Organisieren Sie sich: So halten Sie Ihre Arbeit und Ihre persönlichen Dateien getrennt

Informationsarbeiter wie ich checken oft am Wochenende unsere geschäftlichen E-Mails. Oder wir machen Fortschritte bei einer wichtigen Präsentation spät in der Nacht von zu Hause aus, wenn das unsere produktivsten Stunden sind (oder wenn wir mit einem Projekt im Rückstand sind). Wir sind ebenso anfällig dafür, persönliche Nachrichten zu beantworten, während wir bei der Arbeit sind, oder vielleicht ein Hausratversicherungsdokument auf dem Kopierer im Büro zu scannen. Wissensarbeiter mögen diese Art von Flexibilität im Allgemeinen, aber wenn Sie nicht darauf achten, wie Sie Ihre Arbeit und Ihre persönlichen Dateien trennen, könnten Sie sich und Ihre Daten in Schwierigkeiten bringen.

Riskantes Verhalten in der Grauzone zwischen Arbeit und Privatleben kann sensible Daten gefährden. Während beispielsweise viele Leute hier und da ein persönliches Dokument im Büro scannen, möchten Sie nichts Sensibles scannen, denn wenn Sie nicht der IT-Leiter sind, haben Sie keine Ahnung, wo der Multifunktionsdrucker speichert Kopien von Dateien, die es scannt. Sie befinden sich wahrscheinlich auf der Festplatte des Scanners selbst und könnten auch auf ungesicherten gemeinsam genutzten Servern gespeichert sein.

Um einen gewissen Anschein von Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten, ist es außerdem hilfreich, Hinweise zu haben, die Sie daran erinnern, wenn Sie eine Art von Arbeit erledigen, während Sie auf der anderen Uhr sind. Angenommen, Sie erledigen nach drei Tagen im Familienurlaub einige E-Mails. Vielleicht wissen Sie zu schätzen, dass Sie die Flexibilität und die Möglichkeit haben, alle dringenden Angelegenheiten zu erledigen, aber Sie möchten vielleicht auch wieder Splash Mountain mit Ihren Kindern genießen. Mit ein paar einfachen Strategien zum Trennen Ihrer persönlichen und geschäftlichen Dateien werden Sie nie zu lange in die Arbeit verstrickt, wenn Sie Ihre private Zeit genießen, und umgekehrt.

Unterteilen Sie Ihre Dateien

Der Haupttrick beim Trennen von Arbeits- und persönlichen Dateien besteht darin, sie zu unterteilen. Bestimmte Dinge an bestimmten Orten aufzubewahren, schafft nicht nur Ordnung, sondern auch Sicherheit. Es funktioniert sowohl in der physischen Welt als auch in der digitalen Welt. Wenn Sie Ihre Schlüssel immer in Ihre rechte Tasche und Ihr Telefon in Ihre linke Tasche stecken, werden Sie niemals Ihre Jacke nach einem dieser Gegenstände durchsuchen.

Bei digitalen Dateien sind die Prinzipien dieselben, aber die Realität sieht etwas anders aus. Sie könnten alle Ihre Arbeitsdateien in einem Ordner und persönliche Dateien in einem anderen aufbewahren, aber befinden sie sich auf demselben Server, Computer, derselben App oder demselben Mobilgerät? Willst du sie?

Manchmal trennen wir Arbeitsdateien von persönlichen Dateien, um Grenzen zu wahren, damit wir nicht in die Arbeit verwickelt werden, wenn wir Zeit mit Familie und Freunden verbringen sollten, oder damit wir nicht versucht sind, unsere Steuererklärung zu erledigen Wir sind auf der Uhr.

Im Laufe der Jahre habe ich einige Strategien entwickelt, die mir helfen, meine Arbeit und meine persönlichen Dateien aufzuteilen, damit sie diese Bedingungen erfüllen:

• Sie sind immer getrennt
• Sie sind zugänglich, egal wo ich bin, aber
• Es ist etwas unpraktisch für mich, auf Arbeitsdateien zuzugreifen, wenn ich mich im Privatmodus befinde, und auf Privatdateien, wenn ich mich im Arbeitsmodus befinde.

Verwenden Sie verschiedene Schnittstellen für verschiedene Dinge

Lassen Sie uns zunächst über digitale Dokumente wie Textverarbeitungsdokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, PDFs und Bilder sprechen.

Die einfachste Möglichkeit, Dokumente getrennt und dennoch zugänglich zu halten, besteht darin, sie in einem Online-Synchronisierungsdienst zu speichern und verschiedene Dienste für verschiedene Arten von Informationen zu verwenden. Ich verwende Dropbox ($9,99 pro Monat bei Dropbox), um meine persönlichen Dateien zu speichern, zu sichern und zu synchronisieren, und ich verlasse mich auf Google Drive ($9,99 pro Monat bei Dropbox) für die Arbeit. Neben diesen beiden Diensten gibt es noch viele weitere Optionen, die Sie in der PCMag-Liste der besten Online-Speicherdienste nachlesen können. Aber der Punkt ist, damit zu beginnen, Ihre Dateien in zwei verschiedene Dienste zu unterteilen.

Warum sollte ich nicht meinen bevorzugten Speicherdienst auswählen und zwei verschiedene Konten erstellen, anstatt zwei verschiedene Dienste zu verwenden? Eine andere Benutzeroberfläche hilft mir, die Grenzen zu wahren, die ich zwischen Arbeits- und persönlichen Dateien benötige.

Wenn ich auf die Weboberfläche von Google Drive schaue, habe ich das Gefühl zu arbeiten. Wenn ich jedoch im Urlaub auf Google Drive starre, klingeln in meinem Kopf Glocken, die mich daran erinnern, dass ich arbeite, wenn ich am Pool faulenzen sollte. Aber wenn ich am Wochenende in Dropbox herumhantiere und meine persönlichen Fotos organisiere, gibt mir mein Gehirn nicht das gleiche „Du arbeitest“-Signal. Im Laufe der Zeit habe ich eine starke Verbindung zwischen jeder Schnittstelle und dem, was ich in dieser Schnittstelle mache, entwickelt. Für mich ist es noch wichtiger, klare Work-Life-Grenzen zu haben, da ich im Homeoffice arbeite. Als ich Vollzeit in einem Bürogebäude arbeitete, habe ich ähnliche Strategien mit dem gleichen Effekt angewendet.

Erstellen Sie visuelle Hinweise in Ihrem Betriebssystem und Ihren Designs

Einige Speicherdienste, z. B. solche, die sich eng in Ihr Betriebssystem integrieren, sehen überhaupt nicht nach etwas aus (es sei denn, Sie verwenden die Web-App). Sie haben nicht unbedingt eine eigene Schnittstelle. Eine andere Möglichkeit, wie Sie sich aufteilen können, ohne es überhaupt zu merken, ist die Verwendung eines anderen Betriebssystems bei der Arbeit und zu Hause. Wenn Sie einen Windows-Rechner im Büro und einen Mac zu Hause haben, erleben Sie möglicherweise bereits das gleiche Gefühl der Hyper-Awareness, wenn Sie zu Hause auf dem Mac Büroarbeiten erledigen.

Ein weiteres Problem könnte sein, dass Sie einige der gleichen Tools in Ihrem Arbeits- und Privatleben verwenden, weil Sie sie mögen. Sie möchten nicht zwei verschiedene Tools oder Schnittstellen auswählen. Sie möchten die, die Ihnen am besten gefällt, für beide verwenden. Einige meiner Freunde verwenden zum Beispiel Slack ($9,99 pro Monat bei Dropbox) für die persönliche Kommunikation, und sie verwenden Slack auch bei der Arbeit. In dieser Situation würde ich empfehlen, das Design (d. h. das Farbschema) Ihrer beiden Slack-Konten zu ändern, damit sie physisch unterschiedlich aussehen. Schnell assoziieren Sie ein Farbschema mit der Arbeit und eines mit privatem Geplauder.

Aufteilen nach Browser

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Arbeit zu unterteilen und visuelle Hinweise zu erstellen, die Sie daran erinnern, welche Art von Arbeit Sie tun, besteht darin, sich bei der Arbeit an einen Browsertyp und zu Hause an einen anderen zu halten. Die visuellen Hinweise mögen subtiler sein, aber Sie werden sich immer noch angewöhnen, beispielsweise Chrome für die Arbeit und Firefox für persönliche Dinge zu starten.

Es ist auch vorteilhaft, zwei separate Browser zu verwenden, um Ihr Webprotokoll getrennt zu halten. Zum Beispiel sind Sie vielleicht wachsamer beim Löschen des Browser-Cache für Arbeitsdateien, weil sie vertrauliche Unternehmensinformationen enthalten, aber Sie möchten vielleicht Ihren persönlichen Webverlauf behalten, damit Sie schnell Websites nachschlagen können, die Sie vor ein paar Tagen besucht haben (oder umgekehrt). umgekehrt).

Verwenden Sie E-Mail-Client-Apps zu Ihrem Vorteil

Auf Mobiltelefonen gibt es eine wirklich einfache Möglichkeit, geschäftliche E-Mails von persönlichen E-Mails zu trennen, unabhängig davon, ob Sie denselben E-Mail-Dienst, z. B. Gmail, sowohl für die Arbeit als auch für zu Hause verwenden. Die Lösung: Verwenden Sie verschiedene E-Mail-Clients.

Google Mail verfügt über eine eigenständige App, aber Sie müssen sie nicht unbedingt als die App auswählen, die Sie für den Zugriff auf Google Mail verwenden. Auf dem iPhone können Sie die Standard-Mail-App verwenden. Oder Sie können auf jedem Telefontyp eine E-Mail-Client-App eines Drittanbieters installieren, die mit Gmail funktioniert, wie z. B. Boxer (9,99 $ pro Monat bei Dropbox) oder Inboxcube (9,99 $ pro Monat bei Dropbox) .

Ich verwende gerne getrennte Apps für geschäftliche und private E-Mails. Ich habe den gleichen Vorteil, wenn ich zwei unterschiedliche Schnittstellen habe. Außerdem kann ich, wenn ich versuche, nicht in die Arbeit hineingezogen zu werden, die geschäftliche E-Mail beenden und schließen, während meine persönliche E-Mail leichter zugänglich bleibt, oder umgekehrt.

Es kann vorkommen, dass Ihnen nur eine E-Mail-Client-App wirklich gefällt und Sie sie sowohl für Ihre geschäftlichen als auch für Ihre persönlichen E-Mails verwenden möchten. Bei vielen Apps können Sie mehrere Konten authentifizieren lassen und nach Belieben zwischen ihnen wechseln. Es bietet jedoch eine Benutzerfreundlichkeit, die Sie möglicherweise nicht möchten. Sie verlieren den Vorteil, zwei unterschiedliche Schnittstellen zu haben, und Sie verlieren die Möglichkeit, die App mit dem Konto zu beenden, das Sie im Moment weniger verlockend machen möchten. Vielleicht möchten Sie, dass Ihre Technologie Ihrer eigenen Psychologie zuliebe etwas weniger benutzerfreundlich ist.

Aufgeteilt für eine bessere Work-Life-Balance

Wenn Sie klarere Grenzen zwischen Ihrer Arbeit und Ihrem Privatleben benötigen, hilft die Aufteilung Ihrer Daten in verschiedene Apps, Dienste, Betriebssysteme und Browser enorm.

Zwei unterschiedliche virtuelle Bereiche zu haben, in denen Sie auf Ihre Dateien zugreifen, schafft Hinweise, Assoziationen und Zugangsbarrieren, die Ihnen helfen können, Ihre Freizeit zu minimieren oder persönliche Aufgaben zu erledigen, während Sie bei der Arbeit sind, während Sie sie trotzdem erledigen können, wenn es Zeit ist notwendig.