So erstellen Sie einen Seriendruck mit Gmail und Google Sheets

Mit Mail Merge for Gmail können Sie personalisierte E-Mail-Nachrichten gleichzeitig an mehrere Kontakte senden. Die einzelnen Nachrichten haben fast den gleichen Inhalt, aber einige Teile der Nachricht können angepasst werden. Sie können beispielsweise jeden Empfänger mit seinem Vornamen begrüßen, seine Postanschrift in den Nachrichtentext aufnehmen, die Betreffzeile personalisieren, verschiedene Dateien anhängen, während die anderen Teile des E-Mail-Texts gleich bleiben.

Der Seriendruck in Google Mail ist für alle geeignet. Wenn Sie eine Party bei sich zu Hause organisieren, können Sie mit Hilfe des Seriendrucks personalisierte E-Mail-Einladungen an alle Ihre Freunde senden. Ein Geschäftsinhaber kann den Seriendruck verwenden, um Kunden über bevorstehende Geschäfte und Angebote zu informieren. Vertriebs- und Marketingteams verwenden Mail Merge für Drip-Kampagnen. Lehrer können einzelne Aufgaben und Berichte per Seriendruck an Schüler senden.

Seriendruck in Gmail

So können Sie den Seriendruck mit Gmail durchführen:

1. Installieren Sie das Add-on Mail Merge for Gmail. Bitte sehen Sie sich das Serienbrief-Tutorial an, um Anweisungen zu erhalten.
2. Dadurch wird eine neue Google-Tabelle erstellt. Gehen Sie im Blatt zum Menü Add-ons, wählen Sie Seriendruck mit Anhängen und dann das Menü Seriendruckvorlage erstellen .
3. Öffnen Sie Google Kontakte und erstellen Sie eine neue Gruppe mit allen Kontakten, denen Sie eine personalisierte E-Mail senden möchten. Alternativ können Sie die Namen und E-Mail-Adressen der Empfänger direkt in das Serienbrief-Google-Blatt eingeben.
4. Wählen Sie im Menü „Seriendruck“ die Option „Google-Kontakte importieren“ und dann die Gruppe „Google-Kontakte“ aus, die Sie in Schritt 3 erstellt haben. Jetzt werden automatisch alle verknüpften Gmail-Kontakte in die Tabelle importiert.
5. Gehen Sie zu Google Mail und erstellen Sie einen neuen E-Mail-Entwurf, der als Vorlage für den Seriendruck dient. Alternativ können Sie mit dem HTML-Mail-Tool eine E-Mail-Vorlage im Rich-Text-Format erstellen und dann den generierten HTML-Code kopieren und in das Nachrichtentextfeld der Google-Tabelle einfügen.
6. Wenn Sie Ihren E-Mail-Nachrichten einen Dateianhang hinzufügen möchten – z. B. eine PDF-Datei oder ein Word-Dokument – ​​laden Sie die Datei einfach auf Google Drive hoch und wählen Sie dann Dateianhänge einfügen aus, um diesen Link der Datei in das Seriendruckblatt einzufügen. Beim Seriendruck wird die eigentliche Datei automatisch in die E-Mail eingefügt.
7. Gehen Sie erneut zum Menü „Seriendruck“ und wählen Sie „Seriendruck konfigurieren“ – die Statusspalte ändert sich für alle E-Mail-Nachrichten, die erfolgreich zugestellt wurden, zu „MAIL GESENDET“.

Es ist immer eine gute Idee, Ihre E-Mail-Kampagne zu testen, bevor Sie eine Explosion an mehrere Personen senden. Klicken Sie auf dem Bildschirm „Seriendruck konfigurieren“ auf die Schaltfläche „Test-E-Mail senden“ und es wird eine Beispiel-E-Mail an den Entwickler gesendet, wobei die {{Variable Fields}} durch Dummy-Werte ersetzt werden. Wenn alle Felder in der Test-E-Mail ersetzt wurden, ist Ihr Serienbrief startklar.

Häufig gestellte Fragen zum Gmail-Seriendruck

Hier sind einige Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Seriendruck für Gmail und Google Apps:

1. Wie viele E-Mail-Nachrichten kann ich pro Tag versenden? Mit der kostenlosen Edition von Mail Merge können Sie 25 E-Mails pro Tag senden, aber das Sendelimit für Premium Merge ist anders. Gmail-Benutzer können E-Mails an 400 Empfänger pro Tag senden, während das Tageslimit für GSuite (Google Workspace)-Konten 1500 Empfänger pro Tag beträgt.

2. Ich bin ein Google Apps-Nutzer, aber mein Tageslimit für die Premium-Edition beträgt nur 400 pro Tag? Google erhöht Ihr Limit auf 1500, wenn Ihr GSuite-Geschäftskonto älter als ein paar Monate ist oder wenn Ihre Google Apps-Domain nach dem 1. Abrechnungszeitraum mehr als 5 Nutzer hat.

3. Wie aktualisiere ich auf Premium? Was kostet eine Lizenz? Bitte klicken Sie hier, um die Premium-Lizenz für Mail Merge zu kaufen. Eine Einzelbenutzerlizenz kostet 3,25 $ pro Monat und Benutzer und wird jährlich abgerechnet.

4. Ich habe nur 10 E-Mails versendet, aber mein tägliches E-Mail-Kontingent wurde um 20 reduziert. Warum? Wahrscheinlich haben Sie eine E-Mail-Adresse im Feld CC oder BCC hinzugefügt. Denken Sie daran, dass sich das tägliche E-Mail-Limit auf die Anzahl der Empfänger bezieht. Wenn Sie also eine E-Mail senden, die auch an jemanden auf CC gesetzt ist, wird Ihr Kontingent um 2 verringert.

5. Was ist Ihre Datenschutzrichtlinie? Warum erfordert der Seriendruck Zugriff auf mein Google Mail, Google Kontakte usw. Der Seriendruck benötigt Zugriff auf Google Mail, da E-Mails von Ihrem Google Mail-Konto gesendet werden. Es benötigt Zugriff auf Google Drive, um Dateianhänge abzurufen, während es Zugriff auf Google Kontakte benötigt, um sie in das Google Sheet zu importieren. Lesen Sie die Berechtigungsanforderungen im Detail.

6. Wie verfolge ich das Öffnen von E-Mails mit Seriendruck? E-Mail-Tracking ist eine Premium-Funktion. Wählen Sie während der Konfiguration des Seriendrucks „Ja“ für die Option „E-Mail-Öffnungen verfolgen“ und die ausgehenden E-Mails enthalten ein 1x1-Verfolgungs-GIF. Um die E-Mail-Leseberichte anzuzeigen, gehen Sie zum Menü „Seriendruck“ und wählen Sie „E-Mail-Offenheitsberichte anzeigen“. Sie können Datum und Uhrzeit des Öffnens einer E-Mail, die IP-Adresse und den User Agent des Clients sehen. In den meisten Fällen entspricht dies einer Google-IP-Adresse, da Google Bilder jetzt auf seinen eigenen Servern zwischenspeichert.

7. Wie füge ich für jeden Empfänger unterschiedliche CC- oder BCC-Adressen hinzu? Fügen Sie zwei zusätzliche Spalten in der Seriendruckvorlage hinzu und legen Sie die Spaltennamen als CC bzw. BCC fest. Geben Sie nun die E-Mail-Adressen pro Zeile in diese Spalten ein, und die zusammengeführte Nachricht wird an die entsprechenden Adressen per CC und BCC gesendet. Sie können mehrere E-Mails durch Kommas getrennt eingeben.

8. Ich habe eine Zusammenführung gesendet, aber die Variable {{Vorname}} wurde in der ausgehenden E-Mail nicht richtig ersetzt. Warum? Wahrscheinlich haben Sie mehrere Formatierungsstile auf die Variable im Gmail-Entwurf angewendet. Eine einfache Lösung wäre, dass Sie Ihren Gmail-Entwurf öffnen, die Variable löschen und erneut eingeben (siehe Hilfe). Dies würde alle inkonsistenten Formatierungen löschen. Wechseln Sie nun zur Seriendruckvorlage und konfigurieren Sie sie mit der kürzlich geänderten Gmail-Entwurfsvorlage.

9. Warum ist die Option zum Erstellen von Gmail-Entwürfen in meinem Seriendruck deaktiviert? Die Option „Entwürfe“ ist nur verfügbar, wenn Sie den Seriendruck im Nur-Text- oder HTML-Format ausführen. Es ist nicht verfügbar, wenn Sie einen vorgefertigten Gmail-Entwurf als Zusammenführungsvorlage verwenden.

10. Wie füge ich eindeutige Bilder in alle meine ausgehenden E-Mail-Nachrichten ein? Sie können im Seriendruckblatt eine neue Spalte mit dem Namen Bilder erstellen. Laden Sie nun das Bild auf eine Bild-Hosting-Site hoch, rufen Sie die Bild-URL ab und fügen Sie sie wie unten gezeigt dem Blatt hinzu:

 <img src="image_url"/>

Fügen Sie im Google Mail-Entwurf an einer beliebigen Stelle {{Images}} hinzu und es wird durch das tatsächliche Bild ersetzt.

11. Wie füge ich eindeutige Hyperlinks in meine E-Mail-Nachrichten ein? Erstellen Sie in der Serienbriefvorlage eine neue Spalte mit dem Namen Links (Sie können einen beliebigen Namen vergeben). Fügen Sie nun die Links wie unten gezeigt in das Google Sheet ein:

 <a href="http://ctrlq.org">Visit our website</a>

Fügen Sie im Gmail-Entwurf {{Links}} hinzu und sie werden durch den eigentlichen Hyperlink ersetzt. Sie können auch mailto für Links zu E-Mail-Adressen verwenden.

12. Ich plane eine E-Mail, aber sie wird sofort gesendet. Warum? Die geplanten E-Mails werden +/- 30 Minuten nach der geplanten Zeit gesendet. Wenn Sie also geplant haben, dass eine E-Mail um 14:15 Uhr versendet wird, kann sie jederzeit zwischen 14:00 und 14:30 Uhr versendet werden. Die E-Mails werden in der Zeitzone der Google-Tabelle geplant.

13. Muss ich meinen Computer offen halten, damit die geplanten E-Mails zu einer bestimmten Zeit versendet werden? Nein, das Google Add-on läuft im Hintergrund auf Google Servern und Sie können das Google Sheet nach der Konfiguration schließen.

14. Ich habe mein tägliches E-Mail-Kontingent aufgebraucht? Wie sende ich automatisch E-Mails, wenn das Kontingent von Google zurückgesetzt wird? Sie können ein geplantes Datum zwischen 3 und 4 hinzufügen und den Seriendruck ausführen. Die Nachrichten werden geplant und automatisch zugestellt, wenn Ihr Kontingent zurückgesetzt wird.

15. Ich verwende Mail Merge, aber es werden einfach keine E-Mails gesendet. Warum? Entweder ist Ihr E-Mail-Kontingent aufgebraucht oder weil die Spalte „Seriendruckstatus“ in der Tabelle auf „MAIL GESENDET“ gesetzt ist. Diese Überprüfung soll verhindern, dass Sie versehentlich mehrere E-Mails an dieselbe Adresse senden, wenn Sie die Zusammenführung mehrmals ausführen.

16. Ich muss eine E-Mail-Explosion an 10.000 E-Mail-Kontakte senden. Kann Seriendruck damit umgehen? Es wird empfohlen, einen dedizierten E-Mail-Versanddienst wie MailChimp zum Versenden von Massen-E-Mails zu verwenden. Sie können den Gmail Address Extractor verwenden, um alle E-Mails aus Ihrem Gmail-Postfach abzurufen.

17. Ich verwende Salesforce als mein CRM. Gibt es eine Möglichkeit, alle E-Mails bei Salesforce.com anzumelden? Salesforce stellt Ihnen eine eindeutige E-Mail-Adresse zur Verfügung. Wenn Sie den Seriendruck konfigurieren, geben Sie diese E-Mail-Adresse in das BCC-Feld des Bildschirms „Konfigurieren“ und „Seriendruck ausführen“ ein. Alle E-Mails werden jetzt für die Nachverfolgung in Salesforce markiert.

18. Kann ich die Ausführung des Seriendrucks abbrechen? Wie kann ich meine E-Mails abrufen? Mail Merge verwendet Google Mail und daher gibt es im Gegensatz zu Microsoft Outlook keine Möglichkeit, gesendete E-Mails zurückzurufen. Sie können jedoch einen Seriendruckvorgang abbrechen, indem Sie auf die Schaltfläche STOP drücken. Wenn Sie die geplanten E-Mails aus der Warteschlange entfernen möchten, gehen Sie zum Menü Seriendruck und wählen Sie Geplante E-Mails stornieren. Alternativ können Sie die entsprechenden Zeilen aus dem Seriendruckblatt entfernen.

Seriendruck-Unterstützung

19. Wie melde ich Probleme mit dem Seriendruck? Öffnen Sie das Google-Blatt für den Seriendruck, gehen Sie zu Add-ons > Seriendruck mit Anhängen > Anweisungen und Support > Debug-Protokolle senden. Es sendet eine Kopie des Blatts und der Seriendruckkonfiguration an den Google Script-Entwickler.

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