So erstellen Sie automatisch BCC-E-Mails mithilfe von Regeln in Outlook

Manchmal möchten Sie Ihre gesendeten E-Mails möglicherweise an eine andere Adresse kopieren, ohne dass der Empfänger davon weiß. In Microsoft Outlook können Sie dafür Regeln aufstellen. Wir führen Sie durch den Prozess und teilen eine wichtige Einschränkung mit.

Die meisten Menschen kennen die Option CC (Carbon Copy) in ihrem E-Mail-Programm. Wenn Sie jemanden CC setzen, senden Sie ihm eine Kopie der Nachricht. Die anderen Empfänger können auch sehen, wer auf CC gesetzt wurde.

Es gibt auch eine BCC-Option (Blind Carbon Copy). Jeder, den Sie BCC hinzufügen, wird vor den anderen Empfängern verborgen, aber er oder sie kann den Absender und die Empfänger sehen.

In Outlook können Sie das BCC-Feld mit einem einfachen Kippschalter zu E-Mails hinzufügen. Öffnen Sie dazu eine neue E-Mail, wechseln Sie auf die Registerkarte „Optionen“ und klicken Sie dann auf „Bcc“. Dadurch wird das Feld „Bcc“ in dieser und allen neuen E-Mails sichtbar. Um es wieder auszublenden, klicken Sie in jeder neuen E-Mail auf Optionen > Bcc.

Wenn Sie jemanden in einer bestimmten E-Mail mit BCC versehen möchten, geben Sie einfach die E-Mail-Adresse dieser Person in das Feld „Bcc“ ein, genauso wie Sie es in die Felder „An“ oder „Cc“ tun würden.

Das Feld „Bcc“ wird am häufigsten verwendet, wenn Massen-E-Mails an viele Empfänger gesendet werden, z. B. ein Newsletter. Je nachdem, wo Sie sich auf der Welt befinden, sind Sie möglicherweise gesetzlich verpflichtet, die E-Mail-Adressen von Personen aus Datenschutzgründen zu verbergen.

Auch wenn keine zwingende gesetzliche Verpflichtung besteht, ist es dennoch eine gute Praxis (und übliche Höflichkeit), die E-Mail-Adressen von Personen nicht ohne deren Zustimmung zu veröffentlichen.

Es gibt andere Szenarien, in denen Sie möglicherweise jemanden per BCC aktivieren möchten. Wenn Sie beispielsweise mit einem lästigen Mitarbeiter oder Kollegen zu tun haben, möchten Sie möglicherweise Ihre E-Mail-Interaktionen aufzeichnen, falls Sie eine Beschwerde vorbringen müssen. Mit BCC können Sie Kopien der Nachrichten an jede beliebige Adresse senden, ohne dass die Empfänger davon erfahren.

Wenn Sie automatisch einen BCC-Empfänger zu jeder E-Mail oder zu bestimmten E-Mails hinzufügen möchten, z. B. zu E-Mails mit einer bestimmten Person oder mit bestimmten Wörtern in der Betreffzeile, gibt es dafür keine einfache Möglichkeit. Wenn Sie Outlook-Regeln verwendet haben, erwarten Sie möglicherweise, dass dies eine Option ist, aber leider ist dies nicht der Fall.

Es ist möglich, Regeln zu verwenden, aber Sie müssen mehr als eine erstellen. Insbesondere eine Regel zum Anwenden einer Kategorie auf E-Mails, die Sie als BCC verwenden möchten, und eine andere zum automatischen Weiterleiten von E-Mails innerhalb dieser Kategorie an eine andere Adresse. Dies ist nicht ganz dasselbe wie ein BCC, aber es erreicht dasselbe.

Der wichtige Vorbehalt, den wir bereits erwähnt haben, ist, dass viele Unternehmen ihre Mitarbeiter daran hindern, E-Mails außerhalb des Unternehmens automatisch weiterzuleiten. Dies liegt daran, dass Regeln für die automatische Weiterleitung eine gängige Methode sind, mit der Cyberkriminelle an Daten von Unternehmen gelangen.

Jedes Unternehmen, das groß genug ist, um eine eigene IT-Abteilung zu haben, wird höchstwahrscheinlich die automatische Weiterleitung blockieren. Es wird wahrscheinlich auch eine Warnung erhalten, wenn jemand eine Regel für die automatische Weiterleitung einrichtet.

Wenn Ihr Unternehmen die automatische Weiterleitung blockiert, müssen Sie den BCC manuell hinzufügen, wenn er an eine externe E-Mail-Adresse gesendet wird. Wenn Sie jedoch an ein anderes Postfach innerhalb Ihres Unternehmens weiterleiten oder Ihr Unternehmen die automatische Weiterleitung nicht blockiert, können Sie loslegen.

Unter Berücksichtigung dieser Einschränkung erfahren Sie hier, wie Sie die beiden Regeln einrichten.

Regel 1: Wenden Sie eine Kategorie an

Stellen Sie sicher, dass Sie sich in Ihrem Outlook-Posteingang befinden, und klicken Sie dann auf der Registerkarte „Startseite“ auf Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

Klicken Sie im Bereich „Regeln und Warnungen“ auf „Neue Regel“.

Wählen Sie im angezeigten „Regelassistenten“ die Option „Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden“ und klicken Sie dann auf „Weiter“.

Als Nächstes wählen Sie die E-Mails aus, auf die Sie die Kategorie automatisch anwenden möchten. Wenn Sie alle E-Mails kategorisieren möchten, klicken Sie auf „Weiter“. Eine Warnung wird angezeigt; Klicken Sie auf „Ja“.

Wenn Sie nur bestimmte Nachrichten kategorisieren möchten, müssen Sie auswählen, welche Art. Es gibt eine große Anzahl von Bedingungen zur Auswahl, darunter solche mit bestimmten Wörtern in der Betreffzeile oder im Textkörper, solche mit Anhängen und so weiter.

Wir werden E-Mails kategorisieren, die an eine bestimmte Person gesendet werden, also wählen wir die Option „An Personen oder öffentliche Gruppe gesendet“.

Wir klicken auf den Link „Personen oder öffentliche Gruppe“, um den Empfänger auszuwählen.

Wir können die Person aus unserem Adressbuch auswählen oder die E-Mail-Adresse direkt in das Feld „An“ eingeben und dann auf „OK“ klicken.

Wir klicken auf „Weiter“.

Auf der nächsten Seite des Assistenten wählen wir „Der Kategorie Kategorie zuweisen“.

Anschließend klicken wir auf den Link „Kategorie“, um eine Kategorie zuzuweisen.

In dem sich öffnenden Fenster „Farbkategorien“ wählen wir die Kategorie aus, für die dies gelten soll. Sie können auch auf „Neu“ klicken, um eine neue zu erstellen, und dann auf „OK“ klicken.

Um zu vermeiden, dass Sie automatisch die falschen E-Mails an sich selbst weiterleiten, sollten Sie eine völlig neue Kategorie nur dafür erstellen.

Die Kategorie im Assistenten ändert sich in die von Ihnen ausgewählte. Klicken Sie auf „Fertig stellen“.

Klicken Sie im Bestätigungsfeld auf „OK“ und Ihre erste Regel wird erstellt.

Regel 2: E-Mails automatisch weiterleiten

Jetzt müssen Sie eine Regel einrichten, die E-Mails automatisch weiterleitet, die die Kategorie haben, die Sie in Regel 1 ausgewählt haben.

Klicken Sie zuerst auf Ihren Ordner „Gesendete Elemente“, um dorthin zu wechseln. Dieser Schritt ist unbedingt erforderlich, da die Regel sonst nur für E-Mails in Ihrem Posteingang ausgeführt wird.

Klicken Sie auf der Registerkarte „Startseite“ in Outlook auf Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

Wählen Sie „Neue Regel“.

Klicken Sie im „Regelassistenten“ auf „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“ und dann auf „Weiter“.

Wählen Sie auf der nächsten Seite des Assistenten „Assigned to Category Category“ aus.

Klicken Sie auf den Link „Kategorie“, um die Kategorie auszuwählen, der Sie sie zuweisen möchten.

Wählen Sie im Fenster „Farbkategorien“ die Kategorie aus, die Sie in Regel 1 festgelegt haben, und klicken Sie dann auf „OK“.

Die Kategorie im Assistenten ändert sich in die von Ihnen ausgewählte. Weiter klicken."

Wählen Sie auf der nächsten Seite „An Personen oder öffentliche Gruppe weiterleiten“.

Klicken Sie auf den Link „Personen oder öffentliche Gruppe“, um einen Empfänger auszuwählen.

Sie können die Adresse, an die Sie die E-Mails weiterleiten möchten, aus Ihrem Adressbuch auswählen oder in das Feld „An“ eingeben. Klicken Sie dann auf „OK“.

Klicken Sie zweimal auf „Weiter“, um zur letzten Seite des Assistenten zu gelangen. Geben Sie Ihrer Regel einen Namen, vergewissern Sie sich, dass sie für den Ordner „Gesendete Elemente“ gilt, und klicken Sie dann auf „Fertig stellen“.

Ihre Regeln sind jetzt erstellt! Immer wenn Sie eine E-Mail an die von Ihnen angegebene Person senden, wird der E-Mail eine Kategorie hinzugefügt (Regel 1). Sobald die E-Mail Ihren Ordner „Gesendete Objekte“ erreicht, wird sie automatisch an die Adresse weitergeleitet, die Sie in Regel 2 angegeben haben.