Organisieren Sie sich: 5 einfache Schritte für den Einstieg in Gantt-Diagramme

Veröffentlicht: 2022-01-29

Bevor Sie ein neues Projekt starten, ist es hilfreich, eine Roadmap zu haben, eine Art klaren Überblick über alle notwendigen Schritte und die Reihenfolge, in der diese Schritte ausgeführt werden müssen. Das ist im Wesentlichen das, was ein Gantt-Diagramm ist. Es spielt keine Rolle, ob es sich um ein privates Projekt handelt, wie z. B. das Hinzufügen einer Terrasse an der Rückseite Ihres Hauses, oder um ein geschäftliches, z. B. das Erstellen einer neuen Website. Du musst wissen

  • wann und wo du startest,
  • alle Schritte auf dem Weg und wie lange sie dauern werden,
  • Wer ist für jeden Schritt verantwortlich,
  • die Reihenfolge, in der die Schritte ausgeführt werden müssen, und
  • wann das Projekt abgeschlossen sein wird.

Gantt-Diagramme, benannt nach dem Ingenieur und Berater Henry Gantt, der sie in den 1910er Jahren entwickelte und verwendete, sind eine Visualisierung eines Projekts von Anfang bis Ende. Sie sind ein äußerst verbreitetes Produktivitätstool und ein wichtiger Bestandteil vieler Projektmanagementdienste. Tatsächlich hat der ausgezeichnete Service TeamGantt (14,95 $ bei Software Advice) seinen Namen sogar aus den Charts übernommen. In diesem Artikel erkläre ich, was Gantt-Diagramme sind, was sie tun und wie Menschen sie verwenden, und stelle fünf Schritte für den Einstieg mit ihnen bereit.

Was ist ein Gantt-Diagramm?

„Ein Gantt-Diagramm ist eine Visualisierung der Schritte, die für den Abschluss Ihres Projekts erforderlich sind“, erklärte Kayvon Ghaffari, leitender Programmmanager bei LiquidPlanner (14,95 USD bei Software Advice), als ich ihn kürzlich um einen Einblick in die ersten Schritte mit Gantt bat Diagramme. LiquidPlanner ist eine von Editors Choice ausgezeichnete App für Projektmanagement und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz, die Gantt-Diagramme hervorhebt.

Ghaffari erinnerte mich daran, dass sich ein Projekt von anderen Arten von Arbeit unterscheidet. „Ein Projekt ist eine Reihe von Arbeiten, die einen Anfang und ein Ende haben, und die Erfüllung der Erstellung dieses Projekts ist eine Reihe von Aufgaben“, sagte er. Gantt-Diagramme funktionieren speziell für Projekte, nicht für laufende Arbeiten. Es geht darum, Ihnen zu helfen, von Anfang bis Ende zu kommen, also ist es wichtig, dass es eine gibtein Ende.

Gantt Gantt

Gantt-Diagramme werden von links nach rechts und von oben nach unten gelesen. (Siehe das Bild oben von TeamGantt.) Die x-Achse ist die Zeit. Das Diagramm beginnt, wenn das Projekt beginnt, und endet, wenn das Projekt geliefert wird. Das Ausführen der Länge der y-Achse sind Aufgaben, obwohl sie lediglich in einer Liste enthalten sind. Ihre genaue Platzierung auf der y-Achse ist irrelevant, obwohl sie tendenziell in chronologischer Reihenfolge fallen.

„Eine Aufgabe hat drei Komponenten: was es ist, wie lange es dauern wird und wer es tun wird“, sagte Ghaffari. In einem Gantt-Diagramm wird jede Aufgabe durch einen Balken dargestellt. Die Länge des Balkens zeigt an, wie viel Zeit die Aufgabe in Anspruch nehmen wird. Häufig sind Aufgabenleisten farblich aufeinander abgestimmt und zeigen an, welche Person oder Abteilung für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist. Was das „Was“ betrifft, so erscheint der Aufgabenname im Allgemeinen auf der Leiste oder wird sichtbar, wenn Sie darauf klicken.

Gantt-Diagramme zeigen nicht nur alle Aufgaben für ein Projekt und wie lange sie dauern werden, sondern zeigen auch Abfolge und Abhängigkeiten. Mit anderen Worten, sie zeigen die Reihenfolge, in der Aufgaben ausgeführt werden müssen, und ob eine Sache vor der anderen geschehen muss. Warum ist das so wichtig?

Was machen Gantt-Diagramme?

„Gantt-Diagramme machen visuell deutlich, dass man nicht alles gleichzeitig erledigen kann“, sagt Chris Savoie, Produktstrategie-Direktor bei Workfront. Als Beispiel nannte er den Bau eines Baumhauses. Sie können die Nägel und das Holz gleichzeitig kaufen, aber Sie müssen das Holz schneiden, bevor Sie es in den Baum nageln.

Gantt-Diagramme zeigen Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, normalerweise mit so etwas wie einer Verbindungslinie.

Abhängigkeiten Abhängigkeiten

Bevor er zu Workfront kam (das wie LiquidPlanner ein Tool für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz und das Projektmanagement ist), arbeitete Savoie an einigen hochkomplexen Projekten mit der United Space Alliance in Zusammenarbeit mit dem Johnson Space Center der NASA. Er erwähnte, dass Sequenzen und Abhängigkeiten zwar selbst für einfache Projekte wie den Bau eines Baumhauses wichtig sind, aber für massive, jahrelange Projekte wie den Bau der Internationalen Raumstation von entscheidender Bedeutung sind.

Eine andere Sache, die Gantt-Diagramme tun, ist Organisationen oder Projektleitern dabei zu helfen, Ressourcen zu verwalten. „Nur weil eine Aufgabe existiert, heißt das nicht, dass es eine Person gibt, die frei ist, sie zu erledigen“, sagte Ghaffari.

Mit einem Gantt-Diagramm können Sie leicht erkennen, wann Personen oder Abteilungen für die Arbeit an Aufgaben eingeplant sind und wann sie frei haben. „Sie müssen in der Lage sein, die Zeitpläne der Menschen zu berücksichtigen und wie viele Stunden der Tag hat“, fügte er hinzu. Gantt-Diagramme bieten eine effektive Möglichkeit, Zeit, Aufgaben und Ressourcen anzuzeigen.

Erste Schritte mit Gantt-Diagrammen

Sobald Sie ein allgemeines Verständnis davon haben, was Gantt-Diagramme sind und warum sie nützlich sind, können Sie damit beginnen, sie für Ihre eigenen Projekte zu erstellen. Diese fünf Schritte helfen Ihnen beim Einstieg.

1. Wählen Sie eine Vorlage oder erstellen Sie eine von Grund auf neu
Wenn Sie ein neues Gantt-Diagramm beginnen, haben Sie im Allgemeinen die Möglichkeit, eine Vorlage zu verwenden oder ganz von vorne zu beginnen. Vorlagen können von einer externen Quelle stammen, im Falle von Vorlagen, die von Projektmanagement-Software bereitgestellt werden, oder sie können aus einem früheren eigenen Projekt stammen.

Einer der Vorteile der Verwendung Ihrer eigenen früheren Arbeit zum Erstellen einer Vorlage besteht darin, dass Sie oft viel aus dem lernen können, was in der Vergangenheit passiert ist. Die Vorlage gibt nicht nur Auskunft über die Aufgaben und die Reihenfolge, sondern auch darüber, ob Aufgaben länger als erwartet gedauert haben.

2. Markieren Sie Ihre Meilensteine
Die meisten Programme zum Erstellen von Gantt-Diagrammen bieten die Möglichkeit, Meilensteine ​​hinzuzufügen. Ein Meilenstein ist eine Markierung, die anzeigt, dass eine Phase eines Projekts abgeschlossen ist. Beim Erstellen einer Website ist beispielsweise das Sperren der Wireframes ein typischer Meilenstein.

Wenn Sie ein Gantt-Diagramm von Grund auf neu erstellen, ist es oft hilfreich, alle Meilensteine ​​zu zeichnen, bevor Sie Aufgaben hinzufügen. Das Auflisten aller Meilensteine ​​hilft dabei, das Projekt in kleinere Teile zu zerlegen, und diese kleineren Teile sind einfacher zu konzipieren als das gesamte Projekt auf einmal.

3. Aufgaben hinzufügen, Ereignisse sequenzieren und Abhängigkeiten erstellen
Der nächste Schritt besteht darin, Aufgaben hinzuzufügen, Ereignisse zu sequenzieren und Abhängigkeiten zu erstellen. Achten Sie beim Hinzufügen von Aufgaben darauf, sich historische Berichte anzusehen oder mit den Personen zu sprechen, die die Aufgaben erledigen werden, um genaue Schätzungen zu erhalten, wie lange sie dauern sollten.

Denken Sie bei der Sequenzierung von Ereignissen daran, dass mehrere Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden können, jedoch nicht von derselben Person. Beim Erstellen einer Website kann eine Person an Wireframes arbeiten, während eine andere Person Beispielinhalte für den Prototyp sammelt. Aber der Wireframe-Designer kann nicht gleichzeitig Moodboards erstellen.

Fügen Sie Abhängigkeiten erst hinzu, nachdem Sie alle Aufgaben aufgelistet und in die richtige Reihenfolge gebracht haben, und gehen Sie vorsichtig damit um. „Die Sache, die Sie wirklich durcheinander bringen kann, ist, wenn Sie auf halbem Weg in das Gantt-Diagramm gehen und sehen, dass beispielsweise Aufgabe 12 nicht mehr von Aufgabe 5 abhängig ist“, sagte Savoie. Er fügte hinzu, dass Anfänger äußerst vorsichtig sein sollten, Abhängigkeiten nicht zu entfernen, es sei denn, sie sind sich sicher, dass dies korrekt ist, da es sehr schwierig ist, sie zurückzubekommen, wenn sie eine lange Kette von Ereignissen erstellen.

4. Achten Sie auf Ihre Ressourcen
„Aufgaben müssen in der richtigen Reihenfolge sein, und dann müssen Sie kontrollieren, wer verfügbar ist, um diese Aufgaben zu erledigen“, erklärte Ghaffari. Wie oben erwähnt, nur weil es eine Aufgabe zu erledigen gibt, heißt das nicht, dass es jemanden gibt, der sie erledigen kann.

Ghaffari bemerkte, dass die Gantt-Diagramm-Software seines Unternehmens keine Überbuchung zulässt, was bedeutet, dass Sie mit LiquidPlanner niemandem eine Aufgabe zuweisen können, wenn diese Person bereits einer anderen Aufgabe zur gleichen Zeit zugewiesen ist.

Mithilfe von Gantt-Diagrammen können Sie nicht nur erkennen, ob eine Ressource überbucht ist, sondern auch, welche Auswirkungen eine Korrektur auf den Rest des Projektplans hat.

5. Zusammenarbeiten
„Es ist wirklich wichtig, dass die Leute verstehen, dass das Gantt-Diagramm keine Zauberei ist“, sagte Ghaffari. „Nur weil du etwas geplant hast, heißt das noch lange nicht, dass es etwas mit der Realität zu tun hat.“

Der Weg, um sicherzustellen, dass das Gantt-Diagramm mit der Realität übereinstimmt, ist Zusammenarbeit. Gantt-Diagrammsoftware ist häufig Teil eines größeren Projektmanagement- oder Arbeitsplatzzusammenarbeitspakets. Jeder in einem Team sollte die Möglichkeit haben, das Diagramm zumindest zu sehen, wenn nicht, Aufgaben und andere Informationen, die darin einfließen, zu aktualisieren. Auf diese Weise kann eine zugewiesene Person, wenn sie eine Aufgabe vorzeitig beendet, ihren Fortschritt aktualisieren, um die Aufgabe als abgeschlossen zu markieren und die geschätzte Zeit zu korrigieren, und dadurch anderen zugewiesenen Personen helfen, ihre Aufgaben ebenfalls früher zu erledigen. Oder sie kann sich auch als verfügbare Ressource kennzeichnen, um bis zu ihrer nächsten geplanten Aufgabe bei einer anderen Aufgabe zu helfen.

Ghaffari fasste die Kraft der Zusammenarbeit so zusammen: „Wenn das Gantt-Diagramm in einem Vakuum ist, wer weiß, ob es genau ist? Wenn es kollaborativ ist, dann sind Kontrollen eingebaut, und es spiegelt eher die Realität wider Gantt-Diagramm leuchtet."

Verlassen Sie sich nicht zu sehr auf Gantt-Diagramme

Sowohl Ghaffari als auch Savoie sagten mir, dass sie Gantt-Diagramme zur Planung und Überprüfung eines Projekts verwenden, aber nicht gerne die tägliche Arbeit darin verwalten. "Es ist normalerweise ein Plan, kein Ausführungsplan", sagte Savoie.

Savoie bemerkte auch, dass ein Anfänger möglicherweise nicht erkennt, dass Menschen selten, wenn überhaupt, das gesamte Gantt-Diagramm auf einmal betrachten, weil sie normalerweise riesig sind. „Man braucht eine Plakatwand, um es zu drucken“, sagte er.

Laut Ghaffari „ist das Erstellen des Gantt-Diagramms nicht das Endziel. Es ist eine Visualisierung des Aufgabenplans und der Sequenzierung. Das Gantt-Diagramm hilft den Menschen zu verstehen, wie der Plan funktionieren wird.“

Wenn Sie sich für Gantt-Diagramme interessieren, interessieren Sie sich wahrscheinlich auch für Projektmanagement im Allgemeinen. Für einige hervorragende Zusatztipps, um Ihr Projekt auf Kurs zu halten, lesen Sie meine 4 Tipps für den Einstieg in das Projektmanagement und auch meine Ratschläge zur Verbesserung der Kommunikation für ein besseres Projektmanagement.