So kaufen Sie einen Videokonferenzdienst

Videokonferenzen an und für sich bieten Benutzern viele verschiedene Funktionen und Optionen. Im Kern sind Videokonferenzen jedoch einfach eine Möglichkeit für einen Benutzer, über einen Live-Videostream mit einem anderen Benutzer hin und her zu kommunizieren. Fortgeschrittenere Lösungen ermöglichen Dinge wie One-to-Many-Videoübertragungen, Bildschirmfreigabe und sogar Webcasting-Funktionen, mit denen Zuschauer befragt und Zuschauerdaten gesammelt werden können (aber wir sind uns selbst voraus).

Unified Communications (UC) nimmt Videokonferenzen und fügt sie einer größeren Suite von Kommunikationstools hinzu. Sie können Chat- und Textnachrichten an Kollegen senden. Sie können Projektmanagement-Workflows erstellen. Sie können Dokumente erstellen und gleichzeitig bearbeiten, wie Sie es mit einer Plattform wie Google Drive tun würden.

Der vielleicht wichtigste Aspekt einer UC-Plattform ist ihre Fähigkeit zur Integration mit Lösungen von Drittanbietern, damit Sie Daten besser von Tool zu Tool abrufen und exportieren können. Wenn Sie beispielsweise einen Kunden anrufen müssen und auf seine Unterlagen zugreifen möchten, um Ihre Kommunikation zu verbessern, dann ist die Integration zwischen Ihren Salesforce Konto und Ihr UC-Tool macht dies unglaublich einfach. Von Ihrem Salesforce-Dashboard aus können Sie den Anruf starten, den Interaktionsverlauf des Kunden anzeigen und Notizen dazu hinzufügen, was während des Anrufs gesagt wurde.

„Eine einheitliche Plattform zu haben, wäre eindeutig etwas, das von Interesse wäre“, sagte Gilman. „Eine einzigartige Plattform für Mobilität, Zusammenarbeit und Sprache ist etwas, wonach die meisten Unternehmen heute suchen.“

Gilman warnt davor, dass der Aufbau einer Kommunikationsplattform durch einzelne Anbieter unerschwinglich wäre. Darüber hinaus werden die Daten möglicherweise nicht so einfach von System zu System übertragen wie auf einer Plattform eines einzelnen Anbieters. Außerdem müssen Sie, wenn etwas kaputt geht, den Grund ermitteln, indem Sie mit mehreren Support-Mitarbeitern aus mehreren Unternehmen sprechen, was wie ein Albtraum klingt.

Alle Formen von Unternehmenssoftware verfügen über ein Spektrum an Benutzerfreundlichkeit. Einige E-Mail-Marketing-Tools sind so gut gestaltet, dass sie den Anschein erwecken, als könne jeder aufwachen und ein E-Mail-Marketer werden, ohne eine formelle Ausbildung zu haben. Andere Tools sind so kompliziert und technisch, dass selbst die fortgeschrittensten Vermarkter nach dem Support-Button greifen.

Bei Videokonferenzen ist das nicht anders. Einige Tools bieten übersichtliche und intuitive Benutzeroberflächen (UIs), mit denen Sie auf den Namen einer Person klicken und direkt einen Anruf tätigen können. Bei einigen können Sie Besprechungen im Voraus planen, indem Sie auf den Kalender eines Kollegen klicken und Ihren Namen eingeben. Es gibt Tools, mit denen Sie einen virtuellen Konferenzraum erstellen, einen Link senden und Hunderte oder Tausende von Personen in diesen Raum einladen können, ohne dass irgendwelche Voraussetzungen für einen Ihrer Gäste erforderlich sind. Dies sind die Arten von Lösungen, die Sie bei Ihrem Kauf berücksichtigen sollten.

„Videokonferenzen haben oft viele Nuancen, weil heute viele verschiedene Protokolle verwendet werden“, sagte Gilman. „Sie stoßen auf Herausforderungen, wenn Sie Legacy-Plattformen einbringen oder Drittanbieter einbeziehen, die nicht vor Ort sind … das ist die Herausforderung seit Jahren. Die Möglichkeit, einen Link zu einer Drittanbieterplattform zu senden und so einfach wie ein Telefonanruf zu diesem Anruf zu gelangen, ist für den Erfolg von größter Bedeutung.“

Wenn Sie Ihre Videokonferenzsoftware öffnen und das Gefühl haben, dass Sie einen Abschluss als Ingenieur hätten machen sollen, arbeiten Sie wahrscheinlich mit dem falschen Tool.

Auch wenn Sie sich gegen den Kauf einer UC-Plattform entscheiden, möchten Sie vielleicht dennoch ein Videokonferenz-Tool, das grundlegende Dokumente und Bildschirmfreigaben durchführen kann. Mit diesen Funktionen können Ihre Benutzer Dateien an jeden im Konferenzraum senden oder ein Dokument von einer Website zur Demonstration auf ihrem Bildschirm anzeigen.

„Die Notwendigkeit der Zusammenarbeit und des Teilens von Inhalten ist wichtig“, sagte Gilman. „Für ein effektives Meeting ist das Teilen von Inhalten fast so wichtig wie das persönliche Gespräch. Es kann so einfach sein wie das Teilen von Dokumenten, sodass Benutzer in Echtzeit teilen können, woran sie gerade arbeiten. Das ist eine entscheidende Komponente für jede kollaborative Umgebung.“

Mit diesen Funktionen können Sie Ihr Videokonferenz-Tool auch auf eine Weise nutzen, die Sie sich vorher nicht vorgestellt hatten. Jeder denkt an Videokonferenzen für Teammeetings, aber was ist mit Kundenmeetings, Interessentengesprächen oder Partnergesprächen? „Wenn man anfängt, darüber nachzudenken, wie Videos die Art und Weise verändern können, wie Unternehmen Geschäfte machen, dann wird die Akzeptanz viel weiter verbreitet“, sagte Gilman.

Wenn Sie davon überzeugt sind, dass Sie Videokonferenz-Tools immer nur für die Eins-zu-eins-Kommunikation verwenden werden, dann haben Sie sich vielleicht auch selbst zu der Annahme verleitet, dass eine verbraucherorientierte App ausreichen wird, um die Arbeit zu erledigen. In manchen Fällen magst du Recht haben. Beachten Sie jedoch, dass nicht alle Anrufe von einem Büro aus geführt werden, das Hochgeschwindigkeits-Ethernet bereitstellt. Tatsächlich werden die meisten Ihrer Anrufe wahrscheinlich auf Laptops und Tablets über Wi-Fi-Verbindungen geführt (einige davon in fahrenden Fahrzeugen).

Hier kann Ihre Standard-Verbraucher-App nicht den Wert eines Videokonferenz-Tools der Enterprise-Klasse erreichen. „Diese Consumer-Apps sind großartig, aber Sie haben Qualitätsprobleme“, sagte Gilman. „Sie sind nicht stabil genug, um mit Zuverlässigkeit und Belastbarkeit zurechtzukommen, wenn Sie mit einem Kunden sprechen. Sie sehen sich bestimmte Verbraucherplattformen an, wenn Sie einen mobilen Client in Ihrem Auto verwenden. Ihre Videokonferenzlösung muss auf den kleinsten gemeinsamen Nenner vorbereitet sein, der wahrscheinlich ein mobiles Gerät sein wird. Die Fähigkeit, Paketverluste ohne Video- und Sprachverschlechterung zu bewältigen, ist wichtig.“

„Die Technologie, die [Unternehmens-]Plattformen ausführt, ist so viel besser geworden. Und wenn Sie das mit der Netzwerkqualität kombinieren, die wir anbieten können, haben wir das Netzwerk gelöst“, sagte Gilman. „Die Möglichkeit, einen CAT-Scan per Video zu teilen, wäre vor drei oder vier Jahren lächerlich gewesen. Jetzt können Sie den detailliertesten CAT-Scan sehen.“

Da Sie derjenige sind, der das System auswählt, warum wählen Sie nicht eines, das Ihnen die Kontrolle über alles gibt? Video-Tools für Unternehmen geben Ihnen Zugriff auf Funktionen wie Anrufaufzeichnung mit einem Klick, Statistiken, die Ihnen sagen, wer die meisten Anrufe tätigt, wie lange die Leute telefonieren, wann sie aufgelegt haben und vieles mehr. Sie können auch steuern, wer Administratorberechtigungen hat, um seinen eigenen Anruf aufzuzeichnen, wer Anrufe an andere Benutzer weiterleiten oder an andere Benutzer weiterleiten kann und wer die Anrufqualität überprüfen kann, um sicherzustellen, dass das System klare Bilder liefert.

„Erfahrene Administratoren werden wissen wollen, wie der Paketverlust war [der zu einer schlechten Anrufqualität beitrug]“, sagte Gilman. „War es am anderen Ende [oder im Firmennetzwerk]? Wenn es lokal war, müssen Sie sich das Netzwerk ansehen [um festzustellen, wo das Problem lag].“