Informationsüberflutung ist real: So bewältigen Sie sie
Veröffentlicht: 2024-02-15Fühlen Sie sich bei der Arbeit so überwältigt von E-Mails, Nachrichten und Besprechungen, dass Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen? Möglicherweise leiden Sie unter einer Informationsüberflutung.
Du bist nicht der Einzige! Laut einer aktuellen TechSmith-Umfrage zur Kommunikation am Arbeitsplatz hat die Hälfte der Arbeitnehmer das Gefühl, dass die Menge an Kommunikation, die sie bei der Arbeit bewältigen, ihre Produktivität beeinträchtigt.
Der ständige Kommunikationsfluss am Arbeitsplatz kann zu Problemen wie Entscheidungsmüdigkeit, Burnout und Überforderung führen.
In diesem Blog besprechen wir, warum es zu einer Informationsüberflutung kommt, welche Auswirkungen sie hat und, was am wichtigsten ist, wie man sie vermeidet.
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Was ist Informationsüberflutung?
Definieren wir zunächst die Informationsüberflutung. Der Begriff „Informationsüberflutung“ bezieht sich auf das Gefühl, von einer übermäßigen Menge an Informationen, die auf einmal präsentiert werden, überwältigt zu werden. In diesem Zustand ist es oft schwieriger, Entscheidungen zu treffen oder Aufgaben zu priorisieren, weil einfach zu viel auf einmal verarbeitet werden muss.
Der Begriff wurde ursprünglich von Bertram Gross, einem Professor für Politikwissenschaft, geprägt. Dennoch wurde das Konzept der Informationsüberflutung 1970 von Alvin Toffler, einem Schriftsteller und Zukunftsforscher, in seinem Buch „Future Shock“ populär gemacht.
Leider kommt es heutzutage am modernen Arbeitsplatz häufig zu einer Informationsüberflutung, da die digitale Technologie es einfacher macht, Nachrichten in Rekordgeschwindigkeit zu senden und zu empfangen.
Da Unternehmen flexiblere Regelungen wie Remote- und Hybridarbeit nutzen, wird die Abhängigkeit von digitalen Kommunikationskanälen nur noch zunehmen. Daher ist es wichtiger denn je, bessere Möglichkeiten zur Verwaltung von Informationen zu finden.
Ursachen der Informationsüberflutung
Technologie hat sicherlich eine Rolle gespielt, aber am modernen Arbeitsplatz kommt es aus verschiedenen Gründen häufig zu einer Informationsüberflutung.
Zunahme digitaler Kommunikationsmittel
Während Tools wie E-Mail, Instant-Messaging-Apps, Projektmanagement und Videokonferenzen die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz erleichtern können, kann ihre übermäßige Nutzung zu überwältigenden Nachrichten und Benachrichtigungen führen.
Je mehr Informationen wir über Besprechungen, E-Mails und Chat-Threads am Arbeitsplatz erhalten, desto wahrscheinlicher ist es, dass wir uns überfordert fühlen. Das Durchsuchen einer endlosen Flut von Nachrichten, um herauszufinden, welche Informationen für Ihre Arbeit tatsächlich wichtig sind, kann sowohl zeitaufwändig als auch geistig anstrengend sein.
Jedes Tool fordert mit seinem Informationsfluss unsere Aufmerksamkeit und trägt zur Informationsüberflutung bei.
Unklare Kommunikation
Wenn eine Nachricht mehrdeutig oder vage ist, besteht oft die Notwendigkeit, Informationen zu wiederholen oder Klarstellungen hinzuzufügen. Dies führt dazu, dass Sie dieselbe Grundnachricht in verschiedenen Formaten senden müssen.
Nehmen wir an, Sie arbeiten an der Neugestaltung einer Website und möchten, dass der Designer die Farbe einer Schaltfläche von Gelb in Orange ändert und eine E-Mail mit der Bitte um Änderung sendet. Allerdings gibt es auf der Seite mehr als eine Schaltfläche, sodass Ihr Designer antwortet und um Klarstellung bittet. Dann gibt es Fragen zum zu verwendenden Orangeton usw.
Eine einfache Anfrage kann leicht zu einem endlosen Hin und Her werden, wenn es der ursprünglichen Nachricht an Klarheit mangelt. Eine TechSmith-Umfrage ergab, dass 74 % der Arbeitnehmer sich bei der Arbeit wiederholen oder Informationen klären müssen und 67 % aufgrund unklarer Kommunikation Missverständnisse erleben.
Ungefilterte Daten und Informationen
Im digitalen Zeitalter können Unternehmen auf riesige Datenmengen wie Verkaufszahlen, Kundenfeedback und Leistungskennzahlen zugreifen.
Das Durchsuchen dieser riesigen Datenmenge nach relevanten und umsetzbaren Erkenntnissen kann überwältigend sein, insbesondere wenn Ihnen die entsprechenden Fähigkeiten oder Tools fehlen, um die Informationen sinnvoll zu organisieren.
Dies kann es schwierig machen, die Relevanz der Daten zu verstehen oder sie effektiv zu nutzen, was dazu führen kann, dass sich die Mitarbeiter überfordert fühlen oder unter Informationslähmung leiden.
Folgen der Informationsüberflutung
Der Umgang mit ständigen Informationsströmen kann erhebliche Nachteile haben. Es kann dazu führen, dass sich Einzelpersonen überfordert fühlen, aber auch die Produktivität am Arbeitsplatz beeinträchtigen. Zu den Folgen einer Informationsüberflutung gehören die folgenden.
Verminderte Konzentration und Konzentration
Das menschliche Gehirn hat nur eine begrenzte Bandbreite; Wenn es überlastet ist, ist es schwieriger, sich zu konzentrieren. Möglicherweise wechseln Sie ständig zwischen Aufgaben, ohne sich vollständig auf eine einzelne Aufgabe einzulassen – ein Phänomen, das als Kontextwechsel bezeichnet wird.
Das ständige Durchsuchen von Benachrichtigungen und E-Mails macht es schwierig, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die gründliches Nachdenken erfordern, was die Qualität und Effizienz unserer Arbeit beeinträchtigt.
Kommunikationsstörungen
Man könnte meinen, dass mehr Kommunikation die Mitarbeiter besser informieren würde, oder? Als TechSmith Arbeitnehmer zu ihren Kommunikationsgewohnheiten befragte, stellte sich heraus, dass die Wahrscheinlichkeit, dass sie Missverständnisse erlebten und Informationen wiederholen mussten, umso größer war, je mehr Menschen angaben, sich von der Menge an Kommunikation, mit der sie zu tun hatten, überfordert zu fühlen.
Wenn die Menge an Informationen einfach zu groß ist, um mitzuhalten, kann es sein, dass wir wichtige Details nur überfliegen, anstatt sie zu lesen. Dies kann zu Missverständnissen und Zeitverschwendung bei der Klärung oder Behebung von Problemen führen, die durch schlechte Kommunikation entstehen.
Entscheidungsmüdigkeit
Wenn uns zu viele Optionen oder widersprüchliche Informationen präsentiert werden, führt dies zu einer Informationslähmung. Im Grunde sind wir von den Optionen so überwältigt, dass die Angst, die falsche Wahl zu treffen, den Prozess völlig zum Stillstand bringt.
Überlegen Sie, wie es sich im Supermarkt anfühlen kann, wenn Sie nach etwas wie Müsli suchen, aber mit zu vielen Optionen bombardiert werden. Es kann mehrere Minuten dauern, Etiketten zu lesen. Plötzlich verschwimmen alle Möglichkeiten und Sie verlassen den Gang mit einem leeren Korb und verzichten ganz auf Müsli.
Mangelnde Work-Life-Balance
Ich muss ehrlich sein: Ich habe ungefähr 15 ungelesene Slack-Nachrichten und das stresst mich. Wir verspüren den Druck, alle Informationen, die uns im Laufe des Arbeitstages erreichen, zu lesen, darauf zu reagieren und zu verwalten. Die Angst, etwas Wichtiges zu verpassen, ist real.
Dieses Gefühl, „immer aktiv“ zu sein, kann dazu führen, dass sich die Arbeit in unser Privatleben einschleicht und zu Stress und Burnout führt. Während Burnout unsere Produktivität und unser Engagement bei der Arbeit beeinträchtigen kann, kann es auch Auswirkungen auf unsere Gesundheit haben.
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Strategien zur Bewältigung der Informationsüberflutung
Das Einzige, was überwältigender sein könnte als der Umgang mit der Informationsüberflutung, könnte sein, sie zu verhindern. Hier ist die Sache: Es gibt kleine Schritte, die Sie jetzt unternehmen können, um eine Informationsüberflutung zu vermeiden und Ihr Arbeitsleben zu verbessern.
Prioritäten setzen
Nicht alle Informationen erfordern sofortige Aufmerksamkeit oder Reaktion. Wenn Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren, können Sie die Last reduzieren, ständig auf alles reagieren zu müssen.
Obwohl es keinen allgemeingültigen Ansatz gibt, ist die Eisenhower-Matrix ein beliebter Zeitmanagement-Ansatz. Grundsätzlich unterteilen Sie Ihre Aufgaben in vier Felder: die Aufgaben, die Sie zuerst erledigen, die Aufgaben, die Sie für später planen, die Aufgaben, die Sie delegieren, und die Aufgaben, die Sie löschen.
Sie können diese Methode anpassen, um bei der Kommunikation am Arbeitsplatz schnelle und effektive Entscheidungen zu treffen. Organisieren Sie Nachrichten beim Überprüfen Ihrer E-Mails, Messaging-Apps oder anderer Posteingänge in vier Kategorien:
- Dringend und wichtig: Diese Nachrichten erfordern sofortige Aufmerksamkeit und sind für Ihre aktuellen Arbeitsprojekte, wie z. B. zeitkritische Entscheidungen oder dringende Probleme, von entscheidender Bedeutung. Reagieren Sie so schnell wie möglich auf diese Mitteilungen.
- Wichtig, aber nicht dringend: Nachrichten, die wichtig sind, aber keine sofortige Antwort erfordern, z. B. Anfragen nach Feedback oder nicht dringende Aktualisierungen. Planen Sie einen bestimmten Zeitpunkt für die Antwort ein, z. B. einen täglichen oder wöchentlichen Block in Ihrem Kalender.
- Dringend, aber unwichtig: Diese Nachrichten mögen dringend erscheinen, haben aber keinen direkten Bezug zu Ihrer Arbeit. Oftmals handelt es sich dabei um Wünsche oder Fragen, mit denen jemand aus Ihrem Team besser umgehen kann. Delegieren Sie diese Nachrichten nach Möglichkeit an die entsprechende Person.
- Weder dringend noch wichtig: Diese Nachrichten sind weder dringend noch wichtig, einschließlich Spam, unerwünschte Verkaufs-E-Mails und Informations-Newsletter. Das Löschen oder Abbestellen dieser Mitteilungen kann die Unordnung in Ihrem Posteingang verringern.
Setzen Sie Technologie mit Bedacht ein
Während die Tools, die wir für die Zusammenarbeit und Kommunikation bei der Arbeit verwenden, zu einer Informationsüberflutung führen können, können wir sie auch nutzen, um dies zu verhindern.
Erstellen Sie Filter und Regeln
Auf E-Mail-Plattformen können Benutzer Filter/Regeln erstellen, um eingehende Nachrichten basierend auf Absender, Betreffzeile oder Schlüsselwörtern in Ordner zu sortieren. Die Nutzung dieser Funktion kann dazu beitragen, die Zeit, die Sie mit dem Durchsuchen von Nachrichten verbringen, zu reduzieren.
Passen Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen an
Reduzieren Sie Ablenkungen, indem Sie App-Benachrichtigungen so anpassen, dass Sie nur bei wichtigen Nachrichten oder Erwähnungen benachrichtigt werden. Dadurch können Ablenkungen durch laufende Diskussionen, die nicht Ihre unmittelbare Aufmerksamkeit erfordern, minimiert werden. Anschließend können Sie während Ihrer Arbeitswoche dedizierte Blöcke einplanen, um die weniger dringenden Nachrichten zu bearbeiten.
Verleihen Sie Ihrer Kommunikation mit visuellen Elementen Klarheit
Visuelle Darstellungen können komplexe Informationen schnell vermitteln und so Zeit für die Person sparen, die die Nachricht sendet und empfängt. Sie müssen kein professioneller Grafikdesigner sein, um die Kraft der visuellen Kommunikation bei der Arbeit zu nutzen. Bildschirmaufnahme- und Aufzeichnungstools wie Snagit machen es jedem leicht, schnell einen Screenshot oder ein Video zu erstellen, Kontext hinzuzufügen und über einen Link zu teilen.
Geben Sie klares, umsetzbares Feedback
Feedback ist leichter zu verstehen, wenn Sie genau zeigen können, was Sie auf Ihrem Bildschirm sehen und welche Änderungen vorgenommen werden müssen. Es geht viel schneller, einen Screenshot dieser Dia-Darstellung zu machen und einen Pfeil auf den Tippfehler zu richten, den Sie entdeckt haben, als zu versuchen, nur mit Text zu erklären, dass er sich auf Folie 13 im Absatz darüber befindet, was Seeotter zum Frühstück essen.
Demonstrieren Sie einen Prozess
Bei der Erläuterung eines Prozesses oder Arbeitsablaufs kann eine Videobotschaft jeden Prozessschritt in Aktion zeigen, ohne dass ein Meeting vereinbart oder lange Anweisungen geschrieben werden müssen. Versuchen Sie, sich von Videos nicht einschüchtern zu lassen. Sie können einfache Videonachrichten erstellen, indem Sie Ihren Bildschirm aufzeichnen und die Schritte zeigen, wie Sie es bei einem Zoom-Meeting tun würden.
Mit Snagit können Sie während der Aufnahme Pfeile und Schrittnummern zu Ihrem Bildschirm hinzufügen, um den Vorgang zu verdeutlichen. Noch besser: Wenn diese Person eine Auffrischung benötigt, kann sie sich das Video bei Bedarf noch einmal ansehen, ohne Ihren Tag zu unterbrechen.
Abschluss
Es ist einfacher denn je, Nachrichten bei der Arbeit zu senden, was bedeutet, dass wir sorgfältiger darüber nachdenken müssen, wie wir Informationen weitergeben. Die Verwendung visueller Elemente wie Bilder und Videos kann Ihnen dabei helfen, Ihre Botschaft klar zu vermitteln und unnötiges Hin und Her zu vermeiden.
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