Möchten Sie mehr erledigen? Verfolgen Sie Ihre Zeit besser mit diesen bewährten Methoden
Veröffentlicht: 2022-01-29Um produktiver zu sein, müssen Sie Ihre Zeit effektiv verwalten. Wie können Sie Ihre Zeit besser einteilen? Egal, wo Sie mit Ihren Zeitmanagementfähigkeiten stehen, das Allererste, was Sie tun müssen, ist zu verfolgen, wie Sie Ihre Zeit derzeit verbringen. Du kannst nicht ändern, wie du deine Zeit verbringst, wenn du nicht weißt, wie du sie jetzt nutzt.
Es gibt drei Hauptmethoden, um Ihre Zeit zu verfolgen, und jede hat Vor- und Nachteile. Der Weg, der allgemein als der einfachste gilt, ist der am wenigsten genaue. Die genaueste ist sehr zeitaufwändig. Schließlich gibt es eine Möglichkeit, Ihre Zeit mithilfe von Technologie zu verfolgen, die extrem einfach, aber nur für bestimmte Arten von Aufgaben genau ist. Diese Methoden können hilfreich sein, egal ob Sie im Büro sind oder von zu Hause aus arbeiten.
Folgendes müssen Sie über diese drei Methoden wissen:
1. Zeitschätzung (auch bekannt als Arbeitswochenschätzungsmethode)
Was ist eine Zeitschätzung? Eine Zeitschätzung ist eine Liste von allem, was Sie in einem bestimmten Zeitraum getan haben, zusammen mit der geschätzten Anzahl von Stunden und Minuten, die Sie dafür aufgewendet haben.
So erstellen Sie eine Zeitschätzung: Zeitschätzungen werden oft am Ende einer Woche erstellt. Du denkst an deine Woche oder welchen Zeitraum du auch immer zurückblicken möchtest und zählst zusammen, wie viele Stunden du deiner Meinung nach gearbeitet, geschlafen, Besorgungen gemacht, gekocht, geputzt oder Filme geschaut hast. Es hilft, Ihren Kalender zur Orientierung zu konsultieren, falls Sie einen führen.
Vorteile: Die Erstellung von Zeitschätzungen nimmt sehr wenig Zeit in Anspruch. Da Sie sie bis zum Ende der Woche speichern können, wird Ihr Alltag nicht durch lästige Zeiterfassungsaufgaben unterbrochen.
Nachteile: Zeitschätzungen sind die am wenigsten genaue Methode, um zu messen, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Forscher haben herausgefunden, dass Menschen, wenn sie schätzen, wie sie ihre Zeit mit einem rückblickenden Ansatz verbringen, am Ende oft insgesamt mehr Stunden haben, als in einer tatsächlichen Woche vorhanden sind (168). Menschen neigen dazu, ihre Arbeit zu überschätzen und ihre Freizeit zu unterschätzen.
2. Zeitprotokoll (auch bekannt als Total Time Diary Approach)
Was ist ein Zeitprotokoll? Ein Zeitprotokoll ist eine Aufzeichnung dessen, was Sie den ganzen Tag getan haben, aufgeteilt in Zeitblöcke, die den ganzen Tag ausmachen. Die Idee ist, jeden Zeitblock in einem Zeitraum von 24 Stunden zu berücksichtigen.
So erstellen Sie ein Zeitprotokoll: Um ein Zeitprotokoll zu erstellen, benötigen Sie kaum mehr als ein Blatt Papier oder eine Tabelle. Erstellen Sie eine Spalte und geben Sie aufeinanderfolgende Zeitblöcke in Schritten von 15, 30 oder 60 Minuten ein. Sie können mehrere Zeitblöcke für die Stunden kombinieren, in denen Sie normalerweise schlafen. Entweder regelmäßig über den Tag oder am Ende des Tages füllen Sie das Feld neben jedem Zeitblock mit dem aus, was Sie während dieser Zeit getan haben. Wie genau Sie mit Ihrer Beschreibung werden, hängt davon ab, was Sie über sich selbst wissen möchten oder welche Art von Zeitmanagement-Transformation Sie durchführen möchten.
Vorteile: Zeitprotokolle sind genauer als Zeittagebücher. Sie sind es umso mehr, wenn Sie sie häufiger ausfüllen, und umso weniger, je länger Sie warten, bis sie abgeschlossen sind. Es ist sehr einfach, Ihre Zeit in Kategorien einzuteilen, die Zahlen zu addieren und die Ergebnisse zu analysieren.
Nachteile: Das Aufschreiben einer Antwort für das, was Sie z. B. zwischen 9 und 10 Uhr morgens getan haben, spiegelt möglicherweise nicht realistisch wider, wie Sie diese Stunde wirklich genutzt haben. Nehmen wir an, Sie haben gearbeitet. Haben Sie während dieser Zeit Ihren Schreibtisch verlassen und ein Glas Wasser getrunken? Schnell telefoniert? Haben Sie nach der Hälfte Ihrer Arbeit für ein paar Minuten Nachrichten online gelesen? Zeitprotokolle verallgemeinern Zeitblöcke, ohne auf die wirklichen Details dessen einzugehen, was Sie getan haben.
3. Zeiterfassungs-Apps
Was ist eine Zeiterfassungs-App? Eine Zeiterfassungs-App ist eine Software, die Sie verwenden, um zu verfolgen, wie viel Zeit Sie mit verschiedenen Dingen verbringen, hauptsächlich auf Ihrem Computer und Telefon. Es gibt passive und aktive Zeiterfassungs-Apps. Passive wie RescueTime messen, wie viel Zeit Sie in verschiedenen Anwendungen und auf verschiedenen Websites verbringen. Aktive Zeiterfassungs-Apps wie Toggl geben Ihnen einen Timer auf dem Bildschirm, der läuft, während Sie arbeiten, sodass Sie mehrere Apps und Websites verwenden können, während Sie an einer Aufgabe arbeiten.
So verwenden Sie eine Zeiterfassungs-App: Bei einer passiven Zeiterfassung installieren Sie diese auf Ihrem Computer oder Mobilgerät und lassen sie einfach laufen. Es erfasst automatisch alle Ihre Aktivitäten, um sie aufzuzeichnen, zu kategorisieren, zu zählen und zu analysieren. Normalerweise können Sie diese Apps jederzeit pausieren und sie so einstellen, dass sie in Zeiten deaktiviert werden, in denen Sie Ihre Aktivitäten nicht verfolgen möchten. Aktive Timer verlassen sich darauf, dass Sie einen Knopf drücken, um sie zu starten und zu stoppen. Sie ermöglichen Ihnen die Eingabe von Informationen darüber, was Sie während der Ausführung getan haben, und die App fügt diese Informationen automatisch zu einem Datensatz hinzu, den Sie jederzeit anzeigen und weiter analysieren können. Mobile App-Versionen aktiver Zeiterfassung können nützlich sein, damit Sie einen Timer laufen lassen können, wenn Sie in Besprechungen sind, zur Arbeit reisen und andere Nicht-Computer-Arbeiten erledigen, die Sie messen möchten.
Von unseren Redakteuren empfohlen
Es gibt einige mobile Zeiterfassungs-Apps, die Ihren Standort überwachen und Ihnen angeblich helfen, Ihre Zeit auf diese Weise zu klassifizieren, aber sie sind noch nicht sehr intelligent und erfordern viel zu viele manuelle Eingaben, um zu diesem Zeitpunkt von großem Wert zu sein. Vielleicht verbessern sie sich eines Tages.
Vorteile: Zeiterfassungs-Apps eignen sich hervorragend, wenn es darum geht, Ihnen Details zu Ihren digitalen Aktivitäten zu liefern. Sie haben Werkzeuge, um Ihre Zeit zu kategorisieren und Diagramme und Grafiken auszuspucken. Die besten von ihnen sind sehr einfach zu bedienen und die meisten von ihnen haben eine kostenlose Option.
Nachteile: Zeiterfassungs-Apps geben Ihnen eine umfassende Analyse dessen, was Sie auf Ihrem Computer tun, aber sie sind nicht darauf ausgelegt, Ihre gesamte Zeit zu erfassen, sodass sie Ihre Stunden verpassen, die Sie mit Wäschefalten, Kochen, Lesen und Spielen mit Ihren Kindern verbracht haben oder Haustiere, oder was auch immer Sie sonst tun.
Zwei Wochen lang verfolgen, dann analysieren
Wenn Sie neu in der Zeiterfassung sind, empfehle ich die Zeiterfassungsmethode mit einer Zeiterfassungs-App zu kombinieren. Auf diese Weise erhalten Sie einen Überblick darüber, wie Sie alle Stunden Ihres Tages verbringen, sowie eine detaillierte Analyse Ihrer Computerzeit.
Sie sollten Ihre Zeit mindestens zwei Wochen lang protokollieren, bevor Sie sie analysieren. Während der ersten ein bis zwei Tage änderst du möglicherweise dein Verhalten leicht, weil du darüber nachdenkst, dass du deine Zeit protokollierst. Ihr Verhalten wird sich schnell wieder normalisieren.
Auch wenn Sie sagen: „Oh, dieser Tag sollte nicht zählen, weil er sehr ungewöhnlich war“, hören Sie auf. Je mehr Sie Ihre Zeit verfolgen, desto mehr werden Sie feststellen, dass Sie ungewöhnlichere Tage haben, als Ihnen wahrscheinlich bewusst ist. Die Idee ist, besser zu verstehen, wie Sie Ihre Zeit tatsächlich verbringen, und nicht, wie ein durchschnittlicher Tag aussieht. Sobald Sie wissen, wie Sie Ihre Zeit insgesamt verbringen, können Sie fundierte Entscheidungen darüber treffen, wovon Sie mehr oder weniger tun oder ob Sie etwas völlig Neues tun möchten.