Wie verwalte ich den Aufgabenfortschritt in Microsoft Planner in Windows 10?

Microsoft Planner gehört zur Office365-Anwendungssuite. Es ist eine Planungsanwendung, die Teams und Einzelpersonen verwenden können, um unter anderem Pläne zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen, zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten und Dokumente auszutauschen. Aufgaben können spezifisch auf die Bedürfnisse des Teams zugeschnitten erstellt und konfiguriert werden. Der Prozess ist ziemlich einfach, aber viele Menschen haben Probleme damit.

Tatsächlich kann das Aktualisieren des Aufgabenfortschritts in Planner so einfach sein wie das Überwachen des Fortschritts von Aufgaben, die jeder Person in bestimmten Intervallen zugewiesen wurden. Der Teufel steckt jedoch im Detail, und einige Leute scheinen nicht den Dreh raus zu bekommen. Wenn Sie in diesem Boot sitzen, ist dieser Leitfaden für Sie. Am Ende dieses Handbuchs haben Sie gelernt, wie Sie den Aufgabenfortschritt in Microsoft Planner verwalten.

So richten Sie Microsoft Planner ein

Microsoft Planner ist das virtuelle Aufgabenverwaltungstool in der Office 365-Suite. Es bietet eine einfache Möglichkeit für Teams, zusammenzuarbeiten und Aufgaben zu planen und zu überwachen. Benutzer können auch den Aufgabenstatus aktualisieren und Aufgabeninformationen für eine reibungslosere Projektkoordination teilen.

In Planner können Sie ein großes Projekt in kleinere Aufgaben aufteilen, mit einer Zeitachse für jede Aufgabe, die zusammen die Dauer eines bestimmten Plans ausmachen. Während Aufgaben bearbeitet werden, können Sie ihren Status von „Nicht begonnen“ zu „In Bearbeitung“ und schließlich zu „Abgeschlossen“ ändern. Sie können bei Bedarf sogar zusätzliche Aufgaben erstellen.

Planner enthält viele Vorlagen, mit denen Sie schnell in Aufgaben und Projekte einsteigen können, wodurch Sie viel Zeit sparen. Sie müssen nur sicherstellen, dass die Vorlagen auf die Aufgaben Ihres Teams abgestimmt sind, und sie bei Bedarf verfeinern, und Sie können direkt mit der Arbeit beginnen.

Zunächst müssen Sie sich bei Ihrem Office 365-Konto anmelden. Wechseln Sie in Office 365 zur Planner-Seite und geben Sie Ihre Benutzerdaten ein. Klicken Sie nach der Anmeldung auf der Registerkarte Startseite auf Planner, um die Benutzeroberfläche von Microsoft Planner zu laden.

Hier haben Sie drei Möglichkeiten, fortzufahren. Wenn Sie bereits Pläne erstellt haben, wählen Sie die am häufigsten verwendeten aus, indem Sie auf „Bevorzugte Pläne“ klicken. Wenn Sie alle Ihre Pläne anzeigen möchten, klicken Sie auf „Alle Pläne“. Wenn Sie jedoch einen völlig neuen Plan erstellen möchten, klicken Sie auf die Option Neue Pläne.

Geben Sie im Fenster „Neuen Plan erstellen“ einen Plannamen in das angegebene Feld ein. Es ist besser, einen Namen zu verwenden, der den Zweck des Plans prägnant darstellt. Unter "Wer kann diesen Plan sehen?" Gruppe, wählen Sie „Meine Organisation“, um sie für alle in Ihrem Team verfügbar zu machen, und „Nur von mir hinzugefügte Personen“, um die Anzeige auf diejenigen zu beschränken, denen der Zugriff gestattet ist. Vergessen Sie nicht, eine Planbeschreibung hinzuzufügen und auszuwählen, ob neue Mitglieder automatisch zu Benachrichtigungs-E-Mails hinzugefügt werden sollen.

Wenn Sie mit der gesamten Konfiguration fertig sind, können Sie endlich auf die Schaltfläche Plan erstellen klicken. Nachdem Sie den Plan erstellt haben, können Sie fortfahren und Aufgaben hinzufügen.

Öffnen Sie zunächst Microsoft Planner, wählen Sie Ihren Plan aus und klicken Sie auf die Schaltfläche + oder Aufgabe hinzufügen. Hier sollten Sie Ihrer Aufgabe einen Namen geben. Geben Sie im Feld „Geben Sie einen Aufgabennamen ein“ den Namen der Aufgabe ein. Wählen Sie als Nächstes ein Fälligkeitsdatum aus. Weisen Sie die Aufgabe schließlich einem Team oder einem einzelnen Mitarbeiter zu.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Aufgabe hinzufügen, um die Aufgabe zu erstellen. Auf diese Weise können Sie mehrere Aufgaben erstellen und sie verschiedenen Personen zuweisen.

So aktualisieren Sie den Aufgabenfortschritt in Microsoft Planner

Der Aufgabenfortschritt in Microsoft Planner ist in drei Komponenten unterteilt, die jeweils darstellen, wie weit die Aufgabe fortgeschritten ist.

Nicht angefangen.

Zugewiesen an eine Aufgabe, die nicht in Gang gekommen ist oder die niemandem zugewiesen wurde. Es könnte auch das Label erhalten, wenn das Startdatum für die Aufgabe noch in der Zukunft liegt.

In Bearbeitung.

Dieses Label wird laufenden Aufgaben zugewiesen. Es spielt keine Rolle, wie viel Prozent der Aufgabe erledigt sind. Microsoft Planner hat nur dieses eine Label, um alle laufenden Aufgaben zu markieren, unabhängig vom individuellen Fertigstellungsgrad.

Vollendet. Dieses Label wird abgeschlossenen Aufgaben zugewiesen.

Daher geht es beim Aktualisieren des Aufgabenfortschritts darum, zwischen diesen Labels für jede erstellte Aufgabe nach Bedarf umzuschalten.

So aktualisieren Sie den Aufgabenfortschritt in Microsoft Planner manuell

Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Fortschritt von Aufgaben in Microsoft Planner zu aktualisieren.

Beachten Sie, dass jede Fortschrittsstufe durch ein Symbol dargestellt wird.

Nicht angefangen.

Ein leerer Kreis.

In Bearbeitung.

Ein halbfarbiger Kreis.

Vollendet.

Ein vollfarbiger Kreis mit einem Häkchen in der Mitte.

Gruppen > Fortschritt

• Navigieren Sie zu Gruppen und wählen Sie eine Aufgabe aus.
• Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil Fortschritt.
• Wählen Sie die gewünschte Option aus.

Wenn die Aufgabe beispielsweise abgeschlossen ist, wählen Sie in der Dropdown-Liste Fortschritt die Option Abgeschlossen aus.

Symbole auswählen

Jede Aufgabe hat ein Symbol, das ihren Fortschritt darstellt. Erledigte Aufgaben haben das Symbol eines Vollkreises mit einem Häkchen in der Mitte, während laufende Aufgaben das Symbol eines halbvollen Kreises haben.

Wählen Sie das Symbol neben der Aufgabe, um ein Fortschrittsauswahlfenster zu öffnen und einen anderen Fortschrittsstatus auszuwählen.

Aufgabenauswahl

Dies ist eine weitere Möglichkeit, den Fortschrittsstatus einer Aufgabe zu ändern. Wählen Sie einfach die Aufgabe aus, um das Fortschrittsauswahlfenster anzuzeigen. Aktualisieren Sie den Aufgabenfortschritt von dort aus.

So verwenden Sie Planner mit Microsoft Teams zum Verwalten von Aufgaben

Da beim Erstellen eines neuen Plans automatisch eine neue Office 365-Gruppe erstellt wird, können Sie mithilfe von Planner-Aufgaben über andere verbundene Anwendungen in der Office 365-Familie hinweg zusammenarbeiten, z. B. OneDrive und Outlook.

Sie können Planner auch mit Microsoft Teams verwenden, um erstellte Aufgaben zu verwalten. Sie können entweder über Planner an Aufgaben zusammenarbeiten oder einem Teams-Kanal eine oder mehrere Planner-Registerkarten hinzufügen.

So erstellen Sie einen Planner-Kanal in Microsoft Teams:

• Öffnen Sie Teams und wählen Sie einen Kanal aus. Klicken Sie im Kanal auf die Schaltfläche +.
• Suchen und wählen Sie Planer.
• Erstellen Sie einen Plan mit den richtigen Details und speichern Sie ihn. Sie können auch bereits bestehende Pläne auswählen.

Der Vorgang zum Hinzufügen, Zuweisen und Aktualisieren einer Aufgabe ist derselbe wie oben beschrieben.

Microsoft Planner wird verwendet, um kleine Aufgaben zu erstellen, die gemeinsam in einen größeren Plan passen, an dem ein Team zusammenarbeiten kann. Zu wissen, wie man den Fortschritt von der Initiierung bis zum Abschluss aktualisiert und auch über eine Plattform wie Microsoft Teams hinweg zusammenarbeitet, kann sowohl die individuelle Produktivität als auch die Teamarbeit in der Organisation steigern.

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