7 Microsoft Outlook-Funktionen, die Sie verwenden sollten

Veröffentlicht: 2023-01-06

Microsoft Outlook-Logo auf blauem Hintergrund.

Als Outlook-Benutzer sind Sie sich wahrscheinlich des robusten Funktionsumfangs bewusst. Aber nur weil eine Anwendung unzählige Funktionen hat, heißt das nicht, dass sie alle Ihre Mühe wert sind. Hier sind einige der Microsoft Outlook-Funktionen, die Sie verwenden sollten .

Inhaltsverzeichnis

E-Mail-Planung für effektives Zeitmanagement
Kontaktgruppen für Verteilerlisten
Posteingangsregeln für die automatische Organisation
Mehrere E-Mail-Signaturen für ordnungsgemäße Abschlüsse
AutoArchivierung für Posteingangs- und Ordnerbereinigung
Konvertieren Sie Nachrichten zu Referenzzwecken in Meetings
E-Mail-Filter zum schnellen Auffinden von Nachrichten

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E-Mail-Planung für effektives Zeitmanagement

Wenn Sie jemand sind, der die Zeitblockierung für die Verwaltung von Aufgaben im Laufe des Tages verwendet, kann die Planung von E-Mails von Vorteil sein. Sie können alle E-Mails erstellen, die Sie während Ihres Zeitblocks benötigen, und die Daten und Zeiten auswählen, zu denen sie gesendet werden sollen.

Um eine E-Mail, die Sie verfassen, zu planen, gehen Sie zur Registerkarte „Optionen“ und wählen Sie „Zustellung verzögern“.

Zustellung verzögern auf der Registerkarte Optionen

Aktivieren Sie im unteren Abschnitt des Eigenschaftenfensters das Kontrollkästchen für Nicht zustellen vor. Verwenden Sie dann die Dropdown-Felder auf der rechten Seite, um das Datum und die Uhrzeit auszuwählen.

Planen Sie, wann eine E-Mail in Outlook gesendet werden soll

Optional können Sie die zusätzlichen Funktionen im Feld Eigenschaften verwenden. Sie haben oben Einstellungen mit Abstimmungs- und Tracking-Optionen und unten zusätzliche Lieferoptionen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Schließen“, um die Planung zu übernehmen.

Kontaktgruppen für Verteilerlisten

Wenn Sie regelmäßig E-Mails an dieselbe Gruppe von Personen senden, gibt es keine einfachere Möglichkeit, all diese E-Mail-Adressen hinzuzufügen, als eine Verteilerliste zu erstellen. Die Kontaktgruppenfunktion in Outlook hilft Ihnen dabei.

VERWANDT: So verbergen Sie E-Mail-Adressen in einer Outlook-Kontaktgruppe

Um schnell eine Kontaktgruppe zu erstellen, gehen Sie zur Registerkarte „Startseite“, wählen Sie das Dropdown-Menü „Neue Elemente“ und dann „Mehr Elemente“ > „Kontaktgruppe“.

Kontaktgruppe im Menü Neue Elemente

Wählen Sie „Mitglieder hinzufügen“ und wählen Sie den Speicherort für Ihre gespeicherten Kontakte.

Mitglieder im Kontaktgruppenfenster hinzufügen

Wählen Sie einen Kontakt aus der Liste aus und klicken Sie auf „Mitglieder“, um ihn hinzuzufügen. Fahren Sie mit diesem Vorgang fort, bis Sie alle in der Gruppe haben, und klicken Sie auf „OK“.

Auswahlfenster für Gruppenmitglieder

Geben Sie Ihrer Kontaktgruppe oben einen Namen und wählen Sie „Speichern & Schließen“.

Benennen und speichern Sie eine Kontaktgruppe in Outlook

Wenn Sie dieser neuen Gruppe eine E-Mail senden möchten, klicken Sie im Fenster „Verfassen“ auf die Schaltfläche „An“ und wählen Sie die Gruppe aus. Oder beginnen Sie mit der Eingabe des Namens der Gruppe im Feld An und wählen Sie ihn aus den Vorschlägen aus.

Kontaktgruppenvorschlag in Outlook

Posteingangsregeln für die automatische Organisation

Während die Einrichtung von E-Mail-Regeln einschüchternd erscheinen mag, sind sie die Zeit wert, um Ihnen später Ärger zu ersparen. Sie können E-Mails automatisch in Ordner verschieben, Nachrichten mit Priorität markieren, einen Ton für wichtige E-Mails abspielen und vieles mehr.

Um eine neue Regel von Grund auf neu einzurichten, gehen Sie zu Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten und klicken Sie auf „Neue Regel“.

Fenster Regeln und Warnungen verwalten und Neue Regel

Oder um eine neue Regel basierend auf einer erhaltenen E-Mail zu erstellen, öffnen Sie die Nachricht in einem eigenen Fenster. Klicken Sie im Menüband im Abschnitt „Verschieben“ auf das Dropdown-Menü „Regeln“ und wählen Sie „Regel erstellen“.

Regel erstellen im Menü Regeln

Wählen Sie abhängig von der oben ausgewählten Option die Bedingungen und Aktionen aus und befolgen Sie dann die nachfolgenden Eingabeaufforderungen für Ihre neue Regel.

Wenn Sie fertig sind, können Sie es auf vorhandene Nachrichten in Ihrer Box anwenden oder einfach auf „Fertig stellen“ klicken, um die Regel für zukünftige Nachrichten zu speichern.

Letzter Schritt zum Einrichten einer Outlook-Regel

Mehrere E-Mail-Signaturen für ordnungsgemäße Abschlüsse

Um sicherzustellen, dass alle Ihre Nachrichten ordnungsgemäß geschlossen werden, können Sie in Outlook mehrere E-Mail-Signaturen erstellen. Auf diese Weise können Sie eine bestimmte Signatur für geschäftliche E-Mails im Vergleich zu persönlichen Nachrichten verwenden.

VERWANDT: So verwenden Sie eine Microsoft-Vorlage für Ihre Outlook-Signatur

Um eine Signatur zu erstellen, wählen Sie im Fenster „Erstellen“ auf der Registerkarte „Nachricht“ die Option „Signatur“ > „Signaturen“.

Signaturen im Signaturmenü für eine neue Nachricht

Wählen Sie auf der Registerkarte E-Mail-Signatur oben das E-Mail-Konto aus, wenn Sie mehr als eines haben. Wählen Sie dann rechts „Neu“ aus. Geben Sie Ihrer Signatur einen Namen und klicken Sie auf „OK“.

Neue Signatur-Setup-Fenster

Richten Sie die Signatur im Feld „Signatur bearbeiten“ ein und wählen Sie „Speichern“, wenn Sie fertig sind.

Optional können Sie die Signatur mithilfe der Dropdown-Felder unten zum Standard für neue Nachrichten, Antworten und Weiterleitungen machen.

Standardeinstellungen für eine neue Signatur

Wiederholen Sie denselben Vorgang, um weitere Signaturen zu erstellen, und wählen Sie „OK“, wenn Sie fertig sind.

Wenn Sie eine Signatur verwenden möchten, gehen Sie zurück zum Dropdown-Menü „Signatur“ auf der Registerkarte „Nachricht“ und wählen Sie diejenige aus, die Sie verwenden möchten. Wenn Sie standardmäßig eine Signatur einrichten, wird diese automatisch in Ihrer E-Mail angezeigt.

Signaturoptionen im Signaturmenü für eine neue Nachricht

AutoArchivierung für Posteingangs- und Ordnerbereinigung

Das Bereinigen Ihres Posteingangs und Ihrer Ordner mit veralteten, unnötigen E-Mails kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Mit der AutoArchivierungsfunktion in Outlook können Sie alte Nachrichten, die Sie nicht mehr benötigen, automatisch entfernen.

Gehen Sie zu Datei > Optionen und wählen Sie links „Erweitert“. Klicken Sie dann rechts auf „AutoArchivierungseinstellungen“.

Schaltfläche AutoArchivierungseinstellungen in den Outlook-Optionen

Füllen Sie jedes der Felder im Popup-Fenster AutoArchivierung aus, um anzugeben, wann und wie Ihre E-Mails archiviert werden sollen. Sie können auswählen, wann das Tool ausgeführt werden soll, und Sie erhalten eine Eingabeaufforderung, bevor es ausgeführt wird.

Sie können auch auswählen, wie bestimmte Nachrichten während des AutoArchivierungsprozesses behandelt werden sollen, z. B. das Alter der Elemente, der zu verwendende Archivordner und sogar alte Elemente dauerhaft löschen.

AutoArchivierungseinstellungen in Outlook

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „OK“, um die Einstellungen zu übernehmen.

Konvertieren Sie Nachrichten zu Referenzzwecken in Besprechungen

Wie oft haben Sie eine E-Mail erhalten, die zu einem Meeting aufforderte? Sie können eine E-Mail in ein Meeting im Outlook-Kalender umwandeln, um viel Zeit zu sparen. Außerdem wird die Nachricht, die das Meeting inspiriert hat, automatisch als Referenz an das Event angehängt.

VERWANDT: So erstellen Sie ein Meeting direkt aus einer E-Mail in Outlook

Um eine E-Mail in ein Meeting umzuwandeln, klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts in der Nachricht und wählen Sie „Meeting“ aus.

Besprechung in einem Outlook-E-Mail-Menü

Daraufhin wird ein neues Ereignisanforderungsfenster mit der E-Mail als Beschreibung geöffnet. Sie können die Anfrage dann wie jede andere abschließen; Fügen Sie Teilnehmer hinzu, legen Sie Datum und Uhrzeit fest und wählen Sie einen Ort aus.

Neues Meeting-Fenster aus einer E-Mail

Senden Sie Ihre Besprechungsanfrage, wenn Sie fertig sind, und Ihre Teilnehmer sehen die Einladung mit der E-Mail im Text.

E-Mail-Filter zum schnellen Auffinden von Nachrichten

Eine weitere praktische Outlook-Funktion hilft Ihnen, die E-Mails, die Sie benötigen, schnell zu finden. Sie können sicherlich die einfachen und erweiterten Suchoptionen von Outlook verwenden, aber um ungelesene, gekennzeichnete, wichtige oder kategorisierte Nachrichten schnell anzuzeigen, verwenden Sie die Funktion „E-Mail filtern“.

Wählen Sie auf der Registerkarte „Startseite“ „E-Mail filtern“ und wählen Sie eine Option aus.

E-Mail-Optionen in Outlook filtern

Sobald Sie den Filter angewendet haben, können Sie ihn bei Bedarf anpassen. Fügen Sie im Abschnitt „Verfeinern“ des Menübands einen weiteren Filter hinzu, oder wählen Sie rechts im Abschnitt „Bereich“ das Postfach oder den Ordner aus.

Zusätzliche Filtermöglichkeiten in Outlook

Wenn Sie mit dem Filter fertig sind, klicken Sie auf der rechten Seite des Menübands auf „Suche schließen“.

Schließen Sie die Suchschaltfläche für einen Filter


Während alle Funktionen von Outlook in gewisser Weise nützlich sind, gibt es einige, die Sie mehr benötigen als andere. Mit dieser Liste verfügen Sie über die grundlegenden Funktionen, die Sie benötigen, um Zeit zu sparen, Ihre Produktivität zu steigern und Ihren Posteingang besser zu verwalten.

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