So erstellen Sie erfolgreiche Videoschulungsinhalte (eine Fallstudie)

• Organisation: SoftwareONE
• Branche: IT Service Management
• Herausforderungen: Kosten, Ressourcen, Aktualisierung von Schulungsmaterialien, Skalierbarkeit, Erstellung, Time-to-Market, mehrsprachiges Training
• Lösung: Erstellen und teilen Sie Videoschulungsinhalte mit TechSmith Camtasia und Snagit

Schlechte oder gar keine Schulungen im Unternehmen wirken sich letztendlich auf die Fähigkeit aller Mitarbeiter einer Organisation aus, ihre Arbeit gut zu erledigen.

Dies zu korrigieren kann ein sehr schmerzhafter Prozess sein und wertvolle Zeit verschwenden.

Und ohne ein Schulungsteam an jedem Standort kann es ein erhebliches Problem sein, alle auf dem Laufenden zu halten.

Aus diesem Grund haben viele Unternehmen, einschließlich SoftwareONE – eine globale Organisation mit über 3.000 Beratern für das Software-Portfolio-Management – ​​damit begonnen, unternehmensweite Schulungsvideos in ihren Unternehmen einzusetzen.

„Schulungen jederzeit, überall und auf jedem Gerät verfügbar zu haben, hält die Mitarbeiter engagiert und motiviert, bietet eine größere nachhaltige Lernbibliothek und reduziert die Reisekosten immens.“ – erklärte uns John Mayes, Global HR Leader bei SoftwareONE.

Mittlerweile generiert SoftwareONE mit seinen Lehrvideos über 40.000 Aufrufe pro Jahr.

Aber wie wurde SoftwareONE so erfolgreich bei der Erstellung von Schulungsvideos für Unternehmen?

Tauchen wir ein.

Die Situation

SoftwareOne hilft Kunden bei der Verwaltung aller Aspekte ihres Softwareportfolios. Sie arbeiten daran, Komplexität, Kosten und Risiken zu reduzieren und gleichzeitig die Flexibilität ihrer IT-Landschaft zu erhöhen.

Die Herausforderung ist zweifach.

Berater müssen Experten für die Software sein, die sie verkaufen, und über Trends in der IT-Branche auf dem Laufenden bleiben. Sie müssen auch technisch versiert genug sein, um Änderungen in Technologie, Infrastruktur und Geschäftsanforderungen zu verstehen.

Mit Beratern in 145 Ländern – einschließlich verschiedener Sprachen und Kulturen – hatten sie Mühe, kontinuierlich die erforderlichen Schulungen bereitzustellen.

Sie brauchten eine Möglichkeit, Mitarbeiter in verschiedenen Softwarelösungen und internen Prozessen zu schulen. Jeder Berater muss die Vorteile jeder von ihm angebotenen Software hervorheben und alle Fragen der Kunden beantworten.

Als globales Unternehmen musste SoftwareONE eine kostengünstigere, effizientere und skalierbarere Methode zur Schulung neuer Mitarbeiter und Vertriebsmitarbeiter finden.

Den richtigen Prozess zu finden, war keine leichte Aufgabe. Das erforderliche Schulungsprogramm sollte Folgendes umfassen:

• Inhaltserstellung
• Die Zustellung
• Mehrere Sprachen
• Mehrere Studienfächer
• Qualität und Konsistenz der Inhalte

Kosten

Es ist teuer und unpraktisch, Mitarbeiter und Fernberater von Angesicht zu Angesicht zu schulen.

Um effektiv zu sein, musste die Schulung die hohen Standards der persönlichen Schulung erfüllen, um Kunden genau zu beraten.

Ressourcen

Bei traditionellen Schulungsmethoden kann es Monate dauern, bis sie einen neuen Mitarbeiter für eine Live-Schulung ins Haus holen können. Das wird am Ende zu teuer und hält den neuen Mitarbeiter für durchschnittlich drei volle Tage von kundenorientierten Aktivitäten ab.

Dies führt zu einem Verlust potenzieller Einnahmen aufgrund eines längeren Onboarding-Zeitraums und der Bindung der neuen Mitarbeiter an Schulungen.

Aus diesen Gründen war Präsenztraining keine effektive oder nachhaltige Option.

Skalierbarkeit

Bei Mitarbeitern auf mehreren Kontinenten kann es schwierig sein, alle auf dem gleichen Fachwissen zu schulen. Eine zentrale Herausforderung bestand darin, sie in den detaillierten Inhalten zu schulen und sie auf einen Produktkatalog in vielen Sprachen zu skalieren.

Stephan Cadisch, Global Learning & Development Director, wurde beauftragt, diese Herausforderungen anzugehen und dabei ohne bestehende Systeme, Prozesse oder Inhaltsersteller bei Null anzufangen.

„Es ist entmutigend, eine konsistente und skalierbare Möglichkeit schaffen zu müssen, um Menschen auf der ganzen Welt in Softwareprodukten zu schulen, die ständig aktualisiert und geändert werden“, erklärte Stephan.

Da es kein vorhandenes Schulungsprogramm gab, um alle wichtigen Ziele von SoftwareONE zu erreichen, machte er sich daran, eines zu erstellen.

Der Weg von SoftwareONE zum Erfolg

Im Jahr 2010 begann Stephan mit der Erstellung eines Plans, um diese Ziele zu erreichen. Er stellte ein Team zusammen, das sich darauf spezialisierte, Experten für die von ihnen verkaufte Software zu werden.

So wurde das Global Learning & Development Team geboren.

Am Anfang war das Senior Leadership Team von SoftwareONE skeptisch, ob ein Team das Problem lösen würde. Sie stellten nur ein kleines Budget für die Erstausbildung zur Verfügung.

Mit dem Geld kaufte Stephan Camtasia, Snagit und Quickshare, um loszulegen.

Das Team begann mit der Erstellung von Videos, um sein neu gewonnenes Fachwissen über den von ihm angebotenen Softwarekatalog zu teilen. Sie bauten auch ein Benutzerportal auf, um Schulungsinhalte in der gesamten Organisation zu teilen. Nach drei Monaten hatte ihr erstes Trainingsvideo bereits mehr als 3.000 Aufrufe. Dies beeindruckte das Senior Leadership Team und trug dazu bei, den Wert des Online-Lernens in sehr kurzer Zeit zu verdeutlichen.

„Durch das Aufzeichnen von PowerPoint-Folien mit Camtasia können Laien in angemessener Zeit Videos erstellen“, erklärt Stephan. „Wir arbeiten auch mit anderen Tools, aber 95 % der Schulungsinhalte werden aufgrund der Benutzerfreundlichkeit mit Camtasia erstellt.“

Mittlerweile ist das Global Training & Development Team auf mehr als 50 Teammitglieder angewachsen. Sie haben mit Camtasia über 1.400 Schulungsvideos erstellt und mehr als 40.000 Aufrufe pro Jahr vorzuweisen.

Schaffung

SoftwareONE hat seinen Workflow zur Erstellung von Schulungsinhalten zu einer Wissenschaft gemacht.

Das Erstellen von Videos und Screenshots ist ein wesentlicher Bestandteil der Entwicklung ihrer Schulungsinhalte. Das Instructional Design-Team entwirft den erforderlichen Lehrplan, und Fachexperten (KMU) erstellen Screencasts mit Snagit, um ihr Wissen festzuhalten.

„[KMUs] verwenden Snagit, um einen Daten-Dump mit allen Informationen aufzuzeichnen, die wir von ihnen benötigen“, erklärt Alexander Muenzberg, Instructional Design Specialist in der deutschen Niederlassung von SoftwareONE. „Sobald sie eine Bildschirmaufzeichnung ihrer Fachinformationen haben, senden sie sie [zurück] an das Instructional Design Team, wo wir Camtasia verwenden, um ihre Screencasts in formellere und detailliertere Schulungsvideos umzuwandeln.“

Die Zusammenarbeit mit Fachexperten ist entscheidend, um die richtigen Inhalte für das Schulungsprogramm von SoftwareONE zu erstellen. Aber Zeit mit ihnen zu bekommen, ist eine gemeinsame Herausforderung. KMU haben hektische Zeitpläne und es kann schwierig sein, sicherzustellen, dass sie die richtigen Informationen erhalten.

„Wir informieren unsere KMU im Voraus darüber, welche Informationen wir von ihnen benötigen, damit wir nicht auf das Problem stoßen, nicht genügend Informationen oder keine relevanten Informationen zu erhalten“, sagte Alexander.

Durch die Aufteilung dieser Aufgaben auf verschiedene Gruppen wird die Zeit der KMU am meisten genutzt, während gleichzeitig ein qualitativ hochwertiges Schulungsstück produziert wird. Da die Videos bearbeitet werden können, ist der gesamte Prozess skalierbar, was unerlässlich ist, um das Training frisch und aktuell zu halten.

„Außerdem liebe ich die Stabilität und die Funktionen, die Snagit und Camtasia bieten. Sie sind so nützlich und bieten gute Arbeitsabläufe, die so wichtig sind. Wenn wir verzweigte Fragen und Prüfungen einbinden möchten, können wir die Camtasia-Datei einfach in andere E-Learning-Kurserstellungssoftware ziehen, um dies zu erreichen.“

Sobald sie einen Kurs mit Videoschulungsinhalten abgeschlossen haben, teilen sie ihn auf ihrem internen Lernportal ONE|University.

Schulungsthemen und Programme

Die Kurse des Global Learning and Development-Teams reichen von der Software, die sie verkaufen, bis hin zu internen Schulungen. Sie erstellen Videos, um ihre Verkaufsprozesse, Projektmanagement, Optimierungen und mehr zu zeigen.

SoftwareONE meint es ernst damit, dass Berater Experten in ihren Angeboten werden. So sehr, dass ihre formalen Schulungspläne neun Stufen umfassen, die die Mitarbeiter absolvieren müssen, um das Expertenniveau zu erreichen.

Sie erstellen das ganze Jahr über Lehrpläne und überarbeiten sie kontinuierlich. Ihr informelles Schulungsprogramm ONE|Tube umfasst Themen, die von und für Mitarbeiter ausgewählt wurden. Dies rundet das formelle Ausbildungsprogramm des Unternehmens ab.

SoftwareONE führt auch Präsenzschulungen durch. Sie haben oft Gastpartner, die die neueste Software präsentieren. Um das Wissen des Redners festzuhalten, zeichnet SoftwareONE die Live-Demo auf und verwandelt sie in ein Video. Sie finden dies auch für Inhalte im „Train the Trainer“-Stil nützlich.

Aktualisierung von Schulungsmaterialien

SoftwareONE hat dem Prozess auch Produktmanager hinzugefügt. Produktmanager arbeiten in ihrem Produktkatalog eng mit Softwareanbietern zusammen, um zu erfahren, was als Nächstes kommt, Produkt-Roadmaps zu überprüfen und zu verstehen und bevorstehende Änderungen zu erläutern. Anschließend arbeiten sie mit dem Schulungsteam zusammen, um Aktualisierungen in die Videoschulungsinhalte aufzunehmen. So sind ihre Berater immer auf dem neusten Stand.

Das Global Training & Development Team arbeitet auch eng mit seinem internen Helpdesk zusammen, um mehr über häufige Kundenfragen und -bedenken zu erfahren.

Dies hilft Erstellern von Inhalten zu wissen, welche Schulungsthemen sie zum Erstellen von Videoschulungsinhalten benötigen und welche vorhandenen Inhalte sie aktualisieren müssen. Berater können ihren Wissens- und Support-Fokus schnell anpassen. Es reduziert auch die Anrufe beim Helpdesk und Support-Team.

Ergebnisse & ROI

Es ist schwierig, einen direkten Zusammenhang zwischen Training und Umsatz herzustellen, aber SoftwareONE sieht den Wert von Visuals.

„Die Verwendung von Camtasia und Snagit hat uns geholfen, Kosten zu senken, da alle Mitarbeiter Inhalte erfolgreicher Beispiele beitragen können“, erklärte John. „Diese Beispiele werden dann vom Learning & Development Team in videobasierte Schulungen umgewandelt.“

Grobe Schätzungen zu Kosteneinsparungen durch die Verlagerung von Präsenz- auf Online- und On-Demand-Schulungen können sich zu enormen Zahlen summieren.

Alle Mitarbeiter durchlaufen jetzt die Schulung viel schneller als zuvor. Sie beschleunigen ihren Kenntnisstand durch abgestufte Schulungsstufen. Ein Mitarbeiter muss alle neun Stufen sehen und lernen, um ein Experte oder „schwarzer Gürtel“ zu werden.

Ein gut ausgebildetes und gut vorbereitetes Expertenteam hilft oft dabei, größere Geschäfte schneller abzuschließen.

„Das häufigste Feedback, das ich von unseren Mitarbeitern gehört habe, die von unseren Inhalten lernen, ist, dass sie dankbar dafür sind, per Video zu lernen, anstatt lange PDFs und PowerPoint-Folien lesen zu müssen. Und mit Video können wir zusätzlich zur Erzählung problemlos Untertitel hinzufügen, für Mitarbeiter, die es schwieriger finden, Akzente außerhalb ihrer Geographie zu hören “, erklärte Alexander.

Infolgedessen hat das Global Learning & Development Team allein in einem Quartal 130 neue Schulungsvideos erstellt.

Diese Kadenz setzt sich über die gesamte jährliche Zeitachse fort, zusammen mit der Aktualisierung bestehender Videos. Dieses formelle Schulungsprogramm war so erfolgreich, dass SoftwareONE jetzt eine optionale, informelle Schulungs- und Lernkultur eingeführt hat.

Sie erstellen Videoschulungsinhalte mit TechSmith Snagit und teilen sie auf ihrem internen Portal ONE|Tube.

Jetzt kann jeder Mitarbeiter ein Video zu Themen seiner Wahl erstellen und diese teilen, um anderen beim Lernen zu helfen.

„Das soziale Lernen ist selbstmotiviert. Die Mitarbeiter möchten ihre Videos statt Text teilen, und die Leute sind begeistert davon“, sagte Stephan. „Videos werden aus der ganzen Welt hochgeladen und geteilt. Es gibt viele Millennials im Unternehmen und Video ist total akzeptiert, also hat es unternehmensweit Anklang gefunden.“

Ich freue mich auf

Obwohl SoftwareONE bereits enorme Vorteile bei der Erstellung und Implementierung eines globalen Schulungs- und Entwicklungsansatzes mit sowohl formellen als auch informellen Schulungsprogrammen gesehen hat, haben sie hier noch nicht aufgehört.

Sie arbeiten jetzt an ihrer Version 2.0, mit der ihre Schulungskurse über Mobilgeräte und Browser verfügbar sein werden, was die Zuschauerzahlen steigern wird, indem Videos überall und jederzeit angeboten werden.

Abschließend hoffe ich, dass Sie diese Fallstudie hilfreich fanden! Sind Sie bereit, mit der Erstellung Ihrer eigenen Videoschulungsinhalte zu beginnen? Der Einstieg in TechSmith Snagit und Camtasia ist einfach. Erfahren Sie mehr über unsere Software und testen Sie sie kostenlos.