Wie die 4-Tage-Woche den Arbeitsplatz verändert

In den letzten Jahren hat sich viel verändert, wie der Arbeitsrhythmus aussieht.

Einige Unternehmen haben auf Remote-Arbeit umgestellt, während andere erhebliche Änderungen an der Struktur ihrer Arbeitswochen vorgenommen haben.

Die Vier-Tage-Woche hat einige gute Kritiken erhalten, bringt aber natürlich auch ihre eigenen Herausforderungen mit sich. In diesem Artikel betrachten wir diese neue Arbeitsweise aus allen Perspektiven.

Was ist eine 4-Tage-Woche?

Eine Vier-Tage-Woche ist nicht anders, als es sich anhört – anstatt wie gewohnt an fünf Tagen pro Woche zu arbeiten, melden sich die Mitarbeiter für nur vier Arbeitstage pro Woche.

Das Konzept wird in verschiedenen Branchen und Organisationen auf unterschiedliche Weise umgesetzt, konzentriert sich jedoch immer auf die Praxis, nur vier Tage pro Woche zur Arbeit zu gehen.

Woher kommt die 4-Tage-Woche?

Das Konzept, vier statt fünf Tage pro Woche zu arbeiten, ist inspiriert von der Tatsache, dass die Mitarbeiterproduktivität jährlich um bis zu 5 % gestiegen ist, die Vergütungssätze jedoch im gleichen Zeitraum nicht um mehr als 2 % jährlich gestiegen sind.

Die Wochenarbeitszeit liegt konstant bei durchschnittlich bis zu 43 Stunden – die Vier-Tage-Woche ist ein Weg, diese Lücke zu schließen und gleichzeitig zu einer besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie beizutragen.

Die Prävalenz von Burnout und Angst am Arbeitsplatz

Angst und Burnout am Arbeitsplatz sind jedoch nicht auf bestimmte Generationen beschränkt. Asanas 2022 Anatomy of Work zeigt, dass in Berufen, deren Hauptrohstoff Informationen sind (z. B. Ärzte, Ingenieure, Lehrer, Redakteure usw.), 63 % der Arbeitnehmer im Jahr 2022 an Burnout litten.

Burnout und Angst sind sehr reale Herausforderungen für die moderne Belegschaft.

Die beiden Generationen mit der höchsten Unterstützung für die Vier-Tage-Arbeitswoche sind Millenials und Gen Z, was leicht verständlich ist, wenn man bedenkt, dass 74 % bzw. 84 % angaben, Burnout erlebt zu haben.

Der Wunsch nach einer besseren Work-Life-Balance

Die Art und Weise, wie Mitarbeiter an ihre Arbeit herangehen und was sie von ihren Arbeitgebern erwarten, ist ganz anders als noch vor 10 Jahren.

An erster Stelle ihrer Beschäftigungsprioritäten steht die Work-Life-Balance, wobei dieses Detail wichtiger ist als die Vergütung.

Eine Vier-Tage-Woche bietet die Chance für eine bessere Work-Life-Balance, ohne dass das Unternehmen darunter leidet.

Was sind die Vorteile einer 4-Tage-Arbeitswoche?

Die Vier-Tage-Woche bringt viele Vorteile mit sich, die von Produktivität bis zu ökologischen Auswirkungen reichen.  

Höhere Produktivität

Wenn Sie glauben, dass mehr Arbeitsstunden pro Woche zu einer höheren Produktivität führen, werden Sie möglicherweise von den Ergebnissen überrascht sein, die Unternehmen beim Testen der Vier-Tage-Arbeitswoche erzielt haben.

Mitarbeiter von Perpetual Guardian in Neuseeland beispielsweise, die an einer viertägigen Probearbeitswoche teilnahmen, behielten die gleiche Produktivität wie ihre 5-Tage-Norm. Darüber hinaus berichteten sie von einer höheren Arbeitszufriedenheit und Firmenloyalität, wenn sie nur vier Tage pro Woche arbeiteten.

Es ist leicht zu glauben, dass unsere lokalen Normen in Bezug auf Arbeitsplatzstandards die gleichen wie globale Normen sind – der amerikanische Traum basiert auf Schichtarbeit und Arbeitszeitplänen von 9 bis 5 von Montag bis Freitag, und wir sind eine wohlhabende Nation – dieser Arbeitsrhythmus muss synonym sein mit optimaler Produktivität, richtig? Falsch.

In den produktivsten Ländern, wie Norwegen, Dänemark und den Niederlanden, haben Arbeitnehmer größtenteils eine 27-Stunden-Woche.

Produktivitätssteigerungen sind eindeutig einer der Vorteile einer Vier-Tage-Woche.

Bessere Gleichberechtigung

Es ist sicherlich kein Geheimnis, dass der Kampf um Work-Life-Balance Frauen viel stärker trifft.

Fast 1,2 Millionen Frauen mussten sich entscheiden, ihre Beschäftigung aufgrund ihrer Anforderungen zu Hause aufzugeben. Darüber hinaus erfüllen mehr Frauen als Männer mehrere verantwortungsvolle Aufgaben außerhalb ihrer Beschäftigung, obwohl die Erwartungen an Effizienz und Effektivität bei der Arbeit natürlich von Geschlecht zu Geschlecht nicht unterschiedlich sind.

Eine viertägige Arbeitswoche bietet die Möglichkeit, einen gerechteren Arbeitsplatz zu schaffen, indem mehr Zeit für die Aufgaben des Lebens außerhalb der Arbeit aufgewendet wird.

Dieser Ansatz könnte viel dazu beitragen, dass Frauen eine Überforderung vermeiden und sich auf die vor ihnen liegenden Prioritäten konzentrieren können, während sie gleichzeitig wissen, dass sie genügend Zeit haben, um sich auch ihren anderen Aufgaben zu widmen.

Besseres Mitarbeiterengagement

Mitarbeiterengagement rückt zunehmend in den Fokus der Arbeitgeber, da es seit vielen Jahren ein heißes Thema ist.

Unengagierte Mitarbeiter haben eine geringere Arbeitszufriedenheit, eine geringere Loyalität zum Unternehmen und oft eine geringere Produktivität, daher ist dies ein wichtiger Schwerpunktbereich.

Mehrere Studien haben gezeigt, dass die Einführung einer Vier-Tage-Woche das Engagement der Mitarbeiter und die Bindung an einen Arbeitgeber um 20 % steigert.

Dokumentierte Versuche haben auch keine Produktivitätsminderung bei einer Vier-Tage-Woche gezeigt – tatsächlich gibt es oft Verbesserungen. Wenn weniger Stunden für die Erledigung von Aufgaben und Projekten zur Verfügung stehen, können sich die Mitarbeiter besser auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren und engagieren.

Krankenstände und Tage der psychischen Gesundheit werden ebenfalls weniger genutzt, da bereits in der Woche ausreichend Zeit vorhanden ist, um sich um Wellnessaktivitäten zu kümmern, Stress zu bewältigen und angenehme Aktivitäten zu verrichten. All diese Faktoren weisen auf ein höheres Engagement der Mitarbeiter während der vier Tage, die sie bei der Arbeit sind, hin.

Hohe ökologische Auswirkungen

Wenn Telearbeit nicht die ideale Option für Ihr Unternehmen ist, Sie aber Schritte unternehmen möchten, um eine positive ökologische Wirkung zu erzielen, sollten Sie wissen, dass ein reduzierter CO2-Fußabdruck ein Vorteil für eine viertägige Arbeitswoche sein kann!

Die Reduzierung Ihrer Arbeitswoche um einen Tag pro Woche bedeutet, dass die Auswirkungen eines ganzen Tages für Ihre Mitarbeiter entfallen. Wenn Ihre viertägige Arbeitswoche es Ihnen auch ermöglicht, Ihre Einrichtung am 5. Tag herunterzufahren, reduzieren Sie auch den gesamten Energieverbrauch, der mit dem täglichen Betrieb Ihrer Büroräume verbunden ist.

Dinge wie Beleuchtung, Computernutzung, Kühl- und Heizsysteme usw. werden für ein leerstehendes Gebäude nicht in gleicher Weise benötigt wie für ein Gebäude voller Personal, sodass die negativen Auswirkungen Ihres Unternehmens um etwa 20 % reduziert werden können.

Die Einführung einer Vier-Tage-Woche kann sich zusätzlich zu den vielen Vorteilen für Mitarbeiter und Produktivität positiv auf die Umwelt auswirken.

Was sind die Nachteile einer 4-Tage-Arbeitswoche?

Wie bei allen Änderungen gibt es auch bei der Einführung einer Vier-Tage-Woche negative Aspekte, die neben den positiven liegen.

Komplex in der Umsetzung

Etwas so Grundlegendes wie die Anzahl der Arbeitstage, die auf eine Woche verteilt werden, zu ändern, ist keine einfache Aufgabe. Sie betrifft zwangsläufig Bereiche aller Abteilungen und Führungsebenen, was die Umsetzung einer Vier-Tage-Woche zu einem recht komplexen Unterfangen macht.

Zu den besonders zu berücksichtigenden Faktoren gehören unter anderem Terminplanung, Richtlinien, Kommunikation und das Management der Kunden-/Kundenerwartungen.

Kommunikation ist ein Schlüsselfaktor bei der Einführung einer viertägigen Arbeitswoche, und die Verwendung mehrerer Methoden kann wirklich von Vorteil sein, um das Verständnis sicherzustellen.

Der Einsatz von Video- und grafischen Kommunikationsmitteln während der Planung und Umsetzung kann helfen, den Prozess besser zu verstehen. Mit Ressourcen wie Snagit können Sie diese Tools schnell und einfach zu Ihren Kommunikationsprotokollen hinzufügen und die Effektivität maximieren.

Erhöhter Termindruck

Hier sind zwei Blickwinkel zu berücksichtigen. Das eine ist die Mitarbeiterwahrnehmung und das andere das Kunden-/Kundenverhalten. Beides kann jedoch durch gute Kommunikation und gründliche Berücksichtigung aller Variablen während der anfänglichen Planungs- und Implementierungsphase bewältigt werden.

Mitarbeiter können sich gestresst fühlen, wenn sie versuchen, die gleichen Erwartungen zu erfüllen und die gleichen Ergebnisse mit einem Tag weniger zu erreichen – was möglicherweise weniger Arbeitsstunden ermöglicht oder nicht.

Bevor die vollständige Integration der Vier-Tage-Woche angepasst ist, können die Arbeitnehmer einen höheren Druck verspüren; das Gefühl, dass die Bitte, die gleichen Ergebnisse in kürzerer Zeit zu erreichen, absolut negativ ist.

Kunden/Klienten, die nicht nach dem gleichen Zeitplan wie Ihr Team arbeiten, können zu erhöhtem Druckgefühl beitragen, da eine Nachricht, die eine schnelle Antwort erfordert, möglicherweise an einem Tag gesendet wird, an dem Ihr Team nicht arbeitet.

Darauf zurückzukommen, fühlt sich vielleicht nicht gut an, wenn die Erwartungen und die Kommunikation zu dieser speziellen Sache nicht klar artikuliert oder verstanden wurden.

Die einfache Kommunikation mit Ihren Kunden/Klienten über den Zeitplan und die Integration von OOO-Nachrichten oder Hinzufügungen von Unterschriftszeilen kann ihnen helfen zu verstehen, was sie in Bezug auf die Reaktionszeiten erwarten können. Das kann auch Ihre Mitarbeiter entlasten.

Funktioniert nicht mit jeder Branche

Natürlich ist Ihre spezifische Branche möglicherweise nicht für die Integration einer Vier-Tage-Arbeitswoche geeignet.

Ärzte, Krankenschwestern und Lehrer würden zum Beispiel viele negative Auswirkungen auf ihre Gemeinden haben, indem sie ihre Arbeitstage verkürzen.

Auch andere Branchen wie persönliche Unterstützungsarbeit, Entwicklungsunterstützungsarbeit und einige Arten der Fertigung könnten erhebliche Umstellungen ihrer Arbeitsweise erfordern, um auf vier Tage die Woche umzustellen.

Diese Arbeitsweise kann von großem Nutzen sein, ist aber nicht universell geeignet.

Ein paar Statistiken zur 4-Tage-Arbeitswoche

Laut der Society for Human Resource Management bieten mittlerweile 15 % der Unternehmen einigen ihrer Mitarbeiter eine Vier-Tage-Woche an. Dies ist ein Anstieg gegenüber den 13 %, die im Jahr 2017 gemeldet wurden.

USA Today sagt uns, dass 67 % mehr Jobs bei Ziprecruiter Vier-Tage-Arbeitswochen erwähnen als im letzten Jahr.

Laut Workforce Institute bei Kronos bevorzugen 40 % der US-Arbeiter eine Vier-Tage-Woche.

An einem typischen Arbeitstag ist der durchschnittliche Büroangestellte in Großbritannien 2 Stunden und 53 Minuten produktiv, wie von Vouchercloud.com berichtet. Wenn wir die Produktivitätssteigerung von 20 % anwenden, die mit vielen Vier-Tage-Arbeitswochenversuchen verbunden ist, könnten diese Arbeitgeber einen erheblichen Produktivitätsschub feststellen.

Selbst im Jahr 2018 wünschten sich 66 % der von Robert Half befragten Arbeitnehmer eine komprimierte Arbeitswoche, aber nur 17 % ihrer Arbeitgeber boten diese Option an.

Laut einer Studie vom Juli 2020 litten 75 % der amerikanischen Arbeitnehmer an Burnout.

Basierend auf den aktuellen Studien zur Vier-Tage-Woche könnte der Ansatz helfen, diese leider hohe Zahl zu reduzieren.

Im Jahr 2021 arbeitete der durchschnittliche US-Arbeiter laut der Website Balancethemoney.com etwa 38,7 Stunden pro Woche.

Als Perpetual Guardian eine Vier-Tage-Woche einführte, berichteten die Mitarbeiter von einem Rückgang des Stressniveaus – von 45 % vor der Änderung auf 38 % nach der Änderung.

Eine Vier-Tage-Woche hilft, Talente anzuziehen. Laut einem Whitepaper der Henley Business School geben 63 % der britischen Arbeitgeber an, dass dies zutrifft.

Steigern Sie die Produktivität Ihres Teams mit Visuals!

Vom Aufnehmen eines Screenshots bis hin zum Aufzeichnen einer Videonachricht hilft Snagit Ihrem Team, alltägliche Kommunikationsaufgaben zu beschleunigen.

Testen Sie Snagit kostenlos

Passt die 4-Tage-Woche zu Ihrem Unternehmen?

Die Vier-Tage-Woche ist nicht unbedingt für alle Unternehmen und Situationen geeignet.

Für diejenigen, zu denen es passt, sind die Vorteile einer viertägigen Arbeitswoche reichlich vorhanden. Es gibt eine Menge Faktoren zu berücksichtigen, wenn Sie über diesen Wechsel nachdenken.

Ihr Geschäftsmodell und Ihre Branche

Eine Vier-Tage-Woche ist nicht für alle Geschäftsmodelle und alle Branchen realistisch.

Wenn Ihre Arbeit stark von der Kundeninteraktion abhängt, eine hohe Sorgfaltskomponente hat oder auf die Erfüllung einer tadellos kalkulierten Quote im Vergleich zum traditionellen Fünf-Tage-Modell setzt, ist eine komprimierte Arbeitswoche möglicherweise nicht das Richtige für Sie.

Wenn Ihre Arbeit mehr mit Technologie als mit Menschen zu tun hat, wenn die meisten wichtigen Aufgaben auf einem Computer ausgeführt werden und wenn die Ergebnisse wichtiger sind als die geleisteten Arbeitsstunden, dann könnte die Umstellung auf eine viertägige Arbeitswoche recht gut funktionieren.

Wäre es profitabel?

Wie bei jeder wichtigen Geschäftsentscheidung muss die Rentabilität berücksichtigt werden.

Wenden Sie sich unbedingt an die richtigen Abteilungen und die richtigen Führungskräfte, um sich ein umfassendes Bild von den Auswirkungen zu machen, die eine Umstellung auf eine Vier-Tage-Woche haben könnte.

Verwenden Sie die anfänglichen Gespräche zu diesem Thema, um festzustellen, in welchen Bereichen möglicherweise kreatives Denken erforderlich ist, um Rentabilität zu ermöglichen.

An Arbeitsplätzen, die darauf angewiesen sind, dass Zeit direkt gegen Geld eingetauscht wird, kann die Rentabilität eine erhebliche Herausforderung darstellen, wenn man die Umstellung auf vier Tage pro Woche in Betracht zieht.

Eine Größe passt nicht allen

Es gibt keinen universell wirksamen Ansatz für die Flexibilität und andere Vorteile, die durch die Vier-Tage-Arbeitswoche geschaffen werden. Achten Sie also darauf, sich nicht auf diesen einen Ansatz einzuschränken.

Es gibt viele Möglichkeiten, Flexibilität und eine bessere Work-Life-Balance für Ihre Mitarbeiter zu integrieren, ohne negative Auswirkungen auf Ihre Kunden oder Ihr Endergebnis zu haben.

Bestimmen Sie das gewünschte Endergebnis und arbeiten Sie an einer Lösung, die Sie dorthin bringt – es ist vielleicht nicht so einfach, einen Tag pro Woche zu streichen.

Fragen Sie Ihre Stakeholder

Bringen Sie eine Reihe von Stakeholdern ins Gespräch!

Das Hören von Personen, die an der Arbeit beteiligt sind, ob intern oder extern, wird Ihnen helfen, eine Vielzahl von Perspektiven und Auswirkungen zu kennen.

Herausforderungen, an die Sie vielleicht nie gedacht haben, sowie Vorteile, die Ihnen vielleicht nicht in den Sinn gekommen sind, könnten durch die Einbeziehung einer breiten Gruppe von Interessenvertretern ans Licht gebracht werden.

Fragen Sie Ihr Team

Bringen Sie Ihr Team so früh wie möglich in das Gespräch ein. Eine Aktivität, die teilweise dazu gedacht ist, die Moral zu stärken und eine neue und bessere Normalität für Ihre Mitarbeiter zu schaffen, sollte auf jeden Fall ihre Perspektive einbeziehen.

Ob positiv oder negativ, die Auswirkungen der Umstellung auf eine Vier-Tage-Arbeitswoche werden von dieser Gruppe weitgehend zu spüren sein, und wenn Sie nicht von Anfang an ihre Unterstützung haben, können Stolpersteine ​​und Schwierigkeiten schwieriger als nötig zu bewältigen sein.

Und natürlich, wenn niemand wirklich eine Vier-Tage-Woche will, aber einen anderen Ansatz für Flexibilität und Ausgeglichenheit bevorzugen würde, ist das gut zu wissen, bevor man sich zu weit auf diesen Weg wagt!

Wie wird die 4-Tage-Woche umgesetzt?

Die Entscheidung, ob die Vier-Tage-Woche eine praktikable Option für Ihren Arbeitsplatz ist oder nicht, ist ein wichtiger Schritt, aber noch lange nicht der letzte!

Bei der Umsetzung der Vier-Tage-Woche sind viele Überlegungen anzustellen. Zwei der wichtigsten sind ein Fokus auf Ergebnisse über Stunden und die Maximierung der Zeit.

Wechseln Sie zu „ergebnisorientiertem Denken“

Dies kann eine der größten Herausforderungen für Unternehmen sein, die auf eine viertägige Arbeitszeit umstellen.

Es ist viel üblicher, Produktivität mit geleisteten Arbeitsstunden als mit Ergebnissen gleichzusetzen, und das ist eine notwendige Änderung der Denkweise für jedes Unternehmen, das ein Unternehmen mit einer Vier-Tage-Woche werden möchte.

Verstehen Sie Ihre Ergebnisse

Die Einführung einer Vier-Tage-Woche erfordert vor allem Klarheit der Erwartungen.

Mehrdeutigkeit lässt Raum für Fehlinterpretationen und unerfüllte Ergebnisse und sollte strategisch beseitigt werden.

Das Festlegen von Fristen, das Zuweisen von Aufgaben und Verantwortlichkeiten an die richtige Person und das klare Definieren, wie das Endprodukt / Ergebnis aussehen oder erreicht werden soll, sind nicht verhandelbar, um die Umstellung auf eine Vier-Tage-Arbeitswoche zu vollziehen.

Die Verwendung von Bildmaterial in Ihrer Kommunikation kann dazu beitragen, dass die Ergebnisse allen Beteiligten klar zur Verfügung gestellt werden. Ein schnelles Video oder Mockup kann viel dazu beitragen, alle auf die gleiche Seite zu bringen.

Stoppen Sie das Mikromanagement

Mikromanagement schadet buchstäblich jeder guten Eigenschaft, die mit der Vier-Tage-Woche verbunden ist.

Es fördert Burnout, Angst und geringe Arbeitszufriedenheit und ist fast immer Zeitverschwendung. Das einzige Ergebnis, auf das es hinarbeitet, ist Kontrolle.

Damit Sie ausreichend über den Arbeitsfortschritt informiert sind, können Sie Fortschrittsberichte in Arbeitsabläufe oder als festen Tagesordnungspunkt in regelmäßigen Meetings einbinden.

Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Fähigkeiten eingestellt haben

Die richtigen Fähigkeiten in den richtigen Rollen zu haben und gut ausgebildet zu sein, ist sogar noch wichtiger, wenn wir uns eine Vier-Tage-Arbeitswoche ansehen.

Wenn Ihr Team nicht über die Fähigkeiten verfügt, die zum Erreichen der von Ihnen festgelegten Ergebnisse erforderlich sind, wird der Übergang nicht gut verlaufen.

Es kann hilfreich sein, den Weiterbildungs- und Schulungsbedarf in regelmäßigen Abständen zu evaluieren, damit Sie nicht in Situationen geraten, in denen die richtigen Fähigkeiten nicht verfügbar sind.

Fördern Sie eine offene Kommunikation

Obwohl die Kultur rund um die Vier-Tage-Woche großen Wert auf Autonomie legt, ist es dennoch sehr wichtig, dass Sie für Ihre Kollegen und Ihre direkten Untergebenen verfügbar sind.

Empathische Kommunikation von Ihnen führt zu offener Kommunikation von ihnen, wenn sie auf ein Problem stoßen oder Schwierigkeiten haben, sich an diese neue Arbeitsweise anzupassen.

Wahrscheinlich muss diese offene Kommunikation mit der Führungskraft beginnen, um im gesamten Unternehmen vollständig verwirklicht und einbezogen zu werden.

Maximieren Sie die Zeit aller

Es liegt auf der Hand, dass die Maximierung der Zeit aller eine Schlüsselkomponente für den erfolgreichen Übergang zu einem Tag weniger „im Büro“ pro Woche ist. Das ist leichter gesagt als getan, deshalb hier ein paar Ideen für einen guten Start.

Verzichten Sie auf unnötige Meetings

Das Meme „Dieses Meeting hätte eine E-Mail sein können“ kam nicht aus dem Nichts.

Es gibt keinen Mangel an Zeit, die in Besprechungen verschwendet wird, die nicht notwendig, nicht gut geführt oder nicht für einen bestimmten Zweck konzipiert sind.

Jede verwendete Besprechungszeit, insbesondere wenn innerhalb einer viertägigen Arbeitswochenstruktur gearbeitet wird, sollte einem bestimmten erklärten Zweck dienen und streng auf die Erfüllung dieses Zwecks eingehalten werden. Alle Probleme, die auf andere Weise behandelt werden können, sollten es sein.

Wenn Sie ein Meeting planen, um eine Statusaktualisierung zu teilen, Daten zu präsentieren oder andere einseitige Informationen auszutauschen, nehmen Sie stattdessen ein Video in einem Tool wie Snagit auf.

Vorbereiten, Vorbereiten, Vorbereiten

Für den Fall, dass Sie ein Meeting für notwendig erachtet haben, stellen Sie sicher, dass Sie so gut wie möglich darauf vorbereitet sind, das Meeting zu leiten, aber gehen wir damit auch noch einen Schritt weiter. Geben Sie Ihrem Team alles, was es braucht, um ebenfalls vorbereitet zu sein.

Wie könnte das aussehen? Stellen Sie zum Zeitpunkt der Buchung ein erklärtes Ziel und eine Tagesordnung bereit, stellen Sie alle vorbereitenden Dokumente im Voraus bereit und weisen Sie darauf hin, dass diese vor dem Meeting überprüft werden sollten, und stellen Sie sicher, dass nur die Personen anwesend sind, die anwesend sein müssen.

Benennen Sie einen Moderator

Wenn Sie versuchen, die erzielten Ergebnisse innerhalb einer viertägigen Arbeitswoche zu maximieren, empfiehlt es sich, einen Moderator für Meetings einzusetzen.

Ihre Funktion ist es, das Meeting voranzutreiben und alles auf Kurs zu halten. Sie sollten in der Lage sein, kreisende Gespräche oder „Parkplatz“-Diskussionen zu beenden und die Aktivitäten pünktlich am Laufen zu halten.

Timeboxen Sie Ihre Aktivitäten

Das Timeboxing Ihres Meetings ist eine Strategie, die Ihrer Gruppe hilft, in Bewegung zu bleiben und direkt in den Lösungsmodus zu gelangen.

Sie können dies tun, indem Sie jedem Punkt auf Ihrer Tagesordnung eine gewisse Zeit zuweisen und diese Zeit so knapp wie möglich gestalten – gerade genug oder sogar etwas weniger, als Sie für angemessen halten.

Dies hilft, ein Gefühl der Intensität zu vermitteln, das dem Gehirn helfen kann, sofort auf Hochtouren zu gehen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihr Meeting innerhalb der zugewiesenen Zeit sein Ziel erreicht.

Vermeiden Sie Gruppendenken

Groupthink ist das, was in einem offenen Brainstorming passiert – alle Teilnehmer, zumindest die extrovertierten, arbeiten gleichzeitig an einer Lösung. Dies kann einige weniger selbstbewusste Mitglieder des Teams und auch Ihre introvertierten Kollegen auslassen.

Versuchen Sie stattdessen, eine stille Lösungszeit einzuführen, bei der die Teilnehmer eine festgelegte Zeitspanne haben, um ihre Ideen zur Lösung des vorliegenden Problems aufzuschreiben, und dann werden sie alle eingesammelt.

Dies reduziert den Zeitaufwand für Diskussionen und das Einkreisen von Problemen und stellt sicher, dass Sie tatsächlich Input von allen Teammitgliedern erhalten, was die Chancen erhöht, dass die richtige Lösung gefunden wird und keine weiteren Besprechungen zu dem Thema erforderlich sind.

Beenden Sie jedes Meeting mit einer Entscheidung

Ihre Tagesordnung sollte am Ende des Meetings immer einen Zeitabschnitt enthalten, der verwendet wird, um die Ergebnisse des Meetings zu bestätigen und alle nächsten Schritte und Aktionspunkte zu überprüfen.

Dadurch wird sichergestellt, dass jeder genau weiß, wofür er verantwortlich ist und wie das Problem gelöst wird.

Auf diese Weise kann jeder das Meeting mit dem Wissen verlassen, was als nächstes passieren muss, ohne Zeit damit zu verschwenden, es erneut zu besuchen oder unnötige Fragen zu stellen.

Erstellen und teilen Sie Besprechungsprotokolle

In einem Unternehmen mit einer viertägigen Arbeitswoche sind Besprechungsprotokolle sogar noch wichtiger als in der traditionellen Arbeitsstruktur, da sie eine greifbare Aufzeichnung der Entscheidungen und Ergebnisse der Besprechung liefern.

Sie dienen den Teilnehmern als Möglichkeit, Aktionspunkte und nächste Schritte zu überdenken, ohne die Zeit in Anspruch zu nehmen, die für eine hin- und hergehende Kommunikation mit Kollegen erforderlich ist, um die Antwort zu finden.

Auch hier kann Snagit von großem Nutzen sein – Besprechungsprotokolle müssen nicht nur Textdokumente sein. Sie können ganz einfach Screenshots aus Ihrem Präsentationsdeck integrieren, Anmerkungen machen, um bestimmte Punkte hervorzuheben, Text hinzufügen und auf andere Ressourcen verlinken – erhalten Sie gleich hier eine kostenlose Testversion!