Eine kurze Anleitung zum Wissensaustausch: So fangen Sie an

Unternehmen, die den Wissensaustausch zu einem Teil ihrer Unternehmenskultur machen, haben einen deutlichen Wettbewerbsvorteil.

Gallup, das Analyse- und Beratungsunternehmen, stellt fest: „Wissensmanagement sollte als zentrale Geschäftsstrategie angesehen werden und dieselbe Zeit und Aufmerksamkeit erhalten wie jede andere IT- oder Personalinitiative.“

Die Vorteile des Wissensaustauschs sind weit verbreitet, von erhöhter Agilität und Innovation bis hin zu mehr Mitarbeiterengagement. Es ist auch eine der besten Möglichkeiten, um die Geschäftskontinuität bei normaler Personalfluktuation sicherzustellen.

Aber der Begriff und sogar die Praxis selbst können etwas undurchsichtig sein, was es schwierig macht, Prioritäten zu setzen und umzusetzen.

Lassen Sie uns also ein klareres Bild davon zeichnen, was genau Wissensaustausch ist, die spezifischen Vorteile und Möglichkeiten für Ihr Unternehmen identifizieren, damit Sie sofort damit beginnen können.

Was ist Wissensaustausch?

Einfach ausgedrückt ist Wissensaustausch der Austausch von Fähigkeiten, Informationen und Fachwissen zwischen einem Netzwerk oder einer Gruppe von Personen.

In diesem Zusammenhang gibt es zwei Arten von Wissen: explizites Wissen und implizites Wissen.

Explizites Wissen ist die Art, die leicht aufgezeichnet, kodifiziert, artikuliert und abgerufen werden kann. Es sind oft Dinge, die in Dokumentationen, Handbüchern, Tutorials oder Anleitungsvideos enthalten sein können.

Implizites Wissen, das die explizite Form ergänzt, ist die Weisheit, Erfahrung, Einsicht und Intuition, die den Kontext um explizites Wissen bildet. Diejenigen mit implizitem Wissen wissen, warum eine bestimmte Vorgehensweise für ein Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist oder wie eine Reihe von Entscheidungen getroffen wurden.

Der einfachste Weg, Wissen zu teilen

Egal, ob Sie versuchen, explizites oder implizites Wissen zu teilen, es kann sich wie eine schwierige Aufgabe anfühlen.

Wie macht ein Unternehmen wichtige Informationen für alle leicht zugänglich, ohne exorbitant viel Zeit oder Geld aufzuwenden?

Die Antwort ist, eine Kultur des Wissensaustauschs zu schaffen.

Unternehmen sollten Mitarbeiter ermutigen, ihr Wissen zu teilen, und Tools bereitstellen, die dies erleichtern.
Das Schöne ist, dass Sie für den Einstieg kein komplettes Wissensmanagementsystem implementieren müssen. Einige einfache Bildschirmaufnahme- oder Bildschirmaufzeichnungstools wie TechSmith Snagit und Camtasia sind mehr als genug.

Tools wie Snagit und Camtasia helfen Mitarbeitern, Arbeitshilfen, Screencasts, Tutorials und andere Informationsinhalte zu erstellen. Speichern und teilen Sie diese Ressourcen in einer Wissensdatenbank, im Intranet des Unternehmens oder sogar in einfachen Räumen für die Zusammenarbeit wie Google Docs, um schnell und einfach darauf zugreifen zu können.

Der Schlüssel liegt in der Bereitstellung der Tools und Anstöße zur Ermutigung.

Drei Gründe, jetzt mit dem Wissensaustausch zu beginnen

Wenn Wissen problemlos durch eine Organisation fließt, gedeihen zahlreiche Facetten des Geschäfts.

Hier sind drei Möglichkeiten, wie sich der Wissensaustausch für Organisationen bewährt hat.

1. Steigern Sie den ROI von Softwaretools und anderen Unternehmensinvestitionen

Flexera, ein Anbieter von IT-Management, stellte in seinem State of Tech Spend 2020 fest, dass ein durchschnittliches Unternehmen fast zehn Prozent seines Umsatzes für IT-Ressourcen ausgibt. Finanz-, Cloud-Services- und Softwareunternehmen geben überdurchschnittlich viel aus, wobei Softwareunternehmen im Durchschnitt fast 25 Prozent ihres Umsatzes für IT-Ressourcen ausgeben.

Die Maximierung des ROI dieser Investitionen ist zwingend erforderlich.

Der beste Weg, das zu tun?

Fördern Sie den Wissensaustausch. Dadurch wird sichergestellt, dass möglichst viele Mitarbeiter den Zweck der Tools und ihre Verwendung verstehen.

Beauftragen Sie Personen mit Fachwissen oder Interesse mit neuer Software oder Technologie, um einige Screencasts zu erstellen, die Schlüsselelemente demonstrieren. Das Teilen von Videos und das Bereitstellen anderer Ressourcen ist eine einfache Möglichkeit, eine einfache Wissensdatenbank zu erstellen.

Das ideale Ergebnis ist, dass Fachwissen frei durch Ihr Unternehmen fließt und der ROI Ihrer Technologieausgaben maximiert wird.

2. Herausforderungen im Zusammenhang mit Mitarbeiterfluktuation und „Brain Drain“ abbauen

Eine der größten Bedrohungen für die Effizienz eines Unternehmens ist die Fluktuation von Wissen und Talent.

Auch hier gibt Gallup Einblick und stellt fest, dass wir derzeit oder bald eine große Abwanderung von Arbeitnehmern erleben werden, wenn die Babyboomer-Generation das Rentenalter erreicht und die Belegschaft verlässt.

Aber es ist nicht nur der Generationswechsel, den Unternehmen bewältigen müssen.

Die heutige Belegschaft ist eine vorübergehende Belegschaft mit einer durchschnittlichen Betriebszugehörigkeit von etwa 4,2 Jahren, und viele Mitarbeiter sind ständig offen für neue Möglichkeiten.

Unternehmen können „Wissensdeiche“ schaffen, indem sie erfahrene Mitarbeiter ihr kollektives Wissen in Screencasts, Anleitungen, Arbeitshilfen und anderen Dokumentationen aufzeichnen lassen. Stellen Sie diese Ressourcen anderen Mitarbeitern zur Verfügung und Sie können eine eventuelle Qualifikationslücke leicht schließen.

Selbst die Implementierung eines losen Wissensaustauschsystems kann den Verlust wichtiger Informationen und Erfahrungen verhindern, wenn leistungsstarke oder langjährig beschäftigte Mitarbeiter ausscheiden.

3. Unterstützen Sie die Mitarbeiterentwicklung, -zufriedenheit und -bindung

Der Workplace Learning Report 2021 von LinkedIn Learning ergab, dass Unternehmen, die Wachstums- und Mobilitätsmöglichkeiten bieten, Mitarbeiter eher für einen längeren Zeitraum halten.

Tatsächlich „bleiben Mitarbeiter in Unternehmen mit hoher interner Mobilität laut LinkedIn-Daten fast doppelt so lange wie diejenigen, die dies nicht tun.“

Mit anderen Worten, Menschen möchten an einem Ort arbeiten, an dem sie die Möglichkeit haben, sich weiterzuentwickeln, neue Herausforderungen anzunehmen und ihre Karriere voranzutreiben. Der Erwerb neuer Fähigkeiten durch Lernen bei der Arbeit und am Arbeitsplatz ist eine der wichtigsten Möglichkeiten, wie Menschen dies tun.

Formale Schulungsprogramme spielen hier eine wichtige Rolle, aber auch der informelle, tägliche Wissensaustausch kann eine große Wirkung haben.

Die Förderung einer kollaborativen Umgebung, die einen effektiven Wissensaustausch fördert und erleichtert, wird die Entwicklung und Bindung von Mitarbeitern enorm vorantreiben.

Drei Gelegenheiten zum Wissensaustausch in jeder Organisation

Es gibt Möglichkeiten für den Wissensaustausch, die für einige Organisationen und Branchen einzigartig sind, aber viele sind überall gleich. Hier sind drei Möglichkeiten, die allen Organisationen zur Verfügung stehen.

1. Onboarding- und Schulungsinhalte

Beginnen Sie von Anfang an mit dem Teilen von Wissen, indem Sie es in Onboarding- und Schulungsinhalte für neue Mitarbeiter einbinden.

Rufen Sie eine Gruppe erfahrener Mitarbeiter zusammen, um erste Möglichkeiten zum Wissensaustausch zu identifizieren. Lassen Sie dann Mitglieder dieser Gruppe Ressourcen erstellen, die neue Mitarbeiter über Unternehmensnormen, -systeme, -prozesse und -praktiken unterrichten können.

Nutzen Sie diese Ressourcen, um neuen Mitarbeitern in ihren ersten Arbeitstagen einen kuratierten Lernkurs zu bieten. Sie werden die Unterstützung zu schätzen wissen, und Ihr Unternehmen wird von der beschleunigten Zeit bis zur Produktivität profitieren.

2. Rollouts von Software und Systemen

Unternehmen fügen ständig Technologien und Systeme hinzu, aktualisieren oder ersetzen sie. Diese Übergänge können zu Zeiten der Ineffizienz führen.

Wenn Sie neue Technologien einführen oder ein größeres Update durchführen, bereiten Sie die Pumpe mit unterstützenden Inhalten vor. Erstellen Sie Screencasts, Anleitungen und andere Dokumentationen, damit sich die Mitarbeiter wohler fühlen. Themen wie die Kontoeinrichtung und die Verwendung neuer Funktionen sind gute Ausgangspunkte, aber je nach Ihrer Situation gibt es noch viel mehr.

Häufig kann das Erstellen von Supportmaterialien für Technologie-Rollouts eine Teamleistung sein, und Sie müssen nicht auf Einzelpersonen zurückgreifen, die bereits Experten sind, um Ressourcen zu erstellen.

Versammeln Sie eine Gruppe von Stakeholdern und geben Sie jedem die Aufgabe, ein bestimmtes Element des neuen Systems zu lernen oder zu verstehen. Sie können dann die unterstützenden Materialien für ihren zugewiesenen Bereich erstellen.

Ein verteilter und aktiver Ansatz zum Wissensaustausch, wie der hier erläuterte, ist ideal.

3. IT- und technischer Support (intern und kundenseitig)

IT- und technische Supportteams sind ständig überfordert.

Intern unterstützen sie eine breite Palette von Technologien, die das Geschäft am Laufen halten.

Extern sorgen sie dafür, dass Ihre Kunden glücklich und zufrieden bleiben, indem sie Probleme so schnell wie möglich lösen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, Wege zu finden, diese schwere Arbeitsbelastung zu bewältigen und sogar zu verringern. Natürlich ist das Teilen von Wissen ein idealer Weg, dies zu tun.

Die meisten IT- und Support-Teams begegnen einigen Fragen häufiger als anderen. Auf viele dieser Fragen kann ein einfaches Video oder Anleitungsdokument eine einfache Antwort liefern.

Stellen Sie Ihren IT- und Support-Teams einfache Tools zur Wissenserfassung zur Verfügung. Bieten Sie dann Zeit und Ermutigung, Ressourcen zu erstellen und zu teilen, die diese allgemeinen Supportanfragen beantworten.

Sobald Ressourcen vorhanden sind, können sie verwendet werden, um auf relevante Anfragen zu reagieren, was eine Abkürzung darstellt, die regelmäßig Zeit spart.

Zwei wichtige Gründe, sich auf den Wissensaustausch einzulassen

Ich habe zwei letzte Gründe, warum jede Organisation den Wissensaustausch zu einer Priorität machen sollte.

Erstens ist der Wissensaustausch in der heutigen Gesellschaft alltäglich. Unzählige Online-Kurse, YouTube-Kanäle und Social-Media-Konten, die sich der Vermittlung neuer Fähigkeiten und Kenntnisse widmen. Viele Ihrer Mitarbeiter engagieren sich regelmäßig in diesem Ökosystem, wenn auch zu Themen, die sie selbst interessieren.

Zweitens summieren sich die Vorteile des Wissensaustauschs schnell.

Es unterstützt die Effizienz im gesamten Unternehmen. Wenn neue Mitarbeiter sich schneller einarbeiten, verbringen erfahrene Mitarbeiter weniger Zeit mit Schulungen und der Beantwortung von Fragen.

Darüber hinaus sind Mitarbeiter eher bereit, an neuen, herausfordernden Dingen zu arbeiten, wenn sie wissen, dass Wissen und Informationen zugänglich sind. Unternehmen, die Wissen teilen, werden dadurch innovativer.

Die Kraft des Wissensaustauschs ist weit verbreitet, allgegenwärtig und einfach zu beginnen. Worauf wartest du?