Organisieren Sie sich: Beenden Sie den Kampf gegen E-Mails mit mehr E-Mails

E-Mail-Überlastung ist ein großes Produktivitätsproblem am Arbeitsplatz. Ich treffe ständig Leute, die sich über E-Mail beschweren und sagen, dass es sie überfordert, und sich wünschen, es gäbe einen Ausschalter für all die neuen Nachrichten, die in ihre Posteingänge strömen.

Viele dieser Leute sind jedoch so auf E-Mails fixiert, dass sie das Problem am Ende noch verschlimmern. Was ich sehe, sind Menschen, die versuchen, E-Mails mit mehr E-Mails zu bekämpfen, was wiederum immer mehr E-Mails generiert. Weil sie im E-Mail-Missgeschick stecken, können sie normalerweise nicht klar sehen, was passiert, und haben daher keine Ahnung, dass sie es noch schlimmer machen.

Es gibt ein paar Möglichkeiten, wie ich bemerkt habe, dass sich Leute ins Knie schießen, während sie versuchen, mit der E-Mail-Überlastung fertig zu werden.

Verwenden Sie Ihren Posteingang nicht als To-Do-Liste

Das erste Beispiel für Leute, die ihre E-Mail-Probleme verschlimmern, sind To-Do-Lister , wie ich sie gerne nenne. To-Do-Lister hinterlassen E-Mails in ihrem Posteingang, wenn die Nachricht entweder eine Aufgabe enthält oder die Erinnerung an eine zugewiesene Aufgabe auslöst. Mit anderen Worten, sie verwenden den Posteingang als To-do-Liste.

Denken Sie darüber nach, wie Menschen normalerweise Aufgaben per E-Mail zuweisen. Selten wird die Aufgabe klar in der Betreffzeile angegeben. Der Empfänger muss die E-Mail öffnen und lesen, um die Details der Aufgabe zu erfahren. Wahrscheinlicher ist jedoch, dass die Nachricht nicht alle Informationen enthält, die der Empfänger benötigt, wie z. B. eine Frist oder andere Details zur Aufgabe. Ein Austausch von Nachrichten hin und her verdeutlicht die Aufgabe, und am Ende wird jedes Mal eine neue E-Mail erstellt, wenn dies geschieht. Kurz gesagt, E-Mail-Posteingänge sind sehr schlechte To-do-Listen.

Ein weiteres Problem ist, dass To-Do-Lister jede eingehende Mail ständig darauf überprüfen müssen, ob sie eine Aufgabe enthält, und wenn nicht, sie die Mail umgehend loswerden. To-Do-Lister jäten unaufhörlich.

Schlimmer noch, To-Do-Lister gewöhnen sich daran, ihre Posteingänge für ihre täglichen Aufgaben zu überprüfen, und oft endet es damit, dass sie sich selbst per E-Mail an andere Dinge erinnern, die sie erledigen möchten.

Wenn E-Mail ein Problem darstellt, warum sollten Sie dann mehr E-Mails auf diese Weise erstellen?

Mitten im Geschehen können To-do-Listener jedoch nicht sehen, wie ihr System die Sache verschlimmert. Sie argumentieren oft, dass die Verwendung ihres Posteingangs als To-Do-Liste das Einzige ist, was funktioniert. Aber wenn dieselbe Person sich von E-Mails überfordert fühlt, funktioniert es eindeutig nicht. Es gibt ein paar Lösungen, und ich werde gleich darauf eingehen.

Stoppen Sie das Senden von Nudgemail

Ich habe kürzlich bei einem Firmenretreat über E-Mail-Management gesprochen. Zur Vorbereitung auf den Vortrag sprach ich mit einigen Mitarbeitern und erfuhr, dass viele von ihnen riesige Mengen an E-Mails, manchmal 1.000 Nachrichten pro Tag, mit Nudgemail verwalten. Sie dachten, dies sei eine völlig vernünftige Methode, um den Fluss zu steuern.

Nudgemail ist ein Freemium-Tool, mit dem Sie E-Mails im Wesentlichen zurückstellen können, indem Sie eine Zeit festlegen, zu der sie als neue Nachricht in Ihrem Posteingang angezeigt werden. „Im Wesentlichen“ ist hier ein sehr wichtiges Wort.

Die meisten Snooze-Funktionen, wie die in SaneBox oder einigen der besten E-Mail-Apps, verbergen die ursprüngliche Nachricht aus Ihrem Posteingang und lassen sie dann zu einem von Ihnen gewählten Zeitpunkt als neue ungelesene E-Mail wieder erscheinen. Nudgemail funktioniert etwas anders. Wenn Sie es zum Zurückstellen von E-Mails verwenden, bleibt die ursprüngliche E-Mail in Ihrem Posteingang und eine neue Nachricht wird oben in Ihrem Posteingang angezeigt, wobei der gesamte Thread der ursprünglichen Nachricht zitiert wird.

Versteh mich nicht falsch. Nudgemail ist ein gutes Tool und unter bestimmten Umständen eine großartige Lösung. Wer den Posteingang eher als Informationsfluss denn als Sammelpunkt für zu verarbeitende Kommunikation betrachtet, tut gut daran, ihn zu nutzen. Aber wenn Mitarbeiter mir sagen, dass die schiere Menge an Nachrichten in ihren Posteingängen sie dazu bringt, ihre Arbeit nicht zu erledigen, und 20 Prozent ihrer Nachrichten wiederholte Nachrichten in Form von Nudgemails sind, ist das ein Problem.

So wie To-Do-Lister die Tatsache leugnen können, dass ihr System kaputt ist, machen einige Nudgemail-Benutzer es zu einer Krücke. Sie stecken so in ihren derzeitigen Gewohnheiten fest, dass sie sich keine bessere Lösung vorstellen können.

Antworte nicht so schnell

Sehr oft ist das Antworten auf eine E-Mail eine Möglichkeit, die Nachricht eines anderen zu bestätigen, ohne die Konversation tatsächlich voranzutreiben. Stellen Sie sich vor, ein Kollege fragt Sie per E-Mail nach Ihrer Meinung zu einer Präsentation. Sie haben sich die Präsentation noch nicht angesehen. Je nach Arbeitsplatz ist es möglicherweise akzeptabler, schnell zu antworten: "Ich weiß nicht. Ich habe noch nicht nachgesehen", als zwei Stunden zu warten, bis Sie nachgesehen und sich eine Meinung gebildet haben. Wenn Sie schnell zu einer Antwort springen, generieren Sie übermäßige E-Mails, selbst wenn die Nachricht nicht substanziell ist. Wenn die Unternehmenskultur Sie zu diesem Verhalten drängt, sollten Sie besser glauben, dass andere es Ihnen auch antun.

Eine Person, die langsam auf E-Mails antwortet, kann als faul oder nicht teamfähig angesehen werden, auch wenn das Warten auf die Beantwortung einer E-Mail eine viel logischere und produktivere Vorgehensweise ist. Aber es ist völlig rückständig, und Sie müssen sich davon lösen, wenn Sie sich von E-Mails überschwemmt fühlen.

Was am Ende passiert, ist, dass Leute auf Nachrichten antworten, nur um den Schwarzen Peter weiterzugeben. Nehmen wir an, Raj fragt Sarah nach ihrer Meinung zu etwas und sie antwortet: „Nicht sicher. Was denkst du?“ Jetzt ist der Ball wieder bei Raj, und es liegt an ihm zu antworten, wenn auch nur, damit Sarah eine neue ungelesene Nachricht in ihrem Posteingang hat, die sie daran erinnert, dieses Mal tatsächlich zu antworten.

Ein weiteres Beispiel, das für Mitarbeiter in Supportabteilungen wie der IT üblich ist, ist, dass sie eine generische E-Mail-Adresse für Mitarbeiter einrichten, um Hilfetickets einzureichen, wie [email protected] und sie schnell Hilfe holen muss, vergisst sie möglicherweise die allgemeine E-Mail und sendet stattdessen eine E-Mail an die Person, die sie in der IT kennt. Sollte sich dieser IT-Mitarbeiter um das Problem kümmern? E-Mail ignorieren? Antworten und der Mitarbeiterin mitteilen, dass sie die richtige IT-Hilfeadresse verwenden muss? CC ihr Chef? Was ist das Richtige?

Oft führt die Reaktion, die von Panik und Frustration angetrieben wird, nur zu mehr E-Mails (und schafft Spannungen). Auch dies ist ein Beispiel für eine Unternehmenskultur, die Erwartungen an eine schnelle Reaktion weckt, die das eigentliche Problem darstellt. Aber Sie können sich von diesem Muster lösen, ohne die Ruhe zu stören, und dadurch weniger E-Mails generieren.

Lösungen für übermäßige E-Mail

Wie hören wir auf, übermäßig viele E-Mails zu generieren? Einige Lösungen sind einfach und schnell, und eine Einzelperson kann sie ohne die Unterstützung des Unternehmens durchführen.

Im vorherigen Beispiel könnte der IT-Mitarbeiter das Problem wahrscheinlich im Keim ersticken, indem er ein persönliches Gespräch (oder einen Anruf mit einem Remote-Mitarbeiter) führt, anstatt per E-Mail zu antworten. Wenn der IT-Mitarbeiter per E-Mail antwortet, wird der bedürftige Kollege diese wahrscheinlich sowieso nicht genau lesen. Denken Sie daran, dass sie wegen ihres Computerproblems bereits gestresst ist. Es mag sehr technisch klingen, aber wenn Sie die Kollegin von Angesicht zu Angesicht, ruhig und professionell konfrontieren, wird sie sich in Zukunft an das richtige Protokoll für das Ausfüllen von Hilfetickets erinnern, insbesondere wenn die IT-Person erklärt, welche anderen Jobs Priorität hatten Moment. Das Erklären in Person geht einen langen Weg.

Eine andere Möglichkeit, damit aufzuhören, übermäßig viele E-Mails für sich selbst zu generieren, besteht darin, gute E-Mail-Assistenten-Tools zu finden, die Ihnen helfen, E-Mails in Ihrem Posteingang zu reduzieren, anstatt sie zu verbreiten, wie es Nudgemail tut. SaneBox (ca. $7 pro Monat) ist die Lösung, die ich empfehle. Mailbird ist eine E-Mail-Client-App, die mit einer Snooze-Option und anderen Funktionen ausgestattet ist, die ebenfalls hilfreich sein könnten.

Hören Sie auf, Ihren Posteingang als Ihre To-do-Liste zu verwenden, sowohl für persönliche Aufgaben als auch für arbeitsbezogene Aufgaben. Es gibt jetzt so viele großartige Tools, die viel besser darin sind, Aufgaben zuzuweisen, sie zu verfolgen, die Details darüber zu aktualisieren und so weiter, die nicht auf E-Mails angewiesen sind. Ich mag Todoist, obwohl Wunderlist auch eine tolle App ist.

Wenn Sie Ihr Arbeitsteam oder Ihre Abteilung davon überzeugen können, ein besseres Tool für die Aufgabenzuweisung zu verwenden, sind Sie wirklich in einer viel besseren Verfassung. Abgesehen von leistungsstarken Projektmanagement-Apps gibt es andere Collaboration-Apps, die leichtgewichtig, einfach zu bedienen und schneller einzurichten sind und möglicherweise eine bessere Lösung für die Herausforderungen Ihres Teams darstellen.

Weitere Informationen finden Sie in meinen anderen Tipps, wie Sie die E-Mail-Überlastung im Büro reduzieren können.