Wie man E-Mails mit der richtigen Projektmanagement-Software tötet

E-Mails erhöhen den Stress, schaffen unnötige Arbeit und geben den Menschen das Gefühl, überfordert zu sein. Unter diesen Bedingungen kann niemand bei der Arbeit die beste Version seiner selbst sein. In den letzten Jahren haben Unternehmen begonnen, sich von E-Mail zugunsten von Messaging-Apps für Teams wie Slack und anderen Kommunikationstools am Arbeitsplatz zu entfernen. Die Suche nach dem richtigen Tool oder einer Reihe von Tools wirkt sich darauf aus, ob Ihr Team in der Lage sein wird, seine traditionellen Posteingänge aufzugeben. Für viele Teams sollte eine Projektmanagement-Software Teil der Lösung sein.

Was ist Projektmanagement-Software?

Projektmanagement-Software, auch Projektmanagement-Apps genannt, sind Online-Tools, mit denen Teams die Arbeit verfolgen. Im weitesten Sinne kann eine Projektmanagement-App alles sein, von einer komplexen Software zur Verwaltung der Arbeit, wie Microsoft Project, bis hin zu einer einfachen To-Do-App. Zu den besten Apps gehören andere Business-Tools zum Verwalten von Ressourcen, zum Nachverfolgen der für Aufgaben aufgewendeten Zeit oder sogar zur Abrechnung.

Wir unterscheiden oft verschiedene Arten von Collaboration-Tools von Projektmanagement-Apps, um die Empfehlung der richtigen App für den richtigen Zweck zu erleichtern. Allerdings überschneiden sich diese beiden Kategorien und einige andere (wie Kanban-Board-Apps und Arbeitsmanagement-Apps) erheblich. Während ich also manchmal argumentiere, dass Apps wie Asana, Trello, Airtable und Basecamp keine reinen Projektmanagement-Apps sind, können wir sie hier einschließen.

Was machen Sie in Projektmanagement-Software?

Jede Projektmanagement-App ist ein wenig anders, aber die meisten von ihnen lassen Sie verschiedene Aspekte der Arbeit Ihres Teams sehen, ohne dass Sie Ihre Kollegen danach fragen müssen.

Wenn Sie sich anmelden, sehen Sie alle Aufgaben, die Ihr Team erledigen muss, sowie die Fristen. Sie sehen, wer welcher Aufgabe zugewiesen wurde, ob und wann sie diese abgeschlossen hat und ob sie Kommentare dazu abgegeben hat. Wenn einer Ihrer Kollegen unerwartet ausfällt, können Sie sich in die Projektmanagement-App einloggen und prüfen, ob er heute etwas Dringendes zugeteilt hatte, das ein anderes Teammitglied abholen sollte. Wenn Sie derzeit E-Mails verwenden, um jemandem mitzuteilen, dass eine Aufgabe erledigt ist, Fragen zu einer Aufgabe zu stellen oder etwas zur Genehmigung zu senden, würden Sie wahrscheinlich von einer Projektmanagement-App profitieren.

Es steckt mehr dahinter. Wenn Sie und Ihre Kollegen eine Projektmanagement-App verwenden, zählt die App die erledigte Arbeit. Wie viele Aufgaben wurden termingerecht erledigt? Ist das Projekt im Großen und Ganzen noch auf Kurs, um bis zu seiner Frist abgeschlossen zu werden? Robuste Projektmanagement-Apps enthalten alle Arten von Diagrammen und Grafiken, die Ihnen helfen, solche Dinge im Auge zu behalten. Auf diese Weise können Sie frühzeitig erkennen, wenn das Projekt ins Rutschen gerät, und daran arbeiten, dies zu verhindern. Aber lassen wir uns nicht ablenken. Bleiben wir bei der Frage, wie Projektmanagement-Apps Menschen bei der Kommunikation helfen.

Was macht ein Projektmanager?

Ein Projekt ist eine Reihe von Aufgaben. Ein Projektmanager ist die Person, die all diese Aufgaben kennt – oder sie zumindest überwacht. Manchmal verteilt der Projektmanager die Aufgaben oder legt sie in einen Pool, damit die Leute sie beanspruchen können. Der Projektmanager behält dann die Aufgaben und die ausführenden Personen im Auge, bis sie alle erledigt sind.

Nicht jedes Team hat per se einen Projektleiter, aber die meisten haben jemanden, der die Verantwortung trägt. Dies kann ein Geschäftsinhaber, Manager oder ein Teamleiter sein. Wer auch immer Ihr Ansprechpartner oder täglicher Entscheidungsträger ist, das ist Ihr Projektmanager.

Warum E-Mail schlecht für Projekte ist

E-Mail ist elektronische Post, was offensichtlich klingt, aber bleiben Sie hier bei mir. Mail ist ein schrecklicher Weg, um Arbeit zuzuweisen. Stellen Sie sich vor, Ihre Aufträge würden per Post zu Ihnen kommen. Es ist fast lächerlich. E-Mail unterscheidet sich jedoch nicht allzu sehr von normaler Post, außer dass sie schneller ist.

Denken Sie darüber nach, welche E-Mail-Adresse gut ist:

• asynchrone Kommunikation mit Papierspur
• Dokumentenlieferung

Denken Sie nun darüber nach, was ein Projektmanager wissen muss, wenn er eine Reihe von Aufgaben verwaltet:

• wer ist verfügbar
• wie viel Arbeit jede Arbeitskraft ihnen derzeit zugewiesen hat und wann sie fällig ist
• der Fortschritt der bereits zugewiesenen Arbeit (z. B. „John hat zwei Aufgaben zugewiesen und beide sind zu 90 Prozent erledigt“)
• ein Terminkalender
• die Fähigkeit, Aufgaben basierend auf den Anforderungen des Projekts zu priorisieren und neu zu priorisieren

Diese Art von Arbeit per Post zu erledigen, ist lächerlich.

Noch wichtiger ist, dass die Art und Weise, wie die meisten Büroangestellten E-Mails verwenden, zu Unterbrechungen führt. Wenn neue E-Mail-Nachrichten mit Dellen oder Popup-Benachrichtigungen eintreffen, überprüfen die Mitarbeiter in der Regel, ob die eingehende Nachricht nicht dringend ist. Dann kehren sie bis zur nächsten Unterbrechung zu dem zurück, was wir getan haben. Die Leute tun dies den ganzen Tag, checken und scannen ihre E-Mails. Mehrere Studien zeigen, dass die Verwendung von E-Mail etwa 30 Prozent des Tages eines Wissensarbeiters ausmacht und dass die Zeit gleichmäßig über den Tag verteilt ist und nicht in einzelnen Abschnitten. Mit anderen Worten, E-Mails unterbrechen uns ständig.

Unterbrechungen haben normalerweise einen negativen Nettoeffekt, obwohl es möglicherweise nicht so ist, wie Sie annehmen. Durch Unterbrechungen fühlen sich die Menschen gestresster und haben das Gefühl, eine größere Arbeitsbelastung zu haben, als sie tatsächlich haben. Die Menschen empfinden auch größere Frustration und Zeitdruck.

Die Art und Weise, wie Menschen mit E-Mails interagieren, führt ebenfalls zu Zeitverschwendung. Wir verlieren Zeit, wenn wir dieselbe E-Mail erneut lesen müssen, die wir früher am Tag gescannt haben, weil wir vergessen haben, was darin stand. Wenn Sie das Datum für eine wichtige Leistung vergessen, dauert es einige Zeit, es aus E-Mails auszugraben. Und was ist, wenn die E-Mail, die Sie ausgraben, eine alte ist und das Datum seitdem um eine Woche vorgerückt ist?

Dies ist alles, um zu sagen, dass E-Mail nicht für die Verwaltung von Aufgaben konzipiert wurde. Es ist das falsche Werkzeug für diesen Job.

Kommunikation mit einem Projektmanagementdienst

Beim Projektmanagement geht es darum, mit Menschen und Ressourcen zu jonglieren, die Zeit im Auge zu behalten und Aufgaben neu zu verteilen oder Prioritäten zu setzen, wenn sich die Situation ändert. Eine Projektmanagement-Software wurde entwickelt, um diese und andere Probleme zu bewältigen, die im Laufe eines Projekts häufig auftreten.

Wie ist es, in einer Projektmanagement-App im Vergleich zu E-Mail zu kommunizieren? Es ist wie der Unterschied zwischen etwas mit eigenen Augen zu sehen und eine Beschreibung davon zu lesen. Im ersten Szenario haben Sie die Kontrolle darüber, was Sie wann sehen möchten. Im zweiten Fall verlassen Sie sich darauf, dass andere Personen Nachrichten eingeben, die Ihnen sagen, was ihrer Meinung nach am wichtigsten ist – oder, schlimmer noch, was Sie ihrer Meinung nach hören möchten.

Verschiedene Projektmanagement-Apps haben unterschiedliche Tools für die Kommunikation. Fast alle unterstützen zum Beispiel @-Erwähnungen. Da Slack und andere Team-Messaging-Apps so beliebt geworden sind, können Sie sie oft mit Ihrer Projektmanagement-App verbinden und so Ihre Gespräche an einem Ort optimieren. Wenn Sie noch keine Team-Chat-App haben, können Sie sie überspringen und stattdessen nach einer Projektmanagement-App suchen, die eine In-App-Chatbox enthält. Sowohl Zoho Projects als auch ProofHub bieten es an.

Nehmen wir an, das betreffende Projekt hat viele visuelle Elemente, und das Team, das daran arbeitet, muss sie besprechen. Ihr Leben wird viel einfacher, wenn Sie Bildmarkierungswerkzeuge in Ihrer Projektmanagement-App haben. Auf diese Weise können Sie ein Bild elektronisch kritzeln und Kommentare anhängen, was es jedem in Ihrem Team erleichtert, Feedback zu geben und zu verstehen. Volerro ist ein Beispiel für eine Projektmanagement-App mit Markup-Tools.

Wie bereits erwähnt, erledigen Projektmanagement-Apps alle grundlegenden Dinge, die Sie zum Jonglieren und Nachverfolgen benötigen, wie Aufgaben, Fristen, Fortschritt und Beauftragte. All diese Informationen sind für diejenigen sichtbar, die sie benötigen. In diesem Sinne besteht weniger Bedarf, über diese Art von Angelegenheiten zu kommunizieren. Sie müssen nie jemandem eine E-Mail schreiben und ein halbes Dutzend Personen CC schreiben, um zu wissen, ob sie mit einer Aufgabe fast fertig sind, wenn Sie sich beim System anmelden und sehen können, dass sie als zu 75 % erledigt markiert ist. Viele Dinge, die Sie bei der Verwendung von E-Mail für die Aufgabenverwaltung zwischen den Zeilen lesen müssen, werden plötzlich glasklar, wenn Sie Projektmanagement-Software verwenden.

Weniger Zeit für das Versenden von E-Mails bedeutet mehr Zeit zum Arbeiten

Die Vorteile, ein Team von der E-Mail-Adresse in eine Projektmanagement-App zur Kommunikation zu bringen, können enorm sein. Die Reduzierung von E-Mails allein wird sicherlich jeden glücklich machen, aber das verblasst im Vergleich zu dem Mehrwert, einen besseren Überblick darüber zu haben, wer was tut, was sie sonst noch tun und den Status jeder Aufgabe. Es macht es viel einfacher, während der Arbeit genaue Informationen zur Hand zu haben, damit Entscheidungsträger gute Entscheidungen treffen können.

Ausführlichere Tipps zum Arbeiten mit einer Projektmanagement-App finden Sie unter 7 Wege zur Vereinfachung des Projektmanagements in Teamwork-Projekten und 5 Funktionen von Zoho Projects zur Organisation Ihres Unternehmens.