So erstellen Sie mit wenigen Klicks eine Prozessdokumentation

Wurden Sie schon einmal gebeten, einen Kollegen zu schulen oder ihm einfach etwas Neues beizubringen?

Unabhängig davon, ob es in Ihrem Unternehmen einen neuen Mitarbeiter oder einen Kollegen gibt, der mit einer bestimmten Aufgabe nicht vertraut ist, müssen Sie wahrscheinlich irgendwann Ihr Wissen teilen.

Wenn Sie ein Prozessverantwortlicher sind, ist das Erstellen und Pflegen der Prozessdokumentation aus verschiedenen Gründen hilfreich.

Die Dokumentation eines Prozesses kann nicht nur Zeit sparen, sondern hilft auch sicherzustellen, dass Aufgaben korrekt erledigt werden, indem ein konsistenter Satz von Anweisungen skizziert wird. Es kann auch dazu beitragen, Engpässe im Tagesgeschäft zu vermeiden, indem das Wissen in einem Team verteilt wird, anstatt alle Aufgaben von einer Person zu erledigen.

In diesem Beitrag behandeln wir die Grundlagen der Prozessdokumentation, stellen einige Best Practices vor und teilen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen hilft, einen Prozess mit nur wenigen Klicks zu dokumentieren!

Hier ist, was Sie lernen werden:

• Was ist Prozessdokumentation?
• Warum dokumentieren wir Prozesse?
• Best Practices für eine effektive Prozessdokumentation.
• Wie Sie einen Vorgang einfach mit Screenshots dokumentieren.
• Ergänzen Sie Ihre Prozessdokumentation mit einem Screencast-Video.

Was ist Prozessdokumentation?

Prozessdokumentation ist schriftlicher Inhalt mit Screenshots, Illustrationen, Diagrammen oder anderen Bildern (auch Videoarbeiten), die jeden Schritt während eines Prozesses vermitteln, um eine Aufgabe erfolgreich abzuschließen.

Sie können es sich ähnlich wie eine Anleitung oder eine Reihe von Anweisungen vorstellen.

Vorteile der Prozessdokumentation

Die Prozessdokumentation dient nicht ausschließlich der Wegbeschreibung oder der Unterstützung von Mitarbeitern. Es kann auch verwendet werden, um:

Neue Mitarbeiter schulen

Die Prozessdokumentation hilft bei der Schulung neuer Mitarbeiter. Wenn Sie Ihren neuen Teamkollegen klare Anweisungen geben, können sie sich selbst durch ihren Onboarding-Prozess helfen, anstatt vollständig von ihrem Trainer abhängig zu sein.

Darüber hinaus bedeuten offene Stellen im Team oft, dass andere Mitglieder die Lücke schließen müssen und möglicherweise nicht die Zeit haben, jemanden neu zu schulen. Dokumentierte Prozesse zur Verfügung zu haben, kann helfen, dieses Problem zu lindern.

Es ist eine Win-Win-Situation. Ihr neuer Mitarbeiter kann seine Arbeit mit Zuversicht beginnen, und Sie müssen keine kostbare Zeit für andere Aufgaben aufwenden.

Bereiten Sie sich auf das Unerwartete vor

Wenn ein neuer Mitarbeiter dem Team beitritt, besetzen sie häufig eine freie Stelle. Wie oben erwähnt, kann eine Vakanz bedeuten, dass andere Teammitglieder Arbeit aufnehmen müssen.

Wenn die Prozesse zum Abschluss dieser Arbeit nicht dokumentiert wurden, kann dies zu Verwirrung, verpassten Fristen und verminderter Produktivität führen – ganz zu schweigen von einer geringeren Teammoral.

Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem Ihr Mitarbeiter für die Gehaltsabrechnung eine Woche, einen Monat oder sogar länger ausfällt. Ihre Mitarbeiter mögen keine verpassten Gehaltsschecks, nur weil sonst niemand weiß, wie man die Gehaltsabrechnungssoftware verwendet.

Prozesse zu dokumentieren, bevor es absolut notwendig wird, bedeutet weniger Stress und Druck, wenn Mitarbeiter möglicherweise bereits ausgedünnt sind. Natürlich können Sie auch dann noch eine Prozessdokumentation erstellen, wenn Sie einen Kollegen dringend schulen müssen!

Schaffen Sie Prozesstransparenz

Darüber hinaus trägt die Dokumentation von Prozessen dazu bei, die Transparenz innerhalb einer Organisation aufrechtzuerhalten. Es ermöglicht Mitarbeitern, die einem bestimmten Bereich des Unternehmens nicht nahe stehen, einen Einblick in Aufgaben außerhalb ihres unmittelbaren Teams und/oder ihrer Abteilung.

Dies kann wiederum zu Workflow-Verbesserungen führen, z. B. zur Eliminierung doppelter Schritte oder Aufgaben. Es kann auch Schmerzpunkte hervorheben, die zu Aktionselementen führen können. Das Bewusstsein für Knackpunkte in einem Prozess kann ausreichen, um Ressourcen für schrittweise Verbesserungen zuzuweisen.

Best Practices für eine effektive Prozessdokumentation

Bevor wir in die Erstellung eintauchen, lassen Sie uns einige Best Practices für die Prozessdokumentation behandeln. Im Folgenden finden Sie einige Dinge, die Sie bei der Planung, Erstellung und Pflege der Prozessdokumentation beachten sollten.

Machen Sie es sichtbar

Untersuchungen zeigen, dass 67 % der Menschen Informationen besser verstehen, wenn sie visuell kommuniziert werden.

Das Einfügen von Screenshots in Ihre Dokumentation ist eine der schnellsten und effektivsten Möglichkeiten, Kollegen zu zeigen, wie etwas zu tun ist. Unser bevorzugtes Tool für die Prozessdokumentation ist Snagit.

Mit Snagit können Sie ganz einfach Screenshots aufnehmen und Textlegenden, nummerierte Schritte und andere anpassbare Anmerkungen hinzufügen, um die Aufmerksamkeit auf einen bestimmten Bereich zu lenken und Informationen zu vermitteln.

Halte es einfach

Achten Sie auf die kognitive Belastung Ihres Publikums – beseitigen Sie unnötige Ablenkungen von Ihren Inhalten, damit sich Ihr Publikum auf das Wesentliche konzentrieren kann. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten, aber generell sollte Ihr Leitgedanke sein, die Kommunikation auf das Wesentliche zu reduzieren.

Bei Screenshots, die Sie zur Verwendung in Ihrer Dokumentation aufnehmen, besteht eine Möglichkeit, eine bestimmte Aktion hervorzuheben, darin, das Simply-Tool in Snagit zu verwenden, um Grafiken für vereinfachte Benutzeroberflächen (SUI) zu erstellen. Auf diese Weise können Sie unnötige Abschnitte verdecken, um Ablenkungen zu vermeiden.

Streben Sie nach Evergreen

Versuchen Sie bei der Planung und Dokumentation eines Prozesses, Beispiele und Texte zu vermeiden, die schnell veralten. Versuchen Sie beispielsweise, keine Versionsnummern in Software, Daten oder Referenzen zu verwenden, die schnell irrelevant werden könnten. Ein achtsamer Ansatz kann Ihnen dabei helfen, Ihre Inhalte länger aktuell zu halten.

Vereinfachte Benutzeroberflächengrafiken eignen sich auch hervorragend für diese Anwendung. Sie ermöglichen es Ihnen, häufige Aktualisierungen Ihrer Inhalte zu vermeiden, z. B. Fälle, in denen sich Schaltflächen in Softwareanwendungen bewegen.

Routinewartung

Obwohl wir möchten, dass unsere Inhalte immergrün sind, müssen selbst die besten Inhalte schließlich aktualisiert werden.

Versuchen Sie in diesem Fall, Ihre vorhandenen Screenshots zu bearbeiten, anstatt sie vollständig zu wiederholen. Die Bibliothek von Snagit enthält eine praktische Aufzeichnung früherer Screenshots, was bedeutet, dass Sie sie bei Bedarf öffnen und bearbeiten können.

Sie haben Ihre Originaldateien nicht? Kein Problem! Machen Sie einfach einen Screenshot von Ihrem Screenshot! Snagit bietet einige großartige Optionen zum Bearbeiten von Screenshots, wie Smart Move und Replace Text, die wertvolle Zeit sparen.

Planen Sie regelmäßige Check-Ins ein, auch wenn sie nur einmal im Jahr stattfinden. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Inhalte auf dem neuesten Stand bleiben und alle erforderlichen Schritte enthalten, selbst wenn sich Systeme und andere Variablen ändern. Holen Sie unbedingt Feedback von relevanten Personen in Ihrer Organisation ein. Andere haben möglicherweise wertvolle Erkenntnisse zu teilen.

Wie Sie einen Vorgang einfach mit Screenshots dokumentieren

Lassen Sie uns den Screenshot-Dokumentationsprozess mit Snagit durchgehen.

Schritt 1: Betrachten Sie Ihren Prozess

Denken Sie über den Prozess nach, den Sie dokumentieren werden, und schreiben Sie jeden Schritt des Arbeitsablaufs auf, den Sie in Ihre Dokumentation aufnehmen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie nichts überspringen, und es kann als Gliederung dienen, wenn Sie die Aufgabe dokumentieren.

Wenn Sie mit jemand anderem zusammenarbeiten, um seinen Prozess zu dokumentieren, stellen Sie sicher, dass er an der Planung beteiligt ist.

Schritt 2: Bereiten Sie Ihren Desktop vor

Verwenden Sie Ihren Plan als Leitfaden und rufen Sie alle Softwareanwendungen auf, von denen Sie Screenshots aufnehmen müssen. Um Ablenkungen auf Ihrem Bildschirm zu vermeiden, möchten Sie möglicherweise auch Ihren Desktop aufräumen und alle Anwendungen schließen, die für Ihren Prozess nicht erforderlich sind.

Schritt 3: Erfassen Sie Ihre Screenshots

Jetzt ist es an der Zeit, Screenshots von jedem Schritt in Ihrem Prozess zu machen.

Beachten Sie, dass es besser ist, einen größeren Bereich Ihres Bildschirms zu erfassen als einen kleineren Bereich, wenn Sie noch keinen begleitenden Text entworfen haben, da Sie Ihren Screenshot später jederzeit in der Größe ändern oder zuschneiden können. Alle Ihre Screenshots werden automatisch im Snagit-Editor angezeigt.

Schritt 4: Passen Sie Ihre Screenshots an

Nachdem Sie nun alle benötigten Screenshots erfasst haben, können Sie sie anpassen. Probieren Sie die Option „Vereinfachen“ aus, um Ablenkungen zu entfernen, oder verwenden Sie Legenden zum Hinzufügen von Formen, nummerierte Schritte mit dem Schritt-Werkzeug, Textanmerkungen – alles, was sinnvoll ist, um wichtige Aspekte Ihres Prozesses hervorzuheben.

Sie können in Snagit sogar ein benutzerdefiniertes Design mit Farben und anderen Stilen erstellen, damit Ihre Screenshots in Ihrer Dokumentation einheitlich aussehen.

Möchten Sie die Schritte in einem Prozess zeigen?

Verwenden Sie das Step-Tool von Snagit. Sie können mit nur einem Klick nummerierte oder beschriftete Schrittnotationen hinzufügen. Snagit fügt dabei automatisch die richtige Zahl oder den richtigen Buchstaben hinzu. Schauen Sie sich dieses Video an, um es in Aktion zu sehen!

Schritt 5: Verpacken und mit Vorlagen ausliefern

Jetzt müssen Sie nur noch Ihre Screenshots verpacken, damit sie in dem von Ihnen gewählten Format bereitgestellt werden können. Mit Snagit können Sie Ihre Screenshots mithilfe von Vorlagen zu einem einzigen Bild kombinieren.

Klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche „Erstellen“ und wählen Sie „Bild aus Vorlage“ oder wählen Sie Bilder aus der Ablage „Letzte Aufnahmen“ aus, klicken Sie dann mit der rechten Maustaste und wählen Sie „In Vorlage kombinieren“. Sie können die Vorlagen auswählen, die am besten zu den Anforderungen Ihrer Arbeitshilfe passen.

Ziehen Sie dann Ihre Bilder einfach per Drag-and-Drop und passen Sie sie innerhalb der Vorlage an. So einfach ist das!

Snagit kann neben einer Reihe anderer beliebter Software-Apps, darunter PowerPoint, Outlook, Slack, Google Drive, Dropbox, TechSmith Camtasia und mehr, auch direkt in Word teilen.

Sobald alles stimmt, können Sie es an Ihr Publikum liefern oder woanders hochladen, z. B. auf einer SharePoint-Unternehmensseite, sodass Ihre Prozessdokumentation bei Bedarf verfügbar ist.

Ergänzen Sie Ihre Prozessdokumentation mit einem Screencast-Video

Erwägen Sie, neben Ihrer Prozessdokumentation ein zusätzliches Screencast-Video einzufügen.

Ein Video kann Kollegen den Prozess in Aktion zeigen, und Sie können während des Vorgangs Kommentare hinzufügen, um noch mehr Klarheit zu schaffen. Wenn Ihren Empfängern etwas aus Ihrem Prozessdokument unklar ist, können sie sich dem Video zuwenden, um mehr zu erfahren.

Sie können Snagit verwenden, um Ihren gesamten oder einen Teil Ihres Bildschirms zusätzlich zum Erfassen Ihrer Screenshots aufzuzeichnen. Wenn Sie mit der Aufnahme fertig sind, können Sie mit Snagit alle Teile des Videos herausschneiden, die Sie entfernen möchten.

Ihr Screencast muss jedoch nicht formell sein. Denken Sie daran, dass das Perfekte der Feind des Guten ist. Gehen Sie einfach auf Ihrem Computer durch den Prozess, während Sie Ihren Bildschirm aufzeichnen. Sie können auch über das Geschehene sprechen.

Das Video kann Ihre Prozessdokumentation ergänzen und jedem, der es möchte, noch ein bisschen mehr Hilfestellung geben.

Sehen Sie sich das Video unten an, um eine großartige Anleitung zur Verwendung von Videos für die Prozessdokumentation zu erhalten:

Sie sind bereit für eine hervorragende Prozessdokumentation!

Das ist alles dazu! Sie sind bereit, Ihr Wissen mit Kollegen zu teilen und für reibungslose Abläufe zu sorgen. Mit Ihren tollen Prozessdokumenten ersparen Sie allen Zeit und Mühe!