So erfassen Sie wichtige Daten mit Scan- und OCR-Apps

Eine Scan-App mit optischer Zeichenerkennung (OCR) ist für die Organisation unverzichtbar. Die besten Scan-Apps helfen Ihnen, alle Arten von Informationen wie Präsentationsfolien von einem Meeting, Whiteboard-Notizen, Visitenkarten und wichtige Dokumente zu erfassen. Sie sind auch für andere Zwecke nützlich, von der Digitalisierung von Rezepten auf Papier bis hin zum Speichern von Garantien.

Vor ein paar Jahren musste ich mir einen neuen Pass besorgen und ihn noch am selben Tag für ein Visum abgeben. Gleich nachdem ich den Pass abgeholt hatte, dachte ich: "Ich sollte wahrscheinlich eine Kopie davon haben, bevor ich ihn übergebe." Ich nahm mein Handy heraus und scannte es. Tatsächlich dauerte das Visum mehr als zwei Wochen, und in der Zwischenzeit brauchte ich die Daten meines Reisepasses für einen Haufen Papierkram. Gut, dass ich ein lesbares Exemplar hatte!

Wie funktionieren Scan-Apps?

Wenn Sie eine mobile Scan-App verwenden, unterscheidet sich das nicht wesentlich vom Fotografieren. In einer idealen Umgebung spielen Sie Ihr Dokument flach auf einem kontrastierenden Hintergrund ab und richten die Kamera Ihres Telefons darauf.

Anschließend führt Sie die Scan-App durch den Vorgang. Normalerweise werden Sie aufgefordert, die Ränder des Dokuments mit Schnittmarken auf dem Telefonbildschirm auszurichten. Bleiben Sie so ruhig wie möglich, aber machen Sie sich keine Sorgen. Die App passt sich an leichte Bewegungen an. Der Scan dauert ein oder zwei Sekunden. Wenn es fertig ist, sehen Sie im Allgemeinen eine Vorschau Ihres Dokuments. In der Regel fragt die App dann, ob Sie weitere Seiten hinzufügen oder einen neuen Scan starten möchten.

Vielleicht denken Sie, dass Sie eine Scan-App ganz überspringen und stattdessen ein Foto von allen Papieren machen könnten, die Sie digital speichern möchten. Sie könnten, aber es gibt zwei Nachteile. Erstens ist ein Bild wahrscheinlich nicht so klar wie ein Scan, sodass Sie Gefahr laufen, keinen lesbaren Text zu haben. Zweitens können Sie den Text nicht durchsuchen, was es extrem schwierig machen könnte, das Gesuchte später zu finden.

Was sollten Sie mit einer Scan-App scannen?

Sehen wir uns Beispiele an, wie Sie eine Scan-App verwenden können, um organisiert zu bleiben. Danach erkläre ich, nach welchen Funktionen Sie in den besten Scan-Apps suchen sollten, und nenne einige Apps, die diese haben.

Visitenkarten

Wenn Ihnen das nächste Mal jemand eine Visitenkarte überreicht, verwenden Sie eine Scan-App, um die Kontaktinformationen dieser Person zu erfassen, und geben Sie die Karte dann zurück. Sie zeigen, wie einfach es ist, papierlos zu sein, und sammeln gleichzeitig ihre Daten in einem digitalen Format, sodass Sie später nichts mehr tippen müssen. Einige Scan-Apps können Visitenkarten erkennen und einen neuen Eintrag in Ihrer Kontakt-App erstellen. Andere durchsuchen LinkedIn, um vorzuschlagen, sich dort zu verbinden.

Whiteboards und Präsentationsmaterialien

In Meetings wollen die meisten von uns jedem Redner unsere volle Aufmerksamkeit schenken. Das ist schwierig, wenn wir auf eine Präsentation oder ein Whiteboard blinzeln und hoffen, kein wichtiges Detail zu übersehen. Eine großartige Lösung besteht darin, die Objektträger oder andere Materialien schnell zu scannen, sobald sie erscheinen, in dem Wissen, dass Sie sie später genauer betrachten können.

Dokumente per E-Mail oder Backup

Während viele Personen und Organisationen Ihnen gerne digitale Dokumente zusenden, gibt es immer noch viele Fälle, in denen wir auf Papier stoßen. Angenommen, Ihre Bank gibt Ihnen ein wichtiges Papierdokument zum Unterschreiben, aber Sie möchten, dass Ihr Anwalt es zuerst überprüft. Das ist eine großartige Zeit, um Ihre Scan-App zu verwenden. Scannen Sie ein paar Seiten, damit Sie ihnen die Statistik per E-Mail senden können. Einige Scan-Apps enthalten ein Tool, mit dem Sie sie auch digital signieren können.

Andere wichtige Dokumente, die Sie möglicherweise scannen und sichern möchten, sind Impfunterlagen, Steuerdokumente und Rechtsbescheinigungen (Geburt, Heirat, Einwanderung usw.).

Worauf Sie bei einer Scan-App achten sollten

Die besten Scan-Apps erfassen Ihre Dokumente klar, machen den Text durchsuchbar und helfen Ihnen, die fertigen Dateien an den richtigen Stellen zu speichern. Hier ist, wonach Sie suchen sollten:

Automatische Kantenerkennung

Eine großartige Scan- und OCR-App findet automatisch die Ränder Ihrer Dokumente. Wenn Sie die Kamera auf das Papier richten, sollten die Schnittmarken, die Sie auf dem Bildschirm sehen, selbstständig nach dem Rand des Dokuments suchen und sich an unterschiedliche Abmessungen anpassen. Egal, ob Sie ein A4-Blatt oder eine Visitenkarte scannen, die App findet es automatisch heraus.

Speicher- und Exportoptionen

Die besten Scan-Apps bieten Ihnen Optionen, wo Sie Ihre neu gescannten Texte speichern oder exportieren können, z. B. Google Drive, Dropbox oder einen anderen Speicherdienst. Sie möchten keine App, die Sie dazu zwingt, Dokumente an einem neuen Ort aufzubewahren.

OCR

Ich habe OCR oben in diesem Artikel erwähnt. Wenn Sie über OCR verfügen, werden alle Wörter, die Sie scannen, zu Text. Sie können den Text auch kopieren und einfügen oder bearbeiten. Angenommen, Sie scannen ein Rezept und stellen fest, dass es einen Tippfehler enthält. Mit einer wirklich guten Scan- und OCR-App sollten Sie in der Lage sein, den Tippfehler zu beheben. Einige Apps können Ihren endgültigen Text in ein vertrautes Textverarbeitungsformat wie .docx konvertieren. Bei anderen können Sie den Text direkt in der App ändern, ohne das Dokument zuerst in einem Textverarbeitungsprogramm öffnen zu müssen.

OCR ermöglicht Ihnen auch, den Text von Dokumenten zu durchsuchen. Das heißt, wenn Sie Ihre Impfunterlagen finden möchten, können Sie versuchen, nach dem Namen Ihres Arztes zu suchen, um die Akte zu finden. Sie müssen sich nicht merken, wie Sie die Datei benannt haben. Wenn Sie die Suche häufig zum Auffinden von Dateien verwenden, benötigen Sie definitiv OCR.

Suchfunktion

Vielleicht sind Sie nicht so gut organisiert, wenn es darum geht, Ihre Dateien zu exportieren und an einem anderen Ort zu speichern. In diesem Fall möchten Sie in der Lage sein, den Inhalt der Scan-App nach allem zu durchsuchen, was Sie einmal gescannt haben und jetzt benötigen. Eine großartige Scan-App verfügt über eine eigene Suchfunktion.

Unterstützung mehrerer Seiten

Wirklich gute Scan-Apps können mehrere Seiten hintereinander scannen. Sie sollten dann alle Seiten mühelos in einem einzigen PDF zusammenfassen. Die meisten High-End-Scan-Apps korrigieren auch Seitenverzerrungen, z. B. wenn Sie Seiten aus einem Buch scannen und es nicht ganz flach hinlegen können.

Preis

Viele der besten Scan- und OCR-Apps haben eine kostenlose Servicestufe und eine kostenpflichtige Premiumstufe. OCR wird manchmal als Premium-Funktion angesehen. Die Preise für Scan- und OCR-Apps sind etwas verrückt. Für eine Weile können Sie damit rechnen, zwischen 4 und 7 US-Dollar für eine anständige App zu zahlen. Jetzt sind die einmaligen Gebühren zehnmal höher. Während die Abonnementpreise günstiger sind, benötigen manche Leute nur ein paar Mal im Jahr eine Scan-App.

Die besten Scan-Apps

Nachdem Sie nun verstanden haben, was Scan-Apps leisten können und warum Sie eine benötigen, finden Sie hier einige der besten, die Sie finden können. Ich habe mich auf Apps konzentriert, die Scannen und OCR bieten und Ihren Text bearbeitbar machen. Es gibt viele Apps, die nur scannen. Evernote Scannable und die mobile Dropbox-App sind zwei Beispiele. Sie geben Ihnen jedoch keinen endgültigen Text, den Sie kopieren und einfügen oder bearbeiten können. Diese Apps tun es.

Egal für welche App Sie sich entscheiden, Sie werden feststellen, dass eine Scan-App, der Sie vertrauen, Ihnen hilft, Ihre Dokumente zu digitalisieren und organisiert zu bleiben.

ABBYY FineScanner (Besuchen Sie die Website von ABBYY)

Kostenlos; Pro für 4,99 $ pro Monat, 19,99 $ pro Jahr oder 59,99 $ einmalige Gebühr

ABBYY FineScanner ist möglicherweise die beste und leistungsfähigste Scanner- und OCR-App für Mobilgeräte. Es exportiert Dateien in eine Vielzahl von Formaten, ermöglicht das Speichern von Dateien in den meisten wichtigen Speicherdiensten und führt sogar OCR in mehr als 40 Sprachen aus. Sie benötigen ein Premium-Konto, um OCR zu erhalten, das 4,99 USD pro Monat, 19,99 USD pro Jahr oder 59,99 USD für eine einmalige Gebühr kostet.

Verfügbar für Android, iOS

Microsoft Office Lens (Besuchen Sie die Website von ABBYY)

Kostenlos

Microsoft Office Lens ist eine der wenigen Scan-Apps, die völlig kostenlos ist. Es ist etwas langsamer und klobiger als andere Apps mit Kantenerkennung und Zuschneiden, aber es erledigt die Arbeit. Die App verfügt über spezielle Modi zum Scannen von Visitenkarten und Whiteboards. Um den gescannten Text zu bearbeiten, müssen Sie den Text über Microsoft OneDrive exportieren und dann Word öffnen.

Verfügbar für Android, iOS, Windows

Scanbot 9 (Besuchen Sie die Website bei ABBYY)

Kostenlos; Pro für 4,49 $ im ersten Jahr, dann 22,49 $ pro Jahr; oder 69,99 $ einmalig auf iOS

Scanbot ist eine hervorragende Scan- und OCR-App. Allerdings hat das Unternehmen kürzlich sein Preismodell von einer günstigen Einmalgebühr auf ein Jahresabonnement oder eine teurere Einmalgebühr (69,99 $) geändert. Außerdem sind die Preise sehr schwer zu ermitteln. Auf jeden Fall ist die Pro-Version von Scanbot eine Überlegung wert, wenn Sie eine schnelle und genaue Scan-App für nahezu jede Art von Dokument benötigen. Es verfügt über gute Farbkorrektur- und Optimierungstools sowie weitere Scanfunktionen wie einen QR-Code-Leser und einen Barcode-Scanner. Sie können es auch verwenden, um Dokumente mit nichts anderem als Ihrem Finger und Ihrem Telefon oder Tablet zu signieren.

Verfügbar für Android und iOS