So transformieren Sie Ihre Remote-Kommunikation mit Bildern und Videos

Vor einem Jahr war unsere Kommunikation am Arbeitsplatz so anders.

Wir gingen in unsere Büros. Persönliche Treffen waren die Regel, man konnte schnell in jemandes Büro auf ein Gespräch vorbeischauen und „von zu Hause aus arbeiten“ war etwas, was man nur aus der Not heraus tat.

Jetzt arbeite nicht nur ich von zu Hause aus. Es ist nicht einmal nur unser Unternehmen. Fast alle, die arbeiten können, bleiben zu Hause.

Die gesamte Situation hat die Art und Weise, wie ich mit anderen Menschen kommuniziere, nicht nur jetzt, sondern möglicherweise für immer verändert.

Zum Glück könnten einige Änderungen zum Besseren führen.

Und da die Menschen seit fünf Jahren nach „Arbeit von zu Hause aus“ und „Fernkommunikation“ suchen, besteht kein Zweifel, dass wir alle die Art und Weise ändern müssen, wie wir mit anderen kommunizieren.

In diesem Leitfaden führen wir Sie durch den aktuellen Stand der Fernkommunikation und häufige Missverständnisse, die Ihr Unternehmen daran hindern, effektiv zu kommunizieren, während Sie von zu Hause aus arbeiten.

Wir werden auch einfache Änderungen hervorheben, die Sie vornehmen können, um mit der Integration von Lehrvideos, Screencasts (eine Videoaufzeichnung eines Bildschirms), Screenshots und Bildern in Ihre Kommunikation zu beginnen, sowie Best Practices für den Übergang zur Vollzeit-Fernarbeit.

Was ist Fernkommunikation?

Fernkommunikation ist eine Möglichkeit, online mit anderen zu kommunizieren. Meetings, Informationen und Schulungsmaterialien werden über das Internet geteilt. Unternehmen bilden virtuelle Teams. Sie kommunizieren und kooperieren online und nicht in einem gemeinsamen Büroraum.

Arten der Fernkommunikation

Es gibt zwei Arten der Fernkommunikation: synchron und asynchron. Synchrone Kommunikation findet in Echtzeit statt und asynchrone Kommunikation erfordert nicht, dass alle Parteien gleichzeitig teilnehmen.

Gängige Arten der synchronen Fernkommunikation

1. Zoom oder andere Videoanrufe.
2. Anrufe.
3. Virtuelle Treffen.
4. SMS-Textnachrichten.
5. Unterhaltungen in Slack oder Microsoft Teams.

Gängige Arten der asynchronen Fernkommunikation

1. Projektmanagement-Apps.
2. Wiki- oder Sharepoint-Site.
3. Informations- oder Lehrvideos.
4. Kurzanleitungen.
5. Screenshots mit Markups.
6. Slack- oder Microsoft Teams-Chats.

Nicht alles muss ein Zoom-Anruf oder eine E-Mail sein.

Was, wenn es einen anderen Weg gibt, diese Situation anzugehen?

Wir sind etwas mehr als ein Jahrzehnt in der iPhone-Revolution. Tablets und Laptops haben begonnen, Desktop-PCs zu ersetzen. Faxgeräte sind ein uraltes Relikt. Und Millennials sind heute die größte Generation der US-Arbeitskräfte.

Heutzutage verbringt die durchschnittliche Person täglich mehr als vier Stunden mit ihrem Telefon, und die Bildschirmzeit insgesamt steigt nur, wenn mehr Menschen zu Hause bleiben.

Die Art und Weise, wie wir Informationen konsumieren und kommunizieren, hat sich im letzten Jahrzehnt grundlegend verändert. Jetzt, da die Mehrheit der Belegschaft von zu Hause aus arbeitet, lernen wir neu, was es bedeutet, aus der Ferne zu kommunizieren.

Brechen Sie aus der digitalen Monotonie aus

Zu viele Unternehmen verfallen der Gewohnheit, digital monoton zu kommunizieren. Ich weiß, dass ich sicherlich in diese Falle tappe – der größte Teil meiner digitalen Kommunikation besteht in der Regel aus E-Mail oder Chat.

E-Mail ist ein wertvolles Werkzeug, aber es greift zu kurz, wenn es verwendet wird, um mit nur einem Textblock zu kommunizieren.

In einer Welt, in der wir von unseren Kollegen isoliert sind, müssen wir unsere interne Kommunikation auf das gleiche Niveau bringen, auf dem wir normalerweise außerhalb des Büros kommunizieren würden.

Wir müssen aufhören, uns bei den meisten unserer Interaktionen auf Klartext-E-Mails und Chats zu verlassen.

Weil niemand den ganzen Text lesen will.

Ein ständiger Strom von E-Mails überschwemmt Mitarbeiter oft und kann überwältigend sein.

Und trotz Beweisen dafür, dass visuelle Elemente wie Videos und Screenshots leichter zu verdauen sind und die Produktivität und das Engagement steigern, ist es doppelt so wahrscheinlich, dass Unternehmen ihre Verwendung von Klartext-E-Mails gegenüber jeder anderen Art der Kommunikation erhöhen.

Und das trifft besonders zu, wenn die Mehrheit der derzeitigen Belegschaft von zu Hause aus arbeitet.

Ein Bericht der Economist Intelligence Unit, der Kommunikationsbarrieren am Arbeitsplatz hervorhebt, ergab Folgendes:

• 60 % der Befragten nutzen E-Mail täglich. Doch nur 40 % gaben an, dass es sich um ein sehr effektives Kommunikationsmittel handelt.
• 44 % der Umfrageteilnehmer gaben an, dass Kommunikationsbarrieren zu einer Verzögerung oder zum Scheitern des Abschlusses von Projekten führten, 31 % nannten eine niedrige Arbeitsmoral, 25 % verfehlten Leistungsziele und 18 % entgangene Umsätze.

Wie Remote-Teams kommunizieren

Technologie ermöglicht es Unternehmen jeder Größe, auf globaler Ebene zu operieren. Und die Einführung regionaler Arbeitskräfte oder die Möglichkeit für Mitarbeiter, aus der Ferne zu arbeiten, hat viele Vorteile. Es erhöht auch die Komplexität unserer Kommunikation, insbesondere wenn Sie unterschiedliche Zeitzonen und Sprachbarrieren berücksichtigen.

Eine zweijährige Studie von Stanford ergab, dass Remote-Mitarbeiter trotz der Komplexität mehr erledigen konnten. Diese Produktivitätssteigerung bei Remote-Mitarbeitern entsprach einem zusätzlichen vollen Arbeitstag pro Woche oder 13 % mehr Leistung der Work-from-Home-Gruppe.

Von den 13 % mehr Leistung wurden 9 % auf mehr Arbeit pro Schicht zurückgeführt, während die restlichen 4 % auf weniger Ablenkungen zu Hause zurückzuführen waren. Die Teilnehmer mussten nicht nur weniger Pausen und Krankheitstage einlegen, auch die Fluktuation halbierte sich.

Und doch entschied sich nach Abschluss der Studie die Hälfte der Teilnehmer dafür, nicht mehr von zu Hause aus zu arbeiten.

Der Grund? Sie fühlten sich zu isoliert.

Kannst du nachvollziehen?

Die Realität sieht heute ganz anders aus als noch vor wenigen Monaten. Nicht nur, dass immer mehr Menschen von zu Hause aus arbeiten, sie haben auch keine große Wahl. Das legt noch mehr Wert auf eine effektive Kommunikation zwischen den Teammitgliedern.

Es ist schwieriger, Meetings einzurichten. Es ist stressig, mit anderen zu telefonieren, die in Ihrem Haus herumlaufen. Es ist schwierig, die Körpersprache zu lesen und wirklich mit den Menschen um dich herum verbunden zu bleiben.

Wenn wir arbeiten In einer Welt, in der wir die Mehrheit der Menschen, mit denen wir zusammenarbeiten, nicht physisch sehen können, müssen wir neue Wege finden, um mit unseren Kollegen zu kommunizieren.

Der aktuelle Stand der Fernkommunikation

Wir brauchten keine massenhafte Remote-Belegschaft, um Ausfälle in der internen Kommunikation zu erleben. Für viele Unternehmen kann die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit oder Interaktion zwischen Managern und Mitarbeitern in einer traditionellen Büroumgebung eine Herausforderung darstellen.

Auch wenn Sie mit ähnlicher Sprache und gemeinsamen Zielen aufeinander zugehen, können Nuancen zu Missverständnissen und Verwirrung führen. Darüber hinaus verpassen viele Organisationen Gelegenheiten, Wissen von Fachexperten in verschiedenen Abteilungen zu erhalten.

Warum ist visuelle Kommunikation wichtig für mein Unternehmen?

Alle Unternehmen sind einzigartig in Bezug auf Größe, Ziele, Branchen und Abläufe. Unabhängig davon kann jede Organisation von einem zunehmenden internen Wissens- und Informationsaustausch profitieren. Dazu gehört, Ihren Mitarbeitern die Werkzeuge an die Hand zu geben, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein, und die Voraussetzungen für eine Veränderung Ihrer Kommunikation angemessen zu schaffen.

Visuals: Der Schlüssel zu effektiver Kommunikation.

Videos, Screenshots und Screencasts sind leistungsstark, da die geteilten Nachrichten nicht nur visuell besser festgehalten werden, sondern auch vielseitig einsetzbar sind.

Es gibt mehrere Orte und Zeiten, an denen visuelle Inhalte intern verwendet werden können. Beispiele hierfür sind das Onboarding neuer Mitarbeiter, interne Schulungen, die Bereitstellung von Feedback und vieles mehr.

Visuelle Inhalte sparen außerdem Zeit, da sie von unserem Gehirn schneller verarbeitet werden. Noch wichtiger ist, dass die Botschaften klar und prägnant sind, damit alle ein gemeinsames und konsistentes Erlebnis haben.

Bevor wir auf die Einzelheiten eingehen, wie Sie Ihre interne Kommunikation umgestalten können, lassen Sie uns kurz erläutern, warum die Aktualisierung Ihrer Geschäftskommunikation so wichtig geworden ist.

In unserem aktuellen Bericht The Value of Visuals haben wir festgestellt, dass Unternehmen Möglichkeiten zur Steigerung der Produktivität und zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit verpassen.

Warum die Kommunikation mit Videos, Screencasts und Screenshots für Ihr Unternehmen entscheidend ist:

• Stellt sicher, dass das, was Sie zu vermitteln versuchen, klar und prägnant ist
• Jeder hat eine gemeinsame und konsistente Erfahrung
• Es spart Zeit, indem Nachrichten schneller weitergeleitet werden
• Ermöglicht die einmalige Übermittlung oder Erfassung von Informationen und die anschließende Wiederverwendung und mehrfache Anzeige

Gängige Mythen, die die visuelle Remote-Zusammenarbeit und den Wissensaustausch verhindern

Drei häufige Fallstricke verhindern die Zusammenarbeit oder den Austausch von Wissen mit anderen, insbesondere aus der Ferne. Lassen Sie nicht zu, dass diese Missverständnisse Ihr Unternehmen davon abhalten, effizientere Kommunikationspraktiken einzuführen.

Lassen Sie uns tiefer in die einzelnen Probleme eintauchen und wie Sie sie lösen können.

Mythos Nr. 1: Es dauert zu lange

Die gefühlte Zeit, die es braucht, um ein Video oder einen Screencast zu erstellen oder ein Bild zu markieren, ist fast immer mit Qualitätserwartungen verbunden. Besonders in einer Zeit, in der täglich fast eine Milliarde Stunden Videos auf YouTube angesehen werden, ist es leicht zu glauben, dass jeder Inhalt perfekt sein muss.

Aber nicht jedes Video erfordert das gleiche Qualitätsniveau.

Wenn Sie sich in einem Kreislauf der Perfektion befinden, treten Sie einen Schritt zurück und denken Sie über das Ziel und die Zielgruppe des Videos nach. Anhand dieser beiden Faktoren können Sie bestimmen, wie ausgefeilt Ihr Video sein muss.

Stärken Sie das Selbstvertrauen Ihres Teams, indem Sie explizit darlegen, welche Inhalte eine höhere Priorität haben und mehr Feinschliff benötigen, wie z. B. nach außen gerichtete oder hochwertige Nachrichten enthalten, und welche Inhalte mit niedrigerer Priorität sie erstellen können.

Mythos Nr. 2: Sie brauchen spezielle Fähigkeiten

Der Wechsel zu etwas Neuem kann bei manchen Menschen ein unangenehmes Gefühl hervorrufen. Ob es nun die Nervosität ist, ein erstmaliger Entwickler zu sein, oder die Unsicherheit bei der Ausführung, viele Menschen haben keine Ahnung, wie einfach es ist, Visuals zu erstellen.

Die Technologie hat die Art und Weise verändert, wie Menschen – insbesondere jüngere Generationen – kommunizieren. Visuelle Kommunikationssoftware wie Camtasia und Snagit und Video Review machen es schnell und einfach, qualitativ hochwertige Bilder und Videos zu erstellen und zu teilen, die Nachrichten schneller und besser übermitteln als Text allein.

In diesem Beispiel habe ich ein Video aufgenommen und auf Video Review hochgeladen, damit andere Mitglieder meines Teams die Informationen überprüfen und Feedback zu den Themen geben können.

Dadurch konnten wir ein ganzes Meeting ersetzen, indem wir nur ein sechsminütiges Video erstellten.

Unsere Produkte sind auch für Personen, die keine Experten für die Erstellung von Inhalten sind, einfach zu verwenden. Wir wissen, dass die Erstellung digitaler Inhalte zum Lehren, Trainieren und Erklären von Konzepten zeitaufwändig sein kann. Und das Erlernen neuer Software kann einschüchternd sein.

Aus diesem Grund konzentrieren wir uns darauf, einfach zu bedienende Software zu entwickeln, die jeder schnell erlernen und erlernen kann.

Mythos Nr. 3: Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen

Neue Wege zu finden, um visuelle Inhalte in Ihr Unternehmen zu integrieren, muss nicht übermäßig aufwändig oder kompliziert sein – es soll vereinfachen. Es gibt viele Möglichkeiten, visuelle Elemente zu verwenden, um die Kommunikation zu vereinfachen und das Wesentliche zu vermitteln.

Legen Sie zunächst fest, was Sie erreichen möchten und wie Visualisierungen dabei helfen können. Befähigen Sie dann Ihre Mitarbeiter und leiten Sie sie an, um sicherzustellen, dass es tatsächlich erledigt wird.

6 Möglichkeiten, wie Sie sofort mit der Verwendung von Visuals beginnen können

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Visuals Ihre Kommunikation verbessern können, indem sie konsistente Botschaften in Ihrer gesamten Organisation ermöglichen, während Sie remote arbeiten. Obwohl jede Abteilung und jedes Team unterschiedliche Anforderungen und Verwendungszwecke hat, finden Sie hier einige gängige Szenarien, die Ihnen den Einstieg erleichtern sollen:

1. Onboarding- und Schulungsvideos

Es ist eine Herausforderung, neue Mitarbeiter bei der Remote-Arbeit zu schulen. Es ist auch überwältigend, ein neuer Mitarbeiter zu sein, der von Anfang an so viel lernen muss.

Vereinfachen Sie das Onboarding, indem Sie regelmäßig Videos erstellen, die zeigen, wie Sie die Standardprogramme Ihres Unternehmens verwenden.

Ihre Mitarbeiter können es sich erneut ansehen, wenn sie eine Auffrischung benötigen, und Sie sparen Zeit, indem Sie Schulungssitzungen per Telefonkonferenz vermeiden.

2. Software-Rollout und Schulung

Nutzen Sie Screenshots und Screencasts, um Ihren Mitarbeitern bei einem internen Rollout den Umgang mit neuen Programmen oder Software zu zeigen. Teams können auch Antworten auf häufig gestellte Fragen geben und so einfache, wiederholbare Antworten für die Mitarbeiter erstellen.

3. Aufgezeichnete Webinare und Live-Events

Wenn Ihre Marketing- oder Produktteams ein Webinar oder eine Live-Veranstaltung für Kunden veranstalten, hilft die interne Weitergabe der Aufzeichnungen dabei, alle Mitarbeiter über Updates auf dem Laufenden zu halten. Diese Teams erstellen bereits die Inhalte, versuchen Sie also, sie wiederzuverwenden.

Hier ist ein Beispiel für ein kürzlich durchgeführtes Webinar für TechSmith:

4. Bereitstellung von Informationen

Die Bereitstellung von Informationen kann darin bestehen, ein Update zu geben, Kontext bereitzustellen, Ergebnisse zu teilen oder zusätzlichen Hintergrund zu liefern.

Wenn die Informationen aus einer bestimmten Abteilung stammen, kann diese die Informationen möglicherweise schneller und einfacher erklären, wodurch Ihr Team entlastet wird.

Selbst ein einfaches Bild kann viel dazu beitragen, einer größeren Gruppe etwas klar zu erklären.

5. Bauen Sie Buzz auf

Verwenden Sie energiegeladene Videos, um Ihre Mitarbeiter für eine Veranstaltung, neue Möglichkeiten oder Meilensteine ​​des Unternehmens zu begeistern. Und die besten Leute, um diese Szenarien ins Rampenlicht zu rücken, sind die beteiligten Teams.

Wenn Ihr Social-Media-Team beispielsweise monatliche Berichte erstellt, warum erstellen Sie dann nicht ein Video und teilen die Neuigkeiten mit dem Rest der Organisation?

6. Geben Sie Feedback

Feedback zu Inhalten oder Projekten zu geben und zu erhalten, kann eine Herausforderung sein. Teams müssen oft auf Beiträge zu Projekten warten. Und manchmal findet sich dieses Feedback in Textabschnitten, sodass es offen für Interpretationen bleibt.

Die Verwendung von Bildern zur Anzeige von spezifischem Feedback kann den Zeitaufwand für das Hin- und Hersenden von E-Mails reduzieren und hilft allen, auf dieselbe Seite zu kommen. Es macht auch den Genehmigungsprozess viel schneller und reibungsloser.

Für den Erfolg fangen Sie klein an

Ich empfehle, klein anzufangen.

Nicht alle Remote-Mitarbeiter werden von Anfang an auf diesen Kommunikationsweg setzen. Beginnen Sie damit, ein paar Champions zu finden, die begeistert sind oder bereits Informationen visuell teilen, und geben Sie ihnen die Werkzeuge, die sie benötigen, um dies erfolgreich zu tun. Sie könnten sogar in Betracht ziehen, Kommunikationsrichtlinien zu erstellen, die Sie an andere weitergeben können.

Wenn ein paar Leute anfangen, mit Videos, Screencasts oder Screenshots zu kommunizieren, hat das normalerweise eine einflussreiche Wirkung auf alle anderen.

Sie werden sehen, dass mehr Leute zuschauen und sich engagieren. Ihre Kollegen werden sich fragen, wie sie die Inhalte erstellt haben, und mehr Menschen werden auch visuell kommunizieren wollen. Von dort aus können Sie verbessern und optimieren, um standardisierte Prozesse zu erstellen.

Schritt 1: Gehen Sie nicht davon aus

Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern; Fragen Sie sie, wie sie am liebsten kommunizieren würden und welche Herausforderungen sie erlebt haben. Auf diese Weise können Sie die spezifischen Ziele und Anforderungen Ihrer Organisation eingrenzen.

Schritt 2: Finden Sie Champions

Identifizieren Sie eine Handvoll interner Champions, die in der Vergangenheit den Wunsch geäußert haben, zu kommunizieren oder viel Wissen auszutauschen.

Schritt 3: Erwartungen formulieren

Kommunizieren Sie den Mitarbeitern, warum sie Visuals verwenden sollten: was sie davon haben, wie viel Zeit sie sparen und wie sie ihren Arbeitsablauf verbessern.

Schritt 4: Erstellen Sie ein internes Kommunikationsportal

Dies fungiert als Lernseite, auf der alle Tools und Ressourcen wie Anweisungen und Vorlagen untergebracht sind.

Schritt 5: Pflegen Sie Ihre neue Art der Kommunikation

Bringen Sie Ihre neue Art der Kommunikation in das gesamte Unternehmen ein. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, indem Sie Mitarbeiter ermutigen, einmal im Monat ein neues Bild, Video oder einen Screencast zu erstellen.

Also, wie um alles in der Welt soll ich das machen?

Vielleicht stellst du dir diese Frage auch.

Seit ich angefangen habe, aus der Ferne zu arbeiten, hat sich einiges geändert. Und vieles davon hat damit zu tun, wie ich mit anderen Menschen kommuniziere.

Anstatt zu versuchen, meine alte Art der Kommunikation in eine neue Welt zu schieben, habe ich mich angepasst.

Ich habe mehr Videokonferenzen mit meinen Kollegen, nur um zu sehen, wie es ihnen geht. Da ich nicht mehr im Büro bin, habe ich angefangen, Videos aufzunehmen, die anderen zeigen, wie man Dinge macht. Ich mache Screenshots meiner monatlichen Dashboards und teile diese mit dem Team.

Das Erlernen einer neuen Art der Kommunikation muss nicht schwierig sein. Wie bei den meisten neuen Dingen ist der Anfang schwer, aber es ist kein unlösbares Problem. Es gibt viele Möglichkeiten, von denen viele in diesem Leitfaden besprochen werden, um loszulegen.

Jetzt liegt es nur noch an Ihnen, es zu tun.