Wie Sie Ihren nächsten Software-Rollout meistern

Veränderungen sind beängstigend, und große Software-Rollouts können zu den beängstigendsten Veränderungen in der Benutzererfahrung Ihres Unternehmens gehören.

Man vergisst leicht, dass nicht jeder ein Technik-Guru ist.

Für einige Ihrer Kollegen kann die Beherrschung einer neuen Technologie oder Softwareanwendung bestenfalls entmutigend und – im schlimmsten Fall – unglaublich störend und frustrierend sein.

Letztendlich ist eine erfolgreiche Implementierung gleichbedeutend mit einer erfolgreichen Softwareeinführung.

Wie verwalten Sie also die Erwartungen und Erfahrungen der Benutzer und stellen gleichzeitig sicher, dass die technische Seite ebenfalls reibungslos funktioniert?

Ich werde Ihnen zeigen.

Ein guter Plan, der Ihre Benutzer in den Mittelpunkt stellt und sich auf Kommunikation und Schulung konzentriert, kann viel dazu beitragen, dass die Softwareeinführung Ihrer Organisation nicht nur gut, sondern ein voller Erfolg wird.

Folgendes erfahren Sie in unserem Software-Rollout-Leitfaden:

• Die wesentlichen Elemente Ihres Rollout-Plans.
• So erhalten Sie Buy-in in Ihrer gesamten Organisation.
• Wie Sie effektiv mit Ihren Benutzern kommunizieren.
• Warum Training für Sie oberste Priorität hat.
• Vier Fehler, die Ihren Rollout ruinieren können, bevor er beginnt.

So erstellen Sie einen Software-Rollout-Plan

Es mag wie ein Kinderspiel erscheinen, aber wie bei jedem Projekt in Ihrem Unternehmen sollten Sie einen Plan für die Einführung neuer Software erstellen. Und dieser Plan sollte die Vorbereitung auf die Markteinführung, die Markteinführung selbst und die Zeit nach der Markteinführung berücksichtigen.

Für diesen Artikel gehen wir davon aus, dass Sie und Ihr Team die Geschäftsziele und -anforderungen Ihrer Organisation, einschließlich Budget, Softwarefähigkeiten, Sicherheitsprobleme usw., mit der gebotenen Sorgfalt bewertet haben.

Wenn Sie dies alles im Voraus herausfinden, wird sichergestellt, dass die Teammitglieder auf lange Sicht weniger Zeit und Mühe aufwenden.

Sie haben bereits das Softwareprogramm oder die Unternehmenssoftware ausgewählt, die Sie benötigen, jetzt müssen Sie sich damit befassen, wie Sie es Ihren Benutzern zur Verfügung stellen können.

Befolgen Sie die Best Practices für die Softwareeinführung

Lange bevor Sie überhaupt an die Einführung Ihrer neuen Software denken, benötigen Sie einen neuen Software-Einführungsplan, der Folgendes abdeckt: wie Sie sie einführen, an wen, in welchem ​​​​Zeitplan und – am wichtigsten – wie Sie mit Ihren Benutzern über die Einführung kommunizieren werden und stellen alle Schulungsunterlagen bereit, die sie möglicherweise benötigen.

Während die meisten IT-Teams verstehen, wie wichtig es ist, die technische Arbeit einer Softwareeinführung zu planen, vergisst man leicht die menschlichen Auswirkungen Ihres Projekts.

Sie und Ihr Team werden natürlich die Arbeit der Einführung der neuen Software übernehmen, aber Ihre Planung muss sich auf die Bedürfnisse, Ängste, Erwartungen und Bedenken Ihrer Benutzer in Bezug auf die bevorstehende Einführung konzentrieren.

Denken Sie bei Ihrer Planung sorgfältig über die Best Practices für die Einführung der neuen Software nach, indem Sie Schlüsselfragen stellen:

• Wird dies ein organisationsübergreifender Rollout oder ein schrittweiser Ansatz sein?
• Wenn phasenweise, wer bekommt es zuerst und warum?
• Wie wird sich dies auf unsere Benutzer auswirken?
• Wie wird sich dies auf unsere Kunden oder andere Stakeholder auswirken?
• Was können wir tun, damit die Nutzer verstehen, was das für sie bedeutet?
• Wer wird die Kontaktperson für die Kommunikation beim Rollout sein?
• Wie gehen wir mit Ängsten, Bedenken und Beschwerden um?
• Wie werden wir unsere Benutzer während des Übergangs und nach der Einführung unterstützen?
• Wer in unserer Organisation kann bei der Kommunikation und Schulung helfen?

Planen Sie für alle

Selbst wenn Ihr Unternehmen ein Software- oder Technologieanbieter ist, können Sie darauf wetten, dass nicht jeder in Ihrem Team mit Technologie so vertraut ist wie Sie. Es ist immer am besten anzunehmen, dass es Benutzer gibt, die genau wissen, was sie für ihre Arbeit brauchen, und nicht mehr.

Einmal, als ich Microsoft Word-Benutzer in Barrierefreiheit schulte, erwähnte ich beiläufig die Verwendung von STRG-C zum Kopieren und STRG-V zum Einfügen. Sie starrten mich an, als würde ich eine andere Sprache sprechen.

Das waren Leute, die Word und andere MS-Office-Anwendungen seit Jahren, wenn nicht Jahrzehnten, benutzten. Trotz ihrer langjährigen Nutzung des Produkts hatte fast keiner von ihnen von Hotkeys gehört oder sie jemals benutzt.

Das war für mich eine unglaublich augenöffnende Erfahrung in Sachen Training. Gehen Sie niemals davon aus, dass selbst erfahrene Benutzer wissen, was Sie wissen.

Sie sollten sie nicht wie Neulinge behandeln, aber denken Sie daran, dass es unterschiedliche Grade an Erfahrung und Wissen geben wird.

Holen Sie sich Unterstützung für Ihren Software-Rollout in Ihrer gesamten Organisation

Sie haben Ihre neue Software ausgewählt. Sie haben Ihren Managern und anderen Führungskräften in Ihrer Organisation Ihre Argumente vorgetragen. Sie haben die Vor- und Nachteile aufgelistet und Empfehlungen abgegeben, und sie haben Ihnen grünes Licht gegeben.

Sie sind bereit zu rollen, richtig?

Nun, das kommt darauf an. Mit wem hast du NOCH gesprochen?

Es ist verlockend anzunehmen, dass Sie durch die Zustimmung Ihrer Vorgesetzten alle Unterstützung haben, die Sie brauchen.

Aber haben Sie mit den Menschen gesprochen, die von dieser Änderung am stärksten betroffen sein werden? Haben Sie ihre Bedürfnisse und Hoffnungen für neue Software gefragt? Haben Sie mögliche Fallstricke oder Bedenken besprochen, die sie bezüglich der Änderung haben könnten?

Jeder Schritt zur Aktualisierung oder Änderung von Softwarelösungen sollte die Menschen, die für ihre Arbeit darauf angewiesen sind, stark einbeziehen. Sie können alle Recherchen der Welt durchführen und kennen die täglichen Anforderungen immer noch nicht so genau wie diejenigen, die die Arbeit tatsächlich erledigen.

Das kann in kleineren Organisationen einfacher sein, wo Sie einfach mit jedem einzeln sprechen können. Größere Unternehmen müssen möglicherweise kreativ werden.

Hier sind ein paar Möglichkeiten, mit Benutzern zu sprechen, ohne tatsächlich mit JEDEM Benutzer sprechen zu müssen:

• Schwerpunktgruppen
• Umfragen
• Live-Fragerunden
• Webinare
• Slack/Teams-Kanäle

Unabhängig davon, wie Sie es tun, wird es Ihnen helfen, zu verstehen, was Ihre Benutzer brauchen, wenn Sie ihnen mitteilen, was sich ändert. Auch wenn Sie vielleicht nicht in der Lage sind, alle ihre Anforderungen oder Bedenken zu erfüllen (seien wir ehrlich, es gibt keine perfekte Software), werden sie sich angehört fühlen und Sie zeigen, dass Sie sich um ihre Arbeit kümmern.

Und es gibt einen potenziellen Bonus! Durch die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Abteilungen und Kollegen, die die neue Software verwenden werden, können Sie potenzielle Vorkämpfer identifizieren, die dabei helfen können, sich für das neue Tool einzusetzen und es bekannt zu machen.

Unabhängig davon, ob sie als Bindeglied zwischen ihren und Ihren Teams fungieren oder einfach zu einer Art Experten vor Ort werden, ist es oft sehr hilfreich, jemanden auf Benutzerebene an Ihrer Seite zu haben.

Kommunizieren Sie effektiv für einen erfolgreichen Software-Rollout

Haben Sie ein Thema in diesem Beitrag gespürt? Kommunikation ist das beste Werkzeug in Ihrem Werkzeugkasten für einen erfolgreichen Software-Rollout.

Aber die Kommunikation kann nicht nur aus langen E-Mails von Ihnen und Ihrem Team darüber bestehen, was als nächstes kommt.

E-Mail wird sicherlich ein wichtiger Weg sein, um mit Ihren Benutzern zu kommunizieren, aber es sollte nicht der einzige Weg sein.

Verwenden Sie während der Pre-Launch-, Launch- und Post-Launch-Phasen Ihres Rollouts verschiedene Kommunikationsmittel, um sicherzustellen, dass alle Ihre Benutzer Zugriff auf die Informationen haben, die sie benötigen.

So kommunizieren Sie mit Ihren Benutzern

Genau wie in den obigen Beispielen zum Einholen von Buy-ins gibt es hier einige gute Möglichkeiten, wichtige Informationen zu kommunizieren:

Email

E-Mail ist eine großartige Möglichkeit, schnelle Updates und Ankündigungen zu machen. Für die meisten von uns ist unsere E-Mail-Anwendung (wie MS Outlook) auch die Art und Weise, wie wir Besprechungen und andere Veranstaltungen planen. Nutzen Sie das auf jeden Fall zu Ihrem Vorteil.

E-Mail ist auch unglaublich unpersönlich und kann sich überwältigend anfühlen. Verwenden Sie es sparsam. Vermeiden Sie lange E-Mails, bei denen Benutzer viele Informationen aufnehmen und sich merken müssen.

Persönliche/Live-Remote-Meetings und -Events

Ob es sich um eine Frage-und-Antwort-Sitzung, eine Webinar-Präsentation zu neuen Funktionen oder eine Diskussionsrunde handelt, Live-Veranstaltungen bieten vielen Benutzern eine persönlichere und ansprechendere Erfahrung.

Profi-Tipp: Zeichnen Sie Ihre Live-Sitzungen auf und teilen Sie sie mit allen, die nicht teilnehmen konnten, damit die Benutzer zurückgehen und bei Bedarf eine Überprüfung ansehen können.

Video

Schnelle Informationsvideos schließen die Lücke zwischen E-Mail und Live-Präsentationen. Sie können besser überlegen, was Sie präsentieren möchten, und Sie haben mehr Kontrolle über das Tempo und den Inhalt.

Videos sind ansprechend und unsere Untersuchungen zeigen, dass immer mehr Menschen selbst nach Informationsvideos suchen.

Vermeiden Sie wie bei E-Mails lange und überwältigende Videos. Wenn Sie eine Reihe von Themen zu behandeln haben, sollten Sie eine Reihe von Videos zu bestimmten Themen erstellen. Auf diese Weise können die Leute zurückgehen und die gewünschten überprüfen, ohne sich daran erinnern zu müssen, wo Sie in Ihrem 30-minütigen Video über eine bestimmte Funktion gesprochen haben.

Tipps für eine effektive Kommunikation rund um Ihren Software-Rollout

Jegliche Kommunikation mit Ihrer Organisation sollte Ihre Benutzer in den Mittelpunkt stellen. Beantworten Sie ihre Fragen, stellen Sie ihnen die Informationen zur Verfügung, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein, und zerstreuen Sie ihre Ängste und Bedenken.

Hier sind ein paar Dinge, die Sie beachten sollten:

1. Denken Sie wie ein Benutzer, nicht wie ein Administrator

Vermeiden Sie Fachjargon oder übermäßig technische Wörter und Akronyme. Wenn Sie einen Fachbegriff unbedingt verwenden müssen, stellen Sie sicher, dass Sie ihn so definieren, dass jeder ihn verstehen kann. Denken Sie, wie oben erwähnt, daran, dass nicht jeder ein Technologieexperte ist. Stellen Sie sicher, dass alle Mitteilungen leicht verständlich sind.

2. Erwägen Sie eine Partnerschaft mit der Personalabteilung oder dem Marketing

Wenn Sie Ihre Kommunikation wirklich aus dem Park hauen möchten, ziehen Sie eine Partnerschaft mit den Kommunikationsexperten in Ihrer Organisation in Betracht. Ihre HR- und Marketingkollegen sind sehr versiert darin, Menschen dabei zu helfen, komplexe Konzepte zu verstehen, und Ängste und Bedenken anzusprechen.

3. Denken Sie daran, dass echte Kommunikation keine Einbahnstraße ist

Kommunikation ist nicht nur das, was Sie Ihrem Publikum mitteilen. Echte Kommunikation beinhaltet das Zuhören und Angehen von Feedback. Stellen Sie sicher, dass Ihre Benutzer eine Möglichkeit haben, Fragen zu stellen, Bedenken zu äußern und um Hilfe zu bitten.

4. Setzen Sie die Kontaktaufnahme über den Starttag hinaus fort

Ihr Software-Rollout endet nicht nach der Bereitstellung und Ihre Kommunikation sollte dies auch nicht tun. Halten Sie die Kommunikationswege nach dem Rollout offen und vergessen Sie nicht, Feedback darüber einzuholen, wie alles gelaufen ist.

Machen Sie das Training zu Ihrer obersten Priorität

Aber warten Sie, ich dachte, Kommunikation sei der Schlüssel zu einem erfolgreichen Software-Rollout! Was gibt?

Nun, was ist Training anderes als die Vermittlung von Konzepten und Wissen an diejenigen, die es brauchen?

Der Grund, warum Menschen Veränderungen bei der Arbeit fürchten, liegt darin, dass sie befürchten, dass sie in der neuen Umgebung nicht funktionieren werden. Ihre Aufgabe als IT-Experte besteht darin, ihnen das Wissen und die Fähigkeiten zu vermitteln, die sie benötigen, um ihre Ängste zu überwinden.

Genau wie Ihre Kommunikation während des Rollout-Prozesses sollte Ihre Schulung je nach Bedarf verschiedene Formen annehmen. Es ist eine gute Idee, flexible Optionen wie Visuals und Video anzubieten, um Softwareplattformen unternehmensweit einzuführen. Auf diese Weise können Benutzer jederzeit zurückgehen und die Informationen erneut ansehen oder sie können als Teil der Einarbeitung neuer Mitarbeiter wiederverwendet werden.

Für die meisten Benutzer (die bereits nervös vor neuer Software sind) gibt es nichts Entmutigenderes, als mit einem riesigen Textdokument oder E-Mails voller Absatz für Absatz technischer Informationen konfrontiert zu werden.

Sagen Sie Ihren Benutzern nicht, wie sie die neue Software verwenden sollen, zeigen Sie es ihnen!

Gängige effektive Trainingsmethoden sind:

• Persönliche oder Live-Fernschulungen.
• Trainingsvideos in Langform.
• Eine Bibliothek mit kurzen Schulungsvideos zu bestimmten Themen oder Funktionen.
• Hochgradig visuelle Benutzerdokumentation und Hilfedokumente.

Denken Sie daran, dass Sie kein Video- oder Grafikprofi sein müssen, um Schulungsvideos und -dokumente in professioneller Qualität zu erstellen. TechSmith Camtasia und TechSmith Snagit bieten leistungsstarke, aber benutzerfreundliche Funktionen, mit denen jeder schnell und einfach Wissen und Fähigkeiten austauschen kann.

Und Camtasia und Snagit arbeiten hervorragend zusammen, wodurch Ihre Schulungsvideos und -dokumente noch effektiver werden.

Unabhängig davon, welche Schulungsmethoden Sie verwenden, denken Sie daran, Ihre Benutzer und ihre Bedürfnisse bei der Erstellung Ihrer Inhalte in den Mittelpunkt zu stellen.

Vier Fehler, die Sie bei Ihrem Software-Rollout vermeiden sollten

Selbst der am besten geplante und ausgeführte Software-Rollout kann fehlschlagen, aber die Vermeidung dieser vier häufigen Fehler kann Ihnen helfen, eine Katastrophe zu vermeiden.

1. Ignorieren von Dissens

Schon mal den Satz gehört: „Man kann es nicht jedem recht machen?“ Selbst mit der besten Kommunikation werden nicht alle in Ihrer Organisation mit den Änderungen zufrieden sein. Es wird immer jemanden geben, der anderer Meinung ist. Und während es einfach ist, Neinsager als Neinsager abzutun, kann es später zu größeren Problemen führen, sie zu ignorieren.

Im besten Fall haben sie das Gefühl, dass Sie ihre Bedenken nicht ernst nehmen, im schlimmsten Fall riskieren Sie, wichtige Informationen zu verpassen, die Ihnen helfen könnten, bessere Entscheidungen im Rollout-Prozess zu treffen.

Hören Sie allen zu und nutzen Sie die Informationen so gut Sie können.

2. Hetzen des Prozesses

Geben Sie allen (einschließlich Ihrem IT-Team) die Zeit, die sie benötigen, um die Dinge vor einem Software-Rollout in Ordnung zu bringen. Informieren Sie Ihre Benutzer rechtzeitig über die bevorstehenden Änderungen, damit sie Zeit haben, sich mit ihrer Arbeit zu befassen, und Sie Zeit haben, auf eventuell auftretende Bedenken einzugehen.

3. Keine Einbeziehung von Nicht-IT-Personal in den Entscheidungsprozess

Bei einem benutzerzentrierten Ansatz für die Softwareeinführung möchten Sie sicherstellen, dass die tatsächlichen Benutzer in alle Entscheidungen einbezogen werden, die sich auf ihre Arbeit auswirken. Das bedeutet nicht, dass Sie mit jedem einzelnen Mitarbeiter sprechen müssen, aber stellen Sie sicher, dass die Benutzer ausreichend Gelegenheit haben, Vorschläge, Feedback und Ideen zur Umsetzung zu machen.

4. Hören Sie Ihren Benutzern nach dem Rollout nicht zu

Sammeln Sie Feedback und hören Sie sich an, was funktioniert hat und was nicht. Verwenden Sie diese Informationen, um Probleme mit der aktuellen Einführung zu beheben und bessere Prozesse für die nächste Einführung zu informieren.

Zentrieren Sie Ihre Benutzer für einen erfolgreichen Software-Rollout!

Die Zentrierung Ihrer Benutzer bei jedem Software-Rollout trägt dazu bei, dass jeder das bekommt, was er braucht, wenn er es braucht.

Unabhängig davon, ob Sie neue oder aktualisierte Software für 3, 30 oder 3.000 Personen einführen, ein starker Plan, der Ihre Benutzer in den Mittelpunkt stellt, von allen Ebenen Ihrer Organisation unterstützt wird und über den Tag der Einführung hinaus fortgesetzt wird, trägt zum Erfolg bei.

Häufig gestellte Fragen