7 Möglichkeiten, wie Screencasting die Arbeit erleichtert

Da ist ein kleiner, aber akuter Anflug von Angst, der mir früher begegnete.

Als die Welt von zu Hause aus zur Arbeit ging, wurde es nur noch schlimmer. Ich vermute, die meisten Büroangestellten haben es auch gespürt.

Ein wiederkehrender, frustrierender Ruck von „Oh nein, das wird langweilig“ kam immer dann, wenn ich tief in einer Aufgabe steckte und merkte, dass Hilfe oder Feedback von einem Kollegen erforderlich war.

Das Problem war, dass ich zwar von der Aufgabe und ihrem gesamten Kontext durchdrungen war, andere jedoch nicht.

Zumindest nicht vollständig.

Und so verspürte ich sofort einen Hauch von Angst oder Stress, als ich überlegte, wie viel Zeit und Mühe es kosten würde, alles in einer E-Mail, in Slack oder sogar bei einem Anruf zu erklären.

Nur damit ich eine einfache Antwort bekommen und mit meiner Arbeit weitermachen konnte.

Bis ich die Salbe entdeckte. Der heilende Balsam, mit dem Sie schnell Kontext teilen, die Notwendigkeit, ein Meeting oder einen Videoanruf zu planen, vermeiden und übermäßiges Tippen und Erklären von Texten vermeiden können.

Die große Lösung ist Screencasting, der einfache Vorgang, ein kurzes Video aufzunehmen und es mit Kollegen zu teilen. Es ist der ideale Weg, um Ideen, Kontext, Wissen und fast jede andere Art von Informationen zu kommunizieren.

Wenn ich jetzt auf diesen Stress stoße, nehme ich einfach ein kurzes Video mit Snagit auf, was fast immer einfacher ist, als Dinge aufzuschreiben.

Die visuellen Elemente einer Bildschirmaufnahme in Kombination mit einer Erzählung liefern den gesamten Kontext, und ich kann in viel kürzerer Zeit eine Antwort erhalten, als wenn ich nur Text verwenden würde.

Aber Screencasting lindert nicht nur Momente kleiner Frustration. Es ist eine ideale Übung, um andere Arbeitselemente zu lösen oder zu verbessern.

Hier sind sieben weitere Möglichkeiten, wie Sie mit Screencasting schneller und effizienter arbeiten können.

1. Arbeiten planen und ausführen

Ich arbeite auf der TechSmith-Website. Wie jede Website hat sie zahlreiche Seiten, die aus Inhaltsblöcken, Bildern, Videos und anderen Elementen bestehen. Es sind häufig Änderungen oder Aktualisierungen erforderlich, um den Fortschritt unseres Geschäfts und unserer Produkte widerzuspiegeln.

Die Herausforderung besteht darin, dass eine Reihe von Fragen auftauchen, wenn ein bestimmtes Element aktualisiert werden muss.

„Wo ist dieser Inhalt auf der Website?“ „Wie muss es sich ändern?“ „Ist es an mehreren Stellen?“

Die Beantwortung dieser Fragen per E-Mail ist ein bisschen wie der Versuch, jemandem, der auf der anderen Seite eines Vorhangs steht, ein bestimmtes Element eines Bildes zu beschreiben. Sie müssen mit dem, was Sie sagen, sehr genau sein.

Stattdessen machen wir Videos, die erklären, was zu tun ist. Anschließend kann dieses Video geteilt werden, um sicherzustellen, dass alle mit dem Plan einverstanden sind. Das Video macht das Was, Wo und Warum unserer Arbeit deutlich.

Wenn Sie wie wir eine Projektmanagement-Software wie Asana oder Trello verwenden, kann der Link zum Video auf der Aufgabe platziert werden, die die Arbeit darstellt.

Wenn jetzt jemand mit der Aufgabe beginnt, verfügt er über die Informationen, die er benötigt, um sofort loslegen zu können. Und niemand musste alles aufschreiben.

2. Zeichnen Sie Anrufe und Besprechungen auf

Videomeetings sind heute eine Lebenseinstellung.

Ganz gleich, ob Sie Teams, Slack, Google Hangouts, Zoom oder eine andere Plattform verwenden, um Videokonferenzen durchzuführen, sie waren im Wesentlichen die einzige Möglichkeit für Kollegen (und außerhalb der Arbeit, Freunde und Familie), sich sicher zu versammeln, zusammenzuarbeiten und Diskussionen haben.

Obwohl die Umstände nicht ideal sind, hat sich eine große Chance ergeben. Wenn jedes Meeting auf Technologie angewiesen ist, lässt sich jedes Meeting einfach aufzeichnen und archivieren. Praktischerweise verfügen die meisten Videoanrufdienste über integrierte Aufzeichnungsfunktionen, oder Sie können eine Bildschirmaufzeichnungssoftware wie Camtasia verwenden.

Aufgezeichnete Besprechungen machen es einfach, auf das Besprochene zurückzugreifen. Besser noch, wenn jemand das Meeting verpasst hat, kann er dies nachholen, indem er sich die Aufzeichnung ansieht.

Ein aufgezeichnetes Meeting ist ebenfalls großartig, da Sie einen Videoeditor wie Camtasia verwenden können, um einen Teil des müßigen Geschwätzes am Anfang oder Ende zu entfernen. Das Hosten auf einem Dienst wie TechSmith Knowmia ermöglicht es den Zuschauern, Fragen zu stellen, sodass die Diskussion nicht mit dem Meeting enden muss und Nichtteilnehmer ihre Gedanken äußern können.

3. Kunden- und Produktrecherche

Dieser Tipp baut auf dem letzten auf, außer dass ich jetzt vorschlage, dass Sie mit der entsprechenden Erlaubnis Anrufe mit Kunden aufzeichnen. In der Regel handelt es sich dabei um Produkt- oder Marketingstrategieanrufe.

Die in diesen Anrufen geteilten Informationen sind von unschätzbarem Wert. Die genauen Worte und Tonlagen zu hören, die Menschen verwenden, wenn sie über ihre Erfahrungen mit Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung sprechen, ist eine der besten Möglichkeiten für alle Mitarbeiter eines Unternehmens, die Kunden, die sie bedienen, besser zu verstehen.

Bei TechSmith bearbeiten wir diese Aufzeichnungen oft, um besonders nützliches und aufschlussreiches Feedback von unseren Kunden zu teilen.

Genau wie ich oben vorgeschlagen habe, können Sie diese Anrufe aufzeichnen, sie bis auf die nützlichen Teile bearbeiten und sie dann mit anderen teilen.

4. Schnelle Schulungsvideos

Das Leben des heutigen Büroangestellten ist im Wesentlichen ein Spießrutenlauf verschiedener Technologien.

Wir springen von diesem Daten-Dashboard zu diesem oder von einem SaaS-Produkt zu einem anderen.

Wenn wir durch die technologische Landschaft navigieren, begegnen wir unweigerlich einem Prozess, den wir nicht kennen. Oder genauso wahrscheinlich braucht jemand Sie, um ihm zu zeigen, wie man etwas macht.

Du erklärst es ihnen und gehst weiter. Dann stellt jemand anderes dieselbe Frage. Und du erklärst es ihnen. Und dann jemand anderes … bis Sie den ganzen Tag damit verbringen, den Leuten zu zeigen, wie man Dinge macht, und nie die Gelegenheit haben, sich auf Ihre eigene Arbeit zu konzentrieren oder sie abzuschließen.

Screencasting ist Ihr Weg aus diesem verheerenden Kreislauf.

Nehmen Sie ein oder zwei kurze Videos zu den üblichen Prozessen auf, nach denen gefragt wird. Es könnte sein, wie bestimmte Berichte abgerufen werden. Oder wie man ein Dashboard einrichtet.

Sobald Sie das Video haben, hosten Sie es auf etwas wie Screencast.com und senden Sie den Link, wann immer jemand danach fragt. Besser noch, Sie könnten eine einfache Wissensdatenbank erstellen, die eine Reihe allgemeiner Fragen beantwortet.

Die Zeitersparnis hier verstärkt sich – wenn andere zu Experten werden, teilen sie Ihre Ressourcen und alle steigen auf.

5. Produktdemos für Vertrieb und Kundenerlebnis

Videos sind während des gesamten Verkaufszyklus nützlich. Es ermöglicht Ihnen, sympathisch zu sein und Beziehungen auf eine Weise zu pflegen, wie es E-Mail allein nicht tut, aber ohne persönliche oder Live-Videoanrufe planen zu müssen.

Zu Beginn einer Kundeninteraktion eignet es sich hervorragend, um potenziellen Kunden einen Einblick in Ihr Produkt in Aktion zu geben und einige seiner leistungsstärksten Funktionen zu demonstrieren.

Im Laufe des Gesprächs können Videos spezifischer und sogar maßgeschneidert sein. Viele Vertriebsmitarbeiter und CX-Experten erstellen Produktdemovideos für einzelne Konten, die bestimmte Funktionen mit der Art und Weise verbinden, wie ein Kunde sie verwenden kann.

6. Organisationswissen behalten

Wenn Menschen Unternehmen verlassen, um neue Möglichkeiten zu finden oder in den Ruhestand zu gehen, kann dies zu einer Wissenslücke führen.

Langjährige Mitarbeiter werden in der Regel zu Experten für bestimmte Aufgaben, Verfahren und Elemente des Unternehmens. Es ist entscheidend, Wege zu finden, ihr Wissen zu behalten und die organisatorische und geschäftliche Kontinuität aufrechtzuerhalten.

Screencasting ist ein idealer Weg, dies zu tun.

Versuchen Sie, es unter erfahrenen Mitarbeitern zur Praxis zu machen, Videos der Verfahren und Prozesse aufzunehmen, die andere verstehen müssen. Indem Experten ihre Arbeitsabläufe erfassen, stellen Sie sicher, dass Best Practices und wichtige Informationen nicht verloren gehen.

7. Onboarding neuer Mitarbeiter

Wenn Sie wichtiges Wissen und wichtige Prozesse aufzeichnen, bauen Sie wahrscheinlich eine Ressourcenbibliothek auf, die sich ideal für das Onboarding neuer Mitarbeiter eignet. Im Wesentlichen, jahrelang erworbenes Wissen den Mitarbeitern zu Beginn ihrer Amtszeit zur Verfügung zu stellen.

Stellen Sie von Experten erstellte Videos (wie in Tipp Nr. 5) zu einer „Erste Schritte“-Ressource für neue Mitarbeiter und Auszubildende zusammen. Oder bringen Sie eine Gruppe von Experten zusammen, um die wichtigsten Dinge zu erörtern, die ein neuer Mitarbeiter wissen sollte, wenn er in Ihrem Unternehmen anfängt. Erstellen Sie dann eine Reihe von Videos, die einen Onboarding-Lehrplan darstellen.

Wenn Sie nach Inspiration suchen, sehen Sie sich an, wie Virgin Media Videos nutzt, um Wissen in seinem Unternehmen zu halten.

Halten Sie Ausschau nach weiteren Screencasting-Möglichkeiten

Jede Branche, jedes Unternehmen, jede Organisation und jede Rolle hat ihre einzigartigen Prozesse und Elemente. Und Videos können wahrscheinlich dazu beitragen, häufige Knackpunkte zu beseitigen oder die Arbeit in irgendeiner Weise für alle effizienter zu machen.

Halten Sie also die Augen offen, da Sie wahrscheinlich Möglichkeiten finden werden, das anzupassen, was ich vorgeschlagen habe, und wahrscheinlich eine Reihe neuer Ideen.

Weitere Screencasting-Ressourcen

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