engen Zeitrahmens abzuschließen.

Dies ist ein Kampf, wenn man bedenkt, wie viele Zeitpläne berücksichtigt werden müssen:

• HR-Vertreter, die für die Verwaltung und/oder Koordination von Schulungen verantwortlich sind.
• IT-Teammitglieder mussten bei Demonstrationsaufbauten helfen.
• Fachexperten aus anderen Abteilungen oder Standorten.
• Neue Lernende, die beim Hochfahren allzu leicht doppelt gebucht werden.
• Höherrangige Manager, die darum bitten, an bestimmten Sitzungen teilzunehmen.

Das Schöne am videobasierten Training ist, dass es einfach zu einem Zeitpunkt aufgezeichnet werden kann, der für die Sitzungsleiter geeignet ist, und ohne übermäßige Koordination zwischen mehreren Parteien in die Zeitpläne der Auszubildenden eingefügt werden kann. Sitzungen können auch gespeichert und über webbasierte Plattformen geteilt werden, um später verwendet zu werden, wenn Teams wachsen.

So fällt nichts und niemand durchs Raster.

Problem Nr. 3: Das Training auf der ganzen Welt ist schwierig

Training ist oft ein nationales oder multinationales Unterfangen, das umfangreiche Ressourcen und Koordination erfordert. Die Kosten für die An- und Abreise zu verschiedenen Bürostandorten und in einigen Fällen für die Anmietung von Räumlichkeiten für die Durchführung einer Schulungssitzung summieren sich wirklich. Unterdessen kann die Koordination von Zeitplänen über mehrere Zeitzonen hinweg schnell zu einer haarspalterischen Übung werden.

Sprachbarrieren können auch während Schulungsseminaren zu Problemen führen, sodass Übersetzer sicherstellen müssen, dass alle von der Erfahrung profitieren.

All dies wirft die Frage auf: Sind die Kosten und die Komplexität eines globalen Trainings gerechtfertigt?

In manchen Fällen ja. Aber oft kann Video als Ersatz verwendet werden. Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter können Sie beispielsweise Bildschirmaufzeichnungs- oder Videobearbeitungssoftware verwenden, um Webinare und Schulungsdemonstrationen aufzuzeichnen. Diese Videos können dann bearbeitet werden, um Bildunterschriften oder Untertitel, Übersetzungen oder sogar Quizfragen einzufügen, um zu messen, wie gut die Zuschauer den Inhalt lernen. Noch wichtiger ist, dass diese Schulungsressourcen auch als skalierbare und wiederholbare Ressourcen fungieren.

Mit anderen Worten, mit Video können Unternehmen prägnantes, überzeugendes Referenzmaterial erstellen, das Mitarbeiter asynchron und weltweit ansehen und bei Bedarf in ihrer Sprache beschriften können.

Problem Nr. 4: Ich habe nur eine Chance, alles zu erfassen, was ich von meinem Fachexperten benötige

Videokonferenzen zwischen zwei oder mehr Personen sind eine großartige Möglichkeit, Informationen und Ideen auszutauschen. Es ist auch ideal für die Übermittlung komplexer und technischer Informationen, die spezifisch für bestimmte Spezialisten sein können, beispielsweise in medizinischen Bereichen.

Das ist weil:

• Laut Fast Company verarbeitet das Gehirn Bilder 60.000 Mal schneller als Worte.
• Menschen behalten Inhalte mit Bildern besser als Audioinhalte allein.

Aber jeder, der schon einmal an einem Meeting teilgenommen hat, kennt das Gefühl, aufmerksam zu sein und gleichzeitig detaillierte Notizen zu machen. Wenn die Person auf der anderen Seite des Bildschirms ein vielbeschäftigter Fachexperte ist, der nicht sofort verfügbar ist, müssen Sie sicherstellen, dass Sie gleich beim ersten Mal die richtigen Informationen erhalten. Oder tust du?

Bildschirmaufzeichnungs- und Videobearbeitungstools ermöglichen es Benutzern, Interviews aufzuzeichnen, damit sie sich bei Interviews und Gesprächen zu 100 Prozent engagieren können.

Alternativ könnte ein Auszubildender eine Liste mit Fragen an einen vielbeschäftigten Fachexperten (oder KMU) senden, der diese Fragen im Videoformat beantworten kann. In jedem Fall ermöglicht die Verwendung von Video für KMU-Interviews die Erstellung einer permanenten Multimedia-Ressource, die bei Bedarf mit variabler Geschwindigkeit wiedergegeben und bei Bedarf sogar mit Markierungen und Notizen kommentiert werden kann. Sie können das Video sogar transkribieren lassen, um das Audio bei Bedarf in Text umzuwandeln.

Erfassen, konsumieren, kommentieren, wiederholen.

Problem Nr. 5: Der Braindrain ist real

In seinem Buch Informal Learning: Rediscovering the Natural Pathways that Inspire Innovation and Performance verglich Jay Cross formelles Training mit Busfahren, bei dem der Fahrer Sie dorthin bringt, wo Sie sein müssen, und informelles Training mit Fahrradfahren, bei dem Sie Ihr eigenes Fahrrad bauen Route, laut Brainshark.

So wie Sie vielleicht an einem Tag einen Bus und an einem anderen ein Fahrrad brauchen, haben formelles und informelles videobasiertes Lernen beide ihren Platz in der modernen Geschäftswelt.

Formelle Schulungen sind effektiv, um eine Wissensbasis für neue Mitarbeiter aufzubauen. Es ist auch entscheidend für unflexible Prozesse wie medizinische Protokolle und Compliance-Management. Prozesse wie dieser müssen exakt sein und daher prozedural und nicht als Ad-hoc-Lessons Learned vermittelt werden. Formelle Schulungen werden in der Regel in einer absichtlichen Reihenfolge von einem bestimmten und manchmal zertifizierten Trainer innerhalb eines erforderlichen Zeitrahmens gegeben – beispielsweise eine Videoserie zu technischen Sicherheitsverfahren.

Informelles Training findet eher auf einer Learn-as-you-go-Basis statt. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Ihr Unternehmen hat ein Datenverwaltungssystem, das intern entwickelt wurde, aber die Mitarbeiter, die es entwickelt haben, gehen oder gehen in den Ruhestand. Ihr gesamtes Fachwissen und Wissen wird auch mit ihnen gehen und eine Wissenslücke hinterlassen, die schwer zu füllen sein wird. Informelle Schulungen können dieses Problem lösen, indem Mitarbeiter Schulungsvideos zu ihren eigenen Fachgebieten erstellen. Da sich Geschäftsprozesse weiterentwickeln und effizienter werden, können Mitarbeiter Videoinhalte erstellen, die selbst erlernte Best Practices teilen.

Das Tolle daran ist, dass Sie sowohl formelle als auch informelle Schulungsprogramme mit Video und Screencasts einfach und kostengünstig für Ihre gesamte Organisation erstellen können.

Problem Nr. 6: Ich arbeite mit klugen Leuten zusammen. Wie lerne ich von ihnen?

Eine gut produzierte Reihe von Onboarding-Videos, die Mitarbeitern helfen, sich schnell und kostengünstig an ihre Aufgaben zu gewöhnen, ist sehr wertvoll. Aber auch die organische Entwicklung einer Schulungsgemeinschaft, zu der Mitarbeiter beitragen und von der sie ad hoc lernen können, ist wertvoll.

Dieser Prozess, der als soziales Lernen bezeichnet wird, findet nicht formell oder auf Wunsch des Managements statt. Vielmehr ist es das natürliche Ergebnis der Demokratisierung visueller Kommunikationsmittel. Ein Beispiel: Wenn jemand, der oft genug gebeten wird, Pivot-Tabellen zu erklären, Zugang zu benutzerfreundlichen Tools zur Videoerstellung hat, kann er einfach ein kurzes „How To“-Video aufnehmen.

Der zweite Teil davon ist ein Hub, wo diese Videos hochgeladen und mit einem relevanten Publikum geteilt werden können.

Mit intuitiven Screen-Capture-Tools und einer kollaborativen Sharing-Plattform können Arbeitsplatzwissen und Schulungen per Crowdsourcing bereitgestellt werden.

Problem Nr. 7: Slide-Decks werden schnell langweilig

Slide-Decks erfüllen eine nützliche Funktion: Inhaltslastige Trainingseinheiten mit kurzen, stichpunktartigen Zusammenfassungen und visuellen Medien zu organisieren und zu präsentieren.

Das Problem ist, dass zu viele Diadecks am Element „visuelle Medien“ scheitern, indem sie überhaupt keine Bilder oder Medien verwenden. Das Ziel eines jeden guten Dia-Decks sollte es sein, eine Geschichte zu erzählen, und nicht, Fakten und Informationen wortwörtlich von einem Bildschirm abzulesen. Ein Teil des Erzählens dieser Geschichte besteht darin, dem Publikum etwas zu zeigen, das die Botschaft visuell kommuniziert.

Eine der besten Möglichkeiten, die Erstellung eines langweiligen oder überwältigenden Dia-Decks zu vermeiden, besteht darin, Screenshots, GIFs und Videoclips hinzuzufügen. Präsentatoren können Screenshots visuell kommentieren, um ihre Punkte effektiver zu veranschaulichen. Keine übermäßig langen Listen mit Aufzählungszeichen mehr.

Auch Videos und animierte GIFs beleben die Präsentation.

Wer hat gesagt, dass Rutschen langweilig sein müssen?

Problem Nr. 8: Erinnerst du dich an das Training von vor drei Monaten? Ich auch nicht…

Der größte Nachteil herkömmlicher, persönlicher Schulungen und schriftlicher Schulungshandbücher besteht darin, dass der Inhalt leicht vergessen wird und er später schwer wiederzufinden ist, wenn Sie ihn brauchen. Anstatt vergangene Notizen von Trainingseinheiten zu durchsuchen, was wäre, wenn das anfängliche Training aufgezeichnet und dann in mehrere kurze Videos aufgeteilt worden wäre?

Die Videos würden als kurze, verdauliche Inhalte dienen, die schnell, aber auch passiv aufgenommen werden können. Mit anderen Worten, es kann bei Bedarf immer wieder angesehen werden, und das mit sehr geringem Aufwand für den Mitarbeiter. Nehmen Sie einfach das Originaltraining auf und teilen Sie es in Mikrovideos auf, die sich jeder bei Bedarf ansehen kann.

Eine weitere Option ist das Einfügen eines Inhaltsverzeichnisses für Schulungsvideos, mit dem die Zuschauer je nach Bedarf zu den relevantesten Themen im Video springen können.

Präsentieren Sie es einmal, sehen Sie es sich einmal an und referenzieren Sie es so oft wie nötig.

Problem Nr. 9: So viel Training, so wenig Zeit

Unternehmen brauchen doppelt so lange für die Einstellung von Mitarbeitern wie noch vor ein paar Jahren, stellte das Wall Street Journal fest. Verständlicherweise sind Führungskräfte daher bestrebt, neue Mitarbeiter schnell einzuarbeiten. Dies bedeutet, dass Unternehmen unter dem Druck stehen, Mitarbeiter in kürzerer Zeit schneller zu schulen.

Manager möchten jedoch auch nicht, dass sich neue Mitarbeiter unvorbereitet zurücklassen, um Aufgaben zu bewältigen, die ihnen zugeworfen werden – was allzu oft der Fall ist. Laut HR Morning kündigen etwa ein Drittel der Mitarbeiter innerhalb der ersten sechs Monate ihrer Anstellung, und der am vierthäufigsten genannte Kündigungsgrund ist „unzureichende Ausbildung“.

Unternehmen haben versucht, dies zu ändern, indem sie Videos verwenden, um Informationen effektiver in einem ansprechenden, einprägsamen Format zu vermitteln. Laut Forrester sehen sich Mitarbeiter mit 75 Prozent höherer Wahrscheinlichkeit Schulungsvideos an, als Schulungsunterlagen zu lesen.

Als zusätzlichen Bonus für Arbeitgeber können Sie in vielen Video-Editoren Quizfragen hinzufügen, um zu überprüfen, ob Ihr Zuschauer den Inhalt richtig lernt, sodass Trainer den Fortschritt der Benutzer im Auge behalten können.

Mit freundlicheren Tools zur Videoerstellung auf dem Markt ist es einfacher als je zuvor, ansprechende Videos zu erstellen, die Bewegungsgrafiken, Effekte und Bildunterschriften enthalten, anstatt nur von einem Trainer durch den Inhalt geführt zu werden. Geben Sie den Menschen, was sie wollen – ansprechende videobasierte Schulungsinhalte, die eine Botschaft prägnant und einprägsam präsentieren – und sie werden Ihnen mit größerer Wahrscheinlichkeit das geben, was Sie wollen: eine kürzere Lernkurve und eine längere Amtszeit.

Problem Nr. 10: Skalierungstraining ist kompliziert

Wenn Unternehmen wachsen und sich verändern, muss sich zu guter Letzt auch die Ausbildung ändern, um frisch zu bleiben.

Ein bemerkenswerter Vorteil der Verwendung von Videos und anderen E-Learning-Medien besteht darin, dass Sie mehr Schulungsinhalte in kürzerer Zeit erstellen und teilen können. Anstatt eine Reihe von Präsentationen zu entwickeln, Zeitpläne zu koordinieren und mehrere Sitzungen für Benutzer bereitzustellen, können sich Schulungskoordinatoren auf die Produktion von Multimedia-Schulungsressourcen konzentrieren, die den Auszubildenden ohne physische Präsentationen oder Planungsprobleme bereitgestellt werden können.

Ein weiterer großer Vorteil videobasierter Schulungsinhalte besteht darin, dass Sie sie jederzeit bearbeiten können, wenn die Inhalte geändert oder aktualisiert werden müssen, und die aktualisierten Inhalte dann einfach neu verteilen können, anstatt alle für eine Präsenzschulung erneut zusammenzurufen.

Darüber hinaus ermöglicht Video den Austausch von Wissen, Präsentationen und Demonstrationen unter Mitarbeitern und stellt sicher, dass es eine Community für formelles und informelles Lernen gibt.

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