So organisieren Sie Ihr Leben mit Kanban-Boards
Veröffentlicht: 2022-01-29Stellen Sie sich vor, Sie hätten eine Methode, um Ihr Leben zu verwalten, die einfach anzuwenden ist, Ideen und Projekte organisiert hält, verhindert, dass Sie sich zu viel auf einmal vornehmen, und die Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen. Das ist persönliches Kanban.
Kanban ist eine Methode zur Organisation und Verfolgung von Arbeit. Es begann in Japan in Automobilfabriken und wurde später bei Softwareentwicklern populär. Es unterscheidet sich von anderen Methoden der Arbeitsorganisation in zweierlei Hinsicht. Erstens sieht es anders aus. Um Kanban zu verwenden, brauchen wir ein Kanban-Board oder eine Kanban-App, mit der die Menschen die Arbeit auf eine neue Art und Weise visualisieren können. Wie es funktioniert, erkläre ich gleich noch ausführlicher mit ein paar Bildern. Zweitens ist es sehr gut, zu begrenzen, wie viel Arbeit einer Person zu einem bestimmten Zeitpunkt zugewiesen wird. Auf diese Weise eignet sich Kanban hervorragend für Menschen, die dazu neigen, zu viel auf einmal zu übernehmen und dadurch ihre Produktivität sabotieren.
Sie können Kanban in Ihrem Privatleben für eine Vielzahl von Zwecken verwenden, wie zum Beispiel:
Teilen einer Aufgabenliste mit anderen Haushaltsmitgliedern
Organisation einer Hochzeit oder eines anderen großen Events
Durchführung von Gruppenprojekten (z. B. gemeinsame Schularbeit, Aktivismus oder Freiwilligenarbeit)
Sortieren und Verfolgen von Ideen jeglicher Art (von der Zubereitung für das Abendessen bis zu Ihrer Urlaubseinkaufsliste)
Was ist Kanban und wie funktioniert es?
Was ist Kanban?
Kanban ist eine Methode zum Organisieren und Nachverfolgen von Arbeiten, normalerweise mit einer Gruppe von Personen, obwohl es auch privat von einer Person verwendet werden kann. Wir beginnen mit einem Brett, das Spalten enthält. Jede Spalte hat eine Bedeutung. Das einfachste Beispiel, das wir verwenden können, um Kanban zu verstehen, ist die Benennung der Spalten To Do, Doing und Done. Dies ist nur ein Beispiel. Sie können die Spalten beliebig benennen und beliebig verwenden.
Als nächstes haben wir Karten. Jede Karte enthält eine Aufgabe. Diese Karten legst du in einer der Spalten auf das Brett. Wenn wir also eine Liste all der Dinge aufschreiben würden, die wir heute erledigen müssen, hätten wir einen Kartensatz in der To-Do-Spalte und keine Karten in den anderen beiden Spalten.
Während wir an Aufgaben arbeiten, verschieben wir die zugehörige Karte in die Spalte, die ihren Arbeitsstatus am besten darstellt. Aufgaben, die in Bearbeitung sind, werden in der Spalte In Bearbeitung angezeigt. Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, wird sie in die Spalte Erledigt aufgenommen. Sie können beliebig oft Karten aus der Erledigt-Spalte entfernen.
Jede Karte kann mehr Details als nur den Aufgabennamen enthalten. Stellen wir uns vor, wir verwenden das Kanban-Board hier, um eine Familienaufgabenliste zu verwalten. Jedes Mitglied des Haushalts bekommt ein paar Aufgaben zugeteilt. Jede Person schreibt ihren Namen auf die Karte, und vielleicht steht auf der Karte auch ein Fälligkeitsdatum. Wenn wir uns jetzt das Board ansehen, sehen wir, wer jeder Aufgabe zugewiesen ist und welchen Status alle Aufgaben haben. Auf diese Weise erhalten wir einen umfassenden Überblick über den Stand aller Arbeiten.
Hier ist der Schlüssel: Kanban-Boards erstellen eine visuelle Darstellung für etwas, das ansonsten überhaupt nicht sichtbar ist. Es ist auch interaktiv, da Sie die Karten verschieben müssen, während Sie verschiedene Arbeitsphasen beenden.
Was kann Kanban noch?
Wir wissen bereits, dass Kanban-Tafeln uns helfen können, die Arbeit zu verwalten und den Arbeitsstatus im gesamten Team zu sehen. Stellen wir uns ein paar weitere Beispiele für die Verwendung von Kanban zu Hause vor, um zu sehen, was es sonst noch leisten kann.
Ideen durch Bewegung verarbeiten
Ein weiterer Vorteil von Kanban hat mit dem physischen Verschieben von Karten von einer Spalte in eine andere zu tun. Menschen, die nicht linear denken, stellen manchmal fest, dass das Verschieben von Ideen ihnen hilft, Informationen zu verarbeiten.
Angenommen, Sie planen eine Hochzeit. Möglicherweise haben Sie eine Spalte mit dem Namen Ausstehend, in der Sie Aufgaben ablegen, deren Bestätigung aussteht, oder sich darauf verlassen, dass andere Aufgaben zuerst erledigt werden. Beispielsweise haben Sie möglicherweise die Aufgabe, ein Sitzordnungsdiagramm zu erstellen, aber Sie können dies nicht abschließen, bis Sie eine bestätigte Gästeliste erstellt haben. Wenn Sie diese Aufgaben von einer Spalte in eine andere verschieben, kann es Ihnen helfen, den Status jeder Aufgabe zu verarbeiten und eine Vorstellung davon zu bekommen, was als Nächstes kommen muss.
Integrieren Sie mehr Visuals
Bleiben wir einen Moment bei der Idee der Hochzeitsplanung, um diesen nächsten Vorteil der Verwendung von Kanban aufzuzeigen. Bei den meisten Kanban-Apps können Sie Ihren Aufgabenkarten Bilder hinzufügen. Die Aufgabenkarte zum Erstellen eines Sitzordnungsdiagramms kann auch das eigentliche Arbeitsdiagramm enthalten, damit Sie eine visuelle Erinnerung an die Aufgabe und ihren Status haben. Ebenso können Sie Beispielbilder von Hochzeitstorten oder Blumenarrangements hinzufügen, damit Sie diese Aufgaben auch buchstäblich sehen können.
Verhindern Sie, dass Sie zu viel Arbeit übernehmen
Ein Vorteil der Verwendung von Kanban zur Arbeitsorganisation besteht darin, dass Sie ein Work-in-Progress (WIP)-Limit erstellen können. Ein WIP-Limit ist eine Obergrenze für die Anzahl der Aufgaben, die einer Person zu einem bestimmten Zeitpunkt zugewiesen werden können. Mit anderen Worten, wenn das WIP-Limit drei beträgt und Ihnen drei Aufgaben zugewiesen sind, müssen Sie eine der Aufgaben erledigen, bevor Sie eine neue Aufgabe annehmen können.
Effektiv erreichen WIP-Limits zwei Dinge. Erstens verhindert es, dass Einzelpersonen mehr Arbeit zugewiesen bekommen als andere im Team. Zweitens erfordern WIP-Limits, dass Sie Aufgaben erledigen, die Ihnen zugewiesen wurden, anstatt schwierige Aufgaben zugunsten neuerer, einfacherer aufzuschieben.
Einige Kanban-Apps verfügen über ein Tool zum Festlegen eines WIP-Limits. Zwei Beispiele sind KanbanFlow und LeanKit. Sobald eine Person das Limit erreicht, verhindert die App, dass sie neue Aufgaben erhält. Einige Apps machen es lediglich zu einem Vorschlag, indem sie eine rote Flagge hinzufügen, wenn Sie Ihr Limit überschreiten. WIP-Limits können auch eine informelle Regel sein, der Sie folgen. Es muss kein Feature mit einem Tool sein.
Ideen sammeln und sortieren
Sie können Kanban-Tafeln sicherlich für mehr als nur zur Verfolgung von Aufgaben verwenden. Im klassischen Beispiel für die Verwendung von Kanban repräsentiert jede Spalte auf dem Board eine Phase oder einen Schritt in einem Arbeitsablauf. Das muss aber nicht sein. Sie können eine Kanban-App genauso einfach zum Brainstorming verwenden, Ideen sortieren oder sogar Bilder in einer virtuellen Pinnwand speichern (es ist wie ein privates Pinterest-Board, aber ohne einen Feed mit Inhalten anderer Personen).
Vor nicht allzu langer Zeit testete ich Essenspaket-Lieferservices. Wenn ich andere Produkte überprüfe, kann ich mir leicht Notizen zu jedem einzelnen machen und vielleicht eine Tabelle erstellen, um Produkte zu vergleichen. Bei den Mahlzeiten fiel es mir jedoch viel leichter, Notizen zu machen und mich an die verschiedenen Gerichte zu erinnern, die ich gegessen habe, wenn ich Bilder davon gesehen habe. Also habe ich ein Kanban-Board mit allen Mahlzeiten erstellt, die ich zubereitet habe. Jede Spalte entsprach dem Namen eines Unternehmens, und jede Karte repräsentierte eine der Mahlzeiten. Ich habe Bilder, Notizen und einen Link zum Rezept hinzugefügt.
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Auf diese Weise können Sie mit Kanban-Tafeln Ideen für zukünftige Urlaubsziele speichern (oder sich Notizen zu vergangenen Urlauben machen). Oder Sie können eine Sammlung Ihrer Lieblingsrezepte erstellen und ein paar auswählen, um sie in eine Spalte zu stellen, die darstellt, was Sie diese Woche jeden Abend zum Abendessen zubereiten werden. Der Verwendung von Kanban zum Brainstorming und Sortieren von Ideen sind keine Grenzen gesetzt.
Was sind die besten Apps für persönliches Kanban?
Kanban-Apps gibt es in Hülle und Fülle, und viele von ihnen sind kostenlos oder haben zumindest eine kostenlose Servicestufe. Einige sind besser als andere, je nachdem, wie Sie sie verwenden möchten.
Trello gehört zu den beliebtesten Apps im Kanban-Stil, weil es so benutzerfreundlich ist. Aus diesem Grund ist es wahrscheinlich meine erste Wahl für die Verwendung von Kanban für die persönliche Organisation (im Gegensatz zu einer geschäftlichen Umgebung). Die kostenlose Version enthält nicht viele Funktionen, aber Sie können die gewünschten Funktionen über "Power-Ups" hinzufügen. Einige Beispiele für Power-Ups sind eine Kalenderansicht, Zeiterfassung und benutzerdefinierte Felder. Kostenlose Konten enthalten ein Power-Up pro Board, und mit einem kostenpflichtigen Konto erhalten Sie mehr. Wenn Sie daran interessiert sind, Trello zu verwenden, um organisiert zu bleiben, sehen Sie sich meine Tipps an, um das Beste daraus zu machen.
Zenkit ist eine weitere großartige Option für eine Kanban-App für den persönlichen Gebrauch. Ähnlich wie Trello ist Zenkit sehr einfach zu bedienen und hochgradig anpassbar. Ich mag auch, dass es nicht zu sehr auf das Geschäftliche ausgerichtet ist. Die Optik und Haptik ist leicht, freundlich und farbenfroh.
Asana begann nicht als Kanban-App (es ist eine kollaborative Arbeitsmanagement-App), aber in den letzten Jahren hat es eine Funktion namens Boards hinzugefügt, damit die Leute Kanban verwenden können, um ihre Arbeit zu verwalten, wenn sie wollten. Asana ist ein großartiges Tool zum Verfolgen von Aufgaben in einer Gruppe von Personen, insbesondere wenn Sie viele textbasierte Informationen verwenden, z. B. das Schreiben von Checklisten innerhalb Ihrer Aufgaben.
Leankit hat mehr Funktionen als viele andere Apps im Kanban-Stil, also ist es gut zu verwenden, wenn Sie sich sehr um WIP-Limits und Swimlanes kümmern (das ist die Möglichkeit, den Inhalt auf Ihrem Board automatisch nicht nur in vertikale Spalten, sondern auch horizontal zu sortieren). , und andere. Bei Leankit gibt es keine kostenlose Servicestufe, aber Sie können eine kostenlose Testversion erhalten.
Wrike ist eine weitere großartige App für Kanban. Es ist jedoch ziemlich geschäftsorientiert, was es zu einem guten Werkzeug macht, wenn Sie es sowohl für die geschäftliche als auch für die persönliche Organisation verwenden möchten. Es gibt eine kostenlose Servicestufe mit eingeschränkten Funktionen, obwohl sie ziemlich funktionsreich ist, wenn Sie die Abonnementgebühr für den Premium-Service bezahlen.
Wenn traditionelle To-Do-Listen versagen, versuchen Sie es mit Kanban
Wenn traditionelle To-Do-Listen für Sie nicht funktionieren, würde ich Sie sehr ermutigen, ein Kanban-Board auszuprobieren. Was mir an Kanban am besten gefällt, ist, dass es auf verschiedene Arten von Menschen ausgerichtet ist. Wenn Sie ein nicht-linearer Denker sind, am besten arbeiten, wenn Sie viele Informationen auf einen Blick sehen können, oder taktile Aktionen benötigen, um Ihnen bei der Verarbeitung von Informationen zu helfen, dann ist Kanban möglicherweise das Richtige für Sie.