Organisieren Sie sich: So verwenden Sie Collaboration-Software, um Workflows abzubilden

Am allerersten Tag meines allerersten richtigen Jobs führte mich der dienstälteste Redakteur des Zeitschriftenverlags, der mich eingestellt hatte, zu einem riesigen Flussdiagramm, das an einer Wand befestigt war. "So geht ein Artikel vom Schreiben bis zur Veröffentlichung", sagte sie. Sie führte mich durch den gesamten Prozess und betonte die Teile, an denen mein Team und ich beteiligt waren. Das war 2001, bevor Collaboration-Software frei verfügbar war, aber die Lektionen, die ich an diesem Tag gelernt habe, gelten auch im Zeitalter von Asana und Slack.

Jeder Zeitschriftenartikel kam in einen übergroßen Plastikumschlag, auf dessen Vorderseite ein Stück Papier geklebt war. Das Papier war farblich mit der Zeitschrift gekennzeichnet, in der der Artikel erscheinen würde. Wir nannten dies eine Arbeitsjacke. Jedes Mal, wenn der Artikel zu einer anderen Abteilung ging, sei es zur Korrektur in die Lektorat oder zur Änderung in die Tastaturabteilung, wurde der Werdegang seines Weges auf der Auftragstasche protokolliert. Wenn eine Mitarbeiterin damit fertig war, ordnete sie es einer neuen Abteilung zu, indem sie eine Zeile auf das Tracksheet schrieb. Wer eine Jobjacke sah, wusste genau, welche Stationen der Artikel durchlaufen hatte und wohin er als nächstes gehen sollte.

Rückblickend waren diese Job Jackets ein Vorläufer und eine physische Manifestation der heutigen Workflow-Software wie Asana. Das Workflow-Diagramm, das an die Wand gepinnt war, war eine hervorragende Orientierung für mich als neuen Mitarbeiter und alle anderen, die an Bord waren. Es gab mir ein kristallklares Bild davon, was die Organisation tat und wie.

In der heutigen Welt, in der wir auf papierlose Umgebungen drängen und weitgehend auf elektronische Dateien und Ordner umgestiegen sind, ist es einfacher, auf die Erstellung und Aktualisierung dieser Art von Workflow-Dokumenten zu verzichten. Aber für alle Unternehmen und sogar Teamwork-Projekte auf Hobbyebene ist es äußerst wichtig, Ihren Arbeitsablauf zu dokumentieren.

Beispielworkflow

Warum Dokumenten-Workflow?

Warum sollten Sie Ihren Workflow dokumentieren? Es gibt ein paar absolut kritische Gründe, darunter die folgenden:

• Es hilft Geschäftsinhabern und Managern, vollständig zu durchdenken und zu verstehen, was in jeder Phase des Geschäftsprozesses passiert und warum;
• Es ermöglicht, unnötige Schritte zu identifizieren und aus Prozessen herauszuschneiden;
• Es erinnert Mitarbeiter oder Teammitglieder, die möglicherweise von bestimmten Phasen des Unternehmens entfernt sind, warum es sie gibt und welchen Wert sie bieten;
• Es ist für das Onboarding von Teammitgliedern unerlässlich;
• Es ist eine der besten Möglichkeiten, potenziellen Kollegen, Kunden und Investoren zu erklären, wie ein Unternehmen funktioniert; und
• Es ermöglicht einem Team, effektiver mit der Verwendung von Collaboration-Tools zu beginnen.

Zu diesem letzten Punkt habe ich bereits Asana erwähnt. Asana ist ein Workflow-Management-Tool, so etwas wie eine To-Do-Liste für Steroide. Es ist dem Job-Jacket-System sehr ähnlich, das ich bei meinem ersten Verlagsjob verwendet habe. Mit Asana können Sie Aufgaben nachverfolgen, die erledigt werden müssen, und sie durch einen Prozess schieben. Jede Aufgabe hat einen Verlauf aller Schritte oder Unteraufgaben, die sie durchlaufen hat. Wenn eine Person mit der vorliegenden Teilaufgabe fertig ist, weist sie oder er sie dem nächsten Schritt zu und leitet sie an eine Person oder Abteilung weiter, die sie als nächstes übernimmt.

Ich habe bereits die Analogie gezogen, dass Asana wie ein Kartenspiel ist, während Projektmanagement-Software wie ein Brettspiel ist. Wenn Sie ein Brettspiel eröffnen, haben Sie möglicherweise so etwas wie ein Brett, eine Vielzahl von Spielfiguren und ein klares Regelbuch für das Spiel. Jeder, der spielt, stimmt diesen vorgegebenen Regeln zu. Sie könnten von den Regeln abweichen, aber das Spiel wurde für maximalen Spaß entwickelt, wenn Sie sich an diese Regeln halten, also tun Sie es.

Wenn Sie jedoch Karten spielen, müssen sich alle Spieler darauf einigen, welches Spiel gespielt wird und welchen Regeln Sie folgen. Du könntest Herz oder Spucke spielen. Einige Kartenspiele sind bekannt mit etablierten Regeln, wie Texas Hold'em. Dann gibt es andere Spiele, die Variationen haben, wie Rommé (Gin-Rommé, Straight-Rommé, 500-Rommé usw.) und Sie müssen die Regeln mit allen am Tisch besprechen, um sicherzustellen, dass Sie sich alle einig sind Spielanleitung. Es besteht auch die Möglichkeit, Ihr eigenes Kartenspiel zu erfinden, mit einzigartigen Regeln, die Sie jedem beibringen müssen, der bereit ist zu spielen.

Asana (und viele andere Collaboration-Tools; ich werde gleich weitere Beispiele geben) ist, wie gesagt, wie ein Kartenspiel. Damit Asana funktioniert, muss jeder wissen, wie das Spiel gespielt wird, welche Regeln gelten, was das Ziel ist und wie das Spiel endet.

Was ist mit Kanban?

Kanban-Boards sind ein weiteres Beispiel für Collaboration-Tools, die eher einem Kartenspiel ähneln. Trello ist ein Beispiel für ein Online-Kanban-Tool. Softwareentwicklungs- und Programmierteams verwenden Kanban oft auf eine genau festgelegte, vorgegebene Weise (wie beim Spielen von Texas Hold'em), während diejenigen, die Kanban für den persönlichen Gebrauch verwenden, beliebige Regeln aufstellen können.

Trello

Wenn Sie einen dokumentierten Arbeitsablauf haben, können Sie diesen Arbeitsablauf einfach in Asana abbilden. Es ist viel einfacher, Asana zu verwenden, wenn Sie bereits über einen dokumentierten Arbeitsablauf verfügen, da Sie den gesamten Geschäfts- oder Teamprozess bereits von oben bis unten durchdacht haben. Die Einführung von Asana erfordert in jedem Fall einige Versuche und Irrtümer, aber es wird viel chaotischer und frustrierender, wenn Sie dies tun, ohne Ihre Arbeitsabläufe jemals zuvor dokumentiert zu haben.

Mapping-Workflows

Bei Workflow-Software wird normalerweise etwas abgeschlossen, auch wenn der gesamte Prozess noch läuft. Was erledigt werden kann, sind normalerweise Ihre Aufgaben oder Unteraufgaben.

Die Idee des Abschlusses ist in Projektmanagement-Software ganz anders. Ein Projekt ist per Definition etwas, das an einem Datum abgeschlossen und geliefert wird. Aber nicht alle Arten von Arbeit sind Projekte. In dem Zeitschriftenverlag, in dem ich arbeitete, war ein Artikel fertig, wenn er gedruckt war. In ähnlicher Weise hatte jede Ausgabe einer Zeitschrift ein Enddatum, an dem sie geliefert wurde. Aber das Lektorat war nie abgeschlossen. Es war eine laufende Arbeit. Es musste noch verfolgt werden. Es hatte konkrete Aufgabenzuweisungen – editieren Sie diesen Artikel –, aber das Editieren von Texten selbst hatte kein Enddatum oder Ergebnis.

Bei der Abbildung eines Workflows geht es auch darum, genau zu identifizieren, welche Prozesse oder Verfahren explizit zugeordnet und nachverfolgt werden müssen. Diese Präzision und Detailtreue ist sehr wichtig.

Denken Sie an ein Kochrezept. Rezepte listen nicht jeden einzelnen Schritt auf, weil viele von ihnen impliziert oder verstanden werden. Rezepte sagen Ihnen nicht, dass Sie Eier aufschlagen, ihren Inhalt leeren und die Schalen wegwerfen sollen, weil „Eier hinzufügen“ das bereits bedeutet, und es wird unnötig umständlich, all diese Schritte aufzulisten. In ähnlicher Weise könnte es in einer Arbeitsumgebung so verstanden werden, dass "Artikel bearbeiten" bedeutet "überprüfe die Überschrift, überprüfe die Verfasserzeile, kopiere, bearbeite den Artikel und hinterlasse alle Fragen an den Autor".

In manchen Situationen müssen Sie jedoch möglicherweise etwas expliziter sein. Ich habe einmal in einem Zeitungsverlag gearbeitet, wo das Überprüfen von Schlagzeilen, Bildunterschriften, des Datums unten auf der Seite und der Seitenzahl getrennte Schritte vom Lektorat sein sollten, weil sie oft übersehen wurden.

Mit anderen Worten, Sie müssen herausfinden, welcher Detaillierungsgrad erforderlich ist. Zu viele Schritte, und Leute, die die Software verwenden, werden das Verfahren ignorieren. Zu wenige, und kritische Fehler könnten passieren. Es wird wahrscheinlich einige Versuche und Irrtümer erfordern, um es genau richtig zu machen, aber Sie müssen einige Entscheidungen treffen, bevor Sie beginnen.

Mindsets abbilden

Beim Zuordnen von Arbeitsabläufen verbringen Sie auch Zeit damit, herauszufinden, wie Ihre Organisation kollektiv denkt. Welche Einstellung hat Ihre Organisation zu Projekten, Personen oder Themen von Interesse? Es ist in Asana sowie in anderen Tools für die Zusammenarbeit relevant.

Slack ist ein gutes Beispiel. Slack ist eine Messaging-Plattform, die eher auf Pull- als auf Push-Benachrichtigungen setzt. Es geht also darum, sich für die Nachrichten zu entscheiden, die Sie erhalten möchten. Um gute Filter für diese Benachrichtigungen zu erstellen, müssen Sie sich teilweise auf Channels verlassen. Kanäle sind wie Gruppen, und um Kanäle effektiv zu gestalten, müssen Sie wissen, wie Ihr Team über alles denkt . Denken Sie in Abteilungen oder Projekten? Denken Sie in Themen oder Kunden? Wenn Sie ein Immobilienunternehmen leiten, denken Sie vielleicht an Nachbarschaften, Immobilienwertschwellen oder Makler. Sie müssen die Denkweise Ihres Teams herausfinden, bevor Sie Kanäle erstellen, damit sie die Teamarbeit tatsächlich effektiv erleichtern.

Farbkodierung

Collaboration-Tools bieten oft mehr Möglichkeiten zum Organisieren von Informationen, z. B. die Verwendung von Farbcodierung, Tagging und manchmal sogar farbcodierter Tagging. Erinnern Sie sich an die farbcodierten Arbeitsjacken, die ich zuvor beschrieben habe? Gleiches Geschäft. Bei richtiger Anwendung ist die Farbcodierung ein visuelles Zeichen, das Informationen sofort klar vermittelt. Aus diesem Grund erhöht die Farbcodierung die Produktivität. Ich empfehle dringend, Farbcodierung in einem Kollaborationstool zu verwenden, solange Sie zunächst sicherstellen, dass Sie die Denkweise des Teams verstehen, warum etwas überhaupt farbcodiert werden sollte. Welche Informationen müssen sofort und ohne Worte übermittelt werden? Sie müssen die Denkweise Ihres Teams verstehen, um diese Frage beantworten zu können.

Inklusive Kultur

Es ist wichtig, Workflows zu dokumentieren, bevor sie einem Collaboration-Tool zugeordnet werden, und es ist ebenso wichtig, die Denkweise zu verstehen und abzubilden. Das letzte Stück ist Kultur.

Collaboration-Tools spiegeln die Unternehmenskultur wider und umgekehrt. Es ist wirklich wichtig, allgemeine Regeln für das Engagement hinsichtlich Professionalität, Formalität und wo es angebracht ist und wo nicht, vom Thema abzuschweifen, festzulegen.

Aus Sicht eines Mitarbeiters oder Teammitglieds werden Kollaborationstools sehr oft als Ort zum Dampf ablassen genutzt. Meiner Erfahrung nach werden die Menschen ihre Beschwerden äußern, unabhängig davon, ob die Tools für die Zusammenarbeit ihnen einen speziellen Raum dafür bieten. Einige Organisationen schätzen offene Debatten und sogar hitzige Diskussionen über die Arbeit, während andere sie als ablenkend und potenziell gefährlich ansehen.

Collaboration-Tools allein können nicht vorschreiben, ob Menschen an den entsprechenden Stellen Luft machen und widersprechen. Es muss aus der Unternehmenskultur kommen. Menschen in Führungspositionen müssen deutlich machen, ob sie wollen, dass Teammitglieder Beschwerden und Argumente im Kontext der Arbeit oder außerhalb davon zu Wort kommen lassen. Wer muss wissen, wann es ein Problem gibt? Wollen Teammitglieder Anonymität, bevor sie Bedenken oder Beschwerden äußern? Wird das Beschweren zur Katharsis gemacht oder um mögliche Probleme mit der Arbeit und den Arbeitsabläufen aufzuzeigen? Wenn es trotzdem passieren wird (und das ist es), ist es besser, es zu berücksichtigen und Entscheidungen darüber zu treffen, als so zu tun, als würde es nicht passieren.

Zusätzliche Ressourcen

Eine weitere Ressource, die Mapping-Workflows vereinfacht, ist Mind-Mapping-Software. Sehen Sie sich diese Tipps an, wie eine Mind Map Ihr ​​Projektmanagement entrümpeln kann. Wenn Sie in den frühen Tagen der Verwendung von Projektmanagement-Software sind, sollten diese vier Tipps für den Einstieg helfen. Und für einen tieferen Einblick in Asana hilft es, einige Tipps zur Verwendung von Asana zu lesen.