Teams führen und Zeit sparen mit Video mit Sherri Powers

Wenn es um Teamkommunikation geht, ist Geschwindigkeit manchmal der wichtigste Faktor. Ein vielbeschäftigtes Unternehmen kann kollektiv viele Stunden Arbeitszeit einsparen, indem es ein einfaches 30-minütiges Meeting veranstaltet. E-Mail- und Instant-Messaging-Lösungen wie Slack sind die wichtigsten Optionen für die tägliche interne Kommunikation, aber selbst diese haben ihre Schattenseiten.

In dieser Folge von The Visual Lounge spricht Sherri Powers, VP of Marketing bei TechSmith, darüber, wie Videokommunikation Zeit sparen kann.

Kurze Videos und einfache Bildschirmaufnahmen können die Botschaft oft schneller und effizienter vermitteln als E-Mails oder persönliche Meetings. Sherri schlüsselt die Mathematik in dieser Episode auf, um Ihnen zu zeigen, wie viel Zeit Sie sparen könnten, wenn Sie sich für Videos entscheiden.

Sie können sich das Video zu diesem Thema oben in diesem Beitrag ansehen, um sich die Podcast-Folge anzuhören, unten auf „Play“ klicken oder weiterlesen …

Die Bedeutung guter Kommunikation

Eine gute Teamkommunikation ist in jeder Organisation immer ein Muss, besonders wenn es sich um eine große Organisation mit mehreren Abteilungen handelt. Es ist jedoch etwas, wofür Unternehmen leicht viel mehr Zeit aufwenden können, als sie brauchen.

Als VP of Marketing bei TechSmith weiß Sherri besser als die meisten anderen, wie schwierig es sein kann, mit mehreren Abteilungen, Führungskräften und dem allgemeinen Team zusammenzuarbeiten, um Botschaften zu vermitteln. Eine der größten Herausforderungen ist die Zeit und wie lange ein einfaches Meeting dauern kann.

Nicht nur das, Sie müssen auch sicherstellen, dass Ihre Botschaft klar und ohne Raum für Fehlinterpretationen rüberkommt. Diese Balance richtig zu finden, kann sich wie eine Kunstform anfühlen.

„Sie müssen wirklich strategisch vorgehen, um sicherzustellen, dass Ihre Botschaften ankommen und die richtigen Erkenntnisse liefern. Sie müssen die Menschen mit dieser Botschaft beschäftigen, damit Sie letztendlich sicherstellen können, dass sie gut aufgenommen wird.“

Verwenden Sie Daten, um Ihren Standpunkt zu untermauern

Wenn es speziell um Marketing geht, müssen Sie in der Lage sein, das, was Sie sagen, mit einigen harten Zahlen zu untermauern.

Wenn Sie mit einer anderen Abteilung über Unternehmenswachstum oder Marketingpotenzial sprechen müssen, funktionieren vage Worte nicht. Sie müssen in der Lage sein, diese Punkte zu sichern.

Laut Sherri liegt der Schlüssel darin, Bilder zu verwenden, um Fakten und Zahlen zu demonstrieren. Sie schlägt vor, Daten zu verwenden und eine visuelle Darstellung davon auf einem Bildschirm bereitzustellen, ist der beste Weg, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen.

„Ich denke, wenn Sie im Jahr 2021 keine Daten verwenden, um Ihre Botschaft zu vermitteln und eine visuelle Darstellung davon auf dem Bildschirm zu zeigen, hinken Sie Ihren Kollegen in der Art und Weise, wie Sie kommunizieren, um Ihre Botschaft wirklich zu vermitteln, definitiv hinterher Ziellinie."

Was macht ein großartiges Bild aus?

Woher wissen Sie, dass Ihre Visuals effektiv sind? Sherri sagt, um zu fragen: "Erledigt es die Arbeit?" Wenn es um die interne Kommunikation geht, ist Ihr Publikum bereits auf der gleichen Seite wie Sie. Die Optik muss also nicht ausgefallen oder ausgefeilt sein. Sie müssen nur klar sein.

„Ich kann schneller und schmutziger sein, wenn es darum geht, wie ich einen Inhalt zusammenstelle, um mit ihnen zu kommunizieren … Ich denke, dass eine perfekte Grafik oder Kommunikation oder ein schnelles Video etwas ist, das Ihnen letztendlich hilft, das zu kommunizieren, was Sie versuchen zu kommunizieren kommunizieren."

Obwohl Sherri eine gute, scharfe Grafik schätzt, insbesondere für kundenorientierte Inhalte, muss das Endergebnis klar sein.

„Polnisch muss nicht unbedingt der Hauptbestandteil der Gleichung sein.“

Warum Videos schneller sein können als E-Mails

Die meisten von uns denken nicht zweimal darüber nach, eine schnelle E-Mail zu verfassen, aber wenn Sie etwas Komplexes kommunizieren, ist es jemals eine schnelle E-Mail?

Beim Versenden einer E-Mail dauert es die Zeit, sie zu schreiben, zu überprüfen, Tippfehler zu korrigieren, zu überprüfen, ob alles klar ist, und dann müssen Sie auf die Antwort warten. Wenn Sie eine komplexe Bitte oder Anweisung rüberbringen müssen, kann die Bedeutung auf dem Weg verloren gehen, was ein bisschen Hin und Her bedeuten kann. Es gibt eine Menge Überpolierung, die in das Schreiben einer E-Mail einfließt.

Sherri hat festgestellt, dass das Erstellen eines drei- bis vierminütigen Bildschirmaufzeichnungsvideos viel schneller ist, als alles in eine E-Mail zu tippen.

„Ich denke, dass es viel besser ist, jemandem diese Informationen schnell zu beschaffen, als ihm die Informationen nicht rechtzeitig zu beschaffen.“

Wenn Sie jemandem etwas physisch zeigen müssen, z. B. eine neue Funktion auf einer Website, sind visuelle Elemente viel effektiver.

„Ich teile viele Feedback-orientierte Bildschirmaufnahmen mit dem Team. Vielleicht nehmen wir eine Änderung an einem Teil unserer Website vor, und wir haben keine Zeit, uns in ein halbstündiges Meeting zu quetschen, um dieses Feedback einzuholen. Ich kann diesen Entwurf auf einen Bildschirm werfen und die Seite durchsprechen, als würde ich neben jemandem sitzen.“

Wissen, wann man ein Video macht

Sherri glaubt, dass ein Teil der Herausforderung hier darin besteht, zu wissen, wann ein Video gemacht werden soll und welchen Stil das Video haben wird.

Wenn ein Video benötigt wird, das ein Thema vertiefen soll oder auf das noch jahrelang verwiesen wird, wird sie etwas mehr Zeit damit verbringen.

Sie könnte es etwas aufpolieren, ein Skript schreiben oder es mit einer PowerPoint-Präsentation kombinieren. Nicht alle Videos, die erstellt wurden, um Zeit zu sparen, müssen superschnell sein. Sie sparen auf lange Sicht trotzdem Zeit und helfen Ihnen, sich nicht zu wiederholen.

Bauen Sie Ihre Fähigkeiten zur Videoerstellung auf

Auch wer Videos im Tagesgeschäft einsetzt, muss noch einiges dazulernen. Sherri verwendet häufig Videos, beschreibt dies jedoch als ihre „Wachstumsreise in die Videoerstellung“.

„Ich denke, die ersten paar Videos, die ich gemacht habe, waren ganz einfache Bildschirmaufnahmen, bei denen ich einfach in die Kamera spreche. Ich habe das dahingehend entwickelt, Folien hinter mir hinzuzufügen, und dann kleine Übergänge zwischen diesen Folien. Jedes Mal, wenn ich Camtasia öffne, versuche ich, etwas anderes zu entdecken, das dieses Video ein bisschen ansprechender machen würde.“

Wie viel Zeit kann Video wirklich sparen?

Sherri teilte einige ihrer Berechnungen auf der Rückseite der Serviette, um Ihnen dabei zu helfen, herauszufinden, wie viel Zeit Meetings das Team wirklich kosten.

Ein 30-minütiges Meeting mit 25 Mitarbeitern kostet zusammen etwa 12,5 Stunden Teamzeit. Aber ersetzen Sie das durch ein zehnminütiges Video, das Sie mit 1,5-Geschwindigkeit ansehen, damit können Sie eine Menge Zeit sparen.

„Wenn ich ein 10-Minuten-Video teile, das sie sich mit 1,5-facher Geschwindigkeit ansehen können, kostet das bei 25 Personen insgesamt etwa drei Stunden Zeit. Wenn Sie rechnen, sind das neuneinhalb Stunden Zeitersparnis. Also kann ich einen ganzen Tag Teamzeit sparen, indem ich ein Video mache, um diese Botschaft zu kommunizieren, anstatt alle für eine halbe Stunde in einen Raum zu ziehen.“

Angefangen im Video

Was ist, wenn Sie noch nie Videos für Ihr Team gemacht haben? Sherri hebt hervor, dass jeder, der Präsentationen gemacht hat, entweder auf Google Slides oder PowerPoint, bereits über die Tools zum Erstellen eines Videos verfügt. Obwohl es anfangs etwas einschüchternd sein kann, führt Sherri Sie durch einen einfachen Weg, um loszulegen.

„Wenn Sie einfach ein Foliendeck zusammenstellen, es in den Präsentationsmodus versetzen, ein Bildschirmaufzeichnungstool wie Camtasia verwenden und darüber sprechen können, haben Sie dies während Ihrer gesamten Karriere immer und immer wieder vor einem Publikum getan .“

Eines der Dinge, worüber sich die Leute bei Videos Sorgen machen, ist, einen Fehler zu machen. Aber die Natur von Videos bedeutet, dass Sie diese Fehler korrigieren können – anders als bei einem Meeting oder einer Präsentation.

„Wenn ich jemals über ein paar Worte stolpere oder meinen Gedankengang verliere, kann ich diesen Abschnitt kürzen. Alles, was ich tue, ist eine Pause einzulegen, wieder am Anfang dieser Folie zu beginnen, und dann kann ich zurückgehen und diesen Teil herausschneiden. Niemand kennt jemals den Unterschied.“

Das Ergebnis? Sie erhalten eine viel glattere, flüssigere Präsentation, die allen Zeit spart, da Sie alles Unnötige herausschneiden können.

Mit Videos anzufangen muss nicht einschüchternd sein. Es muss nicht perfekt sein. Sherris Rat ist, klein anzufangen und es zuerst selbst auszuprobieren. Wenn Sie neu in der Welt der Videoerstellung am Arbeitsplatz sind, haben wir einige fantastische kostenlose Ressourcen in der TechSmith Academy.

Besuchen Sie für weitere Ratschläge und Tipps von Experten die TechSmith Academy auf YouTube oder hören Sie sich den Podcast an.