So schreiben Sie eine E-Mail
Veröffentlicht: 2024-03-27Das Schreiben einer professionellen E-Mail ist in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt von entscheidender Bedeutung, aber das Verfassen ansprechender Nachrichten kann eine Herausforderung sein.
Egal, ob Sie wissen möchten, wie man eine formelle E-Mail für eine Bewerbung oder eine Networking-Verbindung schreibt, wir haben das Richtige für Sie.
Dieser Leitfaden führt Sie durch die Kunst, überzeugende E-Mails zu schreiben!
Warum ist es wichtig, eine professionelle E-Mail zu schreiben?
Professionelle, effektive E-Mails sind das Rückgrat der Geschäftskommunikation und spiegeln Ihre Glaubwürdigkeit und Professionalität wider. Sie hinterlassen beim Empfänger einen großartigen Eindruck und spielen eine wichtige Rolle bei der Erreichung verschiedener Ziele.
Tatsächlich ergab eine aktuelle TechSmith-Studie, dass der Großteil unserer Kommunikation am Arbeitsplatz über E-Mail erfolgt. Auch wenn es manchmal altmodisch erscheinen mag, ist klar, dass E-Mails einen langen Atem haben. Wenn Sie also wirkungsvolle E-Mails schreiben können, können Sie in jeder Karriere erfolgreich sein.
Bestandteile einer professionellen E-Mail
Sehen wir uns an, wie man eine E-Mail verfasst. Zu einer professionellen E-Mail gehört Folgendes:
- Betreffzeile, die die Aufmerksamkeit des Empfängers fesselt
- Anrede, die den Empfänger mit Professionalität und Herzlichkeit anspricht
- Text, der Ihre Botschaft effektiv strukturiert, um Wirkung und Lesbarkeit zu maximieren
- angemessene Verabschiedung, die am Ende einen positiven Eindruck hinterlässt
Die folgende Grafik hebt in Fettdruck die wichtigen Teile einer professionellen E-Mail für eine Geschäftspartnerschaft hervor.
Best Practices zum Schreiben einer professionellen E-Mail
Schreiben Sie eine ansprechende Betreffzeile
E-Mail-Betreffzeilen sind entscheidend und der erste Eindruck, den Sie bei Ihrem Empfänger hinterlassen. Erstellen Sie eine aufmerksamkeitsstarke Betreffzeile. Erwägen Sie die Verwendung von Aktionsverben, das Stellen von Fragen oder das Einfügen eines kurzen Einblicks in den Inhalt.
Halten Sie es prägnant, relevant und interessant, um Ihren Empfänger zum Öffnen der E-Mail zu verleiten.
Sprechen Sie die Empfänger an
Beginnen Sie Ihre E-Mail mit der Ansprache Ihrer Empfänger. Schaffen Sie dazu ein Gleichgewicht zwischen Professionalität und Herzlichkeit. Verwenden Sie ihren Namen, gegebenenfalls mit einem vorangestellten entsprechenden Titel (z. B. Frau, Dr.). Wenn Sie unsicher sind, entscheiden Sie sich für eine neutrale Begrüßung wie „Hallo“ oder „Hallo“.
Bearbeiten Sie Ihre Anrede so, dass sie zum Ton und Kontext Ihrer E-Mail passt. Stellen Sie sicher, dass es mit Ihrer Beziehung zum Empfänger übereinstimmt.
Versuchen Sie, eine Verbindung herzustellen, die über die Oberfläche hinausgeht. Egal an wen Sie sich wenden.
Befolgen Sie die richtige E-Mail-Formatierung
Die richtige E-Mail-Formatierung ist für die Lesbarkeit und Professionalität von entscheidender Bedeutung. Wählen Sie zunächst einen klaren und lesbaren Schriftstil und eine klare Schriftgröße.
Organisieren Sie Ihre Inhalte logisch, indem Sie Absätze, Aufzählungspunkte und Überschriften verwenden, um den Text aufzuteilen und das Verständnis zu verbessern.
Berücksichtigen Sie die Zeit und Aufmerksamkeitsspanne des Empfängers, indem Sie Ihre E-Mail prägnant und fokussiert halten. Setzen Sie Formatierungsfunktionen wie Fettdruck sparsam ein, um die Aufmerksamkeit auf wichtige Punkte zu lenken, ohne den Leser zu überfordern.
Halten Sie Ihre Nachrichten prägnant und auf den Punkt
Niemand hat Zeit, sich durch lange, weitschweifige E-Mails zu wälzen. Geben Sie zunächst im ersten Satz klar den Zweck Ihrer E-Mail an.
Ganz gleich, ob Sie Informationen weitergeben oder um Hilfe bitten, kommen Sie direkt zur Sache. Halten Sie Ihre Botschaft prägnant und fokussiert und vermeiden Sie unnötige Details oder Tangenten. Kurze Absätze machen Ihre E-Mails leicht lesbar.
Je effizienter Sie Ihre Nachricht übermitteln können, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie Ihre E-Mail erreicht.
Behalten Sie einen professionellen Ton bei
Ein professioneller Ton in Ihrer E-Mail ist entscheidend, um Glaubwürdigkeit aufzubauen und positive Beziehungen zu fördern. Wählen Sie Ihre Worte sorgfältig aus und entscheiden Sie sich für eine formelle Sprache und eine höfliche Formulierung im Text Ihrer E-Mail.
Vermeiden Sie Slang oder Fachjargon, der missverstanden werden oder unprofessionell wirken könnte.
Nutzen Sie jede E-Mail als Gelegenheit, Ihre Professionalität und Liebe zum Detail unter Beweis zu stellen.
Befolgen Sie die Richtlinien zur E-Mail-Etikette
Halten Sie sich an die E-Mail-Etikette, um eine reibungslose und respektvolle Kommunikation zu gewährleisten. Reagieren Sie schnell auf E-Mails. Auch wenn es nur darum geht, zu sagen: „Hey, danke, dass du das rübergeschickt hast!“
Seien Sie im Umgang höflich und respektvoll und verwenden Sie „Bitte“ und „Danke“, wenn es angemessen ist. Vermeiden Sie die Verwendung von Großbuchstaben oder übermäßiger Zeichensetzung. Die Empfänger könnten denken, dass Sie sie anschreien!
Durch die Einhaltung der E-Mail-Etikette stellen Sie sicher, dass Ihre Nachrichten positiv und professionell aufgenommen werden.
Schließen Sie die E-Mail
Ihr Abschluss sollte bei Ihrem Empfänger einen positiven letzten Eindruck hinterlassen. Erwägen Sie höfliche und professionelle Abschiedsworte wie „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Danke“.
Vermeiden Sie übermäßig formelle oder informelle Sprache und schließen Sie sich immer mit Ihrem Namen oder einem professionellen E-Mail-Signaturblock ab.
Danach können Sie bedenkenlos eine E-Mail senden.
Beispiele für professionelle E-Mails
Beim Verfassen professioneller E-Mails kann es unglaublich hilfreich sein, konkrete Beispiele als Inspiration zu haben. Nachfolgend finden Sie drei gängige Arten professioneller E-Mails sowie Tipps, wie Sie diese effektiv gestalten können.
Bewerbungs-E-Mail
Sehr geehrter [Name des Einstellungsmanagers],
Ich hoffe, diese E-Mail kommt bei Ihnen an. Ich schreibe Ihnen, um mein Interesse an der auf [Stellenbörse/Unternehmenswebsite] ausgeschriebenen Position [Stellenbezeichnung] zum Ausdruck zu bringen. Mit [X Jahren] Erfahrung in der Entwicklung von Marketingstrategien und Kampagnenmanagement bin ich zuversichtlich, dass ich zum Erfolg von [Name des Unternehmens] beitragen kann.
In meiner vorherigen Rolle bei [Vorheriges Unternehmen] leitete ich mehrere erfolgreiche Marketingkampagnen, die zu [bestimmten Erfolgen oder Kennzahlen] führten. Besonders gefällt mir der innovative Ansatz von [Name des Unternehmens], [etwas Spezifisches über das Unternehmen oder seine Werte zu erwähnen].
Ich habe meinen Lebenslauf und mein Anschreiben für Ihre Durchsicht beigefügt und würde mich über die Gelegenheit freuen, mit Ihnen zu besprechen, wie meine Fähigkeiten und Erfahrungen weiter auf die Bedürfnisse Ihres Teams abgestimmt werden können. Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
Vielen Dank, dass Sie meine Bewerbung berücksichtigt haben.
Beste grüße,
[Ihr Name]
Netzwerk-E-Mail
Hallo [Name des Kontakts],
Ich hoffe, diese E-Mail kommt bei Ihnen an. Ich bin kürzlich auf Ihrem Profil auf [LinkedIn/Networking Event] gestoßen und war von Ihrer Fachkenntnis in [bestimmten Bereich oder Branche erwähnen] beeindruckt.
Ich melde mich, um mich vorzustellen und mögliche Möglichkeiten der Zusammenarbeit oder gegenseitigen Unterstützung auszuloten. In meiner aktuellen Rolle bei [Ihrem Unternehmen/Ihrer Position] bin ich auf [erwähnen Sie kurz Ihre Fachkenntnisse oder Ihren Schwerpunkt] spezialisiert. Ich interessiere mich besonders für [spezifische Interessen oder Ziele im Zusammenhang mit der Arbeit des Empfängers erwähnen].
Ich würde mich über die Gelegenheit freuen, Kontakte zu knüpfen und mehr über Ihre Arbeit und die Art und Weise zu erfahren, wie wir uns gegenseitig unterstützen können. Wären Sie in den kommenden Wochen für einen kurzen Kaffee oder ein virtuelles Treffen verfügbar?
Ich freue mich auf die Möglichkeit, weitere Kontakte zu knüpfen.
Herzliche Grüße,
[Ihr Name]
Geschäftliche E-Mail
Lieber [Name des Empfängers],
Ich hoffe, diese E-Mail kommt bei Ihnen an. Ich schreibe, um [kurze Beschreibung des Projekts oder der Initiative] vorzuschlagen und potenzielle Möglichkeiten der Zusammenarbeit zwischen unseren Organisationen zu erkunden.
Bei [Ihrem Unternehmen/Ihrer Position] haben wir einen umfassenden Plan entwickelt, um [die Hauptziele des Projekts zu skizzieren]. Wir glauben, dass eine Partnerschaft mit [dem Unternehmen des Empfängers] die Wirkung und Reichweite dieser Initiative erheblich steigern könnte.
Ich würde die Gelegenheit begrüßen, diesen Vorschlag weiter zu diskutieren und herauszufinden, wie wir zusammenarbeiten können, um unsere gemeinsamen Ziele zu erreichen. Bitte teilen Sie mir mit, ob Sie daran interessiert sind, ein Treffen zu vereinbaren, um dies weiter zu besprechen.
Vielen Dank, dass Sie diesen Vorschlag in Betracht gezogen haben. Ich freue mich auf die Möglichkeit der Zusammenarbeit.
Beste grüße,
[Ihr Name]
Die Macht der visuellen Elemente in E-Mails
Neben der Erstellung überzeugender schriftlicher Inhalte kann das Hinzufügen von visuellen Elementen zu Ihren E-Mails deren Wirksamkeit erheblich steigern.
Vorteile des Hinzufügens von visuellen Elementen
Visuelle Darstellungen können Klarheit schaffen, indem sie zusätzlichen Kontext bieten und wichtige Punkte hervorheben. Menschen verarbeiten visuelle Informationen schneller und behalten sie besser als Text allein, was visuelle Informationen zu einem unschätzbar wertvollen Kommunikationsmittel macht.
Wie visuelle Darstellungen Klarheit schaffen können
Visuals können dazu beitragen, komplexe Konzepte zu verdeutlichen, Prozesse oder Arbeitsabläufe zu veranschaulichen und Informationen effektiver zu vermitteln als Text allein.
Beispielsweise kann ein kommentierter Screenshot eine Schritt-für-Schritt-Anleitung liefern. Ein Diagramm oder eine Infografik kann Daten zusammenfassen oder wichtige Trends auf einen Blick hervorheben.
Arten von Visuals
Je nach Inhalt und Zweck können verschiedene Arten von visuellen Elementen in Ihre E-Mails integriert werden:
- Kommentierte Screenshots: Verwenden Sie Screenshots mit Anmerkungen, um visuelle Anweisungen bereitzustellen oder die Verwendung eines Produkts oder einer Software zu demonstrieren.
- Diagramme: Visualisieren Sie Daten oder Statistiken mithilfe von Diagrammen, Grafiken oder Tabellen, um Informationen leichter verständlich und verdaulich zu machen.
- Infografiken: Erstellen Sie optisch ansprechende Infografiken, um wichtige Punkte zusammenzufassen oder komplexe Informationen in einem ansprechenderen Format zu vermitteln.
Werkzeuge und Ressourcen
Glücklicherweise stehen viele Tools und Ressourcen zur Verfügung, mit denen Sie professionell aussehende Grafiken für Ihre E-Mails erstellen können.
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Tools zum Schreiben von E-Mails
Grammatik- und Stilprüfungen helfen dabei, die korrekte Grammatik, Zeichensetzung und den richtigen Stil in Ihren E-Mails beizubehalten. Dies hilft Ihnen, klare und fehlerfreie Nachrichten zu verfassen.
Mit E-Mail-Vorlagen können Sie Zeit und Mühe beim Erstellen von E-Mails für verschiedene Zwecke sparen.
Visuelle Erstellungstools
Snagit ist ein Tool zur Bildschirmaufnahme und -bearbeitung, mit dem Sie ganz einfach kommentierte Screenshots und Grafiken erstellen können.
Wenn Sie eine gesamte Webseite, ein bestimmtes Fenster oder einen ausgewählten Bereich erfassen müssen, kann Snagit helfen.
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Professionelle E-Mails schreiben
Das Erstellen professioneller E-Mails ist für eine effektive Kommunikation in der Geschäftswelt unerlässlich. Indem Sie Best Practices befolgen, visuelle Elemente hinzufügen und die richtigen Tools nutzen, können Sie die Klarheit, Wirkung und Professionalität Ihrer E-Mails verbessern.
Implementieren Sie diese Tipps in Ihrer E-Mail-Kommunikation, um bessere Ergebnisse zu erzielen und positive Beziehungen zu Ihren Empfängern zu fördern.