Organisieren Sie sich: Tools für bessere Meetings

Experten sagen gerne, dass Meetings die Produktivität zerstören. Das können sie sicherlich, müssen sie aber nicht. Wenn Sie nur notwendige Meetings planen und die Auswahl von Zeit und Datum mühelos machen, sind Meetings produktiver. Wenn Sie im Voraus eine Agenda erstellen und jemanden mit Notizen beauftragen, wird der Inhalt der Besprechungen zielgerichteter. Wenn Sie es den Leuten leicht machen, beizutreten und teilzunehmen, kann das Meeting effizienter sein. Dann kann das Meeting gemäß dem Zeitplan in der Tagesordnung ablaufen, und vielleicht schließen Sie sogar früher ab. Die Leute wissen es zu schätzen, wenn das passiert, weil es eine Botschaft aussendet, dass ihre Zeit wertvoll ist.

Während die Durchführung eines effizienten Meetings zu einem großen Teil von Menschen abhängt, sind auch die richtigen Apps und Geräte erforderlich, um dies zu ermöglichen. Die 14 hier aufgeführten Apps und Tools wurden alle entwickelt, um Meetings reibungsloser und produktiver zu gestalten.

Apps zum Planen von Besprechungen

Bevor Sie ein Meeting abhalten können, müssen Sie es planen. Das Anfordern eines Meetings mit einer E-Mail und einer Liste mit Zeiten ist ineffizient, selbst wenn Sie sich nur mit einer Person treffen. Meeting-Planungs-Apps bieten Ihnen bessere Tools wie Umfragen, Online-Planungsformulare und Slack-Bots, damit alle zu einem Meeting eingeladenen Personen gemeinsam die beste Zeit dafür auswählen können.

Ernennung.ly

Appoint.ly ist ein unkomplizierter Meeting-Buchungsservice für die Planung von Einzelgesprächen. Sie erstellen eine Buchungsseite, die Sie mit Kunden oder anderen Personen teilen, die möglicherweise ein Treffen mit Ihnen anfordern müssen. Ihre Buchungsseite bietet dem Meeting-Anfragenden Optionen für die Art des gewünschten Meetings, z. B. ein 10-minütiges Einführungsgespräch oder eine einstündige Schulungssitzung. Dann fordern sie basierend auf Ihrer Verfügbarkeit ein Datum und eine Uhrzeit an, die Sie genehmigen, ändern oder ablehnen können. Appoint.ly ist eine einfache und unkomplizierte Planungs-App speziell für Einzelgespräche.

Kalender

Calendly ist ein Tool, das sowohl Einzelpersonen als auch Teams hilft, Besprechungen zu planen. Es umfasst Optionen, die verschiedenen Meeting-Typen und -Anforderungen gerecht werden. Beispielsweise erstellen Sie Besprechungstypen wie 10-minütiges Telefonbriefing und 30-minütiges Medieninterview. Wenn sich dann jemand mit Ihnen treffen möchte, kann er die Art des gewünschten Meetings und ein verfügbares Zeitfenster auswählen. Ein weiteres Beispiel: Nehmen wir an, Sie haben ein Unternehmen, in dem jeder aus einer bestimmten Abteilung eine Besprechung annehmen kann, die ein Kunde anfordert. Calendly kann die Besprechungsanfrage automatisch jedem verfügbaren Mitglied der Gruppe zuweisen. Die App unterstützt auch individuelle Planungswebseiten, auf denen Personen je nach Ihrer Verfügbarkeit ein Meeting mit Ihnen anfordern können. Es ist eine robuste App für die Terminplanung, die für eine Vielzahl von Anforderungen entwickelt wurde.

Doodle.com

Doodle.com ist eine kostenlose Website und mobile App mit einer Premium-Option, mit der Sie Meetings auf drei Arten planen können. Erstens können Sie eine Online-Umfrage mit Besprechungsdaten und -zeiten erstellen; Senden Sie es an alle Besprechungsteilnehmer, und Doodle hebt die beste Option hervor, wenn die Leute antworten. Zweitens bietet Doodle auch die Planung von persönlichen Besprechungen an, was bedeutet, dass Sie damit eine Website erstellen, auf der die Leute sehen können, wann Sie verfügbar sind, und ein Treffen mit Ihnen in einem der offenen Zeitfenster anfordern können. Schließlich gibt es einen Doodle-Bot für Slack, mit dem Sie Ihre Kollegen zu einer Besprechungszeit befragen können, ohne Ihre Team-Messaging-App zu verlassen.

Ausblick

Outlook, das als Teil von Microsoft Office verkauft wird, kann einem als De-facto-Bürosoftware für die Planung von Besprechungen in einer Geschäftsumgebung in den Sinn kommen. Wenn alle Besprechungsteilnehmer Teil derselben Organisation sind und alle Microsoft Office verwenden, ist Outlook das richtige Tool für die Planung. Sie können eine Zeit und ein Datum für ein Treffen finden, das für alle funktioniert, basierend auf der Verfügbarkeit, die sie in ihren Kalendern festgelegt haben. Dann können Sie einen Konferenzraum reservieren und die Besprechung in den Kalender eintragen, alles in Outlook. Es ist jedoch nicht unbedingt der beste Besprechungsplaner, wenn Sie eine Besprechung mit Personen organisieren müssen, die nicht alle Outlook-Benutzer sind.

Rallye

Rallyly ist eine kollaborative Planungssoftware, d. h. sie wurde entwickelt, um von Gruppen verwendet zu werden. Eine andere Möglichkeit, es zu beschreiben, ist zu sagen, dass es sich um eine Umfrage-App handelt, bei der es darum geht, wann sich alle treffen können. Während Doodle.com den gleichen Service anbietet, hat Rallly ein etwas anderes Aussehen und ist schneller zu verwenden, wenn Sie es nur ab und zu brauchen, weil Sie kein Konto erstellen müssen. Sie müssen jedoch eine E-Mail-Adresse angeben.

KostenlosBeschäftigt

FreeBusy ist eine Besprechungsplaner-App für Unternehmen. Ähnlich wie Calendly und Doodle.com macht es ein bisschen von allem und gibt Ihnen Möglichkeiten, die Planung von Einzelgesprächen zu automatisieren und die beste Zeit für ein Treffen einer Gruppe von Personen zu finden. Es lässt sich auch in Videokonferenzsoftware integrieren, um automatisch Details wie den Meeting-Link und die ID einzugeben, falls zutreffend.

Gewebte

Woven ist eine Planungssoftware, die Teil einer größeren Kalender-App ist. Ähnlich wie einige der anderen genannten Apps enthält es Umfragen, um den besten Zeitpunkt für ein Treffen mit einer Gruppe von Kollegen zu finden. Woven hat auch persönliche Planungsseiten, die Sie mit Kunden und Kollegen teilen können, damit sie einen Termin für ein Treffen mit Ihnen anfordern können.

Apps für Videokonferenzen

Heutzutage finden so viele Meetings virtuell statt, dass eine Go-to-Videokonferenz-App absolut unerlässlich ist. Die besten Videokonferenzdienste sind zuverlässig, was bedeutet, dass Ihre Anrufe intakt bleiben, selbst wenn die Verbindung von jemandem fehlerhaft ist, und verfügen über umfangreiche Tools für die Zusammenarbeit, während Sie sich treffen. Zu diesen Tools gehören Bildschirmfreigabe und Whiteboards, Chatboxen sowie Optionen für Moderatoren, z. B. die Möglichkeit, die Kontrolle an eine andere Person zu übergeben oder Teilnehmer stumm zu schalten, während eine Person spricht.

PCMag hat drei Editors' Choice Picks unter den Videokonferenzsoftware: ClickMeeting, Cisco Webex Meetings und Zoom.

Klicken Sie auf Besprechung

ClickMeeting ist eine hervorragende Videokonferenzoption für kleine Unternehmen, insbesondere für Unternehmen, die viele kleine Webinare veranstalten. Sie können jedoch nur vier aktive Video-Feeds pro Meeting haben. Diese App kann in den Kalender von Microsoft Outlook integriert werden, und es gibt ein Chrome-Plug-in für die Verbindung mit dem Google-Kalender.

Cisco Webex-Meetings

Cisco Webex Meetings ist ein Videokonferenzdienst, der einfach zu verwenden ist und einige Funktionen enthält, die Sie bei Mitbewerbern nicht finden werden. Sie können beispielsweise einen Anruf einrichten, der Sie anruft, anstatt Sie zu zwingen, sich einzuwählen. Bezahlte Pläne beginnen bei 13,50 USD pro Monat, was ein attraktiver Preis für kleine Unternehmen ist. Wenn Sie die kostenlose Version der App Webex Meetings Free verwenden, können Sie Videokonferenzen mit drei Personen gleichzeitig abhalten. Der kostenlose Plan umfasst auch Desktop- und Dokumentenfreigabe, eine Whiteboard-Funktion, Videos in Standardqualität und 250 MB Cloud-Speicher.

Zoom-Meeting

Zoom Meeting, manchmal auch nur Zoom genannt, ist einer der zuverlässigsten Videokonferenzdienste, die Sie finden werden. Als das Unternehmen das Produkt entwickelte, konzentrierte es sich zunächst darauf, sicherzustellen, dass Ihre Anrufe klar und verbunden blieben. Es unterstützt HD-Video und -Audio. Sie können getippte Transkripte von Anrufen erhalten, die Sie als Videos aufzeichnen. Außerdem kann jeder das Kernprodukt kostenlos nutzen, und kleine Unternehmen können preisgünstige Pläne kaufen, die die Funktionen ab 14,99 $ pro Monat und Host aufpeppen. Mit einem kostenlosen Konto können Sie bis zu 100 Personen bei einem Anruf hosten, und Sie können bis zu 49 Personen in einer Galerieansicht sehen. Gruppenanrufe für kostenlose Benutzer sind auf 40 Minuten begrenzt, Einzelgespräche können jedoch so lange dauern, wie Sie möchten. Obwohl es schwierig ist, die Leistung von Videokonferenzsystemen zu quantifizieren und zu vergleichen, ist Stabilität die Grundlage für den Ruf von Zoom, und das zeigt sich.

Notizen machen

Viele Besprechungen profitieren davon, wenn jemand Notizen macht. Wenn Sie Besprechungsnotizen haben, haben Sie 1) eine Aufzeichnung dessen, was in der Besprechung passiert ist, 2) können sie mit Personen teilen, die nicht teilnehmen konnten, und 3) zwingen sich am Ende dazu, sich über alle erforderlichen Folgeaufgaben im Klaren zu sein getan werden. Bei bestimmten Arten von Meetings, wie z. B. Interviews mit Journalisten, können Sie mit einer großartigen Notizen-App auch den Ton aufzeichnen, damit Sie ihn später transkribieren und eine perfekte Quelle haben, um das Gesagte zu überprüfen. Hier sind ein paar Apps, die Ihnen helfen können, effektive Besprechungsnotizen zu erstellen.

Evernote

Evernote ist eine leistungsstarke App zum Erstellen von Notizen. Es verfügt über eine integrierte Audioaufzeichnungsfunktion, sodass Sie ein ganzes Meeting aufzeichnen und gleichzeitig eingetippte Ideen direkt in derselben Datei aufschreiben können. Mit der Kamerafunktion können Sie ein Bild von einem Whiteboard aus Ihrem Meeting aufnehmen und es in die App hochladen, wo Evernote den Text dann mithilfe von OCR durchsuchbar macht. Wenn Ihr Team Evernote for Business verwendet, können Sie Besprechungsnotizen ganz einfach allen Teilnehmern zugänglich machen, damit sie sie ergänzen und auch später eine Kopie haben können.

Hugo

Hugo.team ist eine relativ neue App, die entwickelt wurde, um Teams dabei zu helfen, Besprechungsnotizen zu erstellen, sie zu teilen und angemessen weiterzuverfolgen. Hugo fordert Sie auf, eine Tagesordnung zu erstellen, wichtige Ideen und Informationen aus Meetings aufzuschreiben und Aktionselemente in Aufgaben umzuwandeln. Die App verbindet sich mit anderen Aufgabenverwaltungssystemen wie Asana, Trello und Jira, sodass Sie diese Aufgaben in die Apps verschieben können, die Ihr Team bereits verwendet. Es ist für bis zu 30 Personen kostenlos, mit einer Pro-Version (pauschale 399 US-Dollar pro Monat) mit Unterstützung für mehr Teammitglieder und Funktionen wie detaillierten Berichten und Kalenderanalysen.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote hat viele Funktionen mit Evernote gemeinsam – einen Audiorecorder, eine Kamera usw. –, aber es ist besser für Benutzer geeignet, die andere Office-Produkte verwenden, da es eng mit ihnen integriert ist. Wenn Sie beispielsweise ein Microsoft Business-Konto haben, können Sie eine spezielle Funktion in OneNote verwenden, die Ihnen anstehende Besprechungen in Outlook aufgelistet anzeigt, damit Sie Tagesordnungen für sie schreiben oder andere Notizen dazu machen können. Mit einer weiteren Funktion namens Digital Ink können Sie Diagramme und Bilder mit einem Stift auf unterstützten Geräten zeichnen. Es ist auch einfach, Notizen, die Sie vor, während oder nach einer Besprechung erfassen, mit anderen Personen in Ihrer Organisation zu teilen.

Minuten.io

Minutes.io (kostenlos) ist explizit für das Protokollieren von Besprechungen gedacht. Es gibt Ihnen eine Vorlage, um alle Details darüber aufzuschreiben, was während eines Meetings passiert, z. B. wer was gesagt hat, welche Versprechungen gemacht wurden und welche Fristen festgelegt wurden. Minutes.io verwendet Hotkeys in Hülle und Fülle, sodass Sie Ihre Finger beim Tippen nicht mehr heben müssen, sobald Sie sie gelernt haben. Es läuft in einem Browser und funktioniert sowohl online als auch offline. Am Ende eines Meetings können Sie der Datei ganz einfach die E-Mail-Adressen von Personen hinzufügen, um sie mit allen Teilnehmern zu teilen. Wenn Sie unerwartet gebeten werden, offizielle Notizen für ein Meeting zu machen, startet minutes.io schnell und funktioniert gut und gibt Ihnen eine Vorlage für die anstehende Aufgabe.