Auf dem Weg zurück ins Büro: Ein Leitfaden für Mitarbeiter

Viele Unternehmen bereiten sich darauf vor, Mitarbeiter zurück in Büros zu versetzen, entweder um den Stress der Isolation zu lindern oder einfach um sich finanziell über Wasser zu halten. Was auch immer der Grund sein mag, die Sicherheit der Mitarbeiter bedeutet, dass Arbeitgeber eine Vielzahl von Hürden überwinden müssen, einschließlich der Einhaltung neuer Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, die wahrscheinlich völlig neue Überlegungen wie die Kontaktverfolgung und die Einhaltung eines angemessenen Abstands der Mitarbeiter durch Raummanagement-Tools beinhalten werden.

Selbst etablierte Geschäftsprozesse, insbesondere personenzentrierte Vektoren wie Human Resources (HR), müssen neue Lösungen anpassen, z. B. den Aufbau eines hybriden Personalmodells mit Remote-Workforce-Management-Tools. Das ist für die meisten Arbeitgeber eine erhebliche Herausforderung, aber es ist nicht die einzige Herausforderung. Auch Mitarbeiter müssen ihre Perspektiven sorgfältig anpassen, wenn sie über eine Rückkehr ins Büro nachdenken. Das bedeutet, jeden Teil des Arbeitstages genau zu betrachten, von der Wiederaufnahme des täglichen Pendelns bis hin zum Ort und genau, wie Sie in einer neuen Art von Bürobevölkerung arbeiten möchten.

Bevor Sie überhaupt ans Büro denken, überlegen Sie sich, ob Sie überhaupt wieder arbeiten wollen oder nicht. Wenn die Arbeit von zu Hause aus zu Ihnen passt, dann ist der beste Weg, diese Verschiebung Ihrem Arbeitgeber vorzustellen, nicht nur zu fragen, sondern mit einem Plan zu fragen. Erarbeiten Sie mit der Personalabteilung genau, wie eine Umstellung auf eine vollständige Heimarbeit funktionieren würde, und erkunden Sie verfügbare Tools und Technologien, um neue Wege zu finden, um zu helfen. Die meisten Arbeitgeber sind für dieses Konzept empfänglicher denn je, insbesondere für ein „hybrides“ Arbeitsszenario, bei dem die Mitarbeiter teilweise zu Hause und teilweise im Büro arbeiten.

Wenn eine Rückkehr an den Arbeitsplatz, auch nur teilweise, in Ihrer unmittelbaren Zukunft bevorsteht, ist es in Ihrem besten Interesse, sich so weit wie möglich in den Planungsprozess Ihres Arbeitgebers einzubeziehen. Finden Sie heraus, wer für die Organisation der Wiedereröffnung des Büros zuständig ist, und besprechen Sie unbedingt die folgenden Themen mit ihm.

Einsteigen in die Tür

Eine von Statista zitierte Studie von PricewaterhouseCoopers (siehe obige Grafik) zeigt, dass 81 Prozent der Unternehmen bei der Wiedereröffnung von Büroflächen während der Pandemie planen, die Sicherheitsmaßnahmen und -anforderungen am Arbeitsplatz zu ändern, während 78 Prozent darauf abzielen, die Arbeitsplätze neu zu gestalten, um die körperliche Aktivität zu fördern Distanzierung. Darüber hinaus planen 54 Prozent der Unternehmen, Remote-Arbeit zu einer dauerhaften Option für Rollen zu machen, die dies zulassen, und 53 Prozent der Unternehmen prüfen Schichten oder wechselnde Besatzungen, um die Exposition zu verringern.

Das bedeutet, dass Return-to-Work (RTW)-Strategien nicht nur drastische Auswirkungen auf Ihr aktuelles Arbeitsumfeld nach Ihrer Rückkehr haben werden, sondern welche Auswirkungen genau diese Auswirkungen auch für verschiedene Organisationen haben werden, da die Maßnahmen von unterschiedlichen Überlegungen abhängen, einschließlich der Art der geleisteten Arbeit, der Merkmale des Raums, der Anzahl der Mitarbeiter und der neuen COVID-19-Gesundheitsvorschriften, die für Ihren Staat und Ihre Gemeinde gelten.

Erwarten Sie strenge Beschränkungen, welche Bürostandorte zugänglich sind, die Anzahl der Mitarbeiter, die zu einem bestimmten Zeitpunkt vor Ort sein dürfen, sowie neues Personal und Verfahren, um neue Maßnahmen wie Kontaktverfolgung und Desinfektionsarbeiten zwischen den Schichten zu ermöglichen. Die Büros müssen den Mitarbeitern auch persönliche Schutzausrüstung (PSA) wie Masken, Gesichtsschutz, Handschuhe und eine ständige Versorgung mit Desinfektions- und Händedesinfektionsmitteln zur Verfügung stellen. Die Mitarbeiter müssen sicher sein, dass sie verstehen, welche Maßnahmen angewendet werden, welche Verfahren zu ihrer Umsetzung gelten und wo und wie sie alle neuen Sicherheitsausrüstungen abholen müssen.

Die Zutrittskontrolle wird für unvorbereitete Mitarbeiter zu einem besonders ärgerlichen Problem. Das liegt daran, dass dieser Prozess die Art und Weise sein wird, wie Mitarbeiter überprüft werden und den Arbeitsplatz betreten dürfen, wahrscheinlich jetzt ein mehrstufiger Prozess, der oft ein Online-Reservierungssystem und sogar eine Art Smart Token umfasst. Das klingt komplex, aber die Zugangskontrolle ist entscheidend, um ansteckende Mitarbeiter zu überprüfen und festzustellen, wer sich zu einem bestimmten Zeitpunkt vor Ort befindet. Aus diesem Grund legen nicht nur Arbeitgeber, sondern auch lokale COVID-19-Behörden und kommunale Verordnungen besonderen Wert auf diesen Prozess.

Die meisten Zugriffsprozesse laufen ungefähr so ​​ab: Bevor die Mitarbeiter ihr Zuhause verlassen, müssen sie durch einen Wellness-Check, möglicherweise über eine mobile App, oder ein Tool zur Rückkehr an die Arbeit, wie Zoho BackToWork, überprüfen, ob sie keine Symptome verspüren. Von ihnen wird dann erwartet, dass sie sich bei ihrer Ankunft zu einem Screening-Bereich begeben, wo ihre Temperaturen gemessen werden, bevor ihnen Zugang zu ihrem Arbeitsbereich gewährt wird. Dieser Zugang wird dann nur gewährt, wenn der Mitarbeiter eine gültige Reservierung im System bereithält. Wenn dies kein Problem darstellt, erhält der Mitarbeiter mithilfe einer Smartcard oder eines ähnlichen Tokens Zugang zum Büro, mit dem die Ein- und Ausgangszeit sowie der Ort, an dem der Mitarbeiter den größten Teil des Arbeitstages verbringen wird, bestätigt wird.

Besonders am Anfang wird die Nichterfüllung einer dieser Anforderungen wahrscheinlich dazu führen, dass Sie nach Hause geschickt werden. Daher ist es wichtig, mit dem RTW-Team Ihres Arbeitgebers zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass Sie den Prozess vollständig verstehen und über alle erforderlichen Apps und Token verfügen.

Pendlerbedenken

Ironischerweise ist eines der problematischsten RTW-Sorgen für Mitarbeiter nicht das Büro, sondern die Anfahrt zum Büro. Der Weg zur Arbeit mit dem eigenen Auto ist das eine, aber die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, eine an vielen Orten unvermeidbare Situation, bereitet vielen Arbeitnehmern große Sorgen. Nach fast einem Jahr allgemeiner Isolation wird es für viele Mitarbeiter einiges an Überzeugungsarbeit brauchen, um zu ihrem täglichen Zug-, Bus- oder U-Bahn-Pendeln zurückzukehren.

„Die Arbeitgeber haben gute Arbeit geleistet, indem sie dafür gesorgt haben, dass die Büros sicher und mit Protokollen desinfiziert sind, damit dies auch so bleibt. Da öffentliche Verkehrsmittel jedoch nach wie vor das wichtigste Verkehrsmittel sind, um Mitarbeiter ins Büro zu bringen, ist Sicherheit eine völlig neue Herausforderung“, sagte Dave Bryant, Vize Präsident bei One Workplace, einem führenden Unternehmen für kommerzielle Innenausstattung in der Bay Area. „Mitarbeitern Alternativen und sicherere Wege zu bieten, um zur Arbeit zu gelangen, wie Firmenbusse und Mitfahrdienste, die Reinigungsprotokolle haben, sind Optionen, die Arbeitgeber in Betracht ziehen sollten, um Arbeitnehmer sicher zur und von der Arbeit zu bringen.“

„Space-as-a-Service (SPaaS) ist ein steigender Trend, der es vielen Unternehmen ermöglicht, kleinere Büroräume anzupassen, die näher am Wohnort ihrer Mitarbeiter liegen“, sagt Bryant. Die Ansiedlung neuer Räume näher an diesen Mitarbeiterzentren wird laut Bryant nicht nur die Pendelzeiten verkürzen, sondern auch die Anforderungen an das Pendeln ändern und einen sicheren Ort abseits des größeren Büros bieten, wenn die Arbeit keine Mitarbeiter erfordert.

Nochmals, wenn Sie eine Rückkehr an den Arbeitsplatz in Betracht ziehen, sprechen Sie dieses Problem mit Ihrem Arbeitgeber an und prüfen Sie, ob eine dieser Lösungen für Ihr Unternehmen funktionieren könnte.

Erwarten Sie neue Technologie

Wir haben oben die neue Zugangskontrolltechnologie erwähnt, aber für viele Mitarbeiter wird dies nicht die einzige neue Technologie sein, auf die sie stoßen, wenn sie während der Pandemie ins Büro zurückkehren. Zum Beispiel sagt Cisco, dass es sorgfältig überlegt wurde, was die Rückkehr an den Arbeitsplatz für die Mitarbeiter in seinen Büros bedeutet.

„Wir haben die Anzahl der Sensoren in unserer Konferenzraum-Hardware erhöht“, sagte Jeetu Patel, SVP und GM Security and Application Division bei Cisco. Er sagte, das Unternehmen füge seiner Hardware für Konferenzlösungen verschiedene Sensoren hinzu, „die die Anzahl der Teilnehmer in einem Raum erfassen, die Temperatur und Luftfeuchtigkeit messen und sogar die Luftqualität messen können“. Cisco und ähnliche Arbeitgeber werden diese Art von Einrichtungsdaten auf neue Art und Weise sammeln und speziell dafür sorgen, dass die Sicherheit der Mitarbeiter vor Ort gewährleistet ist.

Die Webex Room Navigators von Cisco, bei denen es sich um Büro-Touchpanels handelt, die sofortige Verbindungen zu Videokonferenzen, Raumsteuerung, Inhaltsfreigabe und Raumbuchung bieten, sind jetzt sprachaktiviert. „Sie können einfach in einen Raum gehen und sagen: ‚Hey Webex, ich werde dem Meeting beitreten.‘ Das System verfügt über Annäherungssteuerungen, die in der Lage sein werden, Teilnehmer [über ihre] Smartphones mit Ultraschall zu identifizieren", sagte Patel.

Er fügt hinzu, dass die Umstellung auf Sprachassistenten im Büro jetzt den zusätzlichen Vorteil hat, dass es sich um eine hygienischere Lösung handelt, da weniger Oberflächen physisch berührt werden müssen. Und natürlich gibt es jede Menge Zusatzleistungen, die den Arbeitnehmern auch nach der Pandemie weiter helfen, wie z. B. intelligente Raumbuchung, Beleuchtungs- und Jalousienanpassung sowie automatischer Zugriff auf Smart Screens und andere Konferenztechnik.

Mitarbeitervorsorge neu denken

Mitarbeitervergünstigungen und -leistungen sind wichtige Faktoren für Mitarbeiter, die einen Job oder Arbeitsplatz einem anderen vorziehen. In Zeiten vor COVID trugen Vergünstigungen wie kostenlose Mahlzeiten und Snacks, Open-Concept-Lounges, Mitgliedschaften im Fitnessstudio sowie Firmen-Happy-Hours und -Ausflüge dazu bei, Mitarbeiter anzuziehen und sie sogar länger in Büros zu halten. Diese Vergünstigungen und Vorteile sind möglicherweise nicht mehr so ​​verlockend oder sinnvoll für Remote-Mitarbeiter oder Mitarbeiter, die in die Büros zurückkehren.

„Die Verlagerung zurück zum physischen Arbeitsplatz bringt einige große Überlegungen zu den Arten von Vergünstigungen und Vorteilen mit sich, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern anbieten“, sagt Jordan Peace, Mitbegründer und CEO von Fringe, einem Unternehmen für Lifestyle-Vorteile.

„Monate der Fernarbeit haben Unternehmen dazu gezwungen, die Arten von Leistungen zu überdenken, die sie ihren Mitarbeitern anbieten. Viele Vergünstigungen im Büro wie Fitnessstudio-Mitgliedschaften, Tischtennisplatten oder Catering-Mittagessen sind im Grunde über Nacht obsolet geworden“, sagt Peace. An ihrer Stelle ist eine neue Kategorie entstanden, eine der Lifestyle-Vergünstigungen. Diese Art von Vergünstigungen zielen darauf ab, die Probleme zu lindern, mit denen viele Mitarbeiter konfrontiert sind, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Sie haben im Allgemeinen die Form einer Art digitalem Marktplatz, auf dem Mitarbeiter aus Apps oder Diensten auswählen können, die ihren unmittelbaren Bedarf für Dinge wie virtuelle Nachhilfe oder Lebensmittellieferungen decken.

Peace sagte, dass eine Umfrage unter Fringe-Benutzern ergab, dass 80 Prozent der Mitarbeiter der Meinung waren, dass die Ära der Fernarbeit die Art und Weise, wie sie Leistungen betrachten, dauerhaft verändert hat; 84 Prozent gaben an, dass sie glauben, dass Lifestyle-Vergünstigungen in einer Post-COVID-Welt wertvoller sein werden als Vergünstigungen und Annehmlichkeiten im Büro, selbst nach der Rückkehr ins Büro.

Während Fringe Unternehmen dabei hilft, diese Art von Programm als Dienstleistung zu implementieren, stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, ihren Mitarbeitern diese Art von Pandemie-Vergünstigungen anzubieten. Eine ausgezeichnete Möglichkeit, sich an den RTW-Bemühungen Ihres Unternehmens zu beteiligen, besteht darin, mit der Personalabteilung und anderen Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, um herauszufinden, welche effektiven Lösungen für Sozialleistungen in Ihrem Bereich sein könnten, und dann einen Plan zu erarbeiten, wie diese umgesetzt werden können.

Kommunikation ist der Schlüssel

Die meisten RTW-Software-Tools und -Plattformen legen großen Wert auf die Mitarbeiterkommunikation. Schließlich sehen sich Unternehmen, die in den Beruf zurückkehren, in fast jedem Aspekt ihrer Geschäftstätigkeit mit erheblichen Veränderungen konfrontiert. Das geht nicht einfach durch das Versenden von Memos. Arbeitgeber müssen aktive Diskussionen zwischen Managern und Mitarbeitern fördern, um diesen Übergang erfolgreich und sicher zu gestalten. Das bedeutet aber auch ein neues Engagement der Mitarbeiter.

Auch wenn mehrere neue Kommunikationskanäle offen sind, darunter neue Online-Meetings sowie Team-Messaging-Apps und ähnliche Maßnahmen, lehnen sich viele Mitarbeiter immer noch zurück und „sammeln“ einfach neue Informationen, ohne sich an den umgebenden Diskussionen zu beteiligen. Wenn Sie in die engere Wahl kommen, um in Ihr Büro zurückzukehren, lohnt es sich, sich an diesen Gesprächen zu beteiligen. Das bedeutet nicht nur, sich zu äußern, sondern oft über Themen zu sprechen, die Sie zuvor vielleicht vermieden haben. Ein wichtiges Beispiel ist die psychische Gesundheit.

„Wirtschaftsführer müssen akzeptieren, dass aus dieser Krise neue kulturelle Normen hervorgehen werden. Viele der bisherigen Anpassungen haben die Widerstandsfähigkeit von Arbeitnehmern und Organisationen gezeigt, sich an Veränderungen anzupassen. Aber eine schwierige Frage, die wir noch beantworten müssen, ist, wie sich diese Veränderungen auswirken Unsere Arbeitsumgebung wirkt sich auf die psychische Gesundheit unserer Mitarbeiter aus? Wie geht es ihnen als Menschen? Und das erfordert echte Nachverfolgung und Verbindung", sagt Mike Bokina, Vice President und Head of Human Resources, Siemens USA. „Wir müssen uns weiterhin mit dem menschlichen Aspekt dieser Krise befassen, nicht nur mit dem finanziellen Aspekt. Was brauchen Mitarbeiter? Kulturelle Normen ändern sich, und die Stimmen der Mitarbeiter müssen ein Teil davon sein.“

Unsichere Zeiten machen die Kommunikation mit Mitarbeitern wichtiger denn je, aber diese Diskussion muss in beide Richtungen gehen. Abgesehen von regelmäßigen Meetings mit allen Beteiligten und virtuellen Rathäusern kann die Aufrechterhaltung persönlicher Verbindungen mit einer verteilten Belegschaft dazu beitragen, das Engagement der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten, das in dieser Zeit der Fernarbeit nachgelassen hat.

„Für uns bei Siemens USA, das 50.000 Mitarbeiter hat, bedeutet dies Transparenz zu Themen, die von der Gesundheit der Mitarbeiter über die Gesundheit der Organisation und des Unternehmens bis hin zur Gesundheit der Gemeinden reichen, in denen Siemens tätig ist“, sagte Bokina.

Die Förderung dieser Art von Diskussionen, auch wenn es nur mit anderen Mitarbeitern ist, ist ein wichtiges neues Element für die sichere Rückkehr an den Arbeitsplatz. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, das richtige Forum in Ihrer Organisation für diese Gespräche zu finden, sollten Sie erwägen, mit der Personalabteilung zusammenzuarbeiten, um eines zu erstellen. Davon profitieren sowohl Ihr Arbeitgeber als auch Ihre Kollegen.