Prozessverbesserung: Strategien und Beispiele für den Erfolg

Wenn Sie das Wort „Prozess“ in einem professionellen Umfeld hören, denken Sie: „Ugh, hier kommt eine langweilige Zeitverschwendung“? Wenn der Prozess für Sie eine negative Konnotation hat, besteht eine gute Chance, dass Ihr Team oder Ihre Organisation sich von ergebnisorientierten Geschäftsprozessen entfernt hat und Sie sich stattdessen um des Prozesses willen in der Prozessflaute befinden. Fühlen Sie sich nicht schlecht – es ist einfach, dorthin zu gelangen, aber mit einem engagierten Vorstoß, etwas organisatorischer Selbstbeobachtung und ein wenig Werkzeug werden Sie direkt zu einer sinnvollen Arbeit zurückkehren.

Es lohnt sich, Zeit in die Prozessverbesserung zu investieren, da dadurch die Effizienz und Produktivität nicht nur im Hinblick auf die Menge der geleisteten Arbeit, sondern auch in Bezug auf die Qualität des Arbeitslebens der Mitarbeiter gesteigert wird.

Mitarbeiter, die das Gefühl haben, dass ihre wertvolle Zeit sinnvoll genutzt wird und sich für Verbesserungen einsetzen, werden bessere Arbeit leisten und eher im Unternehmen bleiben. Und durch die Anwendung kontinuierlicher Verbesserungen können Teammitglieder erkennen, dass kleine Änderungen einen großen Unterschied bewirken. Dies ist wichtig, da das Gefühl, wirkungsvoll zu sein, der Kern dessen ist, was Menschen am Arbeitsplatz wollen.

Was ist Prozessverbesserung?

Prozessverbesserung ist ein systematischer Ansatz zur Identifizierung von Verbesserungsbereichen. Das kann darin bestehen, Ineffizienzen, Verschwendung oder Fehler in einem Arbeitsablauf zu identifizieren und dann schrittweise Änderungen vorzunehmen, um die Ergebnisse zu verbessern. Kontinuierliche Verbesserung bezieht sich auf die Idee, dass sich die Umgebung, in der wir arbeiten, weiterhin ändern wird und wir uns mit ihr weiterhin ändern müssen.

Was heute eine großartige Lösung ist, wird keine großartige Lösung bleiben, weil sich das Problem selbst ändern wird. Die Teams müssen die Probleme, mit denen sie konfrontiert sind, und die angestrebten Ergebnisse weiter verfeinern. Durch kontinuierliche, iterative Verbesserungen, auch kleine inkrementelle Änderungen, können Teams und Organisationen mit der Geschwindigkeit des Wandels Schritt halten.

Snagit ist ein nützliches Tool zur Prozessverbesserung, da es die Dokumentation bestehender Prozesse, Arbeitsabläufe und Engpässe mit nur wenigen Klicks erleichtert. Durch die visuelle Veranschaulichung von Problemen kann ein Team bei der Erarbeitung einer Lösung darauf reagieren. Beispielsweise könnten Sie Snagit verwenden, um Screenshots aller Schritte eines Prozesses mit Anmerkungen zu versehen und dann das Callout-Tool von Snagit verwenden, um die Probleme für eine weitere Diskussion hervorzuheben.

Was ist der kontinuierliche Verbesserungsprozess?

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess ermutigt Mitarbeiter auf allen Ebenen einer Organisation, kleine Änderungen zur kontinuierlichen Verbesserung vorzuschlagen und umzusetzen. Organisationen, die kontinuierliche Verbesserungen erfolgreich umsetzen und fördern, bilden Teams, die in der Lage sind, die Probleme, die sie sehen, zu lösen.

Es gibt nicht den einen richtigen Weg zur kontinuierlichen Verbesserung, aber es gibt eine Reihe von Methoden, die Ihnen dabei helfen können. Einige dieser Methoden überschneiden sich, andere sind aus anderen hervorgegangen, aber alle basieren auf einer Verbesserung im Laufe der Zeit.

• Kaizen: Toyota hat das Konzept der kontinuierlichen Verbesserung ( Kaizen ) im Automobilbau populär gemacht. Das Unternehmen minimierte den Abfall und steigerte die Effizienz durch viele kleine Verbesserungen.
• Agil: Agile Methoden haben ihre Wurzeln in der Softwareindustrie. Agile Praktiken sind kundenorientiert und inkrementell. Anstatt eine strenge Liste von Regeln bereitzustellen, bevorzugt das Agile Manifest eine Reihe von Dingen gegenüber einer anderen Reihe von Dingen. Einzelpersonen haben in einem agilen System Raum, das zu tun, was Sinn macht.
• Plan-Do-Check-Act (PDCA): PDCA ist ein vierteiliger, zyklischer Prozess, der die Bedeutung von Daten für die kontinuierliche Verbesserung hervorhebt. Ein Team muss seine Arbeit messen, um zu wissen, wie es sich verbessert. Der „Check“-Teil des Zyklus ist entscheidend für den Erfolg.
• Kanban: Kanban konzentriert sich auf den Arbeitsfluss, oft durch eine Visualisierung, die Kanban-Tafel genannt wird. Mit Kanban versuchen Teams, eine beliebige Arbeit so schnell wie möglich von Anfang bis Ende zu erledigen. Das Team hat ein WIP-Limit (Work in Progress), das erfordert, dass Probleme gelöst werden, bevor neue Arbeiten aufgenommen werden können. Dies fördert auch die Zerlegung der Arbeit in die kleinsten, einigermaßen ausführbaren und wertvollen Teile.
• Lean: Die Lean-Methodik unterstreicht den Wert, den geringstmöglichen Arbeitsaufwand in ein Produkt zu stecken, bevor es den Benutzern präsentiert wird. Bei der Lean-Produktentwicklung erfolgt die nächste Iteration eines Produkts immer auf der Grundlage der Erkenntnisse aus der letzten Runde der Benutzertests.

So implementieren Sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess

1. Holen Sie sich ein bisschen Meta
   Der Prozess der Implementierung eines Prozesses ist ein eigener Prozess. Behalten Sie die Prinzipien der kontinuierlichen, inkrementellen Verbesserung im Hinterkopf. Versuchen Sie nicht, einen Prozess plötzlich, alleine oder mit einem großen Knall zu ändern.
2. Fangen Sie klein an
   Identifizieren Sie ein kleines Team, mit dem Sie an Ihrer Prozessverbesserung zusammenarbeiten können. Auch wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre gesamte Organisation von der Änderung profitieren könnte, sind Sie durch die Durcharbeitung des Prozesses und die Verfeinerung mit einer kleinen Gruppe von Personen besser darauf vorbereitet, ihn auf andere auszuweiten.
3. Holen Sie sich Buy-in
   Andere in Ihrer Gruppe müssen verstehen, warum Sie eine Prozessänderung vorschlagen. Heben Sie die Ziele und verbesserten Ergebnisse hervor, die Sie sich erhoffen. Hören Sie auf Feedback und nehmen Sie Anpassungen an Ihren ersten Umsetzungsideen vor, um andere in den Prozess einzubeziehen.
4. Probieren Sie es aus
   Setzen Sie die von Ihnen gewählte Methodik und die von Ihnen erstellten Pläne in die Tat um!
5. Denken Sie an Retro
   Nachdem Sie die Prozessverbesserung ausprobiert haben, versammeln Sie Ihre kleine Gruppe, um zu besprechen, was funktioniert, was nicht funktioniert und welche Optimierungen Sie für die nächste Iteration vornehmen möchten.
6. Erfolge feiern
   Nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um zu erkennen, was Sie bisher gelernt haben. Feiern Sie alle Verbesserungen und Effizienzsteigerungen, die Sie gesehen haben. Teilen Sie Ihre Ergebnisse mit anderen Teams, mit denen Sie zusammenarbeiten, und fügen Sie Daten und Details zu den Verbesserungen hinzu.
7. Wiederholen
   Wiederholen, wiederholen, wiederholen. Lernen Sie bewusst aus jeder Iteration und teilen Sie Ihre Ergebnisse. Der Aufbau eines Kontexts mit anderen ist der erste Schritt, um an Ihrem Arbeitsplatz eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu entwickeln. Wenn die Organisation sieht, dass Ihr verbesserter Prozess für die kleine Gruppe funktioniert, werden andere es auch mit ihren Teams ausprobieren wollen, und Sie können damit beginnen, darüber nachzudenken, wie Prozessverbesserungen auf Abteilungs- oder Organisationsebene aussehen könnten.

Beispiele für kontinuierliche Verbesserung

Verbesserung der Teamkommunikation

Michelle und Amy aus den Community-Engagement- und Human Resources-Teams von TechSmith nutzen Snagit häufig, um Besprechungen zu ersetzen und asynchron zu arbeiten. Es kann eine echte Herausforderung sein, die Kalender vielbeschäftigter Kollegen durcheinander zu bringen, insbesondere teamübergreifend. Michelle und Amy nutzen Snagit mit Screencast oder Slack, um ihre Arbeit schneller zu erledigen, als wenn sie sich im selben (virtuellen) Raum versammeln könnten.

Verbesserung des Kundensupportprozesses

„Zeit, die nicht für die Kundenbetreuung aufgewendet wird, ist teuer“, sagt Mike vom Sales Operations-Team von TechSmith. Er sah eine Herausforderung darin, alle seine Teamkollegen und Partner auf dem neuesten Stand zu halten und sich mit neuer Software und Prozessen vertraut zu machen. Durch die Erstellung mundgerechter Demo- und Tutorial-Videos war er in der Lage, seine Antworten auf häufig gestellte Fragen wiederzuverwenden und Schulungen auf einheitliche Weise durchzuführen. Bei einzelnen Kunden wendet er eine ähnliche Strategie an. Wenn ein Kunde eine Frage zu einer Funktion hat, wäre es einfach, ihm einen Link zu einem Online-Tutorial zuzusenden, aber indem er ein Video erstellt, das genau den Teil des Tutorials zeigt, der dem Kunden helfen würde, und Mikes Webcam-Video einschließt, kann er es tun in der Lage, eine persönlichere und menschlichere Interaktion zu schaffen.

Optimierung der Arbeitsabläufe im Projektmanagement

Steve im Projektmanagementbüro von TechSmith hilft bei der Unterstützung eines Kanban-Workflows mit den Softwareteams, die Snagit entwickeln. Er erstellt Pre-Watch-Videos, um Erwartungen und Kontext zu den Tagesordnungspunkten von Besprechungen festzulegen. Er verwendet außerdem Screenshots von Team-Kanban-Boards, um den Status der Teams zu einem bestimmten Zeitpunkt zu veranschaulichen, was hilfreich ist, um Blockaden und Engpässe aufzuzeigen. Diese Bilder bieten auch eine gute visuelle Zusammenfassung von Besprechungen zur Verfeinerung des Backlogs für Teammitglieder, die nicht teilnehmen konnten.

Vorteile einer kontinuierlichen Verbesserung

Erhöhte Effizienz

Dies ist der direkteste Vorteil der kontinuierlichen Verbesserung. All diese kleinen Änderungen im Laufe der Zeit führen zu mehr Effizienz, weniger Verschwendung und besseren Ergebnissen für Ihr Unternehmen.

Verbessertes Mitarbeiterengagement

Gallup, ein datengesteuerter Vordenker für Arbeitsplatzkultur, beschreibt das Mitarbeiterengagement folgendermaßen:
„Die Menschen wollen Sinn und Bedeutung ihrer Arbeit. Sie wollen für das bekannt werden, worin sie gut sind.“

Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess gibt den Mitarbeitern systematisch die Möglichkeit, ihren Beitrag zum Umfeld zu leisten, in dem sie arbeiten, und stärkt so sowohl das Gefühl der Eigenverantwortung als auch der Autonomie. In Kombination mit dem Fokus auf die Verbesserung selbst trifft dies auf alle drei Elemente von Daniel Pinks wahren Motivationselementen zu: Autonomie, Meisterschaft und Zielstrebigkeit. Kurz gesagt: Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess gibt den Mitarbeitern eine Stimme.

Höhere Kundenzufriedenheit

Je effizienter wir sind, desto mehr Wert können wir unseren Kunden in einem bestimmten Zeitrahmen bieten. Und je schneller wir iterieren können, desto schneller können wir Kundenprobleme identifizieren und darauf reagieren, um den Kunden Verbesserungen zu liefern. Indem wir kleine Änderungen vornehmen und zwischendurch Kundenfeedback einholen, ist es wahrscheinlicher, dass wir unseren Kunden ein Produkt bieten, das sie begeistert und ihre Probleme gut löst, als wenn wir große Änderungen auf einmal veröffentlichen.

Warum Snagit für die kontinuierliche Prozessverbesserung nutzen?

Visuelle Dokumentation von Arbeitsabläufen

Mit Snagit können Sie die Arbeit mit nur wenigen Klicks ganz einfach auf Ihrem Bildschirm dokumentieren. Sie können Ihren Bildschirm in einem Bild (oder einer Bildlaufaufnahme für lange Inhalte) festhalten und dann Anmerkungstools verwenden, um Schritte zu dokumentieren oder Beschriftungen vorzunehmen. Oder Sie können Ihren Bildschirm in einem Video festhalten, während Sie Ihre Schritte in einem Voice-Over erklären und das Bildschirmzeichnungstool von Snagit verwenden, um die Aufmerksamkeit auf bestimmte Teile des Bildschirms zu lenken.

Einfache Zusammenarbeit und Austausch

Die Freigabefunktionen von Snagit ermöglichen es Teams, visuelle Aktualisierungen schnell zu erfassen und zu verteilen und so sicherzustellen, dass alle während der Prozessverbesserungsreise auf dem gleichen Stand sind. Es stellt eine Verbindung zu Tools her, die Sie bereits bei der Arbeit verwenden, wie OneDrive, Google Drive, Slack, Teams und mehr. Oder Sie können die Funktion „Link teilen“ von Snagit verwenden, um Ihre Inhalte schnell hochzuladen und einen Link dazu auf Screencast zu erhalten. Durch die Verwendung von Screencast können andere Ihre Medien ansehen und kommentieren und so einen bequemen Ort für die Kommunikation bieten.

Optimierte Implementierung

Die Vorlagenfunktion von Snagit kann dabei helfen, wiederholbare und einfach zu verwendende Artefakte zu erstellen. Wissen Sie, dass Sie jede Woche dieselben zwei Datensätze vergleichen werden? Verwenden Sie eine Snagit-Vorlage, um die Präsentationen zu standardisieren und eine zeitpunktbezogene Aufzeichnung bereitzustellen, auf die Sie zurückblicken können.

Sind Sie bereit, Ihre Prozesse mit Snagit zu verbessern?

Laden Sie die kostenlose Testversion von Snagit herunter, um Ihre Prozessverbesserung visuell zu dokumentieren und zu teilen. Begeistern Sie andere für Ihre Idee der kontinuierlichen Verbesserung, indem Sie sie in einem Snagit-Bildschirmfreigabe-mit-Webcam-Video durch Ihre vermeintlichen Hindernisse und potenziellen Ergebnisse führen!

FAQ zum Thema Prozess und kontinuierliche Verbesserung