So erstellen und verwalten Sie digitale Familiendokumente
Veröffentlicht: 2022-01-29Im Notfall ist das Letzte, was Sie tun möchten, die Suche nach Papierkram. Das gleiche gilt in Momenten von hohem Stress oder Trauer. Im Idealfall sind alle wichtigen Dokumente, die Sie jemals benötigen könnten, leicht zu finden und leicht zugänglich. Wie machst du das?
Der beste Weg, wichtige Dokumente griffbereit zu haben, besteht darin, sie papierlos zu digitalisieren und diese elektronischen Dateien dann an einem Ort zu speichern, an dem Sie sie von einem Computer, Tablet oder Smartphone abrufen können. In vielen Fällen sollten Sie auch physische Kopien der Papiere aufbewahren, aber das bedeutet nicht, dass Sie nicht auch eine digitale Kopie erstellen können. Es gibt so viele Vorteile, dies zu tun.
Zunächst erhält man eine Sicherungskopie, was unglaublich hilfreich ist, falls den Originalen mal etwas passieren sollte. Zweitens können Sie die Dokumente jederzeit und überall abrufen, solange Sie über eine sichere Internetverbindung verfügen. Drittens können Sie digitalisierte Informationen mithilfe von Schlüsselwörtern suchen, anstatt sich durch Papierstapel zu wühlen. Schließlich ist es viel einfacher, eine elektronische Datei mit einem Anwalt, Finanzberater oder Familienmitglied zu teilen, der sie benötigt, als Faxe oder Fotokopien zu senden.
Welche wichtigen Familiendokumente möchten Sie möglicherweise digitalisieren? Was ist der beste Weg, sie zu scannen und zu speichern, damit sie sicher, leicht zu finden und immer verfügbar sind, wenn Sie sie brauchen?
Beispiele für zu digitalisierende Dokumente
Sie müssen nicht alles digitalisieren. Auch wenn das Aufbewahren jeder Stromrechnung oder jeder Kreditkartenabrechnung einen potenziellen Wert haben könnte, wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sie benötigen und nicht über Ihr Online-Bankkonto oder Ihren Stromanbieter darauf zugreifen können?
Konzentrieren Sie sich stattdessen auf Dokumente, auf die Sie wahrscheinlich irgendwann zurückgreifen müssen (z. B. Steuererklärungen) oder von denen Sie wirklich profitieren würden, wenn Sie eine Sicherungskopie hätten. Einige Beispiele sind:
Dokumente im Zusammenhang mit wichtigen Veränderungen im Leben: Geburtsurkunden; Adoptionspapiere; Heirats-, Scheidungs-, Lebenspartnerschaftsurkunden; Einwanderungsbescheinigungen und Formulare
Pässe, Führerscheine und Personalausweise
Gesundheitsberichte, einschließlich Impf- und Impfaufzeichnungen
Aufzeichnungen über Haustiere
Offizielle Bildungsnachweise und Abschlusszeugnisse
Titel und Urkunden auf Eigentum
Miet- und Darlehensverträge
Steuerrückzahlungen
Familienfotos kommen vielleicht auch in den Sinn, aber sie erfordern einen völlig anderen Prozess zum Scannen und Speichern. Bei einem Dokument benötigen Sie kein hochauflösendes Bild, bei Fotos jedoch schon. Außerdem müssen Sie bei Fotos Farbe, Sepia oder Graustufen berücksichtigen, was bei Standarddokumenten normalerweise kein Problem darstellt.
Wenn Sie historische Familiendokumente haben, die eher Familienfotos ähneln, vielleicht weil sie Antiquitäten sind oder einen sentimentalen Wert haben, dann sind Sie wahrscheinlich besser dran, sie eher wie Fotos zu behandeln. Wenden Sie sich bei Dokumenten, die äußerst heikel oder von hohem Wert sind, an einen Archivar, um Hilfe zu erhalten, oder lesen Sie einige Tipps aus den US National Archives.
So digitalisieren Sie wichtige Dokumente
Schauen wir uns zuerst an, wie man ein Dokument scannt und es in eine elektronische Datei umwandelt.
Sie benötigen keinen Tischscanner, um professionell aussehende Ergebnisse zu erhalten. Alles, was Sie brauchen, ist ein Smartphone mit einer mobilen Scan-App, einer kontrastreichen Oberfläche (dh wenn Ihr Papier weiß ist, sollte die Oberfläche dunkel sein) und einer anständigen Beleuchtung.
So scannen Sie ein Dokument:
Legen Sie das Papier auf eine kontrastreiche Oberfläche. Sorgen Sie für ausreichend Licht. Bei Tageslicht in der Nähe eines Fensters zu sein, hilft enorm.
Legen Sie das Dokument flach hin. Die meisten Scan-Apps korrigieren kleinere Unvollkommenheiten wie Knicke und umgedrehte Ecken, aber wenn Sie das Dokument flach auflegen können, ist das ideal.
Starten Sie die Scan-App und positionieren Sie Ihr Telefon parallel zum Dokument. Die meisten Scan-Apps verfügen über eine automatische Kantenerkennung, solange Sie sich angemessen bemühen, die Seite innerhalb der Hilfslinien auf dem Bildschirm einzurahmen.
Die meisten Apps scannen die Seite automatisch, aber in einigen Fällen müssen Sie möglicherweise tippen, um einen Scan abzuschließen. Die App fordert Sie dann auf, den Vorgang zu wiederholen, wenn Sie weitere Seiten zu derselben Datei hinzufügen möchten.
Viele großartige Scan-Apps sind kostenlos oder bieten eine kostenlose Dienststufe an. ABBYY FineScanner und Microsoft Office Lens sind zwei großartige Beispiele. In Cloud-Speicher- und Notiz-Apps (die Sie möglicherweise bereits haben) ist das Scannen von Dokumenten enthalten. Das gilt beispielsweise für die mobile Dropbox-App und die mobile Evernote-App.
Wenn Sie die Möglichkeit haben möchten, die von Ihnen gescannten Dokumente zu bearbeiten, um beispielsweise ein Blatt Papier in ein Microsoft Word-Dokument umzuwandeln, benötigen Sie eine Scan-App, die OCR und die Konvertierung in bearbeitbaren Text umfasst.
Wo Dokumente sicher aufbewahrt werden
Verwenden Sie bereits einen Cloud-Speicherdienst oder Dateisynchronisierungsdienst wie Google Drive oder Microsoft OneDrive, um wichtige Dateien zu speichern und zu sichern? Dann ist es wahrscheinlich sinnvoll, denselben Dienst auch für die Aufbewahrung Ihrer Familiendokumente zu nutzen.
Es gibt keinen Mangel an Cloud-Speicherlösungen. Alle bisher erwähnten Optionen – Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive – sind vollkommen gute Optionen. Da sie so beliebt sind, bieten Ihnen Scan-Apps vor allem die Möglichkeit, Ihre digitalisierten Dokumente direkt dorthin zu exportieren. oder sie bieten eine eigene integrierte Scanfunktion.
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Welchen Dienst Sie auch wählen, stellen Sie sicher, dass er Ihre Daten verschlüsselt, und stellen Sie sicher, dass Sie ein eindeutiges und langes Passwort für das Konto verwenden. Ein Passwort-Manager ist in dieser Hinsicht Ihr bester Freund.
So organisieren Sie digitale Familiendokumente
Je nach Umfang der Dokumente Ihrer Familie könnten Sie innerhalb Ihres Speicherdienstes eine Reihe von Ordnern und Unterordnern erstellen, um diese zu organisieren. Es kann jedoch zeitaufwändig sein, und die Leute beginnen oft mit dem Sortieren und Organisieren, bevor sie auf halbem Weg feststellen, dass es nicht funktionieren wird.
Eine schnelle und einfache Möglichkeit, dies zu tun, ist die Jahreszahl. Beginnen Sie damit, 10 Ordner zu erstellen und sie für die letzten 10 Jahre zu benennen. Beispielsweise haben Sie Ordner namens 2020, 2019, 2018 und so weiter. Wenn Sie 11 Jahre zurückliegen, fügen Sie dem Ordnernamen "und älter" (oder etwas Ähnliches) hinzu. Mit anderen Worten, Ihr ältester Ordner würde "2010 und älter" heißen.
Jetzt können Sie die digitalen Papiere in einen Ordner sortieren und wissen ungefähr, wo sie sich befinden. Verwenden Sie für Personalausweise das Ausstellungsjahr. Verwenden Sie für Zeugnisse das letzte Jahr des Schulbesuchs. Wenn Sie zu viele Dateien in einem Ordner haben, erstellen Sie einfach einen thematischen Unterordner, z. B. „Steuerdokumente 2020“ oder „Krankenakten 2019“.
Was ist mit den Namen der Dateien? Ich finde es sinnvoll, der Datei beim ersten Scannen einen guten Namen zu geben, normalerweise, weil ich ein Dokument aus einem bestimmten Grund scanne. Wenn mich ein Arzt auffordert, eine Kopie meiner Impfunterlagen einzureichen, gebe ich dieser Akte einen eindeutigen Namen, bevor ich sie einreiche.
Wenn Sie große Stapel von Dokumenten gleichzeitig scannen, konzentrieren Sie sich darauf, sie nach Jahr in den richtigen Ordner zu bringen, und erstellen Sie auf jeden Fall Unterordner, damit Sie verstehen, was Sie haben. Auf diese Weise müssen Sie nicht zu viel Zeit in das Umbenennen von Dateien investieren, aber Ihre Dokumente sind immer noch in einem angemessenen Zustand, wenn Sie etwas finden müssen.
Behalten Sie Ihren Zweck im Auge
Denken Sie immer an den Zweck der Digitalisierung Ihrer Dokumente. Bei sehr wichtigen Dokumenten kann der Zweck darin bestehen, eine Sicherungskopie zu haben, falls etwas mit den Originalen passiert. Bei anderen Arten von Papieren könnte der Zweck darin bestehen, die Dateien leicht zugänglich zu machen, wenn Sie sie das nächste Mal an jemand anderen senden müssen. Denken Sie an Ihren Zweck, um Sie insbesondere bei der Benennung und Sortierung der Dateien zu leiten. Solange Sie das im Hinterkopf behalten, können Sie dieses Projekt problemlos angehen und mit großartigen Ergebnissen enden.