Wie organisiere ich meine Arbeitszeit richtig?

Veröffentlicht: 2020-02-26

Zeit ist das bestgehütete Erfolgsgeheimnis. Sie fragen sich vielleicht, warum Sie immer nicht alles erledigen können, obwohl jemand, den Sie kennen, scheinbar ohne Probleme die gleichen Aufgaben meistert. Die Antwort liegt im Zeitmanagement. Wenn Sie lernen, Ihre Arbeitszeit richtig zu organisieren, arbeiten Sie weniger und erreichen mehr.

Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber die meisten Menschen verbringen viele Stunden mit der Arbeit, nur um festzustellen, dass es keine greifbaren Ergebnisse gibt. Wir alle haben 24 Stunden am Tag, um verschiedene Aufgaben zu erledigen, aber ohne Disziplin und Priorisierung werden Sie wie die meisten anderen Menschen sein – und sich fragen, wo all diese Stunden geblieben sind.

Aus diesem Grund bringen wir Ihnen diesen ausführlichen Beitrag, der sich mit verschiedenen Möglichkeiten befasst, Zeit zu verwalten und Aufgaben zu erledigen.

Wie kann ein Telearbeiter seinen Arbeitstag organisieren?

Zeiteinteilung

Zeit ist sowohl für Unternehmer als auch für Arbeitnehmer ein großes Gut, egal ob sie von zu Hause aus, im Team, alleine oder in einem gemeinsamen Büro arbeiten. Das Problem tritt auf, wenn es an Organisation mangelt. Der häufigste Fehler, den die meisten Menschen machen, ist aufzuwachen und mit der Arbeit zu beginnen, ohne einen klaren Plan zu erstellen. Sie müssen Ihren Tag so gestalten, dass Sie Aufgaben systematisch ausführen.

Finden Sie die Zeit, in der Sie am produktivsten sind. Einige arbeiten nachmittags oder abends besser, während andere morgens überlastet sind. Als Remote Worker haben Sie die Freiheit, Ihren eigenen Zeitplan zu gestalten. Allerdings sind das Erstellen einer Arbeitsroutine und das Festhalten daran zwei verschiedene Dinge. Es erfordert Übung, Engagement und Disziplin, einen Zeitplan zu erstellen, der zu Ihnen passt und es Ihnen ermöglicht, produktiv zu sein.

Hier sind einige Zeitmanagement-Fähigkeiten, die Sie sofort umsetzen können:

  • Teilen Sie Ihre Arbeit in Stücke auf – Ihr Gehirn mag ein Supercomputer sein, aber Sie sind auch ein Mensch und es ist kontraproduktiv, es zu überarbeiten. Die Leistungsfähigkeit Ihres Gehirns ist in den ersten 45 Minuten auf dem Höhepunkt und beginnt danach dramatisch abzufallen. Um produktiver zu sein, machen Sie daher alle 45 Minuten 10- bis 20-minütige Pausen, damit sich Ihr Geist erholen kann.
  • Arbeiten Sie nicht ohne Zeitbegrenzung – bevor Sie mit der Arbeit an Ihrem Laptop beginnen, müssen Sie Arbeitszeiten festlegen. Dazu gehört, dass Sie für jede Aufgabe, die Sie an diesem Tag erledigen möchten, ein Zeitlimit festlegen. Wenn Sie wissen, wann Sie Ihren Arbeitstag beginnen und beenden müssen, entsteht ein Arbeitsrhythmus, der Ihre Zeit einfacher zu verwalten macht – jeden Tag Ihren Arbeitsplan zu ändern, bringt diesen Arbeitsrhythmus durcheinander. Das Festlegen von Arbeitslimits mag zunächst entmutigend erscheinen. Wenn es sich jedoch zu einer Gewohnheit entwickelt, werden Sie überrascht sein, wie effektiv Sie werden.
  • Zeichnen Sie die Zeit auf, die Sie für alles, was Sie tun, aufgewendet haben, von der Beantwortung von Anrufen und der Arbeit an Projekten bis hin zur Erledigung von Hausarbeiten und anderen arbeitsbezogenen oder nicht arbeitsbezogenen Aktivitäten. Auf diese Weise haben Sie ein klares Bild davon, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe aufwenden, was Ihnen hilft, Ihre Tage besser zu planen. Darüber hinaus sehen Sie, wie viel Zeit Sie mit unproduktiven Aktivitäten verbringen, und finden Möglichkeiten, diese Zeit zu reduzieren, damit Sie sich auf die produktiveren Teile Ihres Tages konzentrieren können.
  • Vergessen Sie nicht, Zeit für Unterbrechungen einzuplanen. Auf diese Weise können Sie alle arbeitsfremden Dinge erledigen, ohne das Gefühl zu haben, wertvolle Zeit zu verschwenden, die Sie mit der Arbeit an Ihren Projekten hätten verbringen können.

Organisieren Sie sich

Ein effektives Zeitmanagement ist ohne eine angemessene Organisation nicht möglich. Der Begriff Organisation beschreibt in diesem Zusammenhang zwei Dinge: die Organisation Ihres Tages und die Organisation Ihres Arbeitsumfelds.

Zuerst müssen Sie die Ziele haben, die Sie an einem Tag, einer Woche oder einem Monat erreichen möchten. Wenn du lieber mit Tageszielen arbeitest, nimm dir die ersten 30 Minuten nach dem Aufwachen, um deinen Tag zu planen. Zweitens müssen Sie diese Ziele organisieren, um langfristige Ziele von kurzfristigen Zielen zu trennen. Erinnern Sie sich, als wir sagten, Projekte in Meilensteine ​​aufzuteilen? Die Organisation Ihrer Ziele kann Ihnen dabei helfen, dies zu erreichen. Wenn Sie die gesetzten Ziele vor Augen haben, minimieren Sie die Wahrscheinlichkeit des Aufschiebens und steigern so Ihre Produktivität.

Auf der anderen Seite verbringen Sie die meiste Zeit in Ihrer Arbeitsumgebung, daher muss sie so angenehm wie möglich sein. Die Bedürfnisse jedes Menschen sind einzigartig und alles hängt von den Vorlieben ab. Während einige gut mit Hintergrundmusik arbeiten können, bevorzugen andere völlige Stille. Eine Konstante bleibt jedoch die Tatsache, dass die Organisation Ihres Arbeitsplatzes einen direkten Einfluss auf das Zeitmanagement haben kann.

Was Ihr Arbeitgeber während der täglichen oder wöchentlichen Videoanrufe sieht, spricht Bände darüber, wie organisiert und engagiert Sie sind. Richten Sie vorzugsweise ein Heimbüro mit einem bequemen Stuhl und Schreibtisch ein, von dem aus Sie arbeiten, und machen Sie den Rest Ihres Zuhauses zu einem Ort, an dem Sie so leben können, wie Sie es möchten. Noch wichtiger ist, dass Sie Ihren Arbeitsplatz organisiert und übersichtlich halten, damit Sie sich auf produktive Dinge konzentrieren können.

Verwenden Sie eine Zeiterfassungssoftware

Die meisten von Ihnen haben wahrscheinlich beim Betreten oder Verlassen des Büros eine Zugangskarte verwendet. Es zeigt die Zeit an, zu der Sie sich zur Arbeit gemeldet oder das Bürogebäude verlassen haben. Es wird auch gezählt, wie oft Sie das Bürogebäude im Laufe des Tages verlassen haben. Diese Informationen können verwendet werden, um Ihre Bewegungen zu überwachen, und wenn Ihre Aktivitäten nicht arbeitsbedingt waren, müssen Sie einiges erklären.

Genauso funktionieren Zeittracker wie Traqq. Sie helfen Ihnen, sich auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren und motivieren Sie, Ihre Ziele innerhalb der festgelegten Zeit zu erreichen. Eine der Schlüsselfunktionen von Software zur Mitarbeiterüberwachung ist die Verfolgung von Produktivitätskennzahlen. Manager können die Arbeitszeittabellenberichte verwenden, um den Arbeitsablauf zu überprüfen und angemessene Fristen für Remote-Mitarbeiter zu formulieren.

Zeiterfassungsanwendungen helfen Mitarbeitern auch dabei, Aufgaben zu priorisieren und innerhalb ihrer eigenen Zeitpläne zu arbeiten. Die Verwendung von Zeiterfassungssoftware führt zu einem besseren Zeitmanagement, und am Ende profitieren beide Parteien.

Planen Sie eine Zeit ein, um E-Mails zu checken und Anrufe entgegenzunehmen

Lassen Sie die Leute wissen, dass Sie während eines bestimmten Zeitraums beschäftigt sind, sagen wir 6 bis etwa 15 Uhr, damit Sie nicht ständig Anrufe, E-Mails oder Textnachrichten erhalten. Seien Sie auch nicht nur verfügbar, wenn jemand Sie braucht, es sei denn, es ist absolut dringend und notwendig. Einige Anrufe oder E-Mails können warten, bis Sie sie beantworten können.

So wählen Sie eine Zeiterfassungssoftware aus

Als Remote-Arbeiter sollten Sie wissen, dass nichts Ihre Arbeit einfacher macht als Zeiterfassungssoftware, wenn es um Zeitmanagement geht. Es ist zu einem wichtigen Produktivitätstool für alle Einzelpersonen, Unternehmen oder Organisationen geworden, die erfolgreich sein wollen.

Aber wie wählt man bei so vielen Zeiterfassungsgeräten die besten aus? Hier sind die wichtigsten Dinge, die Sie beachten sollten:

  • Zeiterfassung – Dies ist eine offensichtliche Funktion für eine Zeiterfassungs-App. Wählen Sie zwischen einer automatischen oder manuellen Zeiterfassung, je nachdem, was zu Ihrem Unternehmen passt.
  • Projektmanagement – ​​diese Funktion ist nützlich für diejenigen, deren Unternehmen eher von der Fertigstellung von Projekten als von Dienstleistungen oder Produkten angetrieben werden.
  • Mitarbeiter-Stundenzettel – Sie brauchen eine Zeiterfassung, mit der Sie die Zeit, die Sie für Aufgaben aufwenden, in Echtzeit erfassen können. Die Zeiteinträge zeigen, wann Sie mit der Arbeit begonnen und wann Sie aufgehört haben. Diese Daten können dann verwendet werden, wenn Sie eine Zahlung anfordern oder um Ihnen zu helfen, Schwachstellen zu identifizieren, die behoben werden müssen. Dies kann auch von Managern verwendet werden, um die Leistung der Mitarbeiter zu überwachen.
  • Warnungen und Benachrichtigungen – die meisten Zeiterfassungs-Apps verfügen über eine Art Warnsystem. Entscheiden Sie sich für eine, die Ihren spezifischen Anforderungen entspricht.
  • Fakturierung – Benötigen Sie ein Fakturierungssystem? Wenn Sie dies tun, achten Sie darauf, nach den idealsten Zeiterfassungslösungen zu suchen.
  • Welche Art von Gerät Sie verwenden – werden Sie die meiste Zeit im Büro oder unterwegs verbringen? Einige Apps sind für Android oder iOS konzipiert, andere für Windows oder macOS.

Andere Faktoren, auf die Sie auch achten sollten, sind:

  • Benutzerfreundlichkeit
  • Budget
  • Technischer Support
  • Offline-Verfügbarkeit
  • Möglichkeit, Daten in andere Anwendungen zu exportieren

Was ist Traqq?

Traqq ist eine Echtzeit-Tracking-App, die eine Reihe nützlicher Funktionen kombiniert, mit denen Sie Ihre Aufgaben und Aktivitäten überwachen und verfolgen und die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden erfassen können. Wenn Sie ein Team von Remote-Mitarbeitern verwalten, hilft Ihnen Traqq, die Produktivität jedes Mitarbeiters mithilfe der Arbeitszeittabelle der Mitarbeiter zu überwachen. Am Ende können Sie erkennen, welche Projekte am längsten dauern, und den allgemeinen Arbeitsablauf, um die entsprechenden Anpassungen vorzunehmen.

Mit solch einer zuverlässigen und effizienten Aufgabenverfolgungssoftware müssen Sie keine Zeit mit der Überwachung von Aufgaben verbringen. Außerdem kann es wöchentliche und monatliche Berichte zur Analyse erstellen.