So erstellen Sie Arbeitshilfen, die die Leistung Ihres Teams in die Höhe schnellen lassen

Möchten Sie Ihren Mitarbeitern helfen, Aufgaben besser und effizienter zu erledigen? Arbeitshilfen sind großartige Werkzeuge für die Arbeit, die den Mitarbeitern genau die richtigen Informationen zur richtigen Zeit liefern. Wenn sie gut geschrieben sind, sparen sie Zeit, erhöhen die Genauigkeit und verbessern die Arbeitsleistung.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie effektive Arbeitshilfen erstellen und verbessern, auch wenn Sie noch nie zuvor eine erstellt haben.

Was genau sind Arbeitshilfen?

Arbeitshilfen sind einfache, klare Anweisungen, wie etwas bei der Arbeit zu tun ist. Sie können Spickzettel, Gedächtnisjogger, One-Pager, Tools zur Leistungsunterstützung, Richtungslisten und vieles mehr enthalten. Grundsätzlich kann alles, was dazu dient, vermeidbare Fehler bei der Arbeit zu reduzieren, als Arbeitshilfe angesehen werden.

Arbeitshilfen haben viele Namen und werden in den unterschiedlichsten Branchen als Leistungsbooster eingesetzt. Sie sind so hilfreich, dass Mitarbeiter dazu neigen, selbst Arbeitshilfen zu erstellen, wenn Unternehmen sie nicht automatisch bereitstellen.

Haben Sie schon einmal handgeschriebene 3 x 5 Anleitungskarten gesehen, die neben einem Drucker an die Wand geklebt wurden? Wie wäre es mit Haftnotizen, die den Umfang eines Computerbildschirms punktieren? Dies sind beide Arten von informellen Arbeitshilfen, die Mitarbeiter selbst hergestellt haben.

Unabhängig davon, ob sie nach Stunden oder Projekt bezahlt werden oder angestellt sind, möchten die Menschen wissen, wie sie die Dinge am besten schnell und effizient erledigen können. Niemand möchte Zeit damit verschwenden, Anweisungen zu suchen.

Normalerweise sind Arbeitshilfen gedruckte Dokumente, die eine Seite oder weniger umfassen. Sie finden sie in der Nähe aller Arten von Arbeitsbereichen, von Fließbändern bis hin zu Finanzinstituten. Sie können an einer Wand oder Kabine hängen. Dies kann eine laminierte Karte in der Nähe der Rezeption oder ein Poster in der Nähe des Lagers sein. Gelegentlich sind Arbeitshilfen digital: ein Bild oder eine PDF-Datei auf einem Computer, eine Smartphone-App oder ein kurzes Video.

„Aber wir haben bereits Hilfedateien online. Warum brauche ich eine separate Arbeitshilfe?“, fragen Sie sich vielleicht. Mitarbeiter wollen nicht durch mehrere Textseiten blättern, um das zu finden, was sie brauchen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Anweisungen scheinbar in dem Programm „begraben“ sind, das sie bereits verwenden.

Oft kann es besser sein, klare Anweisungen getrennt vom eigentlichen Programm selbst zu haben. Da Aufgaben am Arbeitsplatz immer digitaler werden, bleiben selbst gedruckte Arbeitshilfen starke und effektive Möglichkeiten, um genaue Informationen auszutauschen.

Die besten Möglichkeiten, wie Arbeitshilfen die Leistung verbessern

Es gibt drei Möglichkeiten, wie Arbeitshilfen den Mitarbeitern helfen, Dinge schneller (und besser) zu erledigen. Wenn sie müssen:

• Denken Sie daran, wie man etwas tut
• Ein Problem lösen
• Erfahren Sie, was zu tun ist, wenn sich etwas ändert

Das Training geht nur so weit und bleibt nur für kurze Zeit im Gedächtnis einer Person. Wenn das Face-to-Face-Coaching von vor ein paar Wochen schon schal geworden ist und man hört: „Wie mache ich das nochmal?“, dann glänzen Arbeitshilfen. Sie sind auf Abruf mit genau den Informationen verfügbar, die die Mitarbeiter benötigen, wann immer sie sie brauchen.

Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben bessere Tage, wenn Antworten sofort verfügbar sind. Anstatt jemanden um Hilfe zu bitten, haben die Mitarbeiter eine Arbeitshilfe, die ihnen die Schritte zeigt, die zum Abschluss eines Prozesses erforderlich sind. Sie müssen nicht durch Dokumentationsschichten blättern, um die genauen Anweisungen zu finden – eine Arbeitshilfe befindet sich direkt neben ihrem Arbeitsplatz, damit die Mitarbeiter die Aufgabe gleich beim ersten Mal korrekt erledigen können.

Arbeitshilfen helfen Mitarbeitern nicht nur dabei, sich an das zu erinnern, was sie aus einer Schulung gelernt haben (z. B. Prozesse, die sie nur gelegentlich ausführen und nicht auswendig lernen müssen), sie sind auch hilfreich, wenn sich etwas ändert – zur Fehlerbehebung, zum Beispiel, oder um durch die Schritte eines etwas anderen Arbeitsablaufs neuer Softwareversionen zu gehen.

Diese Effizienzen summieren sich. Laut der Peregrine Performance Group haben Unternehmen, mit denen sie zusammenarbeiten, einen einwöchigen Schulungskurs durch einen Schulungstag plus Arbeitshilfe ersetzt. Es ist nicht nur weniger Schulung erforderlich, die Kenntnisse wurden um 50 % gesteigert. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, eine effektive Arbeitshilfe zu schreiben, können Sie diese Arten von Vorteilen erwarten:

• Sparen Sie Zeit, indem Sie Arbeitsaufgaben schneller erledigen
• Vermeiden Sie Fehler, dank klarer Anweisungen
• Weniger Mitarbeiterstress
• Reduzieren Sie unnötige Hin- und Her-Hilfeanfragen
• Bessere Prozess-/Standardkontrolle, indem das gleiche Wissen mit allen gleichzeitig geteilt wird
• Weniger Schulung und Umschulung
• Besseres Mitarbeiter- und Kundenerlebnis

Außerdem sind sie schnell – Arbeitshilfen können 75 % schneller als herkömmliche Schulungen und zu viel geringeren Kosten eingesetzt werden, um einen viel besseren ROI zu erzielen.

So erstellen Sie eine Arbeitshilfe (Schritt-für-Schritt-Anleitung)

Mit den richtigen Schritten können Sie einfach und kostengünstig eine Arbeitshilfe erstellen, die die Leistung Ihres Teams in die Höhe schnellen lässt.

1. Sammeln Sie Informationen über die Aufgabe

Sprechen Sie mit Mitarbeitern, die diesen Prozess bereits durchführen. Wie gehen sie vor, um es abzuschließen? Welche Schritte unternehmen sie und in welcher Reihenfolge? Stellen Sie sicher, dass Sie mit einer Reihe von Mitarbeitern sprechen – sowohl mit erfahrenen Mitarbeitern, die diesen Job immer wieder gemacht haben, als auch mit Neulingen. Wie unterscheiden sich ihre Perspektiven? Versuchen Sie, die Arbeit selbst zu erledigen, und notieren Sie sich, welche Informationen Sie benötigen.

2. Wählen Sie eine Struktur aus

Arbeitshilfen fallen natürlich in eine von drei Kategorien:

Checkliste

Dies funktioniert, wenn viele Dinge zu tun sind, aber in keiner bestimmten Reihenfolge. Zum Beispiel die Aufrechterhaltung der Konsistenz bei Geräteinspektionen und Neueinstellungsunterlagen.

Schritt für Schritt

Verwenden Sie dies, wenn Dinge in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden müssen. Ein Flussdiagramm (wie dieses Diagnosediagramm für Gesundheitsdienstleister) oder ein Wenn-Dann-Entscheidungsbaum kann sinnvoll sein, um den Prozess logisch darzustellen. Wenn Sie möchten, dass Mitarbeiter unterwegs Informationen aufzeichnen (z. B. wenn sie Temperaturen in einem Serverraum notieren oder Produkte in einem Lager zählen), können Sie die Arbeitshilfe ausfüllbar machen oder eine interaktive App verwenden.

Bezug

Dies ist am besten, wenn es keine konkreten Schritte gibt und nicht alle Informationen auf einmal benötigt werden. Mitarbeiter können darauf einen Blick werfen, wenn sie eine beliebte SKU-Nummer finden, eine Telefonnummer mit einer anderen Abteilung teilen oder ein Lager auf einer regionalen Karte suchen müssen.

Manchmal hat eine Arbeitshilfe viele Abschnitte mit jeweils unterschiedlicher Struktur. Lassen Sie sich nicht von den verschiedenen Auswahlmöglichkeiten verwirren. Das beste Format wird offensichtlich, sobald Sie mit dem Schreiben beginnen. Am Ende interessiert es niemanden, für welche Sie sich entscheiden, solange die Arbeitshilfe hilft, die Aufgabe schneller und besser zu erledigen.

3. Wählen Sie ein Format aus

Wird dies als bedrucktes laminiertes Papier im Format 8,5 × 11 an der Wand hängen oder als digitales JPG im Netzwerk? Wird eine interaktive App sein? Wählen Sie das Format frühzeitig, um sicherzustellen, dass die Informationen passen. Die meisten Arbeitshilfen umfassen eine Seite oder weniger oder sind ohne Scrollen auf einem Bildschirm sichtbar.

Laut einer Studie von TechSmith und Cebr verstehen zwei Drittel (67 %) der Menschen Informationen besser, wenn sie visuell vermittelt werden. Ersetzen Sie anstelle einer Textwand geschriebene Wörter so weit wie möglich durch Bilder – verwenden Sie Bilder, Diagramme und andere visuelle Elemente, die zu Ihrem Format passen.

So schreiben Sie eine Arbeitshilfe

Bei der Zusammenstellung einer Arbeitshilfe ist weniger Inhalt definitiv mehr. Wir verwenden Snagit gerne für Arbeitshilfen, weil es das Erstellen von Screenshots und das Hinzufügen von Anmerkungen schnell und einfach macht. So erstellen Sie mit Snagit eine Arbeitshilfe:

1. Machen Sie Ihre Screenshots

Öffnen Sie Snagit und klicken Sie auf die große rote Capture-Schaltfläche. Von dort aus können Sie den Bereich auf Ihrem Bildschirm auswählen, den Sie erfassen möchten. Der Snagit-Editor wird automatisch geöffnet und lädt Ihr Bild hoch. Hier fängt der Spaß erst richtig an:

2. Kommentieren

Wenn die Arbeitshilfe eine körperliche Aufgabe beschreibt, machen Sie Fotos und markieren Sie sie mit Pfeilen usw., um darauf hinzuweisen, was zu tun ist. Machen Sie für digitale Aufgaben Screenshots. Mit Snagit können Sie nicht nur Screenshots erstellen und bearbeiten, sondern innerhalb desselben Programms auch Formen hinzufügen, Schritte hervorheben und Schritte in einem Prozess anzeigen.

Das Schritt-Tool automatisiert die Nummerierung – klicken Sie um den Screenshot herum, um aufeinanderfolgende Schritte hinzuzufügen.

Wenn sich Wegbeschreibungen über mehrere Bildschirme oder Fotos erstrecken, kombinieren Sie sie zu einem Dokument und fügen Sie beliebigen Text um oder über den Bildern hinzu.

Nehmen Sie für ein digitales Format ein kurzes Video (wir mögen Camtasia) mit einem anklickbaren Inhaltsverzeichnis auf.

Haben Sie einen einheitlichen Blick

Wählen Sie ein Farbschema und einen Stil und bleiben Sie bei allen Ihren Arbeitshilfen dabei. Verwenden Sie nach Möglichkeit konsistente Schriftarten, Größen, Farben und Firmenmarken. Die besten Bildbearbeitungsprogramme haben Vorlagen und Elemente, mit denen Sie ein einheitliches Erscheinungsbild beibehalten können.

Machen Sie es mehrsprachig

Eine Arbeitshilfe funktioniert nicht, wenn die Leute sie nicht lesen können. Stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeitshilfe in so viele Sprachen wie nötig für Ihre Mitarbeiter lokalisiert ist.

3. Testen und überarbeiten

Nachdem Sie Ihre Arbeitshilfe erstellt haben, sehen Sie, wie sie sich im wirklichen Leben verhält. Finden Sie einen zuvorkommenden Kollegen, schnappen Sie sich etwas, um sich Notizen zu machen, und beobachten Sie, wie er versucht, die Aufgabe mithilfe der Arbeitshilfe zu erledigen.

Leiten Sie sie nicht an, lehnen Sie sich einfach zurück und beobachten Sie, was sie von Natur aus tun und ob die Arbeitshilfe hilft oder nicht. Machen Sie sich Notizen, stellen Sie Folgefragen, suchen Sie sich dann einen anderen Kollegen und wiederholen Sie den Vorgang. Schreiben Sie die Arbeitshilfe mit dem, was Sie gelernt haben, neu.

4. Feedback teilen und aufzeichnen

Nachdem Ihre Arbeitshilfe perfektioniert wurde, platzieren Sie sie dort, wo sie sein soll – an einer Wand, in der Nähe von Schreibtischen oder wo auch immer es für Ihr gewähltes Format sinnvoll ist. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter wissen, dass die Arbeitshilfe für sie da ist. Erinnern Sie sie bei Bedarf daran und ermutigen Sie sie, es zu verwenden. Wenn Sie bei der Erstellung hervorragende Arbeit geleistet haben, werden die Mitarbeiter mehr als dankbar sein, etwas zu haben, das ihnen hilft, ihre Arbeit schneller und besser zu erledigen.

Halten Sie die Augen offen für langfristige Ergebnisse, sowohl qualitativ als auch quantitativ. Stellen Sie sich unbedingt diese Fragen:

• Hören Sie weniger sich wiederholende Fragen von Mitarbeitern?
• Werden Aufgaben genauer erledigt?
• Was ist mit den Kundenzufriedenheitswerten?

Verwenden Sie diese fortlaufenden Informationen, um den Erfolg zu messen und Updates für das nächste Mal anzuregen.

Bonus: Snagit-Vorlagen

Sie sind sich immer noch unsicher, wie Sie mit Arbeitshilfen beginnen sollen? Lassen Sie Snagit-Vorlagen die Arbeit für Sie erledigen!

Klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche „Erstellen“ und wählen Sie „Bild aus Vorlage“ oder wählen Sie Bilder aus der Ablage „Letzte Aufnahmen“ aus, klicken Sie dann mit der rechten Maustaste und wählen Sie „In Vorlage kombinieren“. Sie können die Vorlagen auswählen, die am besten zu den Anforderungen Ihrer Arbeitshilfe passen.

Ziehen Sie dann Ihre Bilder einfach per Drag-and-Drop und passen Sie sie innerhalb der Vorlage an. So einfach ist das! Ein vollständiges Tutorial zum Erstellen einer Arbeitshilfe mit Snagit finden Sie in diesem großartigen Video unten: