Organisieren Sie sich: So holen Sie Ihre Spesenabrechnungen vor Jahresende nach

Es nähert sich dem Jahresende. Sie arbeiten still an Ihrem Schreibtisch, als eine neue E-Mail von der Buchhaltung eintrifft. Bei der Betreffzeile schnappen Sie laut nach Luft, und alle Ihre Kollegen drehen sich um, um zu sehen, was los ist. Ihre Wangen werden rot, als Sie zugeben, dass Sie bis zu diesem Moment völlig vergessen hatten, eine Spesenabrechnung einzureichen. In der E-Mail steht, dass die Frist heute ist. Die Hitze deiner Wangen verwandelt sich in ein Gefühl der Angst, das über deine Brust und in deine Magengrube läuft. Ihre Firma schuldet Ihnen ein paar hundert Dollar, und zu dieser Jahreszeit könnten Sie sie wirklich gebrauchen. Keine Panik! Diese einfachen Schritte können Ihnen dabei helfen, Ihre Ausgaben unter Kontrolle zu bekommen.

Einige Organisationen machen es wirklich einfach, Spesenabrechnungen einzureichen, selbst wenn sie zu spät kommen. Firmenkreditkarten zu haben, die an ein Spesenabrechnungssystem gebunden sind, hilft zum Beispiel enorm, aber nicht jeder hat diesen Luxus. Atmen Sie also tief durch und befolgen Sie diese Schritte, um Ihre überfälligen Spesenabrechnungen so schnell wie möglich einzureichen.

Beachten Sie, dass ein Großteil dieses Artikels auch für Selbstständige gilt, die am Ende des Jahres nach Quittungen trollen müssen, um Steuerabzüge für Geschäftsausgaben geltend zu machen.

1. Fragen Sie, wann die tatsächliche Frist ist und ob Sie später einreichen können

Je nachdem, wann Ihre Organisation ihr Geschäftsjahr festlegt und wie sie Rückstellungen handhabt, ist die Frist für die Einreichung von Spesenabrechnungen möglicherweise bereits abgelaufen. Aber das bedeutet nicht unbedingt, dass es zu spät ist, Ihre Quittungen einzureichen. Kluge Leute füllen Fristen ein. Wenn Ihnen jemand sagt, dass ein Abgabetermin Freitag ist, besteht eine gute Chance, dass der tatsächliche Abgabetermin Montagmorgen oder später ist.

Fragen Sie jemanden in der Buchhaltung oder Ihren Chef nach klaren Angaben zur tatsächlichen Frist für Spesenabrechnungen und ob Sie etwas tun können, wenn Sie sie verpasst haben. Oft gibt es. Wenn Sie spät einreichen können, seien Sie freundlich und liebenswürdig zu den Leuten, die Ihnen dabei helfen, und beugen Sie sich vor, um genau das zu liefern, was sie verlangen. Seien Sie detailliert. Denken Sie daran, dass sie Ihnen einen Gefallen tun. Tun Sie Ihr Bestes, um es zurückzugeben, indem Sie ihnen die Arbeit erleichtern.

2. Überprüfen Sie die Regeln für Quittungen

Wenn Sie schon einmal Spesenabrechnungen eingereicht haben, kennen Sie wahrscheinlich die Grundregeln für das Einreichen von Quittungen. Aber kennen Sie auch die Feinheiten? Wenn Sie eine Spesenabrechnung lange nach Anfall der Ausgaben einreichen, sind Ihnen möglicherweise einige Quittungen verloren gegangen. Finden Sie heraus, ob es eine Richtlinie gibt, die z. B. Quittungen nur für Ausgaben über 10 US-Dollar verlangt. Fragen Sie auch, ob Sie einen Zahlungsnachweis vorlegen können, indem Sie eine Kreditkartenabrechnung vorlegen, in der die Position hervorgehoben ist. Diese Details können einen großen Unterschied in der Zeit machen, die Sie für die Erstellung einer Spesenabrechnung benötigen.

3. Erstellen Sie eine Gliederung der Elemente und Daten

Sobald es an der Zeit ist, mit der Erstellung einer überfälligen Spesenabrechnung zu beginnen, erstellen Sie eine grobe Liste der wichtigsten Ausgaben, die Sie geltend machen müssen, z. B. gekaufte Artikel, Reisen und Kundenbewirtung. Wenn Sie nur einen Artikel oder eine Reise anmelden, überspringen Sie diesen Schritt.

Wenn es sich bei einem Punkt auf Ihrer Liste um ein Ereignis handelt, z. B. einen Kundenbesuch oder eine Konferenz, notieren Sie sich die Daten. Erstellen Sie dann unter dem Ereignis einen Eintrag für jeden Tag, etwa so:

Konferenz X: 1.-3. Juni
1 Juni
2. Juni
3. Juni

4. Visualisieren Sie Ihre Ausgaben

Wenn ich Ausgaben im Zusammenhang mit Reisen oder Veranstaltungen zusammenfasse, finde ich es hilfreich, zuerst die größten Ausgaben (z. B. Flug-, Hotel- und Teilnahmegebühren) aufzulisten und dann zu versuchen, jeden Tag in Erinnerung zu rufen oder neu zu überdenken, um die kleineren Ausgaben zu decken. Tun Sie dies unter jedem Tageseintrag.

Ich mache gerne einen groben Überblick über mögliche Ausgaben und fülle ihn dann aus, wenn ich mich daran erinnere (die Schritte 5-7 enthalten ein paar Tricks zum Füllen von Lücken, wenn Sie sich nicht mehr erinnern können). Die Gliederung sollte so viele dieser Punkte enthalten, wie für Ihre Daten relevant sind:

• Startort. Wo hast du geschlafen? Hatten Sie an diesem Ort Ausgaben, z. B. WLAN-Gebühren?
• Reisen vor Ort . Sind Sie irgendwo hingefahren und wenn ja, wie sind Sie dorthin gekommen (Auto, Taxi, Fahrdienst, öffentliche Verkehrsmittel)? Wie bist du zurückgekehrt? Wenn Sie eine Gebühr pro Meile für das Fahren verlangen, wie groß war die Entfernung?
• Mahlzeiten. Wo haben Sie gefrühstückt, zu Mittag und zu Abend gegessen? Haben Sie Getränke, einschließlich Mineralwasser und Kaffee, oder Snacks gekauft?
• Lieferungen. Mussten Sie im Laufe des Tages etwas Erwartetes oder Unerwartetes kaufen?
• Standort beenden. Wo hast du deinen Tag beendet? Was hast du da bezahlt?

Oft hilft es Ihnen, sich nur diese Fragen zu stellen, um sich an Ausgaben zu erinnern, die Sie sonst hätten vergessen können.

5. Blättern Sie durch Ihre Quittungen

Wenn Sie einen Stapel Quittungen haben, blättern Sie ihn jetzt durch und passen Sie ihn an die von Ihnen erstellte Gliederung an. Es gibt einen Grund, warum ich diesen Schritt nicht zuerst mache. Manchmal formen Quittungen unser Gedächtnis so um, dass Teile des Tages ausgelassen werden. Angenommen, Sie sehen sich Ihre Quittungen an und stellen fest, dass Sie in einem Café schnell gefrühstückt und später an einem Konferenzort zu Mittag gegessen haben. Sie haben jetzt eine lebhafte Erinnerung an diese beiden Ereignisse und sind bereit, mit dem nächsten Beleg fortzufahren. Aber Ihr Gedächtnis hat möglicherweise die 15-Dollar-Uber-Fahrt zwischen den beiden Orten ausgelassen, nur weil Sie keine physische Quittung hatten, um die Erinnerung auszulösen. Es ist leicht, Details zu vergessen, wenn wir keine Auslöser haben.

6. Scannen Sie Ihren Kalender

Ein Kalender kann weitere Erinnerungen enthalten, die Ihnen beim Erstellen einer genauen Spesenabrechnung helfen. Wenn Sie Ihren Tag ausfüllen, öffnen Sie Ihren Kalender und scannen Sie ihn, um Reisedaten und wichtige Ereignisse zu überprüfen. Bestimmte Einträge können Ihre Erinnerung an Ausgaben sowie fehlende Ausgaben auslösen. Wenn Ihnen zum Beispiel ein Geschäftspartner an einem Tag Ihrer Reise eine Kalendereinladung zum Abendessen geschickt hat und sie bezahlt hat, müssen Sie sich keine Gedanken über die Suche nach einer Quittung für Ihr Essen an diesem Abend machen.

7. Lesen Sie Minze

Ein weiterer großartiger Ort, um nach fehlenden Ausgaben zu suchen, ist Mint. Mint ist eine persönliche Finanz-App, die alle Ihre Finanztransaktionen auf einer durchsuchbaren Website und App konsolidiert. Mit Mint können Sie alle Ihre Kreditkarten- und Debitkartenausgaben nach Datum filtern, was Ihnen dabei helfen könnte, Ausgaben aufzudecken, die Sie vergessen haben. In dem Beispiel, das ich zuvor über eine Uber-Quittung gegeben habe, können Sie die Informationen finden, indem Sie nach dem Datum in Mint suchen, was es einfacher macht, die echte Quittung in Ihrer E-Mail zu finden.

Sie können in Mint auch Tags zu Einzelpostentransaktionen hinzufügen, und wenn Sie dies das ganze Jahr über für Geschäftsausgaben getan haben, können Sie leicht alle Ausgaben finden, die Sie geltend machen müssen.

Ich habe bereits erwähnt, dass Sie, wenn Sie keine Quittung finden können, fragen können, ob Sie eine Kopie einer Kreditkartenabrechnung einreichen können, in der der Posten für eine Ausgabe hervorgehoben wird. Auch hier hilft Ihnen Mint weiter, da es Ihnen mitteilt, welche Kreditkarte Sie verwendet haben.

8. Tipps und Parken nicht vergessen

Zwei Kategorien von Ausgaben, die leicht zu übersehen sind, sind Trinkgeld und Parken. Kleine bar bezahlte Trinkgelder, wie für Hotelreinigungspersonal und Hotelpagen, werden niemals mit Quittungen geliefert. Parkgebühren können auch ohne Quittung in bar erfolgen. Aber sie summieren sich und sind es wert, behauptet zu werden, wenn Sie sie gemacht haben.